Topp: 5 beste administrasjonsmetoder og verktøy for å administrere online-prosjekter (2021)

Beste styringsverktøy for virtuelle ansatte 2021: I de siste tiårene har samfunn og menn og kvinner som komponerer dem endret holdning. Selskapet har slappet mye av til fordel for de ansatte.

I dag ønsker ledere å ta hensyn til behovene til hver enkelt. Hvorfor ? Fordi de forsto at med et minimum av hensyn (mer og mer hevdet), vil de oppnå mye mer.

Enten ansatte vil avgi barna på skolen om morgenen, jobbe bare bestemte dager i uken, eller ta seg lang tid for å ta seg av en syk slektning, er ledere mye mer sannsynlig å gjøre hva de vil. For å tilpasse seg disse behovene .

Denne holdningsendringen (sammen med den endrede naturen i arbeidet, fremskritt innen teknologi og reduksjon i ledelsesnivå i mange selskaper) har ført til en ny kategori ansatte: virtuelle ansatte, passering mesteparten av arbeidstiden borte fra kontorer og fabrikker, ansatte styrte eksternt, ansatte med fleksible eller ordnede timer, og ansatte som jobber eksternt hjemmefra.

I denne artikkelen lærer vi deg hvordan man kan lede virtuelle ansatte, vi tilbyr deg vår liste over de beste team- og ansattledelsesverktøyene i 2021.

Ledelse: Forståelse og ledelse av virtuelle ansatte

Med utbredelsen av personlige datamaskiner, både på kontoret og hjemme, pluss et attraktivt utvalg av modemer og kommunikasjonsprogramvare, spørsmålet er ikke om de ansatte kan jobbe eksternt, men om du er klar til å la dem gjøre det.

Ser du, problemet med fjernarbeid for ledere oppstår ikke når det gjelder teknologi, men med personaladministrasjon.

Selvfølgelig er disse endringene ikke enkle å gjennomføre. For ledere som er vant til å ha sine ansatte tilgjengelig, klare til å svare øyeblikkelig på kundebehov, er det litt overveldende å administrere ansatte eksternt.

I denne delen vil du oppdage denne nye typen ansatte og den beste måten å jobbe med dem på.

Les også: De beste MBA-programmene Master of Business Administration & De beste engelske franske oversettelsessidene

Du lærer hvordan du effektivt kan lede ansatte som jobber eksternt eller drar nytte av fleksible eller ordnede timer. Til slutt vil du bli klar over fremtiden for fjernarbeid.

En ny type ansatte i selskapet

I dag ønsker selskapet velkommen til en ny type ansatte: virtuelle ansatte.

Hva er en virtuell ansatt?

Han er et individ som regelmessig jobber for et selskap utenfor kontoret sitt. Virtuelle ansatte kommer i tillegg til de som har akseptert (og ofte krevd) visse alternative arbeidsforhold, inkludert ordnet eller fleksibel arbeidstid.

Arbeid eksternt, hvorfor?

Flere og flere ansatte velger disse alternative arbeidsforholdene, som kan omfatte å ankomme og forlate kontoret utenom tradisjonell tid eller bare jobbe hjemmefra på heltid.

En utfordring for ledere

Det er en reell utfordring å administrere personer som ikke er fysisk lokalisert ved selskapets hovedkvarter, som krever en helt annen tilnærming fra ledere.

Enten ansatte er i andre lokaler, i andre land eller hjemme, uansett årsak til den fysiske skillet mellom dem og ledelsen, gjør langdistanseforhold det vanskelig å overvåke atferd og ytelse.

Ledere må systematisk avgjøre om virtuelle ansatte utfører sine oppgaver så vel som de som er på hovedkontorets hovedkontor.

Er du klar til å ønske virtuelle ansatte velkommen?

Er virksomheten din klar til å jobbe med virtuelle ansatte? Og du, er du klar?

Her er en sjekkliste som vil hjelpe deg med å finne ut raskt :

• Bedriften din har satt kriterier for å evaluere resultatene til sine ansatte.
• Potensielle virtuelle ansatte har utstyret de trenger for å gjøre jobben sin på riktig måte eksternt.
• Arbeidet kan gjøres eksternt.
• Arbeidet kan gjøres uten permanent samhandling med andre ansatte.
• Potensielle virtuelle ansatte har bevist at de kan jobbe effektivt uten daglig tilsyn.
• Ledere kan administrere og føre tilsyn med ansatte basert på deres prestasjoner i stedet for gjennom direkte observasjon.
• Arbeidsplassen til de virtuelle ansatte ble undersøkt for å verifisere egnetheten til utstyret.

Krysset du av mange bokser? I så fall er bedriften din klar og i stand til å implementere alternative arbeidsforhold for sine ansatte.

Hvis du har lagt igjen mange bokser tomme, vil du ha litt arbeid å gjøre før du kan imøtekomme virtuelle ansatte i virksomheten din.

Bedriftskulturens utvikling

Når mange ansatte blir virtuelle ansatte, står ledere overfor følgende problem: Hva vil det bli av bedriftskulturen (og de ansattes ytelse) hvis flere og flere ansatte jobber utenfor kontoret?

Kulturen i et selskap er faktisk i stor grad basert på de daglige interaksjonene til ansatte. De som jobber utenfor disse interaksjonene og derfor ikke deltar i dem, vil neppe føle seg opptatt av selskapets kultur og er ikke mer forpliktet til selskapets verdier og mål enn de er. 'Til andre ansatte .

Resultat: potensielt mindre produktive ansatte enn andre, hvis lagånd og engasjement er dårligere.

Heldigvis er det en rekke trinn du kan ta hjelpe dine virtuelle ansatte med å bli involvert i kulturen i selskapet, å ha en lagånd og å støtte selskapets mål.

Her er noen ideer:

• Sett opp regelmessige møter som alle ansatte må delta på, personlig, via telefonkonferanse eller i et diskusjonsforum på Internett. Diskuter målene som skal nås og planlegg en tidsluke der gruppen kan løse minst ett av de mest presserende spørsmålene, eller flere, hvis tiden gjenstår.
• Lag kommunikasjonsstøtte tilgjengelig for alle ansatte.
• Ved hjelp av en tilrettelegger kan du regelmessig organisere workshops som tar sikte på å bygge teamånden og tilliten til alle ansatte, virtuelle og ikke-virtuelle.
• Planlegg vanlige gruppeaktiviteter som kan inspirere virtuelle ansatte til å møtes, blande seg og bli kjent med hverandre. Organiser for eksempel en lunsj på selskapets regning, en piknik i en nærliggende park, etc. - mulighetene er ubegrensede.

Husk det som leder virtuelle ansatte står overfor problemer at konvensjonelle ansatte ikke vet. For eksempel :

• Virtuelle ansatte tror kanskje at de ikke får riktig kompensasjon for ressursene de tar med (profesjonell plass i hjemmet, datamaskin, strøm, møbler osv.).
• Virtuelle ansatte kan føle at deres overordnede ikke respekterer deres privatliv hvis de er for påtrengende. Husk at dine ansatte ikke er tilgjengelige XNUMX timer i døgnet eller syv dager i uken. Hold deg til arbeidstiden og bruk deres arbeid, ikke-personlige telefonnummer og e-postadresse for å kommunisere med dem.
• Tradisjonelle ansatte kan være misunnelige på "privilegiene" til virtuelle ansatte.
• Ansatte som jobber hjemmefra blir mer sannsynlig avbrutt i sitt arbeid av familieforpliktelser enn tradisjonelle ansatte.

Dette betyr ikke at du må gi opp å tilby dine ansatte alternative arbeidsforhold. Husk disse risikoene og sørg for at de ikke er et problem verken til dine virtuelle ansatte eller til dine tradisjonelle ansatte.

Fjernstyring

Arbeidets natur har endret seg og ledere må tilpasse måten de administrerer sine ansatte på. Hvordan overvåke ytelsen til en ansatt når han ikke har fysisk kontakt med lederen sin i flere uker eller måneder på rad?

En del av svaret ligger i en retur til det grunnleggende om menneskelig kommunikasjon.

Ta deg tid til å møtes

Ingenting slår et møte ansikt til ansikt for å skape et tillitsforhold. Ledelse er en folkevirksomhet. Derfor bør du bruke litt av tiden din til menneskene rundt deg - ikke bare når du har muligheten, men når de ansatte er tilgjengelige og føler behov.

Jo mer avstanden øker, jo mer må kommunikasjonen øke

Hvis noen av dine ansatte vil være så uavhengige som mulig og redusere kontakten med deg, andre føler deg oversett eller ignorert hvis du ikke anstrenger deg for å kommunisere med dem regelmessig.

Jo lenger unna ansatte er fra sine overordnede, jo mer innsats må begge parter gjøre for å holde kontakten.

Øk kommunikasjonen ved regelmessig å sende informasjon og / eller organisere flere møter.

Oppfordre dine ansatte til å kontakte deg (å kommunisere, det tar to) og multipliser møtene ved å ringe forskjellige team hver gang, slik at alle ender med å møte.

Les også: ClickUp, administrer enkelt alt arbeidet ditt! & Reverso Correcteur: Beste gratis stavekontroll for feilfri tekster

Bruke teknologi

Lær hvordan du bruker teknologi som kommunikasjonsvektor og ikke bare for å distribuere informasjon: fremme informasjonsutveksling og oppmuntre til spørsmål.

Opprett diskusjonsfora som ledere og ansatte kan delta i, eller e-post nyhetsbrev som registrerer alle samtaler, teamfremdrift, problemer og løsninger.

For å administrere ansatte eksternt, velg styrke arbeidsforhold og tydelig kommunikasjon. Ikke nøl med å nå ut til andre for å opprette et pålitelig kommunikasjonsnettverk.

I neste del foreslår vi beste team- og ansattes ledelsesverktøy i 2021.

Beste administrasjonsverktøy for å administrere online prosjekter

Teknologi tilbyr oss en rekke løsninger for å gjøre livene våre enklere som HR-fagpersoner og bedriftsledere. Eller i det minste prøver hun.

Det spiller ingen rolle om du migrerer fra et utdatert system eller ønsker å implementere det fra bunnen av for en ny virksomhet. Noen ganger er hovedutfordringen å velg riktig løsning for ekstern styring blant et bredt utvalg.

Zoho Prosjekter

Zoho Prosjekter er et enkelt prosjekt- og oppgavestyringssystem som deler dine store, komplekse prosjekter i håndterbare enheter og planlegger tilbakevendende oppgaver, avhengigheter og underoppgaver i henhold til tidsfrister.

Når prosjektene er fullført, gir Zoho Projects deg tilgang til detaljert informasjon presentert i lettfattelige tabeller og grafer, slik at du kan rapportere om aktivitetene dine, spore muligheter og gripe potensielle ulemper.

Det tilbyr også et veldig fordelaktig prissystem for små bedrifter. Du kan enkelt registrere deg for Zoho Projects gratis prøveversjon på lenken øverst i seksjonen.

Bitrix24

Bitrix24 er en kompakt prosjektledelse, samarbeid og CRM-pakke som tar hensyn til alle parter som er involvert i store og komplekse prosjekter.

Nøkkelfunksjonaliteten til systemet kretser rundt tidsstyrings- og tidsplanleggingsfunksjoner, som ikke bare vil hjelpe deg med å overholde fristene dine, men også produsere detaljerte og nøyaktige rapporter. Du kan bruke den til å koordinere prosjekter, tidsplaner og oppgaver, og dra nytte av CRM- og kommunikasjonsplattformen for å engasjere kunder når de er bekymret.

Med opptil 12 brukere ombord, kan du bruk Bitrix24 helt gratis.

Trello

Trello er det vi liker å kalle et brukersentrert programvaresystem fordi det tilbyr et av de mest engasjerende og interaktive grensesnittene der ute.

Det som er mest spesifikt er dens unike smartkortmetodikk og nesten ubegrensede konfigurasjonstips som gjør det mulig å vedta selv de mest komplekse og spesifikke prosjektene.

I tillegg forbinder Trello både enkeltpersoner og team, og tilbyr en rekke sosiale interaksjonsfunksjoner som gjør samarbeidet morsommere.

Det er også et av de billigste og beste integrerte verktøyene på denne listen.

asana

asana er et annet kjent prosjektledelses- og samarbeidssystem som tilbyr et brukervennlig grensesnitt og som minner om sosiale medier. Teamene elsker live-aktivitetsstrømmen som holder dem informert om endringer og oppdateringer, og muligheten til å starte private / gruppechatter fra samme dashbord.

Når det gjelder prosjektledelse, peker Asana -utviklere på relasjons- og endringsledelse som styrken til plattformen, og minner brukerne om at de også tilbyr den beste kundestøtten som er tilgjengelig i denne nisjen.

Med Asana vil kundene også dra nytte av et dedikert suksessprogram og utvikle ny prosjektledelse og samarbeidstaktikk.

Teamwork

Teamwork ble designet for team av mellomstore og store selskaper som jobber samtidig med forskjellige prosjekter, og tilhører derfor gruppen av funksjonsrike systemer som letter datatilgang og gjør beregninger mer forståelige for forskjellige strømbrukere.

Med Teamwork kan du organisere dine prosjekter, team, ressurser, kalendere og mer enkelt og raskt, og sørge for at alle teammedlemmer er oppdaterte med endringer og oppdateringer.

Under det brukervennlige og tilsynelatende greie grensesnittet vil du likevel oppdage en kraftig risiko- og avkastningsanalysator, og en av de mest sofistikerte prognosemekanismene i bransjen.

BONUS: Slakk

Slack er en teammeldingsapp som lar alle medlemmer av et prosjekt opprettholde klare kommunikasjonslinjer. Brukere av appen kan motta varsler på skrivebordet når nye meldinger blir lagt ut, integrere appen med kontorverktøy og opprette egendefinerte kanaler.

Konklusjon: Lær å si "Takk"

Hver ansatt trenger anerkjennelse fra lederen sin. Bare fordi en ansatt jobber vekk fra firmakontorer, betyr ikke det at du må glemme dem. Her er noen trinn du kan ta for å få dine virtuelle ansatte til å føle seg like verdsatt som alle andre.

Les også: De beste Master of Business Administration-programmene i Tunisia

Be dine virtuelle ansatte fortelle lederen og andre teammedlemmer om deres prestasjoner, da disse ikke kan vurderes direkte.

Vær spesielt oppmerksom på virtuelle ansatte når det gjelder et blandet team - som inkluderer både virtuelle og tradisjonelle ansatte. Skriv ned alles prestasjoner.

Forsikre deg om at de virtuelle medarbeiderne dine er inkludert i programmer som er rettet mot å uttrykke din takknemlighet. Involver dem i alle aktiviteter, akkurat som alle andre.

Ikke overse internettets potensial for anerkjennelse. Tenk på e-post eller virtuelle blomster. Involver ledere i anerkjennelsesprosessen gjennom telefonkonferanser, for eksempel.

Les også: Topp beste alternativene til Monday.com

Vurder å tilby virtuelle ansatte gjenstander som har selskapets logo (krus, t-skjorter, caps osv.) For å minne dem om at de er en del av et team.

Ikke glem å dele artikkelen med kollegaene og vennene dine!