Alkuun: 5 parasta hallintamenetelmää ja -työkalua online-projektien hallitsemiseksi (2021)

Parhaat hallintatyökalut virtuaalisille työntekijöille vuonna 2021: Viime vuosikymmeninä yhteiskunnat sekä ne muodostavat miehet ja naiset ovat muuttaneet asennettaan. Yhtiö on rentoutunut paljon työntekijöiden hyväksi.

Nykyään johtajat haluavat ottaa huomioon jokaisen yksilön tarpeet. Miksi ? Koska he ymmärsivät, että vähällä harkinnalla (yhä useammat väittävät), he saavat paljon enemmän.

Huolimatta siitä, haluavatko työntekijät jättää lapset pois koulusta aamulla, työskennellä vain tiettyinä päivinä viikossa tai ottaa pitkiä aikoja sairaan sukulaisen hoidossa, johtajat tekevät paljon todennäköisemmin mitä haluavat. Sopeutuakseen näihin tarpeisiin .

Tämä asenteenmuutos (muuttuvan työn luonteen, tekniikan kehityksen ja johtotason laskun myötä monissa yrityksissä) on johtanut uuteen työntekijäryhmään: virtuaaliset työntekijät, ohimennen suurimman osan työajastaan ​​poissa toimistoista ja tehtaista, työntekijät hallitsivat etänä, työntekijät, joilla on joustavat tai järjestetyt aikataulut, ja työntekijät, jotka tekevät etätyötä mukavasti kotonaan.

Tässä artikkelissa opetamme sinua miten johtaa virtuaalisia työntekijöitä, tarjoamme sinulle omamme luettelo parhaista tiimi- ja työntekijähallintatyökaluista vuonna 2021.

Johto: virtuaalisten työntekijöiden ymmärtäminen ja johtaminen

Henkilökohtaisten tietokoneiden leviämisen sekä toimistossa että kotona sekä houkuttelevan valikoiman modeemeja ja viestintäohjelmistoja Kysymys ei ole siitä, voivatko työntekijät työskennellä etänä, vaan oletko valmis antamaan heidän tehdä niin.

Esimiesten etätyön ongelma ei esiinny tekniikan, vaan henkilöstöhallinnon kannalta.

Näitä muutoksia ei tietenkään ole helppo toteuttaa. Johtajille, jotka ovat tottuneet siihen, että työntekijät ovat käsillä, valmiina vastaamaan välittömästi asiakkaiden tarpeisiin, työntekijöiden etähallinta on jonkin verran ylivoimaista.

Tässä osassa opit tästä uudenlaisesta työntekijästä ja parhaasta tavasta työskennellä heidän kanssaan.

Lue myös: Parhaat kauppatieteet MBA-ohjelmat & Parhaat englanninkieliset ranskalaiset käännössivustot

Opit kuinka tehokkaasti johtaa työntekijöitä, jotka työskentelevät etänä tai hyötyvät joustavasta tai järjestetystä työajasta. Lopuksi tulet tietämään etätyön tulevaisuuden.

Uudenlainen työntekijä yrityksessä

Tänään yhtiö toivottaa tervetulleeksi uudenlaiset työntekijät: virtuaaliset työntekijät.

Mikä on virtuaalinen työntekijä?

Hän on henkilö, joka työskentelee säännöllisesti toimiston ulkopuolella olevassa yrityksessä. Virtuaaliset työntekijät ovat niiden lisäksi, jotka ovat hyväksyneet (ja vaatineet usein) tiettyjä vaihtoehtoisia työoloja, mukaan lukien järjestetyt tai joustavat työajat.

Työskentele etänä, miksi?

Yhä useammat työntekijät valitsevat nämä vaihtoehtoiset työolot, joihin voi sisältyä saapuminen ja lähteminen toimistosta perinteisten aikojen ulkopuolella tai yksinkertaisesti kotona työskentely kokopäiväisesti.

Haaste johtajille

Henkilöiden hallinta, jotka eivät fyysisesti sijaitse yrityksen pääkonttorissa, on todellinen haaste, joka vaatii täysin erilaista lähestymistapaa johtajilta.

Olipa työntekijät muissa tiloissa, muissa maissa tai kotona, riippumatta heidän ja johdon välisen fyysisen erottelun syystä, pitkän matkan suhteet vaikeuttavat käyttäytymisen ja suorituksen seurantaa.

Johtajien on systemaattisesti määritettävä, suorittavatko virtuaaliset työntekijät tehtäviään samoin kuin yrityksen pääkonttorin toimistot.

Oletko valmis ottamaan vastaan ​​virtuaalityöntekijöitä?

Onko yrityksesi valmis työskentelemään virtuaalisten työntekijöiden kanssa? Ja sinä, oletko valmis?

Tässä on tarkistuslista, jonka avulla saat selville nopeasti :

• Yrityksesi on asettanut kriteerit työntekijöidensä suorituksen arvioimiseksi.
• Mahdollisilla virtuaalityöntekijöillä on tarvittavat laitteet, jotta he voivat tehdä työnsä kunnolla etänä.
• Työ voidaan tehdä etänä.
• Työ voidaan tehdä ilman pysyvää vuorovaikutusta muiden työntekijöiden kanssa.
• Mahdolliset virtuaaliset työntekijät ovat osoittaneet, että he voivat työskennellä tehokkaasti ilman päivittäistä valvontaa.
• Johtajat voivat hallita ja valvoa työntekijöitä heidän suorituksensa perusteella eikä suoran havainnoinnin avulla.
• Virtuaalisten työntekijöiden työpaikat tutkittiin sen laitteiden soveltuvuuden varmistamiseksi.

Merkitsitkö paljon ruutuja? Jos näin on, yrityksesi on valmis ja kykenevä toteuttamaan vaihtoehtoiset työolot työntekijöilleen.

Jos olet jättänyt paljon laatikoita tyhjiksi, sinulla on vielä töitä, ennen kuin voit majoittaa virtuaalisia työntekijöitä yritykseesi.

Yrityskulttuurin kehitys

Kun monista työntekijöistä tulee virtuaalisia työntekijöitä, johtajat kohtaavat seuraavan ongelman: Mitä tulee yrityskulttuurista (ja työntekijöiden suorituskyvystä), jos yhä useammat työntekijät työskentelevät toimiston ulkopuolella?

Yrityskulttuuri perustuu suurelta osin työntekijöiden päivittäiseen vuorovaikutukseen. Ne, jotka työskentelevät näiden vuorovaikutusten ulkopuolella eivätkä siksi osallistu niihin, eivät todennäköisesti ole huolissaan yrityksen kulttuurista eivätkä ole sitoutuneempia yrityksen arvoihin ja tavoitteisiin kuin he. '' .

tulos: mahdollisesti vähemmän tuottavia työntekijöitä kuin muut, joiden tiimihenki ja omistautuminen ovat huonompia.

Onneksi voit ottaa useita vaiheita auta virtuaalisia työntekijöitäsi osallistumaan yrityksen kulttuuriin, olla tiimihenki ja tukea yrityksen tavoitteita.

Tässä on joitain ideoita:

• Järjestä säännöllisiä kokouksia, joihin kaikkien työntekijöiden on osallistuttava henkilökohtaisesti, puhelinneuvotteluna tai Internet-keskustelufoorumilla. Keskustele saavutettavista tavoitteista ja suunnittele aikaväli, jonka aikana ryhmä voi ratkaista ainakin yhden pakottavista kysymyksistä tai useamman, jos aikaa on jäljellä.
• Luo viestintätukia, jotka ovat kaikkien työntekijöiden käytettävissä.
• Järjestä ohjaajan avulla säännöllisesti työpajoja, joiden tarkoituksena on rakentaa kaikkien työntekijöiden tiimihenki ja luottamus, virtuaalinen ja ei-virtuaalinen.
• Aikataulu säännöllinen ryhmätoiminta, joka voi innostaa virtuaalisia työntekijöitä tapaamaan, seurustelemaan ja tutustumaan toisiinsa. Järjestä esimerkiksi lounas yrityksen kustannuksella, piknik läheisessä puistossa jne. - mahdollisuudet ovat rajattomat.

Johtajana muista se virtuaaliset työntekijät kohtaavat ongelmia että tavanomaiset työntekijät eivät tiedä. Esimerkiksi :

• Virtuaaliset työntekijät saattavat ajatella, että heille ei saada riittävää korvausta tuoduista resursseista (ammatillinen tila kotona, tietokone, sähkö, huonekalut jne.).
• Virtuaaliset työntekijät saattavat tuntea, että esimiehet eivät kunnioita heidän yksityisyyttään, jos he ovat liian tunkeilevia. Muista, että työntekijäsi eivät ole käytettävissä XNUMX tuntia vuorokaudessa tai seitsemänä päivänä viikossa. Pidä kiinni työajastaan ​​ja käytä heidän työaikaansa, ei-henkilökohtaiseen puhelinnumeroonsa ja sähköpostiosoitteeseensa kommunikoida heidän kanssaan.
• Perinteiset työntekijät voivat olla kateellisia virtuaalisten työntekijöiden "oikeuksista".
• Kotona työskentelevät työntekijät keskeytyvät todennäköisemmin perheeseen liittyvissä velvoitteissa kuin perinteiset työntekijät.

Tämä ei tarkoita sitä, että joudut luopumaan tarjoamasta työntekijöillesi vaihtoehtoisia työoloja. Pidä nämä riskit mielessä ja varmista, että ne eivät ole ongelma virtuaalisille työntekijöillesi eikä perinteisille työntekijöillesi.

Etähallinta

Työn luonne on muuttunut, ja johtajien on mukauduttava tapaansa hallita työntekijöitään. Kuinka seurata työntekijän suoritusta, kun hänellä ei ole fyysistä kontaktia esimieheensä viikkoja tai jopa kuukausia peräkkäin?

Osa vastauksesta on paluu ihmisen viestinnän perusteisiin.

Käytä aikaa tavata

Mikään ei voita kasvokkain tapaamista luottamussuhteen luomiseksi. Johto on ihmisten liiketoimintaa. Siksi sinun tulisi käyttää osa ajastasi ympärilläsi oleville ihmisille - ei vain silloin, kun sinulla on mahdollisuus, vaan myös silloin, kun työntekijät ovat käytettävissä ja tuntevat tarvetta.

Mitä enemmän etäisyys kasvaa, sitä enemmän viestintää on lisättävä

Jos osa työntekijöistäsi haluaa olla mahdollisimman riippumaton ja vähentää yhteydenpitoa sinuun, toiset tuntuu unohdetulta tai ohitetulta, jos et yritä kommunikoida heidän kanssaan säännöllisesti.

Mitä kauempana työntekijät ovat esimiehistään, sitä enemmän molempien osapuolten on ponnisteltava pitääkseen yhteyttä.

Paranna viestintää lähettämällä säännöllisesti tietoja ja / tai järjestämällä lisää kokouksia.

Kannusta työntekijöitäsi ottamaan sinuun yhteyttä (kommunikointiin tarvitaan kaksi) ja moninkertaistamaan kokoukset kutsumalla joka kerta eri tiimejä, jotta kaikki päätyvät kokouksiin.

Lue myös: ClickUp, hallitse helposti kaikkea työtäsi! & Reverso Correcteur: Paras ilmainen oikeinkirjoituksen tarkistus virheettömille teksteille

Tekniikkaa käyttämällä

Osaa käyttää tekniikkaa viestinnän vektorina eikä vain levittää tietoa: edistä tiedonvaihtoa ja rohkaise kysymyksiä.

Luo keskustelufoorumeja, joihin johtajat ja työntekijät voivat osallistua, tai lähetä sähköpostia uutiskirjeisiin, jotka tallentavat kaikki keskustelut, tiimin edistymisen, ongelmat ja ratkaisut.

Voit hallita työntekijöitä etänä valitsemalla työsuhteiden ja selkeän viestinnän vahvistaminen. Älä epäröi ottaa yhteyttä muihin perustamaan luotettava viestintäverkko.

Seuraavassa osassa ehdotamme parhaat tiimin ja työntekijöiden hallintatyökalut vuonna 2021.

Parhaat hallintatyökalut verkkoprojektien hallintaan

Teknologia tarjoaa meille lukuisia ratkaisuja, jotka helpottavat elämäämme HR-ammattilaisina ja yritysjohtajina. Tai ainakin hän yrittää.

Sillä ei ole merkitystä, oletko siirtymässä vanhentuneesta järjestelmästä vai haluatko ottaa sen käyttöön alusta alkaen uudelle yritykselle. Joskus suurin haaste on valitse oikea etähallintaratkaisu monenlaisten joukossa.

Zoho-projektit

Zoho-projektit on yksinkertainen projekti- ja tehtävähallintajärjestelmä, joka jakaa suuret, monimutkaiset projektisi hallittaviksi yksiköiksi ja aikatauluttaa toistuvat tehtävät, riippuvuudet ja alitehtävät määräaikojesi mukaan.

Kun projektit on saatu päätökseen, Zoho Projects antaa sinulle pääsyn yksityiskohtaisiin tietoihin, jotka on esitetty helposti ymmärrettävissä taulukoissa ja kaavioissa, jotta voit raportoida toiminnastasi, seurata mahdollisuuksiasi ja tarttua mahdollisiin haitoihin.

Se tarjoaa myös erittäin edullisen hinnoittelujärjestelmän pienille yrityksille. Voit helposti rekisteröityä Zoho Projectsin ilmaiseen kokeiluun osan yläosassa olevasta linkistä.

Bitrix24

Bitrix24 on kompakti projektinhallinta-, yhteistyö- ja CRM-paketti, joka ottaa huomioon kaikki suuriin ja monimutkaisiin projekteihin osallistuvat osapuolet.

Järjestelmän keskeinen toiminnallisuus pyörii ajanhallinta- ja aikataulutustoiminnot, joka paitsi auttaa sinua noudattamaan määräaikojasi, myös tuottaa yksityiskohtaisia ​​ja tarkkoja raportteja. Voit käyttää sitä projektien, aikataulujen ja tehtävien koordinointiin ja hyödyntää sen CRM- ja viestintäalustaa houkutellaksesi asiakkaita heidän kiinnostuksensa aikana.

Aluksella on jopa 12 käyttäjää, joten voit käytä Bitrix24 täysin ilmaiseksi.

Trello

Trelloa kutsumme mielellämme käyttäjäkeskeiseksi ohjelmistojärjestelmäksi, koska se tarjoaa yhden kiinnostavimmista ja interaktiivisimmista käyttöliittymistä.

Erityisintä on sen ainutlaatuinen älykorttimenetelmä ja lähes rajattomat määritysvihjeet, joiden avulla se voi hyväksyä jopa monimutkaisimmat ja erityisimmät projektit.

Lisäksi Trello yhdistää sekä yksilöitä että tiimejä ja tarjoaa erilaisia ​​sosiaalisen vuorovaikutuksen ominaisuuksia, jotka tekevät yhteistyöstä nautinnollisemman.

Se on myös yksi halvimmista ja parhaimmista integroiduista työkaluista tässä luettelossa.

Asana

Asana on toinen tunnettu projektinhallinta- ja yhteistyöjärjestelmä, joka tarjoaa käyttäjäystävällisen käyttöliittymän ja muistuttaa sosiaalista mediaa. Joukkueet pitävät live-suoratoistosta, joka pitää heidät ajan tasalla muutoksista ja päivityksistä sekä kyvystä aloittaa yksityiset / ryhmäkeskustelut saman kojelaudan mukavasti.

Projektinhallinnan osalta Asanan kehittäjät viittaavat suhteiden ja muutosten hallintaan alustansa vahvuuksina muistuttamalla käyttäjiä siitä, että he tarjoavat myös parhaan saatavilla olevan tukipalvelun tässä kapealla.

Asanan avulla asiakkaat hyötyvät myös omasta menestysohjelmastaan ​​ja kehittävät uusia projektinhallinta- ja yhteistyötapoja.

Ryhmätyö

Ryhmätyö on suunniteltu keskisuurten ja suurten yritysten tiimeille, jotka työskentelevät samanaikaisesti eri projekteissa, ja kuuluu siksi ominaisuuksien rikkaiden järjestelmien ryhmään, jotka helpottavat tietojen saatavuutta ja tekevät mittareista ymmärrettävämpiä eri virrankäyttäjille.

Tiimityön avulla voit järjestää projektisi, tiimisi, resurssit, kalenterit ja paljon muuta helposti ja nopeasti ja varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet ovat ajan tasalla muutoksista ja päivityksistä.

Käyttäjäystävällisen ja näennäisen suoraviivaisen käyttöliittymän alla löydät kuitenkin tehokkaan riski- ja palkkionalysaattorin ja yhden alan kehittyneimmistä ennustemekanismeista.

BONUS: Löysää

New Rose Hotel on tiimin viestisovellus, jonka avulla kaikki projektin jäsenet voivat ylläpitää selkeitä viestintälinjoja. Sovelluksen käyttäjät voivat vastaanottaa ilmoituksia työpöydälleen, kun uusia viestejä lähetetään, integroida sovellus toimistotyökaluihin ja luoda mukautettuja kanavia.

Johtopäätös: Opi sanomaan "kiitos"

Jokainen työntekijä tarvitsee johtajansa tunnustusta. Se, että työntekijä työskentelee poissa yrityksen toimistosta, ei tarkoita, että sinun on unohdettava heidät. Seuraavassa on muutamia vaiheita, joiden avulla voit saada virtuaaliset työntekijäsi tuntemaan itsesi niin arvostetuksi kuin kaikki muutkin.

Lue myös: Parhaat kauppatieteiden maisteriohjelmat Tunisiassa

Pyydä virtuaalisia työntekijöitäsi ilmoittamaan esimiehelleen ja muille tiimin jäsenille saavutuksistaan, koska niitä ei voida suoraan arvioida.

Kiinnitä erityistä huomiota virtuaalisiin työntekijöihin, jos kyseessä on sekaryhmä - johon kuuluvat sekä virtuaaliset että perinteiset työntekijät. Kirjoita muistiin kunkin ihmisen saavutukset.

Varmista, että virtuaaliset työntekijät ovat mukana kaikissa ohjelmissa, joiden tarkoituksena on ilmaista arvostuksesi. Ota heidät mukaan kaikkiin toimintoihin aivan kuten kaikki muutkin.

Älä unohda Internetin mahdollisuuksia tunnistaa. Ajattele sähköpostia tai virtuaalisia kukkia. Ota johtajat mukaan tunnistusprosessiin esimerkiksi puhelinneuvottelujen avulla.

Lue myös: Parhaat parhaat vaihtoehdot Monday.com-sivustolle

Harkitse virtuaalisten työntekijöiden tarjoamista yrityksen logolla varustetuista tavaroista (mukeja, t-paitoja, lippikset jne.) Muistuttaaksesi heitä siitä, että he ovat osa tiimiä.

Älä unohda jakaa artikkelia kollegoillesi ja ystävillesi!