E-Nënshkrimi: Si të krijoni një nënshkrim elektronik?

Krijoni një nënshkrim elektronik dhe nënshkrim elektronik : Me përhapjen e punës në distancë për shkak të krizës shëndetësore, opsioni i nënshkruani dokumentet nga distanca është bërë thelbësore për vazhdimin e shkëmbimeve administrative dhe tregtare. Në të vërtetë, nënshkrimi elektronik ka të njëjtën vlerë ligjore si nënshkrimi i shkruar me dorë. Çfarë është nënshkrimi elektrik? Cilat janë llojet e ndryshme? Si të nënshkruani një dokument me një nënshkrim elektronik? Këtu është gjithçka që duhet të dini për këtë dosje ambicioze.

Tre të katërtat e përdoruesve të nënshkrimit elektronik e përdorin atë në të dy dokumentet e marra nga jashtë dhe të krijuara nga brenda. Sipas këtij studimi, kompanitë duhet të nënshkruajnë elektronikisht kryesisht këto tre lloje dokumentesh: urdhër blerje me 69%, fatura dhe fatura 57%. Kanë të drejtë! Duke bërë këtë, ata mbrojnë më tej të dhënat e tyre, pasi nënshkrimi elektronik i një fature elektronike lejon që nënshkruesi të identifikohet me siguri dhe të garantohet integriteti i dokumentit. Së fundi, tregjet publike në 50%. Që nga dekreti i datës 15 qershor 2012, për t'iu përgjigjur thirrjeve dixhitale për tender për kontrata publike, është e detyrueshme pajisja me një certifikatë elektronike të nënshkrimit dixhital që plotëson kërkesat e standardit në fuqi.

Çfarë është nënshkrimi elektronik?

Nënshkrimi elektronik është një proces teknik që lejon lidhë nënshkruesit e identifikuar për një dokument dhe miratimin e tij të tilla, që në parim, nënshkrimi i shkruar me dorë. Ky proces garanton integritetin e dokumenteve të nënshkruara (dokumentet ligjore, dosjet, të dhënat, etj.). Prandaj, nënshkrimi i skanuar i shkruar me dorë duhet të plotësojë disa kërkesa të integritetit dhe identifikimit. të konsiderohet nënshkrim elektronik në kuptimin juridik të fjalës.

Për të krijuar një nënshkrim dixhital, duhet të merrni një certifikatë nënshkrimi, që vërteton identitetin tuaj. Kur dërgoni një dokument makro ose të nënshkruar në mënyrë dixhitale, ju dërgoni gjithashtu certifikatën dhe çelësin tuaj publik. Certifikatat lëshohen nga një autoritet certifikues dhe, si patentë shoferi, mund të revokohen. Një certifikatë zakonisht është e vlefshme për një vit, pas së cilës nënshkruesi duhet të rinovojë ose të marrë një certifikatë të re nënshkrimi për të vendosur identitetin.

Autoriteti i çertifikimit - Autoriteti certifikues është një subjekt i ngjashëm me zyrën noteriale. Ai lëshon certifikata dixhitale, i nënshkruan ato për të verifikuar vlefshmërinë e tyre dhe mban gjurmët e certifikatave të revokuara ose të skaduara.

Përkufizimi teknologjik i nënshkrimit

Procesi teknik i nënshkrimit elektronik bazohet në a certifikatë elektronike e lëshuar nga një Autoritet Certifikimi. Ky është përgjegjës për procesin e lëshimit të certifikatës, pasi verifikimi i identitetit të jetë kryer nga një subjekt tjetër (autoriteti i regjistrimit për shembull). Ai është gjithashtu përgjegjës për mbajtjen dhe publikimin e listës së revokimit të certifikatave që ka lëshuar. Pasi lëshohet, certifikata përmban çelësat për të siguruar autenticitetin e dokumentit të nënshkruar si dhe integritetin e tij. Çelësat e tij njihen si çelësa enkriptimi (çelës privat) dhe deshifrues (çelës publik).

Autoriteti i Certifikimit 

Kush do të lëshojë certifikatën? Është Autoriteti i Certifikimit që mund të jetë një kompani ose një organizatë. Ajo dorëzon një certifikatë elektronike për të vërtetuar identitetin e personave juridikë ose fizikë. Autoriteti i Certifikimit vepron në emër të tij ose: 

• Brenda: përdorimi i certifikatës ekzistuese për krijimin e distinktivëve të aksesit, kartave të deshifrimit ose nënshkrimeve elektronike për anëtarët e organizatës së tij. 
• Nga ana e jashtme: duke lëshuar certifikata që lejojnë përdorimin e nënshkrimit elektronik me përfaqësuesit e tij të shitjes me anë të një marrëveshjeje provë të paracaktuar dhe të vërtetuar paraprakisht.

Por ai gjithashtu mund të veprojë në emër të palëve të treta si një Palë e Tretë e Besuar e njohur: 

• Në nivel kombëtar (në Francë e njohur nga ANSSI): bëhet një PSCO që plotëson standardin kombëtar (RGS-General Safety Standard). 
• Në nivel evropian (duke respektuar kërkesat e Rregullores eIDAS): është një PSCQ që plotëson standardin evropian (nëpërmjet ANSSI, që është organi i tij mbikëqyrës në Francë). Ju lutemi vini re se standardet evropiane dhe kombëtare nuk janë të njëjta. 
• Në nivel ndërkombëtar: nuk ka kërkesa të njohura ndërkombëtarisht. Qasja do të ishte për të përcaktuar nëse ka marrëveshje ndër-njohjeje ndërmjet ofruesve kombëtarë ose evropianë dhe shtetit të huaj në fjalë. 

Më pas është një nismë thjesht private dhe procesi do të duhet të përsëritet në varësi të evolucionit të rregulloreve nga njëra anë ose nga tjetra.

Tregu i nënshkrimeve dixhitale

Vështrimi i profesionistët në lidhje me nënshkrimin dixhital është shumë pozitiv. 85% besojnë se nënshkrimi elektronik ka të njëjtën vlerë me nënshkrimin e shkruar me dorë. Vërtet, kjo është e saktë. Për gati tre nga katër organizata, nënshkrimet elektronike kanë të bëjnë me më pak se 100 dokumente në muaj. Katër nga pesë kompani preferojnë të mbështeten nga një ofrues i kualifikuar shërbimi i besuar i miratuar nga ANSSI.

Por kjo përpjekje për dixhitalizim duket, sipas të anketuarve, të jetë e pabarabartë në varësi të madhësisë së kompanive të konsideruara: 41% janë SME, 53% janë kompani të mesme dhe vetëm 25% janë biznese shumë të vogla. Megjithatë, zgjidhjet e nënshkrimit elektronik janë të thjeshta për t'u zbatuar dhe kostoja e tyre është shumë e arsyeshme.

Nënshkrimi elektronik ka një vlerë ligjore që nga hyrja në fuqi e ligjit nr. 2000-230 të 13 marsit 2000. Ai tregon se nënshkrimi dixhital përfshin pëlqimin e nënshkruesit në të njëjtën mënyrë si nënshkrimi i shkruar me dorë.

Zgjidhjet më të mira për të krijuar një nënshkrim elektronik

Derdh firmosni në mënyrë dixhitale një kontratë qiraje apo edhe blini një pronë, dhe se ajo ka vlerë ligjore, duhet të kaloni përmes një pale të tretë të besuar. Shumë kompani janë të licencuara për të kryer verifikime ligjore të operacioneve të sigurisë, transaksioneve dhe ruajtjes. Nëse secili ofron zgjidhjen e vet, pak a shumë komplekse ose të lehtë për t'u përdorur, qasja e tyre është relativisht e ngjashme: procedura është paksa si një blerje online, me vërtetim nëpërmjet një kodi sekret me SMS. Ky proces është si më poshtë:

• Ju përdorni kredencialet tuaja për t'u lidhur në internet me faqen e një pale të tretë të besuar, ose në rast të verifikimit të kualifikuar të identitetit, apo edhe çelësin tuaj elektronik.
• Ju shtoni dokumentin për të nënshkruar (word, PDF, etj.).
• Ju i ftoni nënshkruesit pasi të keni futur të dhënat e tyre të kontaktit (veçanërisht numrin e tyre celular).
• Çdo nënshkrues do të marrë një njoftim nënshkrimi me e-mail dhe një kod të dërguar me SMS për të garantuar sigurinë e nënshkrimit.

Thënë kjo, ka disa mjete online që ofrojnë shërbimin e krijimit të një nënshkrimi elektronik dhe menaxhimit të transaksioneve elektronike, sigurisht disa janë me pagesë, të tjera janë falas me kufizime në nivelin e funksionaliteteve të disponueshme. Në listën e mëposhtme ne ndajmë me ju listën e zgjidhjeve më të mira për të krijuar një nënshkrim elektronik që përfshin ato të propozuara nga aktivizuesit France Num.

1. SHIT DHE SHËNJ (odrive)

Sell' & Sign është një krijim francez i shpikur dhe zhvilluar në Marsejë, në zemër të Portit të Vjetër. Kompania ofron a zgjidhje e plotë për krijimin e një nënshkrimi elektronik, duke përfshirë dixhitalizimin e kontratave, përputhjen e tyre, mbledhjen e të dhënave, si dhe mundësinë e nënshkrimit të dokumenteve në distancë, ballë për ballë ose online. Sell ​​& Sign dallohet nga konkurrenca duke lejuar që fushat e ndryshueshme të personalizohen (Smartfields) të futen në dokumente të dixhitalizuara dhe duke lejuar që dokumentet të nënshkruhen ballë për ballë edhe pa lidhje interneti, falë modalitetit të tij offline.

Sell  & Sign është një aktivizues France Num. Kjo zgjidhje franceze e nënshkrimit elektronik ofron një ofertë hyrjeje, e destinuar për biznese shumë të vogla, nga 9,90 € pa taksë në muaj për 5 nënshkrime (dhe 1,99 pa taksë për nënshkrim shtesë). Oferta më të plota janë në dispozicion sipas kërkesës. Sell ​​& Sign ofron gjithashtu integrimin e zgjidhjes së saj në zgjidhjet e përdorura nga klientët e saj.

2. DocuSign

Me mbi 250 milionë përdorues, DocuSign është një nga zgjidhjet më të mira për të krijuar një nënshkrim elektronik, por edhe më fleksibil. 

DocuSign po promovon veten si "zgjidhja më e përdorur e nënshkrimit elektronik në botë". Dhe popullariteti i tij nuk është për shkak të rastësisë: mjeti, i cili mund të përdoret si në një kompjuter ashtu edhe në një smartphone, ju lejon të nënshkruani dhe të nënshkruani me lehtësi çdo dokument. Çmimi: nga 9 € në muaj (i kufizuar në 5 dokumente në muaj).

3. Ju nënshkruani

Projektuar mbi të gjitha për ekipe me përmasa pak a shumë të mëdha, Yousign jo vetëm që e lejon nënshkruajnë në internet, por edhe organizojnë proceset përkatëse, duke caktuar rolet e nënshkruesit, miratuesit, etj. ose duke rifilluar automatikisht personat që nuk kanë nënshkruar ende.

një mjet i aksesueshëm që ju lejon të dërgoni, nënshkruani dhe vërtetoni dokumentet tuaja elektronike nga kudo. Përveç kësaj, Yousign është një strukturë 100% franceze. Çmimi: Nga 25 € në muaj për përdorues.

4. Shenja Adobe

Gjigandi Adobe, Krijuesi i formatit PDF, është i pranishëm edhe në sektorin e nënshkrimit elektronik me Adobe Sign. Ky shërbim u ofron përdoruesve të tij një sërë veçorish interesante për të dërguar dhe nënshkruar dokumentet tuaja virtualisht. Ai përfshin gjithashtu një shërbim vërtetimi që garanton vlefshmërinë ligjore të nënshkrimeve. Çmimi: Nga 17 € në muaj.

5. LiveConsent

Zgjidhja franceze e nënshkrimit elektronik LiveConsent ofron akses bazë nga 7 euro në muaj. Numëroni 19 euro për versionin e plotë. Ndërfaqja e thjeshtë është e lehtë për t'u përdorur. Ky shërbim ofron gjithashtu një API që ju lejon të lidhni zgjidhjen me faqen tuaj të internetit, aplikacionet ose softuerin tuaj (për shembull për kuotat dhe faturat tuaja).

6. Eversign

Eversign është softuer i nënshkrimit elektronik që u ofron SME-ve dhe bizneseve të mëdha një platformë të sigurt nga e cila mund të miratojnë, dorëzojnë dhe nënshkruajnë dokumente ligjërisht të detyrueshme në internet. Avantazhi kryesor i këtij shërbimi është automatizimi, i cili e bën të mundur nënshkruajnë dokumentet në grupe dhe gjithashtu ofron integrim me disa shërbime të jashtme, përkatësisht Google Drive, Dropbox, etj. Eversign është një zgjidhje e vlefshme e nënshkrimit elektronik për ergonominë dhe veçoritë e saj të arritshme për të gjithë. Çmimi: Ekziston një version falas i kufizuar në 5 dokumente në muaj. Planet e paguara fillojnë me 9 dollarë në muaj.

7. UniversSign

Universign është një zgjedhje në listën tonë të zgjidhjeve më të mira të nënshkrimit dixhital. Ofrues i kualifikuar i shërbimit të besimit sipas rregullores evropiane eIDAS, Universign ofron një platformë SaaS për nënshkrimin elektronik, vulën elektronike dhe vulosjen e kohës. Do ta kuptoni, ndryshe nga disa nga konkurrentët e tij, Universign është një zgjidhje qetësuese. Ndërfaqja e tij e thjeshtë dhe e parregullt lejon përdoruesin të shkojë drejt e në pikën kryesore dhe çdo problem duket se ka zgjidhjen e tij. Çmimi: nga 45 € për një paketë me 25 firma.

8. SignEpo

Zgjidhje të thjeshta, të sigurta dhe legale të nënshkrimeve elektronike të gjitha në një: kjo është ajo që ofron SignWell (Docsketch), një mjet i aksesueshëm që ju lejon të dërgoni, nënshkruani dhe vërtetoni dokumentet tuaja elektronike nga kudo me një plan falas. Çmimi: versioni falas i kufizuar në 3 dokumente në muaj.

9. Shenjë Lehtë

SignEasy është një mënyrë e thjeshtë për të nënshkruar dokumente dhe për t'i dërguar ato për nënshkrim. Me SignEasy, nënshkrimet janë ligjërisht të detyrueshme dhe mbështeten nga një gjurmë auditimi dixhital. SignEasy është mjeti për nënshkrim dixhital i përsosur për ata që janë gjithmonë në lëvizje. Çmimi: Duke filluar nga 149 dollarë në vit.

10. Merr Prano

Online që nga viti 2018, GetAccept ju premton lehtësi dhe shpejtësi të nënshkrimit të dokumenteve në internet. Përveç kësaj, ai ofron një provë falas për të vlerësuar veçoritë e tij të ndryshme.

Shtoni nënshkrime dixhitale në Word, Excel ose PowerPoint

Një nënshkrimi dixhital i padukshëm garanton autenticitetin, integritetin dhe origjinën e dokumentit. Mund të shtoni nënshkrime dixhitale të padukshme në dokumentet e Word-it, tabelat e Excel-it dhe prezantimet në PowerPoint. Butoni i Nënshkrimeve shfaqet në fund të dokumenteve të nënshkruara. Për më tepër, për këto dokumente, informacioni i nënshkrimit shfaqet në seksionin Info që shfaqet pasi klikoni në skedën File.

1. Klikoni në skedë Skedar.
2. Kliko në Informacione.
3. Kliko në Mbroni dokumentin, Mbroni librin e punës ou Mbroni prezantimin.
4. Kliko në Shtoni një nënshkrim dixhital.
5. Lexoni mesazhin Word, Excel ose PowerPoint dhe më pas klikoni OK.
6. Në kutinë e dialogut Shenjë, ne zone Qëllimi i nënshkrimit të këtij dokumenti, tregoni arsyen.
7. Kliko në Shenjë.

Pasi skedari të nënshkruhet në mënyrë dixhitale, shfaqet butoni i Nënshkrimeve dhe skedari bëhet vetëm për lexim për të parandaluar çdo modifikim.

Për të lexuar: Top - 5 konvertuesit më të mirë pa pagesë PDF në Word pa instalim

Nënshkruani një dokument Word në kompjuter

Nëse planifikoni të printoni dokumentin tuaj, kjo zgjidhje është e shpejtë dhe e lehtë. Në fakt, funksioni i linjës së nënshkrimit shton një hapësirë ​​në dokumentin tuaj duke ju lejuar të nënshkruani një dokument të printuar. Megjithatë, kjo metodë është aktualisht e disponueshme vetëm në Word për Windows. Nëse punoni në Mac ose në Word në internet, ose nëse dëshironi shtoni një nënshkrim të shpejtë të shkruar me dorë direkt në Word Windows pa masa sigurie, shihni seksionin tonë Futja e një nënshkrimi të shkruar me dorë.

• Hapni Word për Windows dhe hapni dokumentin në të cilin dëshironi të shtoni një nënshkrim.
• Në shiritin e funksioneve, klikoni skedën futje.
• Kliko në Nënshkrim në seksionin Tekst.
• Një dritare e titulluar Konfigurimi i nënshkrimit shfaqet. Plotësoni fushat e informacionit të dobishëm: emrin e nënshkruesit, funksionin / titullin, etj. Klikoni në butonin OK për të vërtetuar dhe mbyllur dritaren.
• Një kuti nënshkrimi do të shfaqet më pas në dokumentin tuaj. Mund ta vendosni kudo që dëshironi. Kur zgjidhet nënshkrimi, përdorni për shembull butonat Rreshtoni majtas, djathtas ou Qendra skedinë i mirëpritur për ta pozicionuar atë. 
• Gjithçka që duhet të bëni është të printoni dokumentin për ta nënshkruar me dorë ose ta ruani - në formatin docx - për të integruar një nënshkrim dixhital.

Nënshkruani një dokument Word në Android ose iPhone

Me këtë metodë ju lehtë mund të plotësoni dhe nënshkruani formularët PDF të marrë me email direkt nga smartfoni juaj. Për ta bërë këtë, do të duhet të shkarkojmë dhe instalojmë Adobe Fill & Sign në smartphone tuaj. Ofrohet falas dhe në dispozicion të dyja IOS që më android.

Nga faqja kryesore e aplikacionit, shtypni Zgjidh një formular për të plotësuar dhe më pas zgjidhni burimin e dokumentit. Për të manipuluar, zmadhuar dhe lëvizur rreth formularit, përdorni gjithmonë dy gishta.

Adobe Fill & Sign ju lejon të vendosni një nënshkrim të shkruar me dorë në dokumentet që plotësoni. Prekni ikonën e Nënshkrimit në fund të ekranit për të Krijo një nënshkrim të ri. Dritarja Adobe Fill & Sign duhet të ndryshojë në format peizazh. Duke përdorur gishtin tuaj, vizatoni nënshkrimin tuaj duke u siguruar që të përdorni vijën bazë dhe shtypni Mbaroi Zhvendosni nënshkrimin në kutinë e parashikuar për këtë qëllim dhe, nëse është e nevojshme, rregulloni madhësinë e tij duke përdorur ikonën që tregon një shigjetë të dyanshme.

Kur dokumenti juaj është i mbushur plotësisht, trokitni lehtë mbi U krye për ta ruajtur në aplikacion ose trokitni lehtë mbi butonin e ndarjes për ta kthyer me email.

Si të nënshkruani në mënyrë dixhitale një skedar PDF?

Për të nënshkruar një skedar ose formular PDF, mund të shkruani ose gjurmoni nënshkrimin tuaj të shkruar me dorë ose të futni një imazh të tij. Ju gjithashtu mund të shtoni tekst, duke përfshirë emrin, kompaninë, titullin ose datën tuaj. Kur ruani PDF-në tuaj, nënshkrimi dhe teksti bëhen pjesë e tij.

1. Hapni dokumentin ose formularin PDF për të nënshkruar.
2. Klikoni ikonën e nënshkrimit në shiritin e veglave. Ju gjithashtu mund të zgjidhni Mjetet> Plotësoni & Nënshkruani ose klikoni Plotësoni dhe Hyni në panelin e djathtë.
3. Në dritaren që shfaqet, klikoni Plotësoni dhe nënshkruani.
4. Fushat e formularit zbulohen automatikisht. Vendosni kursorin e miut mbi njërën prej tyre për të zbuluar një zonë blu. Klikoni kudo në zonën blu, kursori do të vendoset automatikisht në vendin e duhur. Fusni tekstin tuaj për të plotësuar fushën. 

Ju mund të zgjidhni ngjyrën me të cilën do të plotësoni formularin PDF. Klikoni butonin e ngjyrave në menynë Plotëso & Sign dhe zgjidhni një ngjyrë. Si parazgjedhje, ngjyra e nënshkrimit është e zezë. Për të mbajtur ngjyrën e paracaktuar të nënshkrimit, sigurohuni që opsioni Mbani ngjyrën e nënshkrimit origjinal është i çaktivizuar.

Bëni një nënshkrim në një dokument PDF pa e printuar atë

Hapni softuerin dhe dokumentin që dëshironi të nënshkruani. Zgjidhni ikonën në formën e a stilolaps pendë, ose shkoni te "Mjetet" dhe zgjidhni "Plotësoni dhe nënshkruani".

Para nënshkrimit të dokumentit tuaj, ju duhet krijoni një nënshkrim, nëse nuk është bërë ende. zgjidhni " Shenjë "Në krye të dokumentit tuaj, atëherë" Shto nënshkrim".

Ju keni tre mundësi: " kon "Ju lejon të shkruani emrin tuaj i cili shfaqet në mënyrë të shkruar me dorë në dokument." barazim »Ju lejon të nënshkruani siç do të bënit me një stilolaps, por me miun e kompjuterit tuaj dhe më në fund mundeni nënshkrimi i importit kryhet paraprakisht me një stilolaps në një fletë letre të bardhë, të cilën e keni dixhitalizuar tashmë në kompjuterin tuaj. Është e mundur të regjistrohen disa lloje nënshkrimesh.

Pasi të jetë nënshkruar dokumenti, zgjidhni përsëri ikonën e stilolapsit dhe do të shihni të gjitha nënshkrimet që keni ruajtur. Zgjidhni atë që dëshironi të përdorni dhe klikoni aty ku kërkohet nënshkrimi juaj.

Çfarë garanton një nënshkrim dixhital?

• autencitet. Nënshkruesi konfirmohet si i tillë.
• ndershmëri. Përmbajtja e një dokumenti nuk është ndryshuar ose ngatërruar që kur është nënshkruar në mënyrë dixhitale.
• Mospërgënjeshtrimi. Vërtetoni origjinën e përmbajtjes së nënshkruar për të gjitha palët. Termi refuzim i referohet aktit të një nënshkruesi që refuzon çdo lidhje me përmbajtjen e nënshkruar.
• Noterizimi elektronik. Në raste të caktuara, nënshkrimet e futura në skedarët Word, Excel ose PowerPoint dhe të vulosura me kohë nga një server i sigurt me vulosje kohore kanë vlerën e noterizimit elektronik.

Shih gjithashtu: 10 Alternativat më të mira të Monday.com për të Menaxhuar Projektet tuaja & Transferimi zviceran - Mjeti më i lartë i sigurt për të transferuar skedarë të mëdhenj

Për të ofruar këto garanci, krijuesi i përmbajtjes duhet ta nënshkruajë atë në mënyrë dixhitale me një nënshkrim që plotëson kriteret e mëposhtme:

• Nënshkrimi dixhital është i vlefshëm.
• Certifikata e lidhur me nënshkrimin dixhital është efektive (jo e skaduar).
• Personi ose kompania nënshkruese, e njohur edhe si "publikuesi", miratohet.E rëndësishme: Dokumentet e nënshkruara me një vulë kohore të vlefshme konsiderohen se kanë nënshkrime të vlefshme pavarësisht nga mosha ose statusi i revokimit të certifikatës së nënshkrimit.
• Certifikata e lidhur me nënshkrimin dixhital i lëshohet botuesit nënshkrues nga një autoritet certifikues i njohur.

Në fund, duhet theksuar se ligji përcakton kushtet për vlefshmërinë e nënshkrimit elektronik. Ai kërkon praninë e një “procesi të besueshëm identifikimi”, domethënë duhet të bëjë të mundur: garantimin e identitetit të nënshkruesit; të garantojë integritetin e dokumentit, d.m.th. të provojë se dokumenti i nënshkruar nuk është modifikuar.

Mos harroni të ndani artikullin në Facebook dhe Twitter!