Rafræn undirskrift: Hvernig á að búa til rafræna undirskrift?

Búðu til rafræna undirskrift og rafræna undirskrift : Með útbreiðslu fjarvinnu vegna heilsukreppunnar er möguleiki á undirrita skjöl með fjarstýringu hefur orðið nauðsynlegt til að halda áfram stjórnsýslu- og viðskiptaskiptum. Raunar hefur rafræna undirskriftin sama lagalega gildi og handskrifuð undirskrift. Hver er rafundirskriftin? Hverjar eru mismunandi gerðir? Hvernig á að skrifa undir skjal með rafrænni undirskrift? Hér er allt sem þú þarft að vita um þetta metnaðarfulla skjöl.

Þrír fjórðu hlutar notenda rafrænna undirskrifta nota hana bæði á skjölum sem berast utan frá og mynda innbyrðis. Samkvæmt þessari rannsókn þurfa fyrirtæki að undirrita rafrænt aðallega þessar þrjár tegundir skjala: innkaupapantanir á 69%, reikninga og kvittanir 57%. Þeir hafa rétt fyrir sér! Með því vernda þeir gögn sín enn frekar, þar sem rafræn undirritun rafræns reiknings gerir kleift að auðkenna undirritaðan með vissu og tryggja heilleika skjalsins. Að lokum, opinberir markaðir í 50%. Frá og með úrskurði frá 15. júní 2012, um að svara stafrænum útboðum vegna opinberra samninga, er skylt að hafa rafræna stafræna undirskriftarvottorð sem uppfyllir kröfur gildandi staðals.

Hvað er rafræn undirskrift?

Rafræn undirskrift er tæknilegt ferli sem leyfir binda nafngreinda undirritara við skjal og samþykki þess þannig, að í grundvallaratriðum, handskrifuð undirskrift. Þetta ferli tryggir heilleika undirritaðra skjala (lagaskjöl, skrár, gögn osfrv.). Skannaða handskrifaða undirskriftin þarf því að uppfylla ákveðnar kröfur um heiðarleika og auðkenningu. að teljast rafræn undirskrift í lagalegum skilningi þess hugtaks.

Til að búa til stafræna undirskrift verður þú að fá undirritunarvottorð, sem sannar hver þú ert. Þegar þú sendir fjölvi eða stafrænt undirritað skjal sendirðu líka vottorðið þitt og opinbera lykil. Skírteini eru gefin út af vottunaraðila og líkt og ökuskírteini er hægt að svipta þau. Vottorð gildir venjulega í eitt ár og eftir það þarf undirritaður að endurnýja eða fá nýtt undirritunarskírteini til að staðfesta auðkenni.

Vottunarheimild - Vottunaryfirvöld eru aðili sem líkist lögbókanda. Það gefur út stafræn skilríki, undirritar þau til að sannreyna gildi þeirra og heldur utan um skilríki sem hafa verið afturkölluð eða útrunninn.

Tæknileg skilgreining á undirskriftinni

Tæknilegt ferli rafrænnar undirskriftar byggir á a rafrænt vottorð gefið út af vottunaraðila. Þetta er ábyrgt fyrir útgáfu skírteinaferlisins, þegar auðkennisstaðfesting hefur verið framkvæmd af annarri aðila (skráningaryfirvaldi til dæmis). Það ber einnig ábyrgð á að viðhalda og birta afturköllunarlista yfir skírteini sem það hefur gefið út. Þegar það hefur verið gefið út, skírteinið inniheldur lykla til að tryggja áreiðanleika undirritaðs skjals sem og heilleika þess. Lyklar þess eru þekktir sem dulkóðunarlyklar (einkalykill) og afkóðunarlyklar (opinber lykill).

Vottunaraðili 

Hver mun gefa út skírteinið? Það er vottunaraðilinn sem getur verið fyrirtæki eða stofnun. Hún skilar rafræn skilríki til að staðfesta auðkenni lögaðila eða einstaklinga. Vottunaraðilinn kemur fram fyrir hönd þess annað hvort: 

• Innbyrðis: að nota núverandi skírteini til að búa til aðgangsmerki, afkóðunarkort eða rafrænar undirskriftir fyrir meðlimi samtakanna. 
• Ytra: með því að gefa út vottorð sem leyfa notkun rafrænu undirskriftarinnar með sölufulltrúum hennar með fyrirfram ákveðnum og fyrirfram fullgiltum sönnunarsamningi.

En það getur líka komið fram fyrir hönd þriðja aðila sem viðurkenndur traustur þriðji aðili: 

• Á landsvísu (í Frakklandi viðurkennt af ANSSI): það verður PSCO sem uppfyllir landsstaðalinn (RGS-General Safety Standard). 
• Á evrópskum vettvangi (með virðingu fyrir kröfum eIDAS reglugerðarinnar): það er PSCQ sem uppfyllir Evrópustaðalinn (í gegnum ANSSI sem er eftirlitsaðili í Frakklandi). Vinsamlegast athugaðu að evrópskir og innlendir staðlar eru ekki þeir sömu. 
• Á alþjóðavettvangi: Það eru engar alþjóðlega viðurkenndar kröfur. Aðferðin væri sú að ákvarða hvort um víxlviðurkenningarsamninga sé að ræða milli innlendra eða evrópskra veitenda og viðkomandi erlends ríkis. 

Það er þá eingöngu einkaframtak og ferlið verður að endurtaka eftir því hvernig reglugerðir þróast annars vegar.

Markaður fyrir stafrænar undirskriftir

Augnaráðið á fagfólk með tilliti til stafrænu undirskriftarinnar er mjög jákvætt. 85% telja að rafræn undirskrift hafi sama gildi og handskrifuð undirskrift. Reyndar er það rétt. Hjá næstum þremur af hverjum fjórum stofnunum varða rafrænar undirskriftir minna en 100 skjöl á mánuði. Fjögur af hverjum fimm fyrirtækjum kjósa að vera studd af hæfum traustþjónustuveitanda sem er samþykktur af ANSSI.

En þetta stafræna viðleitni virðist, að sögn svarenda, vera misjafnt eftir stærð þeirra fyrirtækja sem til greina koma: 41% eru lítil og meðalstór fyrirtæki, 53% eru meðalstór fyrirtæki og aðeins 25% eru mjög lítil fyrirtæki. Hins vegar eru rafrænar undirskriftarlausnir einfaldar í framkvæmd og kostnaður þeirra er mjög sanngjarn.

Rafræn undirskrift hefur lagalegt gildi frá gildistöku laga nr. 2000-230 frá 13. mars 2000. Hún gefur til kynna að stafræna undirskriftin feli í sér samþykki undirritaðs á sama hátt og handskrifuð undirskrift.

Bestu lausnir til að búa til rafræna undirskrift

Hellið stafrænt undirrita leigusamning eða jafnvel kaupa eign, og að hún hafi löglegt gildi, verður þú að fara í gegnum traustan þriðja aðila. Mörg fyrirtæki hafa leyfi til að framkvæma löggildingar á öryggis-, viðskipta- og geymsluaðgerðum. Ef þeir bjóða hver sína lausn, meira eða minna flókna eða auðveld í notkun, er nálgun þeirra tiltölulega svipuð: aðferðin er svolítið eins og netkaup, með auðkenningu með leynikóða með SMS. Þetta ferli er sem hér segir:

• Þú notar skilríkin þín til að tengjast á netinu við síðu trausts þriðja aðila, eða ef um er að ræða viðurkennda auðkenningarstaðfestingu, eða jafnvel rafræna lykilinn þinn.
• Þú bætir við skjalinu til að undirrita (word, PDF, osfrv.).
• Þú býður undirrituðum eftir að hafa slegið inn tengiliðaupplýsingar þeirra (einkum farsímanúmer þeirra).
• Hver undirritari mun fá undirskriftstilkynningu í tölvupósti og kóða sendur með SMS til að tryggja öryggi undirskriftarinnar.

Sem sagt, það eru nokkur nettól sem bjóða upp á þá þjónustu að búa til rafræna undirskrift og stjórna rafrænum viðskiptum, sum eru að sjálfsögðu gjaldskyld, önnur eru ókeypis með takmörkunum hvað varðar virkni í boði. Í eftirfarandi lista deilum við með þér listanum yfir bestu lausnirnar til að búa til rafræna undirskrift sem inniheldur þær sem France Num virkjanir hafa lagt til.

1. SELJA & UNDIRRITAÐ (odrive)

Sell ​​​​& Sign er frönsk sköpun sem fundin var upp og þróuð í Marseille, í hjarta gömlu hafnarinnar. Fyrirtækið býður upp á a heildarlausn til að búa til rafræna undirskrift, þar á meðal stafræna væðingu samninga, fylgni þeirra, gagnasöfnun, auk möguleika á að fá skjöl undirrituð í fjarska, augliti til auglitis eða á netinu. Sell ​​​​& Sign sker sig úr samkeppninni með því að leyfa breytilegum reitum að vera persónulega (Smartfields) til að vera settir inn í stafræn skjöl og með því að leyfa að undirrita skjöl augliti til auglitis, jafnvel án nettengingar, þökk sé ótengdu stillingunni.

Sell ​​​​& Sign er France Num virkjari. Þessi franska rafræna undirskriftarlausn býður upp á aðgangstilboð, ætlað mjög litlum fyrirtækjum, frá 9,90 € án skatts á mánuði fyrir 5 undirskriftir (og 1,99 án skatts fyrir hverja viðbótarundirskrift). Fullkomnari tilboð eru fáanleg ef óskað er. Sell ​​​​& Sign býður einnig upp á samþættingu lausnar sinnar í þær lausnir sem viðskiptavinir þeirra nota.

2. DocuSign

Með yfir 250 milljónir notenda, DocuSign er ein besta lausnin til að búa til rafræna undirskrift, en líka sú sveigjanlegasta. 

DocuSign kynnir sig sem „mest notaða rafræna undirskriftarlausn í heiminum“. Og vinsældir þess eru ekki tilviljunarkenndar: tólið, sem hægt er að nota bæði í tölvu og snjallsíma, gerir þér kleift að skrifa undir og láta undirrita hvaða skjal sem er á auðveldan hátt. Verð: frá € 9 á mánuði (takmarkað við 5 skjöl á mánuði).

3. Þú skrifar undir

Hannað umfram allt fyrir lið af meira eða minna stórum stærðum, Yousign leyfir ekki aðeins undirrita á netinu, en skipuleggja einnig tengda ferla, með því að úthluta hlutverkum undirritara, samþykkis o.s.frv. eða með því að endurræsa fólk sem ekki hefur enn skrifað undir.

auðvelt aðgengilegt tól sem gerir þér kleift að senda, undirrita og staðfesta rafræn skjöl þín hvar sem er. Að auki er Yousign 100% franskt skipulag. Verð: Frá 25 € á mánuði á hvern notanda.

4. Adobe merki

Risinn Adobe, Skapandi pdf sniði, er einnig til staðar í rafrænum undirskriftargeiranum með Adobe Sign. Þessi þjónusta býður notendum sínum upp á úrval af áhugaverðum eiginleikum til að senda og undirrita skjölin þín nánast. Það felur einnig í sér auðkenningarþjónustu sem tryggir lagalegt gildi undirskrifta. Verð: Frá 17 € á mánuði.

5. Lifandi samþykki

Franska rafræna undirskriftarlausnin LiveConsent býður upp á grunnaðgang frá 7 evrur á mánuði. Teldu 19 evrur fyrir heildarútgáfuna. Einfalt viðmót er auðvelt í notkun. Þessi þjónusta býður einnig upp á API sem gerir þér kleift að tengja lausnina við vefsíðuna þína, forritin þín eða hugbúnaðinn þinn (til dæmis fyrir tilboð og reikninga).

6. Eversign

Eversign er rafrænn undirskriftarhugbúnaður sem veitir litlum og meðalstórum fyrirtækjum og stórum fyrirtækjum öruggan vettvang þar sem þau geta samþykkt, afhent og undirritað lagalega bindandi skjöl á netinu. Helsti kosturinn við þessa þjónustu er sjálfvirkni, sem gerir það mögulegt undirrita skjöl í lotum og býður einnig upp á samþættingu við nokkrar utanaðkomandi þjónustur, nefnilega Google Drive, Dropbox o.s.frv. Eversign er dýrmæt rafræn undirskriftarlausn fyrir vinnuvistfræði sína og virkni sem er aðgengileg öllum. Verð: Það er ókeypis útgáfa sem er takmörkuð við 5 skjöl á mánuði. Greiddar áætlanir byrja á $ 9 á mánuði.

7. UniverSign

Universign er val á listanum okkar yfir bestu stafrænu undirskriftarlausnirnar. Viðurkenndur traustþjónustuaðili samkvæmt eIDAS reglugerðinni, Universign býður upp á SaaS vettvang fyrir rafræna undirskrift, rafræna innsigli og tímastimplun. Þú munt skilja, ólíkt sumum keppinautum sínum, Universign er traustvekjandi lausn. Einfalt og slétt viðmót gerir notandanum kleift að komast beint að efninu og hvert vandamál virðist hafa sína lausn. Verð: frá 45 € fyrir pakka með 25 undirskriftum.

8. SignWell

Einfaldar, öruggar og löglegar rafrænar undirskriftarlausnir allt í einu: þetta er það sem SignWell (Docsketch) býður upp á, auðvelt aðgengilegt tól sem gerir þér kleift að senda, undirritaðu og staðfestu rafræn skjöl þín hvar sem er með ókeypis áætlun. Verð: ókeypis útgáfa takmörkuð við 3 skjöl á mánuði.

9. Sign Easy

SignEasy er auðveld leið til að undirrita skjöl og senda þau til undirritunar. Með SignEasy eru undirskriftir lagalega bindandi og studdar af stafrænu endurskoðunarslóð. SignEasy er tólið fyrir fullkomin stafræn undirskrift fyrir þá sem eru alltaf á ferðinni. Verð: Byrjar á $ 149 á ári.

10. GetAccept

Online síðan 2018, GetAccept lofar þér að auðvelda og hraða undirritun skjala á netinu. Að auki býður það upp á ókeypis prufuáskrift til að meta ýmsa eiginleika þess.

Bættu við stafrænum undirskriftum í Word, Excel eða PowerPoint

A ósýnileg stafræn undirskrift tryggir áreiðanleika, heilleika og uppruna skjalsins. Þú getur bætt ósýnilegum stafrænum undirskriftum við Word skjöl, Excel töflureikna og PowerPoint kynningar. Undirskriftarhnappurinn birtist neðst á undirrituðum skjölum. Að auki, fyrir þessi skjöl, birtast undirskriftarupplýsingarnar í upplýsingahlutanum sem birtist eftir að smellt er á File flipann.

1. Smelltu á flipann Skrá.
2. Smelltu á Upplýsingar.
3. Smelltu á Verndaðu skjalið, Verndaðu vinnubókina ou Verndaðu kynninguna.
4. Smelltu á Bættu við stafrænni undirskrift.
5. Lestu Word, Excel eða PowerPoint skilaboðin og smelltu síðan á OK.
6. Í glugganum merki, á svæðinu Tilgangur að undirrita þetta skjal, tilgreinið ástæðuna.
7. Smelltu á merki.

Þegar skráin hefur verið undirrituð stafrænt, Undirskriftarhnappurinn birtist og skráin verður skrifvarinn til að koma í veg fyrir allar breytingar.

Til að lesa: Efst - 5 bestu ókeypis PDF í Word breytir án uppsetningar

Skrifaðu undir Word skjal á tölvunni

Ef þú ætlar að prenta skjalið þitt er þessi lausn fljótleg og auðveld. Reyndar bætir Signature line aðgerðin plássi við skjalið þitt sem gerir þér kleift að skrifa undir prentað skjal. Hins vegar er þessi aðferð sem stendur aðeins í boði í Word fyrir Windows. Ef þú vinnur á Mac eða í Word á netinu, eða ef þú vilt frekar bæta við fljótlegri handskrifaðri undirskrift beint í Word Windows án öryggisráðstafana, sjá kaflann okkar Að setja inn handskrifaða undirskrift.

• Ræstu Word fyrir Windows og opnaðu skjalið sem þú vilt bæta við undirskrift í.
• Í aðgerðaborðinu, smelltu á flipann Innsetning.
• Smelltu á Undirskrift í textahlutanum.
• Gluggi sem heitir Stilling undirskriftar birtist. Fylltu út viðeigandi upplýsingareiti: nafn undirritaðs, hlutverk / titill o.s.frv. Smelltu á hnappinn OK til að staðfesta og loka glugganum.
• Undirskriftarkassi mun þá birtast í skjalinu þínu. Þú getur sett það hvar sem þú vilt. Þegar undirskriftin er valin, notaðu til dæmis hnappana Stilltu til vinstri, hægri ou Miðja flipa velkomið að staðsetja það. 
• Allt sem þú þarft þá að gera er að prenta skjalið til að undirrita það í höndunum eða vista það - á docx formi - til að samþætta stafræna undirskrift.

Skrifaðu undir Word skjal á Android eða iPhone

Með þessari aðferð geturðu auðveldlega fyllt út og undirritað PDF eyðublöð sem berast með tölvupósti beint úr snjallsímanum þínum. Til að gera þetta þurfum við að hlaða niður og setja upp Adobe Fill & Sign á snjallsímanum þínum. Boðið upp á ókeypis og fáanlegt bæði á IOS að á Android.

Á heimasíðu forritsins, ýttu á Veldu eyðublað til að fylla út og veldu síðan uppruna skjalsins. Notaðu alltaf tvo fingur til að vinna, þysja og færa um eyðublaðið.

Adobe Fill & Sign gerir þér kleift að setja handskrifaða undirskrift á skjölin sem þú fyllir út. Bankaðu á undirskriftartáknið neðst á skjánum til að Búðu til nýja undirskrift. Adobe Fill & Sign glugginn ætti að breytast í landslagssnið. Notaðu fingurinn, teiknaðu undirskriftina þína og vertu viss um að þú notir grunnlínuna og ýttu á Lokið. Færðu undirskriftina í reitinn sem er til staðar í þessu skyni og, ef nauðsyn krefur, stilltu stærð hennar með því að nota táknið sem sýnir tvíhliða ör.

Þegar skjalið þitt er tilbúið, bankaðu á Lokið til að vista það í appinu eða bankaðu á deilingarhnappinn til að senda því tölvupóst til baka.

Hvernig á að undirrita PDF skjal stafrænt?

Til að skrifa undir PDF skjal eða eyðublað geturðu slegið inn eða rakið handskrifaða undirskrift þína eða sett inn mynd af henni. Þú getur líka bætt við texta, þar á meðal nafni þínu, fyrirtæki, titli eða dagsetningu. Þegar þú vistar PDF-skrána þína verða undirskriftin og textinn hluti af henni.

1. Opnaðu skjalið eða PDF eyðublaðið til að undirrita.
2. Smelltu á undirskriftartáknið á tækjastikunni. Þú getur líka valið Tools> Fill & Sign eða smellt á Fill & Sign í hægri glugganum.
3. Í glugganum sem birtist skaltu smella á Fylla og skrifa undir.
4. Eyðublaðsreitir finnast sjálfkrafa. Settu músarbendilinn yfir eina þeirra til að sjá blátt svæði. Smelltu hvar sem er á bláa svæðinu, bendillinn verður sjálfkrafa settur á réttan stað. Sláðu inn textann þinn til að fylla út reitinn. 

Þú getur valið litinn sem á að fylla út PDF eyðublaðið með. Smelltu á litahnappinn í Fill & Sign valmyndinni og veldu lit. Sjálfgefið er að undirskriftarliturinn er svartur. Til að halda sjálfgefna undirskriftarlitnum skaltu ganga úr skugga um að valmöguleikinn Halda upprunalegum undirskriftarlit sé ekki hakaður.

Gerðu undirskrift á PDF skjal án þess að prenta það

Opnaðu hugbúnaðinn og skjalið sem þú vilt undirrita. Veldu táknið í formi a fjaðurpenni, eða farðu í "Tools" og veldu "Fill out and sign".

Áður en þú skrifar undir skjalið þitt verður þú búa til undirskrift, ef það er ekki gert enn. Veldu " merki „Þá efst í skjalinu þínu“ Bæta við undirskrift".

Þú hefur þrjá möguleika: " Taper "Leyfir þér að skrifa nafnið þitt sem birtist á handskrifaðan hátt í skjalinu," teikna »Leyfir þér að skrifa undir eins og þú myndir gera með penna en með tölvumúsinni og þú getur loksins innflutnings undirskrift framkvæmt fyrirfram með penna á blaði af hvítum pappír, sem þú hefur þegar stafrænt í tölvunni þinni. Hægt er að skrá nokkrar tegundir undirskrifta.

Þegar skjalið hefur verið undirritað skaltu velja táknpennatáknið aftur og þú munt sjá allar undirskriftirnar sem þú vistaðir. Veldu þann sem þú vilt nota og smelltu þar sem undirskrift þín er nauðsynleg.

Hvað tryggir stafræn undirskrift?

• áreiðanleika. Undirritaður er staðfestur sem slíkur.
• heiðarleiki. Innihaldi skjals hefur ekki verið breytt eða átt við síðan það var stafrænt undirritað.
• Ekki afneitun. Sannaðu uppruna undirritaðs efnis fyrir öllum aðilum. Hugtakið höfnun vísar til athafnar undirritaðs sem hafnar allri tengingu við undirritað efni.
• Rafræn þinglýsing. Í vissum tilvikum hafa undirskriftir sem settar eru inn í Word, Excel eða PowerPoint skrár og tímastimplaðar af öruggum tímamerkingarþjóni gildi rafrænnar þinglýsingar.

Sjá einnig: 10 bestu kostirnir við Monday.com til að stjórna verkefnum þínum & Swiss Transfer - Öruggt tól til að flytja stórar skrár

Til að veita þessar tryggingar verður efnishöfundur að undirrita það stafrænt með undirskrift sem uppfyllir eftirfarandi skilyrði:

• Stafræna undirskriftin er gild.
• Vottorðið sem tengist stafrænu undirskriftinni er virkt (ekki útrunnið).
• Undirritaður einstaklingur eða fyrirtæki, einnig þekkt sem „útgefandi“, er samþykkt.Mikilvægt: Undirrituð skjöl með gildum tímastimpli teljast hafa gildar undirskriftir óháð aldri eða afturköllunarstöðu undirritunarskírteinis.
• Vottorðið sem tengist stafrænu undirskriftinni er gefið út til undirritunarútgefanda af viðurkenndu vottunaryfirvaldi.

Að lokum skal tekið fram að lögin setja skilyrði fyrir gildi rafrænnar undirskriftar. Það krefst þess að „áreiðanlegt auðkenningarferli“ sé til staðar, það er að segja að það verður að gera það mögulegt að: tryggja auðkenni undirritaðs; tryggja heilleika skjalsins, þ.e. sanna að undirritaða skjalinu hafi ekki verið breytt.

Ekki gleyma að deila greininni á Facebook og Twitter!