Топ: 5 найкращих методів та інструментів управління для управління онлайн-проектами (2021)

Найкращі інструменти управління для віртуальних співробітників 2021: За останні десятиліття суспільство та чоловіки та жінки, які їх складають, змінили своє ставлення. Компанія багато розслабилася на користь працівників.

Сьогодні менеджери хочуть враховувати потреби кожної окремої людини. Чому? Оскільки вони розуміли, що при мінімумі розгляду (дедалі більше заявляється) вони отримають набагато більше.

Незалежно від того, чи хочуть працівники висаджувати своїх дітей у школу вранці, працювати лише певні дні на тиждень або робити великі перерви у догляді за хворим родичем, керівники набагато частіше роблять все, що хочуть, щоб адаптуватися до цих потреб. .

Ця зміна ставлення (поряд зі зміною характеру роботи, прогресом технологій та скороченням рівня управління у багатьох компаніях) призвело до нової категорії працівників: віртуальні співробітники, проходячи більшу частину свого робочого часу віддаляється від офісів та заводів, співробітники керували дистанційно, працівники з гнучким або організованим графіком, а також працівники, які здійснюють дистанційну роботу не виходячи з дому.

У цій статті ми навчаємо вас як вести віртуальних співробітників, ми пропонуємо вам своє список найкращих інструментів управління командою та працівниками у 2021 році.

Управління: Розуміння та провід віртуальних співробітників

З розповсюдженням персональних комп’ютерів як в офісі, так і вдома, а також привабливим вибором модемів та програмного забезпечення для зв’язку, питання полягає не в тому, чи можуть ваші співробітники працювати віддалено, а в тому, чи готові ви дозволити їм це зробити.

Розумієте, проблема дистанційної роботи для менеджерів виникає не з точки зору технологій, а управління персоналом.

Звичайно, ці зміни здійснити непросто. Для менеджерів, які звикли мати своїх працівників під рукою, готових негайно реагувати на потреби клієнтів, віддалене управління працівниками є дещо приголомшливим.

У цій частині ви відкриєте для себе цей новий тип співробітників та найкращий спосіб працювати з ними.

Читайте також: Найкращі програми МВА з ділового адміністрування & Найкращі сайти перекладу з англійської французької мови

Ви дізнаєтесь, як ефективно керувати працівниками, які працюють віддалено або користуються гнучким або організованим графіком роботи. Нарешті, ви усвідомите майбутнє телероботи.

Новий вид працівників у компанії

Сьогодні компанія вітає нового типу працівників: віртуальні співробітники.

Що таке віртуальний працівник?

Це фізична особа, яка регулярно працює у компанії за межами свого офісу. Віртуальні працівники є на додаток до тих, хто прийняв (і часто вимагав) певні альтернативні умови праці, включаючи організований або гнучкий робочий час.

Працюйте віддалено, чому?

Все більше працівників обирають ці альтернативні умови праці, які можуть включати прибуття та виїзд з офісу поза традиційними робочими днями або просто роботу з дому повний робочий день.

Виклик для менеджерів

Управління особами, які фізично не знаходяться в штаб-квартирі компанії, є справжньою проблемою, що вимагає від менеджерів абсолютно іншого підходу.

Незалежно від того, перебувають працівники в інших приміщеннях, в інших країнах або вдома, незалежно від причини фізичного розмежування між ними та керівництвом, відносини на довгі відстані ускладнюють контроль за поведінкою та результатами роботи.

Керівникам необхідно систематично визначати, чи виконують віртуальні співробітники свої обов'язки, а також ті, що знаходяться в офісах корпорації.

Ви готові вітати віртуальних співробітників?

Чи готовий ваш бізнес до роботи з віртуальними працівниками? А ти, ти готовий?

Ось контрольний список, який допоможе вам швидко це дізнатись :

• Ваша компанія встановила критерії оцінки результатів роботи своїх працівників.
• Потенційні віртуальні працівники мають обладнання, необхідне для віддаленого виконання своїх робіт.
• Роботу можна виконувати дистанційно.
• Робота може виконуватися без постійної взаємодії з іншими працівниками.
• Потенційні віртуальні працівники довели, що можуть ефективно працювати без щоденного нагляду.
• Керівники можуть керувати працівниками та здійснювати нагляд за ними, а не за допомогою безпосереднього спостереження.
• Робоче місце віртуальних співробітників було обстежено для перевірки придатності його обладнання.

Ви багато галочок поставили? Якщо так, ваша компанія готова та здатна запровадити альтернативні умови праці для своїх працівників.

Якщо ви залишили багато полів порожніми, вам доведеться трохи попрацювати, перш ніж зможете запросити віртуальних співробітників у свій бізнес.

Еволюція корпоративної культури

Коли багато співробітників стають віртуальними працівниками, менеджери стикаються з такою проблемою: Що станеться з культурою компанії (і результатами роботи співробітників), якщо все більше і більше співробітників працюватимуть поза офісом?

Дійсно, культура компанії значною мірою базується на повсякденній взаємодії працівників. Ті, хто працює поза цією взаємодією і тому не бере в них участі, навряд чи відчуватимуть стурбованість культурою компанії і не більше віддані цінностям і цілям компанії, ніж інші. .

Результат: потенційно менш продуктивні працівники, ніж інші, чий командний дух та відданість поступаються.

На щастя, ви можете зробити кілька кроків допомогти вашим віртуальним співробітникам долучитися до культури компанії, мати командний дух та підтримувати цілі компанії.

Ось кілька ідей:

• Організуйте регулярні зустрічі, на яких всі співробітники повинні будуть бути присутніми особисто, за допомогою телемосту або на дискусійному форумі в Інтернеті. Обговоріть цілі, яких потрібно досягти, і сплануйте часовий проміжок, протягом якого група може вирішити принаймні одне з найбільш актуальних питань або більше, якщо залишиться час.
• Створіть підтримку спілкування, доступну кожному працівнику.
• За допомогою фасилітатора періодично організовуйте семінари, спрямовані на формування командного духу та впевненості у всіх співробітників, віртуальних та невіртуальних.
• Заплануйте регулярні групові заходи, які можуть надихнути віртуальних співробітників на зустрічі, спілкування та знайомство. Наприклад, організувати обід за рахунок компанії, пікнік у сусідньому парку тощо. - можливості безмежні.

Як менеджер пам’ятайте про це віртуальні співробітники стикаються з проблемами що звичайні працівники не знають. Наприклад :

• Віртуальним працівникам може здатися, що вони не отримують належної компенсації за ресурси, які вони приносять (професійний простір у своєму будинку, комп’ютер, електрику, меблі тощо).
• Віртуальні працівники можуть відчувати, що їх начальство не поважає їхню приватність, якщо вони занадто нав'язливі. Пам’ятайте, що ваші співробітники недоступні цілодобово та без вихідних. Дотримуйтесь їх робочого часу та використовуйте для спілкування з ними роботу, не персональні номери телефонів та адреси електронної пошти.
• Традиційні працівники можуть заздрити «привілеям» віртуальних службовців.
• Співробітники, які працюють вдома, частіше перешкоджають роботі сімейними обов'язками, ніж традиційні працівники.

Це не означає, що ви повинні відмовитися від того, щоб запропонувати своїм працівникам альтернативні умови праці. Майте на увазі ці ризики та переконайтесь, що вони не є проблемою ні для ваших віртуальних співробітників, ні для традиційних працівників.

Дистанційне управління

Змінився сам характер роботи, і керівники повинні адаптувати спосіб управління своїми працівниками. Як контролювати результати діяльності працівника, коли він не має фізичних контактів зі своїм керівником тижнями чи навіть місяцями поспіль?

Частина відповіді полягає в повернення до основ людського спілкування.

Знайдіть час для зустрічі

Ніщо не може перевершити очну зустріч, щоб створити довірчі відносини. Управління - це бізнес для людей. Тому ви повинні приділяти частину свого часу людям, які вас оточують - не лише тоді, коли у вас є можливість, але коли ваші співробітники доступні та відчувають потребу.

Чим більше відстань збільшується, тим більше повинно збільшуватися спілкування

Якщо деякі з ваших співробітників хочуть бути максимально незалежними та зменшити свій контакт з вами, інші відчувайте, що вас ігнорують або ігнорують, якщо ви не докладаєте зусиль для регулярного спілкування з ними.

Чим далі співробітники віддаляються від начальства, тим більше зусиль потрібно докласти обом сторонам, щоб залишатися на зв'язку.

Покращуйте спілкування, регулярно надсилаючи інформацію та / або організовуючи більше зустрічей.

Заохочуйте своїх співробітників зв’язуватися з вами (для спілкування потрібно двоє) і помножуйте наради, щоразу викликаючи різні команди, щоб усі закінчили зустріч.

Читайте також: ClickUp, Легко керуйте всією своєю роботою! & Reverso Correcteur: Найкраща безкоштовна перевірка правопису для бездоганних текстів

Використовуючи технологію

Знати, як використовувати технологію як вектор спілкування а не просто поширювати інформацію: сприяти обміну інформацією та викликати запитання.

Створіть дискусійні форуми, в яких можуть брати участь керівники та співробітники, або надішліть електронний лист інформаційним бюлетеням, де будуть зафіксовані всі обговорення, прогрес команди, проблеми та рішення.

Щоб дистанційно керувати працівниками, виберіть зміцнення робочих відносин та чіткого спілкування. Не соромтеся звертатися до інших, щоб створити надійну мережу зв'язку.

У наступній частині ми пропонуємо найкращі інструменти управління командою та працівниками у 2021 році.

Найкращі інструменти управління для управління онлайн -проектами

Технологія пропонує нам безліч рішень, що полегшують нам життя як HR-професіоналам, так і менеджерам бізнесу. Або принаймні вона намагається.

Неважливо, переходите ви із застарілої системи чи хочете впровадити її з нуля для нового бізнесу. Іноді головним викликом є вибрати правильне рішення віддаленого управління серед найрізноманітніших.

Проекти Zoho

Проекти Zoho - це проста система управління проектами та завданнями, яка поділяє ваші великі складні проекти на керовані одиниці та планує повторювані завдання, залежності та підзавдання відповідно до ваших термінів.

Після завершення проектів Zoho Projects надає вам доступ до детальної інформації, представленої у зручних для розуміння таблицях та графіках, завдяки чому ви можете звітувати про свою діяльність, відстежувати можливості та бачити потенційні недоліки.

Він також пропонує дуже конкурентоспроможну систему ціноутворення для малого бізнесу. Ви можете легко записатись на безкоштовну пробну версію проектів Zoho за посиланням у верхній частині розділу.

Bitrix24

Bitrix24 є компактним пакетом управління проектами, співпраці та CRM, який враховує всі сторони, які беруть участь у великих та складних проектах.

Ключова функціональність системи обертається навколо функції управління часом та планування часу, який не тільки допоможе вам дотриматися встановлених термінів, але й складе докладні та точні звіти. Ви можете використовувати його для координації проектів, графіків та завдань, а також скористатися своєю CRM та комунікаційною платформою для залучення клієнтів, коли вони зацікавлені.

Маючи до 12 користувачів на борту, ви можете користуватися Bitrix24 абсолютно безкоштовно.

Trello

Trello - це те, що ми любимо називати орієнтованою на користувача програмною системою, оскільки вона пропонує один із найбільш цікавих та інтерактивних інтерфейсів.

Найбільш конкретним є його унікальна методологія смарт-карт та майже необмежені поради щодо конфігурації, які дозволяють приймати навіть найскладніші та конкретніші проекти.

Крім того, Trello поєднує як людей, так і команди та пропонує безліч функцій соціальної взаємодії, які роблять співпрацю приємнішою.

Це також один з найдешевших та найкращих інтегрованих інструментів у цьому списку.

Асана

Асана це ще одна відома система управління проектами та співпраці, яка пропонує зручний інтерфейс і нагадує соціальні медіа. Командам подобається прямий потік активності, який інформує їх про зміни та оновлення, а також можливість ініціювати приватні / групові чати, не забуваючи проходити на тій же інформаційній панелі.

Що стосується управління проектами, розробники Asana вказують на управління відносинами та змінами як на сильну сторону своєї платформи, нагадуючи користувачам, що вони також пропонують найкращу підтримку клієнтів, доступну в цій ніші.

Завдяки Asana клієнти також отримають вигоду від спеціальної програми успіху та розроблять нові тактики управління проектами та співпраці.

Робота в команді

Робота в команді була розроблена для команд середніх та великих компаній, які працюють одночасно над різними проектами, і тому належить до групи багатофункціональних систем, які полегшують доступ до даних та роблять показники більш зрозумілими для різних потужних користувачів.

За допомогою командної роботи ви можете легко та швидко впорядковувати свої проекти, команди, ресурси, календарі тощо, а також переконайтесь, що всі члени команди в курсі змін та оновлень.

Під зручним та, здавалося б, простим інтерфейсом ви тим не менше відкриєте потужний аналізатор ризиків та винагород, а також один із найскладніших механізмів прогнозування в галузі.

БОНУС: Слабкий

Млявий це колективний додаток для обміну повідомленнями, який дозволяє всім учасникам проекту підтримувати чіткі лінії зв'язку. Користувачі програми можуть отримувати сповіщення на робочому столі, коли публікуються нові повідомлення, інтегрувати програму з офісними інструментами та створювати власні канали.

Висновок: Навчіться говорити "Дякую"

Кожен працівник потребує визнання свого керівника. Те, що працівник працює далеко від офісів компанії, не означає, що ви повинні про них забути. Ось кілька кроків, які ви можете зробити, щоб ваші віртуальні співробітники почувались такими ж цінними, як і всі інші.

Читайте також: Найкращі програми магістра ділового адміністрування в Тунісі

Попросіть своїх віртуальних співробітників повідомити свого керівника та інших членів команди про їх досягнення, оскільки їх неможливо оцінити безпосередньо.

Зверніть особливу увагу на віртуальних співробітників у випадку змішаної команди - до якої входять як віртуальні, так і традиційні працівники. Запишіть досягнення кожної людини.

Переконайтеся, що ваші віртуальні співробітники включені в будь-які програми, спрямовані на висловлення вашої вдячності. Долучайте їх до всіх видів діяльності, як і до всіх інших.

Не забувайте про можливості Інтернету для визнання. Подумайте про електронну пошту або віртуальні квіти. Залучіть керівників до процесу розпізнавання, наприклад, за допомогою телефонних дзвінків.

Читайте також: Найкращі найкращі альтернативи Monday.com

Подумайте про те, щоб запропонувати віртуальним працівникам предмети з логотипом компанії (кружки, футболки, кепки тощо), щоб нагадати їм, що вони є частиною команди.

Не забудьте поділитися статтею з колегами та друзями!