Projektledning: ClickUp, hantera enkelt allt ditt arbete!

ClickUp App -test: Om du är i ett team och har intrycket att uppgifterna inte går, kommunikationen är svår och att ingenting uppdateras behöver du säkert en projektledningsprogram.

Det kan verka som mycket tid och motivation när det gäller att ställa in, men oroa dig inte, efter en dag med att komma igång kommer du att se mycket bra resultat på kort och lång sikt!

En av dessa populära projekthanteringsprogramvaror är Clickup, ett molnsamarbete som är lämpligt för företag inom alla branscher. Oavsett om de är stora eller små kan företag dra nytta av funktioner som kommunikation och samarbete, uppgiftsuppdrag och statuser.

I den här artikeln kommer vi att fokusera på projektledningsverktyget och uppgiftshanteraren Klicka upp, Planera, hantera prioriteringar och beroenden i en elegant projektkalender.

Clickup-applikationen

Klicka på Upp est ett verktyg för projektledningt erbjuder mer än 1 integrationer för att importera och enkelt synkronisera så att du arbetar så bra du kan. Tjäna en dag i veckan, garanterat! Öka din organisation och hantera din tid bättre! Full anpassning. Gör vad andra inte kan. Uppgiftshantering.

Clickup används av många företag och projektledningsgrupper för sina funktioner och många användningsområden. Här är några:

• För att organisera evenemang: Clickup kan också användas för att planera evenemang som födelsedagar. Händelsen betraktas som projektet och alla relaterade uppgifter kan förvaras på ett ställe. Initiala idéer kan vara uppgifter och efterföljande idéer om dessa är deluppgifter. Dessa deluppgifter bör vara de mest grundläggande sakerna som måste utföras.
• Kontakthantering och personligt nätverk: Många användare utnyttjar också Clickups möjligheter för att hantera sina personliga nätverk och kontakter. Det gör att människor enkelt kan hålla en lista över personer i sitt nätverk genom att skapa ett projekt med två listor. Den första är huvudlistan där alla kontakter lagras som uppgifter. Var och en av dem får en beskrivning av den aktivitetssektor som den kommer från och arten av dess relation till användaren. Den andra listan innehåller anpassade statuser istället för uppgifter och förfallodatum. Detta hjälper till att påminna användaren om att återansluta till kontakter.
• Skapa en kokbok eller receptbok: Detta är en mycket specifik användning som är bra för kockar och de som älskar att laga mat. Lyckligtvis är detta också möjligt för alla andra typer av samlingar som användaren befinner sig i, till exempel sångtexter, berättelseböcker och liknande. När det gäller att skapa en kokbok kan användaren skapa en lista som han kan namnge med den typ av kök som "italienska", "japanska" eller "amerikanska". Sedan kan användaren skapa en uppgift för varje maträtt i dessa listor.
• Som en anteckningsblock: Clickup är inte bara för projektledningsteam, utan också för enskilda användare. Programvaran kan användas för att spela in även de enklaste och minsta idéerna, tack vare dess anteckningsblockfunktion. Under möten kan användare helt enkelt öppna Anteckningar och ta anteckningar som spelas in automatiskt. Användare kan också öppna dessa anteckningar senare och se allt i dem.
• Prioritering: Clickup har en prioriteringsfunktion som låter användare se allt de behöver för att göra och hjälper dem att bestämma var de ska börja.

ClickUp -rapportering

Det finns totalt sju rapporter på rapportsidan. Betalda planarbetsytor har full tillgång till varje rapport, men för alltid är gratis planarbetsytor begränsade till den slutförda uppgiftsrapporten.

Läs också: 5 bästa hanteringsmetoder och verktyg för att hantera onlineprojekt & Topp: 10 bästa gratis online Gantt-diagrammjukvara för effektiv projektledning

Hur man använder rapporter

Plats: Mellanslag, mapp, lista

Se till att du fokuserar tabellerna på det som är viktigt. Definiera de utrymmen, mappar eller listor som intresserar dig mest och välj sedan den period du vill övervaka.

Standardfilter: Du har också kraften i filter du är van vid från list- och tabellvy.

Period: Välj period för data som visas i rapporten.

Slutförd uppgiftsrapport

• Denna rapport visar de uppgifter som utförs av varje person.
• En slutförd uppgift räknas för personen om användaren tilldelas uppgiften vid den tidpunkt då den stängdes.
• Slutförande tid: Denna rapport visar hur lång tid det tog innan uppgiften slutfördes sedan den skapades.
• Finns på Free Forever -planen

Arbeta med rapporten

• Det här är det bästa stället att dyka in och ta en titt på de uppgifter varje person har varit inblandad i.
• En "aktivitet" är i princip alla åtgärder som utförs som en del av en uppgift.

Arbetsytans poängrapport

Detta är ett slags ClickUp -spel! Vi har många andra saker på vägen:

• Meddelanden godkända - Totalt antal godkända aviseringar.
• Kommentarer tillagda - Antal kommentarer som läggs till för uppgifter som matchar dina filter
• Löst - Antalet kommentarer som har lösts
• Slutfört - Slutförda uppgifter som har tilldelats användaren
• Arbetet avslutat - Antal uppgifter som en användare har registrerat aktivitet för
• Totalsumman - Siffrorna i varje kolumn tillsammans

Rapport: Vem står bakom allt

• Eftersom alla i en betald arbetsyta har tillgång till den här fliken är det ett bra sätt att ge dina medarbetare möjlighet att rensa sina aviseringar och slutföra försenade uppgifter.
• Observera att summan av aviserade aviseringar och totalt antal försenade uppgifter är representativa för ett nuvarande tillstånd, så det är inte nödvändigt eller möjligt att filtrera efter period.

Tidsspårningsrapport

• Se den totala tiden varje person i din arbetsyta har följt.
• Med de ackumulerade tidsspårningsloggarna för varje Workspace-användare har du korrekt information om tiden som spenderas i en aktivitetslista.
• Detta inkluderar tid som spåras manuellt och automatiskt, till exempel med ClickUp Chrome-tillägget, Toggl och Harvest.
• Exportera data för att få ännu mer information.

Tidsuppskattningsrapport

• Se tid snabbt som en gruppresurs för planering av projekt.
• Den återstående tidsindikatorn beräknar (beräknad tid) - (inspelad tid) för att avgöra om dina mål är enligt schemat.
• Denna rapport innehåller inte ett periodfilter - uppskattad tid är inte inneboende kopplad till exakta datum. Därför skulle det vara onödigt att jämföra det med tidspårningsfunktionen om du lägger till ett tidsperiodfilter för den här funktionen.
• Denna tabell ger dig också möjlighet att exportera mycket mer data.

Beräknade fält

Längst ner i varje kolumn i följande rapporter hittar du beräkningsfält:

• färdiga
• Jobbade på
• Arbetsytans punkter
• Vem är bakom

Dessa låter dig arbeta med summor, genomsnitt och intervall för alla värden i kolumnen.

Läs också: OVH vs BlueHost: Vilket är det bästa webbhotellet?

Anpassade fält

Vid ditt första besök kommer du att bli ombedd att välja ett första anpassat fält för att skapa rapporten.

Oroa dig inte, du kan lägga till eller redigera det första fältet när din rapport genereras.

1. Välj ett anpassat fält i listrutan - För varje anpassat fält du väljer läggs en kolumn till och bara uppgifter med den uppsättningen fält visas - Klicka på + -knappen för att lägga till ytterligare en anpassad fältkolumn
2. Alternativt kan du använda filtren för att välja specifika fältvärden med operatörer som definieras, inte definieras, större än, mindre än osv.
3. Om du vill kan du definiera ett "Beräkning" -fält längst ned i varje kolumn. Ange en beräkning: Summa, genomsnitt, intervall

Tips: Du kan också beräkna numeriska fält i listvynskolumnerna!

Tillgänglig snart

Grafiska representationer för följande element:

• Användarens arbetsbelastning
• Kumulativt flödesdiagram
• Uppföljning av filer och listor

Så här konfigurerar du ett Agile - Scrum -arbetsflöde i ClickUp

ClickUp är utformat för att enkelt kunna anpassas till många arbetsflöden, särskilt utvecklingsarbetsflöden som Kanban, Scrum och Agile i allmänhet.

ClickUp använder metoden Scrum inom det agila arbetsflödessystemet. Om du vill lära dig mer om agil, kolla in dessa användbara blogginlägg för att lära dig grunderna i agile och hur du implementerar agile i ditt projektledningshanteringsflöde.

• Dela upp dina stora projekt i små, hanterbara delar som kallas Sprints.
• Vi rekommenderar att du använder SprintsClickApp för att spara tid och enkelt hantera dina Sprints!
• Tillämpa ClickApp Sprints på valfritt utrymme, välj Sprintvaraktighet och skapa Sprints utan att behöva söka efter datum igen. Du kan till och med automatisera dina Sprints med denna ClickApp!
• Med hjälp av vår ClickApp for Sprints kan du välja att använda en Sprint för att hantera ditt teams arbetsbelastning med följande funktioner: Sprintdatum: Sprints måste ha start- och slutdatum.
• Sprintstatus: Sprintstatus indikeras med ikons färg i hierarkin och med sprintdatumens färg högst upp i listvyn. Inte startad (Grå) Pågår (Blå) Stängd (Grön)
• Överflödesuppgifter: Varje uppgift som inte är markerad "Stängd" i slutet av din sprint anses vara en överflödsuppgift som ska slutföras i nästa sprint.
• Total uppskattning: Den totala mängden arbete du har i din sprint sammanfattas högst upp i din sprint. Du konfigurerar den uppskattningsmetod som används i Sprint-inställningarna.
• Business + -användare kan aktivera sprintautomationer i sprintinställningarna.
• Du kan till och med konvertera listor till Sprint, skapa Sprint-mappar och visa framstegen för Sprint-mappar med hjälp av diagram Bränn upp och bränna ner på din instrumentpanel.
• För mer information om hur du använder eller installerar, kolla in vårt Sprints ClickApp Doc här!
• Hur du bäst konfigurerar ClickUp för ett Agile - Scrum -arbetsflöde: Börja med hierarkin
• Din arbetsyta är företaget du arbetar för, som inkluderar medlemmar från alla avdelningar i ditt företag, men agil implementeras vanligtvis bara för medlemmar i ditt utvecklings- / teknikutrymme.
• Med Spaces kan du anpassa vad ditt teknikteam behöver för att effektivt implementera ett smidigt arbetsflöde. Vi kommer att gå in på detaljerna om detta, men i princip vill vi aktivera de funktioner, statuser och integrationer som är nödvändiga för ett effektivt utvecklingsteam.
• Mapparna fungerar som kategorier för de olika delarna av din produktutveckling. Till exempel, vid ClickUp har vi Android, iOS, Frontend, Backend, etc. i vårt utvecklingsutrymme. Mappar organiserar dina utrymmen och innehåller listor (Sprints) och uppgifter.
• Listor är de ultimata behållarna för dina uppgifter och är perfekta för att hysa dina väntande artiklar. Det är här alla uppgifter som gör det möjligt att uppnå din Sprint live! Använd våra uppgifter i flera ClickApp-listor för att lägga till dina uppgifter i Sprints.
• Uppgifter är de verkliga åtgärderna i ClickUp. För att varje sprint ska gå i produktion måste varje av dess uppgifter också slutföras. Uppgifter som måste skjutas in i nästa sprint kan enkelt flyttas.
• Nu måste vi definiera status för dina uppgiftsflöden. Det är en väsentlig del av Scrum -metoden. Välj våra statuser och klicka sedan på Scrum för att komma åt våra förformaterade statuser för detta arbetsflöde. Du kan också anpassa dina egna statuser och spara dem som en mall för användning i andra mappar.
• Taggar kan användas som ett sätt att organisera varje uppgift i en sprint. Till exempel kan taggar läggas till för uppgifter som är buggar, korrigeringar och serverproblem, för att nämna några. Dessutom kan bara lägga till en Sprint -tagg till dina uppgifter hjälpa till att klargöra överhängande åtgärdspunkter.
• Integration med Github är perfekt för ett Scrum -arbetsflöde, eftersom att kunna skjuta och gaffla i olika miljöer är viktigt för utvecklingsprocessen. GitHub låter dig spåra frågor, åtaganden och allt annat du behöver veta om en uppgift i aktivitetens aktivitetslogg. Detta gör det lättare att följa utvecklingen i en utvecklingsuppgift.

Se även: Jämförande bästa alternativ till Monday.com & 10 bästa gratis Mauricettes miniräknare för att beräkna arbetstimmar

Tidsberäkning

Använd tidsspårning med tidsberäkningar? ClickUp beräknar återstående tid för sprint. Denna funktion är tillgänglig för varje uppgift och är kumulativ för hela listan där dessa uppgifter finns. Detta låter dig få en klar uppfattning om hur lång tid det tar att slutföra en uppgift och / eller en lista, samtidigt som du får en grov uppfattning om hur produktiva dina teammedlemmar är.

Återkommande uppgifter

Det är användbart att ställa in en uppgift på ett visst datum eller intervall när det finns repetitiva åtgärder som måste slutföras inom en viss tidsram, till exempel en fråga / svar i ett utvecklingsutrymme eller en medvetenhet i ett utrymme. Marknadsföring.

Denna funktion kan definieras för varje uppgift eller deluppgift som skapas i en sprint.

Start- och slutdatum

Hela Agile -arbetsflödet bygger på mål som har en början och ett slut! Start- och slutdatum kompletterar detta.

Lägg bara till ett datum som en uppgift ska starta såväl som dess förfallodatum så har du möjlighet att filtrera efter startdatum och förfallodatum, så att produktägaren eller scrummästaren lättare kan bedöma var den befinner sig i utvecklingscykeln .

Att läsa: Bästa alternativen till WeTransfer för att skicka stora filer gratis

Länka uppgifter för att representera epos på ClickUp

• Det finns tre olika sätt att simulera epos för dina tekniska projekt i ClickUp!
• Länka uppgifter och uppgifter i flera listor: Använd vår uppgiftslänkfunktion för att länka uppgifter som ingår i samma projekt. Skapa en uppgift som representerar det episka och länka sedan alla andra uppgifter som utgör funktionen till den episka uppgiften. När det är dags att lägga till dina uppgifter i en Sprint, lämna din Epic på färdplanen.
• Uppgifter i flera listor: När du skapar uppgifter i sprinten lägger du till dem i en andra lista med namnet på projektet eller initiativet. I det här scenariot blir den andra listan din epos.
• Uppgiftsbehållare: Skapa en uppgift för att representera epiken och skapa uppgifter från beskrivningen av epiken. Du kan också placera länkar till motsvarande uppgifter manuellt i den episka beskrivningen.
• Det bästa sättet att använda länkade uppgifter med ClickApp Sprints är att skapa en lista som representerar ditt projekt eller din funktion. Skapa sedan en uppgift för att representera ett epos eller projekt i den här listan. Vi tycker det är användbart att kalla det ungefär som "Fantastisk funktion" [EPIC].
• Lägg till uppgiften när uppgiften i ClickApp multipel -listan är aktiverad Fantastisk funktion [EPIC] till en sekundär lista, till exempel din färdplan. Skapa uppgifter för samma projekt eller funktion i samma projektlista. Använd funktionen Länkuppgifter för att länka dessa uppgifter till det fantastiska elementet [EPIC].
• I sprintplanering, flytta episka relaterade uppgifter till nästa sprint eller använd Uppgifter i flera listor för att lägga till dem i sprinten. För buggar, lägg bara till dem i sprinten som en sekundär lista.

Spåra sprintframsteg i instrumentpaneler

• Dashboards har många widgetalternativ, men de mest användbara är våra sprint widgets. Den verkliga kraften är att kunna anpassa hur och vilka data du vill se. Skapa en teaminstrumentpanel eller skapa en huvudinstrumentpanel med nyckeldata från hela teamet.
• ClickUp erbjuder många av de grundläggande typerna av rapporter som används i den agila metoden. Dessa inkluderar Burn Downs: Att mäta din slutförandegrad mot en mållinje så att du kan se din takt visuellt.
• Burn Ups: För att ge dig en tydligare bild av det arbete som utförs kontra eftersläpningen - för att enkelt se förändringar i omfattningen.
• Kumulativt flöde: För att se dina uppgifter flytta från tillstånd till tillstånd och se aktuella flaskhalsar visuellt innan de blir för stora.
• Hastighet: Att bedöma det genomsnittliga arbetets slutförande genom sprintintegration, vilket hjälper dig att bättre uppskatta framtida sprints.
• Viktigt: du behöver en obegränsad plan för att komma åt instrumentpaneler och en affärsplan för att komma åt anpassade diagram och hastighetsdiagram.

Spåra sprint framsteg för coaching i ClickUp App

Framsteg och planering

Under Inställningar, växla Visa uppskattad tid för att se hur mycket tid folk uppskattade jämfört med vad de faktiskt gjorde: Det är det perfekta sättet att hantera dina sprintfrister!

Arbetsbelastning och kapacitet

• I arbetsbelastningstabellen kan du till och med se din arbetsytas arbetsbelastning baserat på skrappunkter på vänster sida av din rutvinkel (endast affärsplan): Som vi ser nedan Ovan kan Alex K (den andra användaren från vänster) troligen använda mer uppgifter eftersom han verkar ha nästan slutfört allt som tilldelats honom.
• Vi kan också se att Wes (till vänster) har mycket mer arbete än de andra.

ClickUp-stadgar

Status är stadier genom vilka uppgifter passerar, allmänt känt som arbetsflöden. Till exempel kan en uppgift gå från "Att göra", till "Pågår" och slutligen till "Slutförd" - vart och ett av dessa steg är en status.

Statuser kan anpassas till listnivå i ClickUp, men standardinställningar kan ställas in på mapp- och platsnivåer. Detta innebär att om du ställer in standardstatus på platsnivå kommer allt under den nivån att ärva de statuser som definierats på platsnivå som standard, men du kan ändra dem var du vill.

Utrymmen, mappar och listor i ClickUp kan ha olika statuser för sina uppgifter.

Hur främjar statusar produktivitet?

• Genomskinlighet! Hela din arbetsyta vet vad alla arbetar med vid varje tidpunkt.
• Effektivitet! När du använder en status som "Pågår" så snart du startar en uppgift kan du fokusera på exakt pågående uppgift, vilket ökar produktiviteten.
• Organisation! Med statuser vet du exakt var uppgifterna står, vilka som behöver uppmärksamhet och vad som är nästa.
• Håll muspekaren över det vänstra sidofältet för att expandera det och välj ett mellanslag. Du kommer också att se mapparna och rymdlistorna växa.
• Som standard listas ärvstatus från överordnade mappar. För att skapa separata statuser för en enskild lista klickar du dock på ellipserna bredvid en lista
• När du skapar listor som inte tillhör mappar, ärver de som standard status från platsen. Precis som med listor i mappar kan du välja att ha olika status för listorna själva: När listan har skapats kan du välja att ha olika status: Skapa nya status för den här listan

Ändra snabbt status i list- och tabellvyerna

Listvy

Klicka på de små ellipserna bredvid en status i listvyn.
Välj bland följande alternativ för att redigera status: "Gruppkollaps": Dölj denna statusgrupp från din vy - "Hantera statuser": Ändra status eller färg på statuserna i listan - "Ny status": Lägg till en annan status till ditt arbetsflöde. Om du lägger till en ny status i en lista som ärver statusen för ett ärende frågar vi dig om du också vill lägga till den statusen i det ärendet.

Tabellvy

Klicka på ellipserna bredvid en statuskolumn i tavlan. Om du grupperar efter någon annan metod än "status" måste du justera den för att se följande alternativ: 2. 2. Välj ett alternativ i rullgardinsmenyn:
”Byt namn på status” - Ändra statusnamnet ”Ändra statuser” - Gör ändringar i statusen för listan eller mappen du tittar på. Observera att det här alternativet bara är tillgängligt när du tittar på en tabell där alla uppgifter har samma status.

Status "Slutförd"

• Har du mer än en stadga där en uppgift ska betraktas som utförd ur rättighetshavarens synvinkel?
• Till exempel har du statusen "Granska fullständig" och statusen "Slutförd". I statusen "Granskning slutförd" har allt arbete utförts och du behöver inte försenade påminnelser. Detta är exakt den tid då du måste markera statusen "Klar"!
• Detta är exakt den tid då du måste markera tillståndet "Slutfört"! Du ser till att uppgiften inte anses vara "försenad" - så inga försenade påminnelser kommer att skickas och uppgiften skickas inte till någons inkorg
• Hur man markerar en status som "Klar": Gå till statusmenyn för ett mellanslag, mapp eller lista som visas ovan

Stadgar har inte initierats

• Har du uppgifter i status som ännu inte bör betraktas som aktiva? Använd statusen "Inte startad" för att separera status som Öppna, Väntande, Väntande och mer i alla delar av din arbetsyta!
• Denna ClickApp kan aktiveras för din arbetsyta för att hjälpa dig att bygga statistik som cykeltid!
• När ClickApp Not Started är aktiverat ordnar vi automatiskt statuserna i grupper i listrutan så att det är lättare att hitta dem efter statustyp.
• Hur man markerar en status som "Inte startad": Lägg till en ny status eller dra och släpp en befintlig status i kategorin "Inte startad".
• Som standard kommer vi att konfigurera dina utrymmen, mappar och listor med standardstatus ("Att göra" och "Klar") för att markera början och slutet på dina arbetsflöden.
• Men om du föredrar kan du ändra namnet på dessa statuser på två sätt: Öppna statusmenyn för ditt mellanslag, mapp eller lista. När du klickar på ellipserna bredvid “Att göra” eller “Klar” har du möjlighet att byta namn på status: 2. klicka på en “Att göra” eller “Klar” statusrubrik i listvyn för att ändra namnet på statusen.

ClickUp och Slack integration

ClickUps Slack-integration låter dig göra mer än bara chatta med dina lagkamrater. ClickUp låter dig anpassa aviseringar Slak, skapa ClickUp-uppgifter från Slack och mer.

När uppgiftslänkar visas i Slack, berikas de omedelbart med detaljer.

Slutsats: Varför välja projektledningsprogram?

Med programhanteringsprogramvaran kan du samla all information som rör ett eller flera projekt på ett ställe för att undvika hundratals förlorade e-postmeddelanden, glömda uppgifter eller spårbara dokument. Med denna programvara kan du:

• Lista upp dina uppgifter och tilldela varje uppgift till en eller flera personer i teamet
• Chatta med hela gruppen eller med specifika personer
• Ha en överblick över projektets framsteg oavsett din plats i teamet
• Ha insyn i slutförda uppgifter och det aktuella projektet
• Samla alla meddelanden och dokument på ett ställe

Kort sagt, en betydande tidsbesparing för dig och ditt team! Dela med oss ​​din erfarenhet och recensioner efter att ha använt ClickUp och glöm inte att dela artikeln!

Referenser

1. https://docs.clickup.com
2. https://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_de_projet
3. https://www.planzone.fr/blog/methodologies-gestion-projet
4. Vad är projektledning? | APM
5. https://en.wikipedia.org/wiki/Gantt_chart