Top: 5 phương pháp và công cụ quản lý tốt nhất để quản lý các dự án trực tuyến (2021)

Các công cụ quản lý tốt nhất cho nhân viên ảo 2021: Trong những thập kỷ gần đây, các xã hội và những người đàn ông và phụ nữ sáng tác chúng đã thay đổi thái độ của họ. Công ty đã nới lỏng rất nhiều để có lợi cho nhân viên.

Ngày nay, các nhà quản lý muốn tính đến nhu cầu của từng cá nhân. Tại sao ? Bởi vì họ hiểu rằng với một sự cân nhắc tối thiểu (càng được yêu cầu nhiều hơn), họ sẽ thu được nhiều hơn nữa.

Cho dù nhân viên muốn đưa con cái của họ đến trường vào buổi sáng, chỉ làm việc một số ngày nhất định trong tuần, hoặc nghỉ dài ngày để chăm sóc người thân bị ốm, các nhà quản lý có nhiều khả năng làm bất cứ điều gì họ có thể để thích ứng với những nhu cầu này .

Sự thay đổi thái độ này (cùng với sự thay đổi bản chất công việc, tiến bộ của công nghệ và việc cắt giảm cấp quản lý ở nhiều công ty) đã dẫn đến một loại nhân viên mới: nhân viên ảo, đi qua hầu hết thời gian làm việc của họ ở xa văn phòng và nhà máy, nhân viên được quản lý từ xa, nhân viên có lịch trình linh hoạt hoặc được sắp xếp, và nhân viên thoát khỏi sự thoải mái tại nhà của họ.

Trong bài viết này, chúng tôi dạy bạn cách dẫn dắt nhân viên ảo, chúng tôi cung cấp cho bạn danh sách các công cụ quản lý đội ngũ và nhân viên tốt nhất năm 2021.

Quản lý: Hiểu và dẫn đầu nhân viên ảo

Với sự gia tăng của máy tính cá nhân, cả ở văn phòng và ở nhà, cộng với sự lựa chọn hấp dẫn về modem và phần mềm truyền thông, câu hỏi không phải là liệu nhân viên của bạn có thể làm việc từ xa hay không mà là liệu bạn có sẵn sàng cho phép họ làm như vậy hay không.

Bạn thấy đấy, vấn đề làm việc từ xa cho các nhà quản lý không phát sinh về mặt công nghệ mà là về quản lý nhân sự.

Tất nhiên, những thay đổi này không dễ thực hiện. Đối với những nhà quản lý đã quen với việc nhân viên túc trực, sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng ngay lập tức, việc quản lý nhân viên từ xa có phần quá sức.

Trong phần này, bạn sẽ tìm hiểu về loại nhân viên mới này và cách tốt nhất để làm việc với họ.

Đọc cũng: Các chương trình MBA Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Tốt nhất & Trang web dịch tiếng Anh tiếng Pháp tốt nhất

Bạn sẽ học cách lãnh đạo hiệu quả những nhân viên làm việc từ xa hoặc được hưởng lợi từ những giờ làm việc linh hoạt hoặc được sắp xếp. Cuối cùng, bạn sẽ nhận thức được tương lai của teleworking.

Một loại nhân viên mới trong công ty

Hôm nay, công ty chào đón một loại nhân viên mới: nhân viên ảo.

Nhân viên ảo là gì?

Anh ta là một cá nhân thường xuyên làm việc cho một công ty bên ngoài văn phòng của mình. Nhân viên ảo ngoài những người đã chấp nhận (và thường yêu cầu) một số điều kiện làm việc thay thế nhất định, bao gồm cả giờ làm việc được sắp xếp hoặc linh hoạt.

Làm việc từ xa, tại sao?

Ngày càng có nhiều nhân viên lựa chọn các điều kiện làm việc thay thế này, có thể bao gồm đến và rời văn phòng ngoài giờ truyền thống hoặc chỉ đơn giản là làm việc toàn thời gian tại nhà.

Một thách thức cho các nhà quản lý

Quản lý các cá nhân không có trụ sở thực tế tại trụ sở chính của công ty là một thách thức thực sự, đòi hỏi một cách tiếp cận hoàn toàn khác với các nhà quản lý.

Cho dù nhân viên đang ở cơ sở khác, ở quốc gia khác hay ở nhà, bất kể lý do gì dẫn đến sự tách biệt về thể chất giữa họ và ban quản lý, các mối quan hệ xa cách khiến việc giám sát hành vi và hiệu quả hoạt động trở nên khó khăn.

Các nhà quản lý cần xác định một cách có hệ thống liệu các nhân viên ảo đang thực hiện nhiệm vụ của họ cũng như những người trong các văn phòng trụ sở chính của công ty.

Bạn đã sẵn sàng chào đón những nhân viên ảo chưa?

Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng làm việc với nhân viên ảo chưa? Còn bạn, bạn đã sẵn sàng chưa?

Đây là danh sách kiểm tra sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm ra :

• Công ty của bạn đã đặt ra các tiêu chí để đánh giá kết quả làm việc của nhân viên.
• Nhân viên ảo tiềm năng có thiết bị họ cần để thực hiện công việc từ xa một cách chính xác.
• Công việc có thể được thực hiện từ xa.
• Công việc có thể được thực hiện mà không cần tương tác lâu dài với các nhân viên khác.
• Các nhân viên ảo tiềm năng đã chứng minh rằng họ có thể làm việc hiệu quả mà không cần sự giám sát hàng ngày.
• Giám đốc điều hành có thể quản lý và giám sát nhân viên dựa trên kết quả hoạt động của họ hơn là thông qua quan sát trực tiếp.
• Nơi làm việc của các nhân viên ảo đã được kiểm tra để xác minh tính phù hợp của thiết bị.

Bạn đã đánh dấu vào nhiều ô? Nếu vậy, công ty của bạn đã sẵn sàng và có thể thực hiện các điều kiện làm việc thay thế cho nhân viên của mình.

Nếu bạn đã để trống nhiều ô, bạn sẽ phải làm một số việc trước khi có thể chào đón nhân viên ảo vào doanh nghiệp của mình.

Sự phát triển của văn hóa doanh nghiệp

Khi nhiều nhân viên trở thành nhân viên ảo, các nhà quản lý phải đối mặt với vấn đề sau: Điều gì sẽ xảy ra với văn hóa của công ty (và hiệu suất của nhân viên) nếu ngày càng nhiều nhân viên làm việc bên ngoài văn phòng?

Thật vậy, văn hóa của một công ty phần lớn dựa trên sự tương tác hàng ngày của nhân viên. Những người làm việc bên ngoài những tương tác này và do đó không tham gia vào chúng, không có khả năng cảm thấy quan tâm đến văn hóa của công ty và không cam kết với các giá trị và mục tiêu của công ty hơn họ. ' .

Kết quả: những nhân viên có năng suất kém hơn những người khác, những người có tinh thần đồng đội và sự cống hiến kém hơn.

May mắn thay, có một số bước bạn có thể thực hiện để giúp nhân viên ảo của bạn tham gia vào văn hóa của công ty, có tinh thần đồng đội và hỗ trợ các mục tiêu của công ty.

Đây là một số ý tưởng:

• Thiết lập các cuộc họp thường xuyên mà tất cả nhân viên sẽ cần phải tham dự trực tiếp, qua hội nghị từ xa, hoặc trong một diễn đàn thảo luận trên Internet. Thảo luận về các mục tiêu cần đạt được và sắp xếp thời gian để nhóm có thể giải quyết ít nhất một trong những câu hỏi cấp bách nhất hoặc nhiều câu hỏi khác, nếu thời gian vẫn còn.
• Tạo hỗ trợ giao tiếp mà mọi nhân viên đều có thể truy cập được.
• Với sự giúp đỡ của người hỗ trợ, định kỳ tổ chức các hội thảo nhằm xây dựng tinh thần đồng đội và sự tự tin của tất cả nhân viên, ảo và không ảo.
• Lên lịch cho các hoạt động nhóm thường xuyên có thể truyền cảm hứng cho các nhân viên ảo gặp gỡ, hòa nhập và làm quen với nhau. Ví dụ, tổ chức một bữa ăn trưa với chi phí của công ty, một buổi dã ngoại ở công viên gần đó, v.v. - khả năng là vô hạn.

Là một nhà quản lý, hãy nhớ rằng nhân viên ảo phải đối mặt với vấn đề mà các nhân viên thông thường không biết. Ví dụ :

• Nhân viên ảo có thể nghĩ rằng họ không được đền bù xứng đáng cho các nguồn lực mà họ mang lại (không gian chuyên nghiệp trong nhà, máy tính, điện, đồ nội thất, v.v.).
• Nhân viên ảo có thể cảm thấy rằng cấp trên không tôn trọng quyền riêng tư của họ nếu họ quá xâm phạm. Hãy nhớ rằng nhân viên của bạn không làm việc XNUMX giờ một ngày, bảy ngày một tuần. Hãy tuân thủ giờ làm việc của họ và sử dụng công việc, số điện thoại phi cá nhân và địa chỉ email để liên lạc với họ.
• Những nhân viên truyền thống có thể ghen tị với những “đặc quyền” của những nhân viên ảo.
• Những nhân viên làm việc tại nhà có nhiều khả năng bị gián đoạn công việc bởi các nghĩa vụ gia đình hơn so với những nhân viên truyền thống.

Điều này không có nghĩa là bạn phải từ bỏ việc cung cấp cho nhân viên các điều kiện làm việc thay thế. Hãy ghi nhớ những rủi ro này và đảm bảo rằng họ không phải là một vấn đề không cho nhân viên ảo của bạn cũng không cho nhân viên truyền thống của bạn.

Quản lý từ xa

Bản chất công việc đã thay đổi và các nhà quản lý phải thích ứng với cách họ quản lý nhân viên của mình. Làm thế nào để giám sát hiệu suất của một nhân viên khi anh ta không có tiếp xúc cơ thể với người quản lý của mình trong nhiều tuần hoặc thậm chí nhiều tháng liên tiếp?

Một phần của câu trả lời nằm ở trở lại những điều cơ bản của giao tiếp con người.

Hãy dành thời gian để gặp gỡ

Không có gì đánh bại một cuộc gặp mặt trực tiếp để tạo ra một mối quan hệ tin cậy. Quản lý là vấn đề của con người. Do đó, bạn nên dành một chút thời gian của mình cho những người xung quanh - không chỉ khi bạn có cơ hội, mà khi nhân viên của bạn luôn sẵn sàng và cảm thấy cần thiết.

Khoảng cách càng tăng thì giao tiếp càng phải tăng

Nếu một số nhân viên của bạn muốn độc lập nhất có thể và giảm bớt liên hệ với bạn, những người khác cảm thấy bị coi thường hoặc bị phớt lờ nếu bạn không cố gắng giao tiếp với họ thường xuyên.

Nhân viên càng cách xa cấp trên của họ, cả hai bên càng phải nỗ lực để giữ liên lạc.

Tăng cường giao tiếp bằng cách thường xuyên gửi thông tin và / hoặc tổ chức nhiều cuộc họp hơn.

Khuyến khích nhân viên liên hệ với bạn (mất hai lần để liên lạc) và nhân rộng các cuộc họp bằng cách gọi các nhóm khác nhau mỗi lần để mọi người kết thúc cuộc họp.

Đọc cũng: ClickUp, Dễ dàng quản lý tất cả công việc của bạn! & Reverso Correcteur: Trình kiểm tra chính tả miễn phí tốt nhất cho các văn bản hoàn hảo

Sử dụng công nghệ

Biết cách sử dụng công nghệ như một phương tiện truyền thông và không chỉ để phân phối thông tin: thúc đẩy trao đổi thông tin và khuyến khích các câu hỏi.

Tạo các diễn đàn thảo luận mà người quản lý và nhân viên có thể tham gia hoặc các bản tin e-mail ghi lại tất cả các cuộc thảo luận, tiến độ của nhóm, các vấn đề và giải pháp.

Để quản lý nhân viên từ xa, hãy chọn củng cố mối quan hệ công việc và giao tiếp rõ ràng. Đừng ngần ngại liên hệ với những người khác để thiết lập một mạng lưới liên lạc đáng tin cậy.

Trong phần tiếp theo, chúng tôi đề xuất công cụ quản lý đội ngũ và nhân viên tốt nhất vào năm 2021.

Các công cụ quản lý tốt nhất để quản lý các dự án trực tuyến

Công nghệ cung cấp cho chúng ta vô số giải pháp để làm cho cuộc sống của chúng ta trở nên dễ dàng hơn với tư cách là các chuyên gia nhân sự và giám đốc kinh doanh. Hoặc ít nhất cô ấy đang cố gắng.

Không quan trọng nếu bạn đang di chuyển từ một hệ thống lỗi thời hay đang tìm cách triển khai nó từ đầu cho một doanh nghiệp mới. Đôi khi thách thức chính là chọn giải pháp quản lý từ xa phù hợp trong số rất nhiều loại.

Dự án Zoho

Dự án Zoho là một hệ thống quản lý dự án và nhiệm vụ đơn giản giúp chia các dự án lớn, phức tạp của bạn thành các đơn vị có thể quản lý và lên lịch các nhiệm vụ, phụ thuộc và nhiệm vụ định kỳ theo thời hạn của bạn.

Sau khi các dự án hoàn thành, Zoho Projects cung cấp cho bạn quyền truy cập vào thông tin chi tiết được trình bày trong các bảng và biểu đồ dễ hiểu, vì vậy bạn có thể báo cáo về các hoạt động của mình, theo dõi các cơ hội và xem các nhược điểm tiềm ẩn.

Nó cũng cung cấp một hệ thống giá rất thuận lợi cho các doanh nghiệp nhỏ. Bạn có thể dễ dàng đăng ký dùng thử Zoho Projects miễn phí tại liên kết ở đầu phần.

Bitrix24

Bitrix24 là một bộ quản lý dự án, cộng tác và CRM nhỏ gọn có tính đến tất cả các bên tham gia vào các dự án lớn và phức tạp.

Chức năng chính của hệ thống xoay quanh chức năng quản lý thời gian và lập kế hoạch thời gian, điều này sẽ không chỉ giúp bạn đáp ứng thời hạn của mình mà còn tạo ra các báo cáo chi tiết và chính xác. Bạn có thể sử dụng nó để điều phối các dự án, lịch trình và nhiệm vụ, đồng thời hưởng lợi từ nền tảng CRM & giao tiếp của nó để thu hút khách hàng khi họ quan tâm.

Với tối đa 12 người dùng trên tàu, bạn có thể sử dụng Bitrix24 hoàn toàn miễn phí.

Trello

Trello là cái mà chúng tôi muốn gọi là hệ thống phần mềm lấy người dùng làm trung tâm vì nó cung cấp một trong những giao diện tương tác và hấp dẫn nhất hiện có.

Điều cụ thể nhất là phương pháp luận thẻ thông minh độc đáo và các mẹo cấu hình gần như vô hạn cho phép nó áp dụng ngay cả những dự án cụ thể và phức tạp nhất.

Ngoài ra, Trello kết nối cả cá nhân và nhóm, đồng thời cung cấp nhiều tính năng tương tác xã hội giúp việc cộng tác trở nên thú vị hơn.

Nó cũng là một trong những công cụ tích hợp rẻ nhất và tốt nhất trong danh sách này.

Asana

Asana là một hệ thống cộng tác và quản lý dự án nổi tiếng khác cung cấp giao diện thân thiện với người dùng và gợi nhớ đến phương tiện truyền thông xã hội. Các nhóm thích luồng hoạt động trực tiếp giúp họ thông báo về các thay đổi và cập nhật cũng như khả năng bắt đầu cuộc trò chuyện riêng tư / nhóm từ sự thoải mái của cùng một trang tổng quan.

Về quản lý dự án, các nhà phát triển Asana coi mối quan hệ và quản lý thay đổi là điểm mạnh của nền tảng của họ, nhắc nhở người dùng rằng họ cũng cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt nhất hiện có trong thị trường ngách này.

Với Asana, khách hàng cũng sẽ được hưởng lợi từ một chương trình thành công dành riêng và phát triển các chiến thuật cộng tác và quản lý dự án mới.

Làm việc theo nhóm

Làm việc theo nhóm được thiết kế cho các nhóm các công ty vừa và lớn làm việc đồng thời trên các dự án khác nhau và do đó thuộc nhóm các hệ thống giàu tính năng tạo điều kiện truy cập dữ liệu và làm cho các số liệu dễ hiểu hơn đối với những người dùng thành thạo khác nhau.

Với Làm việc theo nhóm, bạn có thể sắp xếp các dự án, nhóm, tài nguyên, lịch, v.v. của mình một cách dễ dàng và nhanh chóng, đồng thời đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm đều được cập nhật các thay đổi và cập nhật.

Bên dưới giao diện thân thiện với người dùng và có vẻ đơn giản, bạn vẫn sẽ khám phá ra một công cụ phân tích rủi ro và phần thưởng mạnh mẽ, đồng thời là một trong những cơ chế dự báo phức tạp nhất trong ngành.

THƯỞNG: Slack

Slack là một ứng dụng nhắn tin nhóm cho phép tất cả các thành viên của một dự án duy trì các đường dây liên lạc rõ ràng. Người dùng ứng dụng có thể nhận thông báo trên màn hình của họ khi có tin nhắn mới được đăng, tích hợp ứng dụng với các công cụ văn phòng và tạo các kênh tùy chỉnh.

Kết luận: Học cách nói "Cảm ơn"

Mọi nhân viên đều cần sự công nhận của người quản lý của họ. Chỉ vì một nhân viên đang làm việc xa văn phòng công ty không có nghĩa là bạn phải quên họ. Dưới đây là một số bước bạn có thể thực hiện để làm cho nhân viên ảo của mình cảm thấy được đánh giá cao như những người khác.

Đọc cũng: Các chương trình Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh tốt nhất ở Tunisia

Yêu cầu nhân viên ảo của bạn cho người quản lý của họ và các thành viên khác trong nhóm biết về thành tích của họ, vì chúng không thể được đánh giá trực tiếp.

Đặc biệt chú ý đến nhân viên ảo trong trường hợp có một nhóm hỗn hợp - bao gồm cả nhân viên ảo và truyền thống. Viết ra thành tích của mỗi người.

Đảm bảo rằng nhân viên ảo của bạn được đưa vào bất kỳ chương trình nào nhằm thể hiện sự đánh giá cao của bạn. Cho họ tham gia vào tất cả các hoạt động giống như những người khác.

Đừng bỏ qua tiềm năng được công nhận của Internet. Hãy nghĩ về email hoặc những bông hoa ảo. Chẳng hạn, mời các giám đốc điều hành tham gia vào quá trình ghi nhận thông qua các cuộc gọi hội nghị từ xa.

Đọc cũng: Các lựa chọn thay thế tốt nhất hàng đầu cho Monday.com

Cân nhắc tặng nhân viên ảo các vật phẩm có logo của công ty (cốc, áo thun, mũ lưỡi trai, v.v.) để nhắc họ rằng họ là một phần của đội.

Đừng quên chia sẻ bài viết đến đồng nghiệp và bạn bè của bạn nhé!