Hore: 5 najlepších metód riadenia a nástrojov na správu online projektov (2021)

Najlepšie nástroje na správu pre virtuálnych zamestnancov do roku 2021: V posledných desaťročiach spoločnosti a muži a ženy, ktoré ich tvoria, zmenili svoj postoj. Spoločnosť sa veľmi uvoľnila v prospech zamestnancov.

Dnes chcú manažéri zohľadniť potreby každého jednotlivca. Prečo? Pretože pochopili, že s minimálnou protihodnotou (čoraz viac nárokovaných) získajú oveľa viac.

Či už chcú zamestnanci nechať svoje deti v škole ráno, pracovať len určité dni v týždni alebo si vziať čas na starostlivosť o chorého príbuzného, ​​manažéri oveľa častejšie robia, čo chcú, aby sa dokázali prispôsobiť týmto potrebám. .

Táto zmena postoja (spolu s meniacim sa charakterom práce, technologickým pokrokom a znížením úrovne riadenia v mnohých spoločnostiach) viedla k novej kategórii zamestnancov: virtuálnych zamestnancov, absolvovanie väčšinu svojho pracovného času mimo úradov a tovární, zamestnanci riadení na diaľku, zamestnanci s flexibilným alebo dohodnutým harmonogramom a zamestnanci, ktorí pracujú na diaľku z pohodlia domova.

V tomto článku vás učíme ako viesť virtuálnych zamestnancov, ponúkame vám naše zoznam najlepších nástrojov na správu tímov a zamestnancov v roku 2021.

Management: Porozumenie a vedenie virtuálnych zamestnancov

S rozširovaním osobných počítačov v kancelárii aj doma a atraktívnym výberom modemov a komunikačného softvéru Otázkou nie je, či vaši zamestnanci môžu pracovať na diaľku, ale či ste pripravení im to umožniť.

Uvidíte, problém práce na diaľku pre manažérov nevzniká z hľadiska technológie, ale personálneho riadenia.

Implementácia týchto zmien samozrejme nie je jednoduchá. Pre manažérov, ktorí sú zvyknutí mať svojich zamestnancov po ruke a sú pripravení okamžite reagovať na potreby zákazníkov, je vzdialená správa zamestnancov do istej miery ohromujúca.

V tejto časti nájdete tento nový druh zamestnancov a najlepší spôsob práce s nimi.

Prečítať tiež: Najlepšie programy MBA Master of Business Administration & Najlepšie stránky pre preklad do angličtiny a francúzštiny

Naučíte sa, ako efektívne viesť zamestnancov, ktorí pracujú na diaľku alebo využívajú flexibilné alebo dohodnuté hodiny. Nakoniec si uvedomíte budúcnosť práce na diaľku.

Nový druh zamestnancov v spoločnosti

Spoločnosť dnes víta nový druh zamestnancov: virtuálnych zamestnancov.

Čo je to virtuálny zamestnanec?

Je to jednotlivec, ktorý pravidelne pracuje pre spoločnosť mimo svojej kancelárie. Virtuálni zamestnanci sú okrem tých, ktorí prijali (a často požadujú) určité alternatívne pracovné podmienky vrátane dohodnutej alebo flexibilnej pracovnej doby.

Pracujte na diaľku, prečo?

Stále viac zamestnancov sa rozhoduje pre tieto alternatívne pracovné podmienky, ktoré môžu zahŕňať príchod a odchod z kancelárie mimo tradičných pracovných hodín alebo prostú prácu z domu na plný úväzok.

Výzva pre manažérov

Správa jednotlivcov, ktorí sa fyzicky nenachádzajú v sídle spoločnosti, je skutočnou výzvou, čo si vyžaduje úplne odlišný prístup od manažérov.

Či už sú zamestnanci v iných prevádzkach, v iných krajinách alebo doma, nech už sú dôvody ich fyzického oddelenia medzi vedením a manažmentom akékoľvek, vzťahy na diaľku sťažujú sledovanie správania a výkonu.

Manažéri musia systematicky zisťovať, či si virtuálni zamestnanci plnia svoje povinnosti aj v kanceláriách ústredia spoločnosti.

Ste pripravení privítať virtuálnych zamestnancov?

Je vaše podnikanie pripravené na prácu s virtuálnymi zamestnancami? A ty si pripravený?

Tu je kontrolný zoznam, ktorý vám pomôže rýchlo zistiť :

• Vaša spoločnosť stanovila kritériá na hodnotenie výkonnosti svojich zamestnancov.
• Potenciálni virtuálni zamestnanci majú vybavenie, ktoré potrebujú na správne vykonávanie svojich úloh na diaľku.
• Prácu je možné vykonať na diaľku.
• Prácu je možné vykonať bez trvalej interakcie s ostatnými zamestnancami.
• Potenciálni virtuálni zamestnanci preukázali, že dokážu efektívne pracovať bez každodenného dohľadu.
• Vedúci pracovníci môžu zamestnancov riadiť a dohliadať na nich skôr na základe ich výkonu, ako prostredníctvom priameho pozorovania.
• Pracovisko virtuálnych zamestnancov bolo skontrolované s cieľom overiť vhodnosť jeho vybavenia.

Zaškrtli ste veľa políčok? Ak je to tak, vaša spoločnosť je pripravená a schopná zaviesť pre svojich zamestnancov alternatívne pracovné podmienky.

Ak ste nechali veľa políčok prázdnych, bude vás čakať ešte nejaká práca, kým budete môcť vo svojom podnikaní privítať virtuálnych zamestnancov.

Vývoj podnikovej kultúry

Keď sa z mnohých zamestnancov stanú virtuálni zamestnanci, čelia manažéri nasledujúcemu problému: Čo sa stane s kultúrou spoločnosti (a výkonnosťou zamestnancov), ak bude čoraz viac zamestnancov pracovať mimo kancelárie?

Kultúra spoločnosti je v skutočnosti do veľkej miery založená na každodenných interakciách zamestnancov. Tí, ktorí pracujú mimo týchto interakcií, a preto sa ich nezúčastňujú, je nepravdepodobné, že by sa zaujímali o kultúru spoločnosti, a nie sú viac oddaní hodnotám a cieľom spoločnosti ako oni. “Ostatným zamestnancom .

výsledok: potenciálne menej produktívni zamestnanci ako ostatní, ktorých tímový duch a odhodlanie sú horšie.

Našťastie existuje niekoľko krokov, ktoré môžete podniknúť pomôžte svojim virtuálnym zamestnancom zapojiť sa do kultúry spoločnosti, mať tímového ducha a podporovať ciele spoločnosti.

Tu je niekoľko nápadov:

• Dohodnite si pravidelné stretnutia, na ktorých sa budú musieť všetci zamestnanci zúčastniť osobne, prostredníctvom telekonferencie alebo na internetovom diskusnom fóre. Diskutujte o cieľoch, ktoré sa majú dosiahnuť, a naplánujte si časový úsek, počas ktorého môže skupina vyriešiť aspoň jednu z najnaliehavejších otázok alebo viac, ak čas zostane.
• Vytvorte komunikačné podpery prístupné pre všetkých zamestnancov.
• S pomocou facilitátora pravidelne organizujte workshopy zamerané na budovanie tímového ducha a dôvery všetkých zamestnancov, virtuálnych aj nevirtuálnych.
• Naplánujte si pravidelné skupinové aktivity, ktoré môžu inšpirovať virtuálnych zamestnancov pri stretávaní, miešaní a spoznávaní. Napríklad zorganizujte obed na náklady spoločnosti, piknik v neďalekom parku atď. - možnosti sú neobmedzené.

Ako manažér si to pamätajte virtuálni zamestnanci čelia problémom že konvenční zamestnanci nevedia. Napríklad :

• Virtuálni zamestnanci si môžu myslieť, že nie sú adekvátne kompenzovaní za zdroje, ktoré prinesú (profesionálny priestor v domácnosti, počítač, elektrina, nábytok atď.).
• Virtuálni zamestnanci môžu mať pocit, že ich nadriadení nerešpektujú ich súkromie, ak sú príliš dotieraví. Pamätajte, že vaši zamestnanci nie sú k dispozícii XNUMX hodín denne, sedem dní v týždni. Držte sa ich pracovnej doby a na komunikáciu s nimi používajte ich pracovné, neosobné telefónne čísla a e-mailové adresy.
• Tradiční zamestnanci môžu žiarliť na „výsady“ virtuálnych zamestnancov.
• Zamestnanci, ktorí pracujú z domu, budú v práci prerušovaní skôr rodinnými povinnosťami ako tradiční zamestnanci.

To neznamená, že sa musíte vzdať ponúkania alternatívnych pracovných podmienok svojim zamestnancom. Majte na pamäti tieto riziká a uistite sa, že nie sú problémom vašim virtuálnym zamestnancom ani vašim tradičným zamestnancom.

Vzdialená správa

Zmenila sa samotná podstata práce a manažéri sa musia prispôsobiť spôsobu riadenia svojich zamestnancov. Ako monitorovať výkonnosť zamestnanca, keď týždne alebo dokonca mesiace po sebe nemá žiadny fyzický kontakt so svojím vedúcim?

Časť odpovede spočíva v návrat k základom ľudskej komunikácie.

Nájdite si čas na stretnutie

Nič neprekoná osobné stretnutie, aby sa vytvoril vzťah dôvery. Manažment je obchod s ľuďmi. Preto by ste mali venovať časť svojho času ľuďom vo svojom okolí - nielen keď máte príležitosť, ale aj keď sú vaši zamestnanci k dispozícii a cítia potrebu.

Čím viac sa vzdialenosť zväčšuje, tým viac sa musí zvyšovať komunikácia

Ak niektorí z vašich zamestnancov chcú byť čo najviac nezávislí a obmedziť svoj kontakt s vami, iní cítiť sa prehliadaní alebo ignorovaní, ak si nedáte námahu pravidelne s nimi komunikovať.

Čím sú zamestnanci od svojich nadriadených ďalej, tým viac úsilia musia obidve strany vyvinúť, aby zostali v kontakte.

Zvýšte komunikáciu pravidelným zasielaním informácií a / alebo organizovaním ďalších stretnutí.

Povzbuďte svojich zamestnancov, aby vás kontaktovali (komunikujú to, trvá to dva) a znásobte stretnutia tak, že zakaždým zatelefonujete rôznym tímom, aby všetci nakoniec schôdzku ukončili.

Prečítať tiež: ClickUp, ľahko spravujte všetku svoju prácu! & Reverso Correcteur: Najlepšia bezplatná kontrola pravopisu pre bezchybné texty

Pomocou technológie

Vedieť používať technológiu ako vektor komunikácie a nielen na šírenie informácií: podporujte výmenu informácií a povzbudzujte otázky.

Vytvorte diskusné fóra, na ktorých sa môžu manažéri a zamestnanci zúčastniť, alebo e-mailové bulletiny, ktoré zaznamenávajú všetky konverzácie, tímový pokrok, problémy a riešenia.

Ak chcete zamestnancov spravovať na diaľku, vyberte ikonu posilnenie pracovných vzťahov a jasnej komunikácie. Neváhajte osloviť ostatných a vytvoriť spoľahlivú komunikačnú sieť.

V ďalšej časti navrhujeme najlepšie nástroje na správu tímov a zamestnancov v roku 2021.

Najlepšie nástroje na správu na správu online projektov

Technológia nám ponúka množstvo riešení, ktoré nám ako HR profesionálom a obchodným manažérom uľahčujú život. Alebo sa aspoň snaží.

Nezáleží na tom, či migrujete zo zastaraného systému alebo ho chcete od začiatku implementovať do nového podniku. Niekedy je hlavnou výzvou zvoliť správne riešenie vzdialenej správy medzi širokou škálou.

Projekty Zoho

Projekty Zoho je jednoduchý systém riadenia projektov a úloh, ktorý rozdeľuje vaše veľké a zložité projekty na zvládnuteľné jednotky a podľa vašich termínov naplánuje opakujúce sa úlohy, závislosti a čiastkové úlohy.

Po dokončení projektov vám program Zoho Projects poskytne prístup k podrobným informáciám zobrazeným v ľahko pochopiteľných tabuľkách a grafoch, takže môžete informovať o svojich aktivitách, sledovať príležitosti a vidieť potenciálne nevýhody.

Ponúka tiež veľmi konkurenčný cenový systém pre malé podniky. Môžete sa ľahko zaregistrovať na bezplatné vyskúšanie projektu Zoho Projects pomocou odkazu v hornej časti sekcie.

Bitrix24

Bitrix24 je kompaktný projektový manažment, spolupráca a CRM sada, ktorá zohľadňuje všetky strany zapojené do veľkých a zložitých projektov.

Kľúčová funkčnosť systému sa točí okolo funkcie riadenia času a plánovania času, ktoré vám pomôžu nielen dodržať termíny, ale aj vypracovať podrobné a presné správy. Môžete ho použiť na koordináciu projektov, harmonogramov a úloh a využiť jeho CRM a komunikačnú platformu na zapojenie zákazníkov, pokiaľ sa ich to týka.

S až 12 používateľmi na palube môžete používajte Bitrix24 úplne zadarmo.

Trello

Trello je to, čo by sme radi nazvali softvérový systém zameraný na používateľa, pretože ponúka jedno z najpútavejších a najinteraktívnejších rozhraní.

Najšpecifickejšia je jej jedinečná metodológia inteligentných kariet a takmer neobmedzené tipy na konfiguráciu, ktoré jej umožňujú prijať aj tie najkomplexnejšie a najkonkrétnejšie projekty.

Trello navyše spája jednotlivcov aj tímy a ponúka celý rad funkcií sociálnej interakcie, ktoré uľahčujú spoluprácu.

Je to tiež jeden z najlacnejších a najlepších integrovaných nástrojov na tomto zozname.

Asan

Asan je ďalší známy systém riadenia a spolupráce v oblasti projektov, ktorý ponúka užívateľsky prívetivé rozhranie a pripomína sociálne médiá. Tímy majú radi živý stream aktivít, ktorý ich informuje o zmenách a aktualizáciách, a možnosť iniciovať súkromné ​​/ skupinové chaty z pohodlia rovnakého palubného panela.

Pokiaľ ide o projektové riadenie, vývojári Asana poukazujú na riadenie vzťahov a zmien ako na silné stránky svojej platformy a pripomínajú používateľom, že tiež ponúkajú najlepšiu zákaznícku podporu dostupnú v tomto výklenku.

V prípade Asany budú zákazníci tiež profitovať zo špecializovaného programu úspechu a vývoja novej taktiky riadenia projektov a spolupráce.

Tímová práca

Tímová práca bol navrhnutý pre tímy stredných a veľkých spoločností pracujúcich súčasne na rôznych projektoch, a preto patrí do skupiny systémov bohatých na funkcie, ktoré uľahčujú prístup k údajom a robia zrozumiteľnejšie metriky pre rôznych pokročilých používateľov.

Pomocou Tímovej práce môžete ľahko a rýchlo organizovať svoje projekty, tímy, zdroje, kalendáre atď. A zaistiť, aby boli všetci členovia tímu informovaní o zmenách a aktualizáciách.

Pod užívateľsky prívetivým a na prvý pohľad jednoduchým rozhraním napriek tomu objavíte výkonný analyzátor rizík a odmien a jeden z najsofistikovanejších mechanizmov predpovedania v priemysle.

BONUS: Slack

Voľný je aplikácia na zasielanie správ tímu, ktorá umožňuje všetkým členom projektu udržiavať jasné komunikačné línie. Používatelia aplikácie môžu na svojom počítači dostávať oznámenia o zverejňovaní nových správ, integrovať aplikáciu s kancelárskymi nástrojmi a vytvárať vlastné kanály.

Záver: Naučte sa povedať „Ďakujem“

Každý zamestnanec potrebuje uznanie svojho vedúceho. To, že zamestnanec pracuje mimo kancelárií spoločnosti, ešte neznamená, že na ne musíte zabudnúť. Tu je niekoľko krokov, ktoré môžete urobiť, aby sa vaši virtuálni zamestnanci cítili rovnako cenení ako ostatní.

Prečítať tiež: Najlepšie programy Master of Business Administration v Tunisku

Požiadajte svojich virtuálnych zamestnancov, aby informovali svojho manažéra a ostatných členov tímu o ich úspechoch, pretože tieto nie je možné priamo vyhodnotiť.

Osobitnú pozornosť venujte virtuálnym zamestnancom v prípade zmiešaného tímu, ktorý zahŕňa virtuálnych aj tradičných zamestnancov. Zapíšte si úspechy každého človeka.

Uistite sa, že vaši virtuálni zamestnanci sú zahrnutí do všetkých programov zameraných na vyjadrenie vášho uznania. Zapájajte ich do všetkých aktivít rovnako ako všetci ostatní.

Neprehliadnite potenciál internetu na uznanie. Myslite na e-mail alebo virtuálne kvety. Zapojte riadiacich pracovníkov do procesu rozpoznávania napríklad prostredníctvom telekonferenčných hovorov.

Prečítať tiež: Najlepšie najlepšie alternatívy k Monday.com

Zvážte možnosť ponúknuť virtuálnym zamestnancom predmety s logom spoločnosti (hrnčeky, tričká, čiapky atď.), Ktoré im pripomínajú, že sú súčasťou tímu.

Nezabudnite článok zdieľať so svojimi kolegami a priateľmi!