Topo: 5 Melhores Métodos de Gestão e Ferramentas para Gerenciar Projetos Online (2021)

Melhores ferramentas de gestão para funcionários virtuais 2021: Nas últimas décadas, as sociedades e os homens e mulheres que as compõem mudaram de atitude. A empresa relaxou muito em favor dos funcionários.

Hoje, os gestores querem levar em consideração as necessidades de cada indivíduo. Por quê ? Porque eles entenderam que com um mínimo de consideração (cada vez mais reclamados), eles obterão muito mais.

Quer os funcionários queiram deixar seus filhos na escola pela manhã, trabalhar apenas alguns dias da semana ou tirar muito tempo para cuidar de um parente doente, os gerentes são muito mais propensos a fazer o que quiserem. .

Essa mudança de atitude (junto com a natureza mutante do trabalho, os avanços da tecnologia e a redução dos níveis de gestão em muitas empresas) gerou uma nova categoria de funcionários: funcionários virtuais, passando a maior parte do tempo de trabalho fora de escritórios e fábricas, funcionários gerenciados remotamente, funcionários com horários flexíveis ou combinados e funcionários que trabalham remotamente no conforto de sua casa.

Neste artigo, nós ensinamos você como liderar funcionários virtuais, nós oferecemos a você nosso lista das melhores ferramentas de gestão de equipes e funcionários em 2021.

Gestão: Entendendo e Liderando Funcionários Virtuais

Com a proliferação de computadores pessoais, tanto no escritório quanto em casa, além de uma escolha atraente de modems e software de comunicação, a questão não é se seus funcionários podem trabalhar remotamente, mas se você está pronto para permitir que eles o façam.

Veja, o problema do teletrabalho para gerentes não surge em termos de tecnologia, mas de gestão de pessoal.

Claro, essas mudanças não são fáceis de implementar. Para gerentes que estão acostumados a ter seus funcionários disponíveis, prontos para responder instantaneamente às necessidades dos clientes, gerenciar funcionários remotamente é um tanto quanto opressor.

Nesta parte, você aprenderá sobre esse novo tipo de funcionário e a melhor forma de trabalhar com ele.

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Você aprenderá como liderar com eficácia os funcionários que trabalham remotamente ou se beneficiam de horários flexíveis ou combinados. Finalmente, você conhecerá o futuro do teletrabalho.

Um novo tipo de funcionário na empresa

Hoje, a empresa dá as boas-vindas a um novo tipo de funcionário: funcionários virtuais.

O que é um funcionário virtual?

Ele é um indivíduo que trabalha regularmente para uma empresa fora de seu escritório. Funcionários virtuais são adicionais àqueles que aceitaram (e muitas vezes exigiram) certas condições alternativas de trabalho, incluindo horários de trabalho combinados ou flexíveis.

Trabalhe remotamente, por quê?

Cada vez mais colaboradores optam por estas condições alternativas de trabalho, que podem incluir chegar e sair do escritório fora do horário tradicional ou simplesmente trabalhar a tempo inteiro a partir de casa.

Um desafio para gestores

Gerenciar pessoas que não estão fisicamente localizadas na sede da empresa é um verdadeiro desafio, o que requer uma abordagem totalmente diferente dos gerentes.

Quer os funcionários estejam em outras instalações, em outros países ou em casa, independentemente do motivo da separação física entre eles e a administração, os relacionamentos à distância dificultam o monitoramento do comportamento e do desempenho.

Os gerentes precisam determinar sistematicamente se os funcionários virtuais estão desempenhando suas funções tão bem quanto aqueles nos escritórios centrais da empresa.

Você está pronto para receber funcionários virtuais?

Sua empresa está pronta para trabalhar com funcionários virtuais? E você está pronto?

Aqui está uma lista de verificação que o ajudará a descobrir rapidamente :

• Sua empresa estabeleceu critérios para avaliar o desempenho de seus funcionários.
• Os funcionários virtuais em potencial têm o equipamento de que precisam para realizar seus trabalhos remotamente de maneira adequada.
• O trabalho pode ser feito remotamente.
• O trabalho pode ser feito sem interação permanente com outros funcionários.
• Funcionários virtuais em potencial provaram que podem trabalhar com eficácia sem supervisão diária.
• Os executivos podem gerenciar e supervisionar os funcionários com base em seu desempenho, e não por meio de observação direta.
• O local de trabalho dos funcionários virtuais foi examinado para verificar a adequação de seus equipamentos.

Você marcou muitas caixas? Se sim, a sua empresa está preparada e apta a implementar alternativas de condições de trabalho aos seus colaboradores.

Se você deixou muitas caixas vazias, terá que trabalhar um pouco antes de dar as boas-vindas aos funcionários virtuais em sua empresa.

A evolução da cultura corporativa

Quando muitos funcionários se tornam funcionários virtuais, os gerentes se deparam com o seguinte problema: O que acontecerá com a cultura da empresa (e o desempenho dos funcionários) se cada vez mais funcionários trabalharem fora do escritório?

Na verdade, a cultura de uma empresa é amplamente baseada nas interações diárias dos funcionários. Aqueles que trabalham fora dessas interações e, portanto, não participam delas, dificilmente se preocupam com a cultura da empresa e não estão mais comprometidos com os valores e objetivos da empresa do que são. ' .

resultado: funcionários potencialmente menos produtivos do que outros, cujo espírito de equipe e dedicação são inferiores.

Felizmente, existem várias etapas que você pode seguir para ajude seus funcionários virtuais a se envolverem na cultura da empresa, ter espírito de equipa e apoiar os objectivos da empresa.

Aqui estão algumas idéias:

• Organize reuniões regulares das quais todos os funcionários deverão comparecer, pessoalmente, por teleconferência ou em um fórum de discussão na Internet. Discuta as metas a serem alcançadas e agende um intervalo de tempo durante o qual o grupo possa resolver pelo menos uma das questões mais urgentes, ou mais, se houver tempo.
• Crie suportes de comunicação acessíveis a todos os funcionários.
• Com a ajuda de um facilitador, organize periodicamente workshops com o objetivo de construir o espírito de equipe e a confiança de todos os funcionários, virtuais e não virtuais.
• Programe atividades regulares em grupo que possam inspirar os funcionários virtuais a se encontrarem, se misturarem e se conhecerem. Por exemplo, organize um almoço às custas da empresa, um piquenique em um parque próximo, etc. - as possibilidades são ilimitadas.

Como gerente, lembre-se disso funcionários virtuais enfrentam problemas que os funcionários convencionais não sabem. Por exemplo :

• Os funcionários virtuais podem pensar que não estão sendo devidamente compensados ​​pelos recursos que trazem (espaço profissional em sua casa, computador, eletricidade, móveis, etc.).
• Funcionários virtuais podem achar que seus superiores não estão respeitando sua privacidade se forem muito intrusivos. Lembre-se de que seus funcionários não estão disponíveis XNUMX horas por dia ou sete dias por semana. Atenha-se ao horário de trabalho e use seus números de telefone e endereços de e-mail profissionais e não pessoais para se comunicar com eles.
• Os funcionários tradicionais podem ter ciúmes dos “privilégios” dos funcionários virtuais.
• Os empregados que trabalham em casa têm maior probabilidade de serem interrompidos por obrigações familiares do que os empregados tradicionais.

Isso não significa que você tenha que desistir de oferecer aos seus funcionários condições alternativas de trabalho. Mantenha esses riscos em mente e certifique-se de que eles não são um problema nem para seus funcionários virtuais nem para seus funcionários tradicionais.

Gerenciamento remoto

A própria natureza do trabalho mudou e os gerentes devem adaptar a maneira como gerenciam seus funcionários. Como monitorar o desempenho de um funcionário quando ele fica sem contato físico com seu gerente por semanas ou até meses consecutivos?

Parte da resposta está em um retorno ao básico da comunicação humana.

Aproveite o tempo para se encontrar

Nada supera uma reunião cara a cara para criar uma relação de confiança. A gestão é um negócio de pessoas. Portanto, você deve dedicar parte do seu tempo às pessoas ao seu redor - não apenas quando tiver oportunidade, mas quando seus funcionários estiverem disponíveis e sentirem necessidade.

Quanto mais a distância aumenta, mais a comunicação deve aumentar

Se alguns de seus funcionários desejam ser o mais independentes possível e reduzir o contato com você, outros sinta-se esquecido ou ignorado se não fizer um esforço para se comunicar com eles regularmente.

Quanto mais longe os funcionários estão de seus superiores, mais esforço ambas as partes devem fazer para se manterem em contato.

Aumente a comunicação enviando informações regularmente e / ou organizando mais reuniões.

Incentive seus funcionários a entrarem em contato com você (para se comunicar, são necessários dois) e multiplique as reuniões chamando equipes diferentes a cada vez para que todos acabem se encontrando.

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Usando tecnologia

Saber usar a tecnologia como vetor de comunicação e não apenas para distribuir informações: promover a troca de informações e estimular o questionamento.

Crie fóruns de discussão nos quais gerentes e funcionários possam participar ou envie boletins informativos por e-mail que registram todas as conversas, o progresso da equipe, problemas e soluções.

Para gerenciar funcionários remotamente, escolha o fortalecimento das relações de trabalho e comunicação clara. Não hesite em entrar em contato com outras pessoas para configurar uma rede de comunicação confiável.

Na próxima parte, sugerimos o melhores ferramentas de gestão de equipes e funcionários em 2021.

Melhores ferramentas de gestão para gerenciar projetos online

A tecnologia nos oferece uma infinidade de soluções para tornar nossas vidas mais fáceis como profissionais de RH e gerentes de negócios. Ou pelo menos ela está tentando.

Não importa se você está migrando de um sistema desatualizado ou procurando implementá-lo do zero para um novo negócio. Às vezes, o principal desafio é escolha a solução certa de gerenciamento remoto entre uma grande variedade.

Projetos Zoho

Projetos Zoho é um projeto simples e sistema de gerenciamento de tarefas que divide seus projetos grandes e complexos em unidades gerenciáveis ​​e agenda tarefas recorrentes, dependências e subtarefas de acordo com seus prazos.

Assim que os projetos são concluídos, o Zoho Projects dá acesso a informações detalhadas apresentadas em tabelas e gráficos fáceis de entender, para que você possa relatar suas atividades, rastrear oportunidades e aproveitar potenciais desvantagens.

Também oferece um sistema de preços muito vantajoso para pequenas empresas. Você pode facilmente se inscrever para a avaliação gratuita do Zoho Projects no link no topo da seção.

Bitrix24

Bitrix24 é um pacote compacto de gerenciamento de projetos, colaboração e CRM que leva em consideração todas as partes envolvidas em projetos grandes e complexos.

A principal funcionalidade do sistema gira em torno funções de gerenciamento de tempo e planejamento de tempo, que não só o ajudará a cumprir seus prazos, mas também a produzir relatórios detalhados e precisos. Você pode usá-lo para coordenar projetos, agendas e tarefas e se beneficiar de sua plataforma de CRM e comunicação para envolver os clientes quando eles estiverem preocupados.

Com até 12 usuários a bordo, você pode use Bitrix24 absolutamente grátis.

Trello

Trello é o que gostamos de chamar de sistema de software centrado no usuário porque oferece uma das interfaces mais envolventes e interativas que existem.

O que é mais específico é sua metodologia única de cartão inteligente e dicas de configuração quase ilimitadas que permitem a adoção até mesmo dos projetos mais complexos e específicos.

Além disso, o Trello conecta indivíduos e equipes e oferece uma variedade de recursos de interação social que tornam a colaboração mais agradável.

É também uma das ferramentas mais baratas e integradas desta lista.

Asana

Asana é outro conhecido sistema de gerenciamento de projetos e colaboração que oferece uma interface amigável e lembra a mídia social. As equipes adoram o fluxo de atividades ao vivo, que as mantém informadas sobre mudanças e atualizações, e a capacidade de iniciar bate-papos privados / em grupo no conforto do mesmo painel.

Em termos de gerenciamento de projetos, os desenvolvedores da Asana apontam o relacionamento e o gerenciamento de mudanças como os pontos fortes de sua plataforma, lembrando aos usuários que eles também oferecem o melhor suporte ao cliente disponível neste nicho.

Com o Asana, os clientes também se beneficiarão de um programa de sucesso dedicado e desenvolverão novas táticas de gerenciamento de projeto e colaboração.

Trabalho em equipe

Trabalho em equipe foi projetado para equipes de médias e grandes empresas que trabalham simultaneamente em diferentes projetos e, portanto, pertence ao grupo de sistemas ricos em recursos que facilitam o acesso aos dados e tornam as métricas mais compreensíveis para diferentes usuários avançados.

Com o Teamwork, você pode organizar seus projetos, equipes, recursos, calendários e muito mais com facilidade e rapidez, e garantir que todos os membros da equipe estejam atualizados com as mudanças e atualizações.

Por baixo da interface amigável e aparentemente simples, você descobrirá, no entanto, um poderoso analisador de risco e recompensa e um dos mecanismos de previsão mais sofisticados do setor.

BÔNUS: Slack

Slack é um aplicativo de mensagens de equipe que permite que todos os membros de um projeto mantenham linhas de comunicação claras. Os usuários do aplicativo podem receber notificações em sua área de trabalho quando novas mensagens são postadas, integrar o aplicativo com ferramentas de escritório e criar canais personalizados.

Conclusão: Aprenda a dizer "Obrigado"

Todo funcionário precisa do reconhecimento de seu gerente. Só porque um funcionário está trabalhando fora dos escritórios da empresa não significa que você tenha que esquecê-lo. Aqui estão algumas etapas que você pode realizar para que seus funcionários virtuais se sintam tão valorizados quanto qualquer outra pessoa.

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Peça a seus funcionários virtuais que avisem seu gerente e outros membros da equipe sobre suas realizações, pois elas não podem ser avaliadas diretamente.

Preste atenção especial aos funcionários virtuais, no caso de uma equipe mista - que inclui funcionários virtuais e tradicionais. Escreva as realizações de todos.

Certifique-se de que seus funcionários virtuais sejam incluídos em todos os programas destinados a expressar sua gratidão. Envolva-os em todas as atividades, assim como todos os outros.

Não subestime o potencial de reconhecimento da Internet. Pense em e-mail ou flores virtuais. Envolva executivos no processo de reconhecimento por meio de teleconferências, por exemplo.

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Considere oferecer aos funcionários virtuais itens com o logotipo da empresa (canecas, camisetas, bonés etc.) para lembrá-los de que fazem parte de uma equipe.

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