Juu: Mbinu Mbinu 5 za Usimamizi na Zana za Kusimamia Miradi Mkondoni (2021)

Zana bora za usimamizi kwa wafanyikazi wa kweli 2021: Katika miongo ya hivi karibuni, jamii na wanaume na wanawake wanaowatunga wamebadilisha mtazamo wao. Kampuni imepumzika sana kwa niaba ya wafanyikazi.

Leo, mameneja wanataka kuzingatia mahitaji ya kila mtu. Kwa nini? Kwa sababu walielewa kuwa na kiwango cha chini cha kuzingatia (inadaiwa zaidi na zaidi), watapata zaidi.

Ikiwa wafanyikazi wanataka kuacha watoto wao shuleni asubuhi, kufanya kazi siku kadhaa tu kwa wiki, au kuchukua muda mrefu kumtunza jamaa mgonjwa, mameneja wana uwezekano mkubwa wa kufanya chochote wanachotaka. Wanaweza kuzoea mahitaji haya. .

Mabadiliko haya ya mtazamo (pamoja na mabadiliko ya hali ya kazi, maendeleo katika teknolojia na kupungua kwa viwango vya usimamizi katika kampuni nyingi) imesababisha kikundi kipya cha wafanyikazi: wafanyikazi wa kawaida, kupita muda wao mwingi wa kufanya kazi mbali na ofisi na viwanda, wafanyakazi waliweza kwa mbali, wafanyikazi walio na ratiba rahisi au zilizopangwa, na wafanyikazi ambao hutembea kutoka kwa raha ya nyumba zao.

Katika nakala hii tunakufundisha jinsi ya kuongoza wafanyikazi wa kawaida, tunakupa yetu orodha ya timu bora na zana za usimamizi wa wafanyikazi mnamo 2021.

Usimamizi: Kuelewa na Kuongoza Wafanyakazi wa Virtual

Pamoja na kuongezeka kwa kompyuta za kibinafsi, ofisini na nyumbani, pamoja na chaguo la kuvutia la modem na programu ya mawasiliano, swali sio kwamba wafanyikazi wako wanaweza kufanya kazi kwa mbali lakini ikiwa uko tayari kuwaruhusu kufanya hivyo.

Unaona, shida ya kufanya kazi kwa simu kwa mameneja haitoke kwa suala la teknolojia bali usimamizi wa wafanyikazi.

Kwa kweli, mabadiliko haya si rahisi kutekeleza. Kwa mameneja ambao wamezoea kuwa na wafanyikazi wao kwa mikono, tayari kujibu papo hapo kwa mahitaji ya wateja, kusimamia wafanyikazi kwa mbali ni kubwa sana.

Katika sehemu hii, utagundua aina mpya ya mfanyakazi na njia bora ya kufanya kazi nao.

Kusoma pia: Mwalimu bora wa Usimamizi wa Biashara Mipango ya MBA & Maeneo Bora ya Tafsiri ya Kifaransa ya Kiingereza

Utajifunza jinsi ya kuongoza vyema wafanyikazi wanaofanya kazi kwa mbali au kufaidika na masaa rahisi au yaliyopangwa. Mwishowe, utafahamu siku zijazo za kufanya kazi kwa simu.

Aina mpya ya wafanyikazi katika kampuni

Leo, kampuni inakaribisha aina mpya ya wafanyikazi: wafanyikazi wa kawaida.

Mfanyikazi gani?

Yeye ni mtu ambaye hufanya kazi mara kwa mara kwa kampuni nje ya ofisi yake. Wafanyakazi wa kweli ni pamoja na wale ambao wamekubali (na mara nyingi hudai) hali mbadala za kufanya kazi, pamoja na masaa ya kazi yaliyopangwa au rahisi.

Kazi kwa mbali, kwa nini?

Wafanyakazi zaidi na zaidi wanachagua hali hizi mbadala za kufanya kazi, ambazo zinaweza kujumuisha kufika na kuondoka ofisini nje ya masaa ya jadi au kufanya kazi tu kutoka nyumbani wakati wote.

Changamoto kwa mameneja

Kusimamia watu ambao hawapo katika makao makuu ya kampuni ni changamoto ya kweli, ambayo inahitaji njia tofauti kabisa kutoka kwa mameneja.

Iwe wafanyikazi wako katika majengo mengine, katika nchi zingine au nyumbani, sababu yoyote ya kujitenga kati yao na usimamizi, uhusiano wa umbali mrefu hufanya iwe ngumu kufuatilia tabia na utendaji.

Wasimamizi wanahitaji kuamua kwa utaratibu ikiwa wafanyikazi wanafanya kazi zao na vile vile katika ofisi za makao makuu ya ushirika.

Uko tayari kukaribisha wafanyikazi wa kawaida?

Je! Biashara yako iko tayari kufanya kazi na wafanyikazi wa kawaida? Na wewe, uko tayari?

Hapa kuna orodha ambayo itakusaidia kujua haraka :

• Kampuni yako imeweka vigezo vya kutathmini utendaji wa wafanyikazi wake.
• Wafanyikazi wanaowezekana wana vifaa wanaohitaji kufanya kazi zao vizuri kwa mbali.
• Kazi inaweza kufanywa kwa mbali.
• Kazi inaweza kufanywa bila mwingiliano wa kudumu na wafanyikazi wengine.
• Wafanyikazi wanaowezekana wamethibitisha kuwa wanaweza kufanya kazi kwa ufanisi bila usimamizi wa kila siku.
• Watendaji wanaweza kusimamia na kusimamia wafanyikazi kulingana na utendaji wao badala ya kupitia uchunguzi wa moja kwa moja.
• Mahali pa kazi ya wafanyikazi wa kawaida ilichunguzwa ili kudhibitisha kufaa kwa vifaa vyake.

Je! Ulitia alama masanduku mengi? Ikiwa ni hivyo, kampuni yako iko tayari na ina uwezo wa kutekeleza hali mbadala ya kufanya kazi kwa wafanyikazi wake.

Ikiwa umeacha masanduku mengi tupu, utakuwa na kazi ya kufanya kabla ya kukaribisha wafanyikazi wa kawaida kwenye biashara yako.

Mageuzi ya tamaduni ya ushirika

Wakati wafanyikazi wengi wanakuwa wafanyikazi wa kawaida, mameneja wanakabiliwa na shida ifuatayo: Je! Ni nini kitatokea kwa utamaduni wa kampuni (na utendaji wa wafanyikazi) ikiwa wafanyikazi zaidi na zaidi hufanya kazi nje ya ofisi?

Kwa kweli, utamaduni wa kampuni unategemea sana mwingiliano wa kila siku wa wafanyikazi. Wale ambao hufanya kazi nje ya mwingiliano huu na kwa hivyo haishiriki katika hizo, kuna uwezekano wa kujisikia wasiwasi na utamaduni wa kampuni na hawajitolea zaidi kwa maadili na malengo ya kampuni kuliko wao. 'Kwa wafanyikazi wengine. .

Matokeo: wafanyikazi wasio na tija kuliko wengine, ambao roho ya timu na kujitolea ni duni.

Kwa bahati nzuri, kuna hatua kadhaa ambazo unaweza kuchukua saidia wafanyikazi wako kushiriki katika utamaduni wa kampuni, kuwa na roho ya pamoja na kuunga mkono malengo ya kampuni.

Hapa kuna maoni kadhaa:

• Weka mikutano ya kawaida ambayo wafanyikazi wote watahitaji kuhudhuria, kibinafsi, kwa njia ya simu, au kwenye mkutano wa majadiliano ya Mtandaoni. Jadili malengo yanayotakiwa kufikiwa na panga muda unaopangwa wakati ambapo kikundi kinaweza kutatua angalau moja ya maswali muhimu zaidi, au zaidi, ikiwa muda unabaki.
• Unda mawasiliano inasaidia kupatikana kwa kila mfanyakazi.
• Kwa msaada wa msaidizi, mara kwa mara panga semina zinazolenga kujenga roho ya timu na ujasiri wa wafanyikazi wote, dhahiri na wasio wa kweli.
• Panga shughuli za kikundi za kawaida ambazo zinaweza kuhamasisha wafanyikazi wa kawaida kukutana, kuchanganyika, na kujuana. Kwa mfano, panga chakula cha mchana kwa gharama ya kampuni, picnic katika bustani iliyo karibu, n.k. - uwezekano hauna kikomo.

Kama meneja, kumbuka hilo wafanyikazi wa kawaida wanakabiliwa na shida kwamba wafanyikazi wa kawaida hawajui. Kwa mfano :

• Wafanyakazi wa kweli wanaweza kufikiria kuwa hawalipwi fidia ya kutosha kwa rasilimali wanazoleta (nafasi ya kitaalam nyumbani kwao, kompyuta, umeme, fanicha, n.k.).
• Wafanyakazi wa kweli wanaweza kuhisi kwamba wakubwa wao hawaheshimu faragha yao ikiwa wanaingiliana sana. Kumbuka, wafanyikazi wako hawapatikani masaa XNUMX kwa siku, siku saba kwa wiki. zingatia saa zao za kazi na utumie kazi zao, nambari za simu zisizo za kibinafsi na anwani za barua pepe kuwasiliana nao.
• Wafanyikazi wa jadi wanaweza kuwa na wivu na "marupurupu" ya wafanyikazi halisi.
• Wafanyakazi ambao hufanya kazi kutoka nyumbani wana uwezekano wa kukatizwa katika kazi zao na majukumu ya familia kuliko wafanyikazi wa jadi.

Hii haimaanishi kwamba lazima ujitoe kwa kuwapa wafanyikazi wako mazingira mbadala ya kufanya kazi. Weka hatari hizi akilini na hakikisha kuwa sio shida sio kwa wafanyikazi wako au kwa wafanyikazi wako wa jadi.

Usimamizi wa mbali

Asili ya kazi imebadilika na mameneja wanahitaji kubadilisha njia wanayosimamia wafanyikazi wao. Jinsi ya kufuatilia utendaji wa mfanyakazi wakati hana mawasiliano ya mwili na meneja wake kwa wiki au hata miezi mfululizo?

Sehemu ya jibu iko ndani kurudi kwenye misingi ya mawasiliano ya kibinadamu.

Chukua muda kukutana

Hakuna kinachoshinda mkutano wa ana kwa ana ili kuunda uhusiano wa uaminifu. Usimamizi ni biashara ya watu. Kwa hivyo, unapaswa kutumia wakati wako kwa watu wanaokuzunguka - sio tu wakati una fursa, lakini wakati wafanyikazi wako wanapatikana na wanahisi hitaji.

Kadiri umbali unavyoongezeka, ndivyo mawasiliano yanavyopaswa kuongezeka

Ikiwa wafanyikazi wako wengine wanataka kuwa huru iwezekanavyo na kupunguza mawasiliano yao na wewe, wengine jisikie kupuuzwa au kupuuzwa ikiwa hautafanya bidii ya kuwasiliana nao mara kwa mara.

Wafanyakazi walio mbali zaidi ni kutoka kwa wakuu wao, ndivyo juhudi zote zinahitajika kufanya ili kuwasiliana.

Ongeza mawasiliano kwa kutuma mara kwa mara habari na / au kuandaa mikutano zaidi.

Watie moyo wafanyikazi wako kuwasiliana nawe (kuwasiliana, inachukua mbili) na kuzidisha mikutano kwa kupiga timu tofauti kila wakati ili kila mtu amalize kukutana.

Kusoma pia: ClickUp, Urahisi kusimamia kazi yako yote! & Reverso Correcteur: Kikaguaji bora cha bure cha maandishi ya maandishi yasiyofaa

Kutumia teknolojia

Jua jinsi ya kutumia teknolojia kama vector ya mawasiliano na sio tu kusambaza habari: kukuza kubadilishana habari na kuhimiza maswali.

Unda vikao vya majadiliano ambavyo mameneja na wafanyikazi wanaweza kushiriki au barua-pepe ambazo zinarekodi majadiliano yote, maendeleo ya timu, maswala na suluhisho.

Kusimamia wafanyikazi kwa mbali, chagua kuimarisha uhusiano wa kufanya kazi na mawasiliano wazi. Usisite kuwasiliana na wengine ili kuanzisha mtandao wa mawasiliano wa kuaminika.

Katika sehemu inayofuata, tunashauri zana bora za usimamizi wa timu na mfanyakazi mnamo 2021.

Zana Bora za Usimamizi Kusimamia Miradi Mkondoni

Teknolojia inatupa suluhisho nyingi za kufanya maisha yetu iwe rahisi kama wataalamu wa HR na mameneja wa biashara. Au angalau anajaribu.

Haijalishi ikiwa unahama kutoka kwa mfumo uliopitwa na wakati au unatafuta kutekeleza kutoka mwanzo kwa biashara mpya. Wakati mwingine changamoto kuu ni chagua suluhisho la usimamizi wa kijijini sahihi kati ya anuwai anuwai.

Miradi ya Zoho

Miradi ya Zoho ni mradi rahisi na mfumo wa usimamizi wa kazi ambao hugawanya miradi yako mikubwa, tata katika vitengo na ratiba zinazoweza kudhibitiwa mara kwa mara, utegemezi na kazi ndogo kulingana na tarehe zako za mwisho.

Mara miradi ikikamilika, Miradi ya Zoho inakupa ufikiaji wa habari ya kina iliyowasilishwa katika meza na grafu rahisi kueleweka, ili uweze kuripoti juu ya shughuli zako, kufuatilia fursa na kuona mapungufu yanayowezekana.

Inatoa pia mfumo mzuri wa bei kwa biashara ndogo ndogo. Unaweza kujiandikisha kwa urahisi kwa Miradi ya Zoho jaribio la bure kwenye kiunga juu ya sehemu hiyo.

Bitrix24

Bitrix24 ni usimamizi thabiti wa mradi, ushirikiano na Suite ya CRM ambayo inazingatia pande zote zinazohusika katika miradi mikubwa na ngumu.

Utendaji muhimu wa mfumo huzunguka usimamizi wa wakati na kazi za upangaji wa wakati, ambayo sio tu itakusaidia kufikia tarehe zako za mwisho, lakini pia itatoa ripoti za kina na sahihi. Unaweza kuitumia kuratibu miradi, ratiba na majukumu, na kufaidika na CRM yake & jukwaa la mawasiliano ili kuwashirikisha wateja wanapokuwa na wasiwasi.

Ukiwa na hadi watumiaji 12 kwenye bodi, unaweza tumia Bitrix24 bure kabisa.

Trello

Trello ndio tunapenda kuiita mfumo wa programu-ya-msingi kwa sababu inatoa moja ya viunga vya kuingiliana na vya kuingiliana huko nje.

Kilicho maalum zaidi ni mbinu yake ya kipekee ya kadi mahiri na vidokezo karibu vya ukomo ambavyo vinairuhusu kupitisha miradi ngumu zaidi na maalum.

Kwa kuongezea, Trello inaunganisha watu binafsi na timu, na hutoa huduma anuwai za mwingiliano wa kijamii ambazo hufanya ushirikiano uwe wa kufurahisha zaidi.

Pia ni moja wapo ya zana rahisi na bora zilizojumuishwa kwenye orodha hii.

Asana

Asana ni usimamizi mwingine unaojulikana wa mradi na mfumo wa ushirikiano ambao hutoa kiolesura cha urahisi wa kukumbuka na inakumbusha media ya kijamii. Timu zinapenda mkondo wa shughuli za moja kwa moja ambazo zinawajulisha juu ya mabadiliko na sasisho, na uwezo wa kuanzisha mazungumzo ya kibinafsi / ya kikundi kutoka kwa faraja ya dashibodi ile ile.

Kwa upande wa usimamizi wa mradi, watengenezaji wa Asana wanaonyesha uhusiano na mabadiliko ya usimamizi kama nguvu ya jukwaa lao, kuwakumbusha watumiaji kwamba pia hutoa msaada bora wa wateja unaopatikana katika niche hii.

Pamoja na Asana, wateja pia watafaidika na mpango wa kujitolea wa mafanikio na kukuza usimamizi mpya wa mradi na mbinu za ushirikiano.

Kazi ya pamoja

Kazi ya pamoja iliundwa kwa timu za kampuni za kati na kubwa zinazofanya kazi wakati huo huo kwenye miradi tofauti, na kwa hivyo ni ya kikundi cha mifumo tajiri ya huduma inayowezesha ufikiaji wa data na kufanya metriki ieleweke zaidi kwa watumiaji tofauti wa nguvu.

Kwa kufanya kazi kwa pamoja, unaweza kupanga miradi yako, timu, rasilimali, kalenda, na zaidi kwa urahisi na kasi, na uhakikishe kuwa washiriki wote wa timu wanasasishwa na mabadiliko na sasisho.

Chini ya kiolesura cha urafiki na kinachoonekana wazi moja kwa moja utagundua hatari kubwa na uchambuzi wa tuzo, na moja wapo ya mifumo ya kisasa zaidi ya utabiri katika tasnia.

BONUS: Slack

Slack ni programu ya ujumbe wa timu ambayo inaruhusu washiriki wote wa mradi kudumisha njia wazi za mawasiliano. Watumiaji wa programu wanaweza kupokea arifa kwenye eneo-kazi lao wakati ujumbe mpya unachapishwa, unganisha programu hiyo na zana za ofisi, na uunda njia za kawaida.

Hitimisho: Jifunze kusema "Asante"

Kila mfanyakazi anahitaji kutambuliwa na meneja wao. Kwa sababu tu mfanyakazi anafanya kazi mbali na ofisi za kampuni haimaanishi lazima usahau juu yao. Hapa kuna hatua kadhaa unazoweza kuchukua kuwafanya wafanyikazi wako wa kawaida kuhisi kuthaminiwa kama kila mtu mwingine.

Kusoma pia: Mwalimu bora wa mipango ya Utawala wa Biashara nchini Tunisia

Uliza wafanyikazi wako wa kawaida kumruhusu meneja wao na washiriki wengine wa timu kujua juu ya mafanikio yao, kwani haya hayawezi kutathminiwa moja kwa moja.

Zingatia wafanyikazi wa kweli katika kesi ya timu mchanganyiko - ambayo inajumuisha wafanyikazi wa kawaida na wa jadi. Andika mafanikio ya kila mtu.

Hakikisha wafanyikazi wako wa kawaida wamejumuishwa katika programu zozote zinazolenga kuonyesha shukrani yako. Washirikishe katika shughuli zote kama kila mtu mwingine.

Usipuuze uwezekano wa mtandao wa kutambuliwa. Fikiria barua pepe au maua halisi. Shirikisha watendaji katika mchakato wa utambuzi kupitia simu za mkutano, kwa mfano.

Kusoma pia: Mbadala bora zaidi kwa Jumatatu.com

Fikiria kuwapa wafanyikazi vitu vyenye nembo ya kampuni (mugs, t-shirt, kofia, n.k.) kuwakumbusha kuwa wao ni sehemu ya timu.

Usisahau kushiriki nakala hiyo na wenzako na marafiki!