Top : 5 Meilleurs Méthodes et Outils de Management pour gérer des projets en ligne (2021)

Meilleurs outils de management des employés virtuels 2021 : Depuis quelques dizaines d’années, les sociétés ainsi que les hommes et les femmes qui les composent ont changé d’attitude. L’entreprise s’est beaucoup assouplie en faveur des employés.

Aujourd’hui, les managers tiennent à prendre en compte les besoins de chaque individu. Pourquoi ? Parce qu’ils ont compris qu’avec un minimum de considération (de plus en plus revendiquée), ils obtiendront bien davantage.

Que les employés souhaitent déposer leurs enfants à l’école le matin, travailler uniquement certains jours par semaine ou prendre un congé de longue durée pour s’occuper d’un parent malade, les managers sont beaucoup plus enclins à faire tout ce qu’ils peuvent pour s’adapter à ces besoins.

Ce changement d’attitude (ainsi que l’évolution de la nature du travail, les progrès de la technologie et la réduction des niveaux de management dans de nombreuses entreprises) a conduit à une nouvelle catégorie d’employés : des employés virtuels, qui passent la majeure partie de leur temps de travail loin des bureaux et des usines, des employés gérés à distance, des employés avec des horaires flexibles ou aménagés, et des employés qui télé-travaillent dans le confort de leur domicile.

Dans cet article on vous apprends comment diriger des employés virtuels, on vous propose notre liste des meilleurs Outils de Management d’équipes et des employés en 2021.

Management : Comprendre et Diriger des Employés Virtuels

Avec la prolifération des ordinateurs personnels, aussi bien au bureau qu’à la maison, à laquelle s’ajoute un choix attractif de modems et de logiciels de communication, la question n’est pas de savoir si vos employés peuvent travailler à distance mais si vous êtes prêt à les y autoriser.

Voyez-vous, le problème du télétravail pour les managers ne se pose pas en termes de technologie mais de gestion du personnel.

Bien sûr, ces changements ne sont pas faciles à mettre en place. Pour les managers qui ont l’habitude d’avoir leurs employés sous la main, prêts à répondre instantanément aux besoins des clients, gérer des employés à distance est quelque peu déconcertant.

Dans cette partie, vous allez découvrir ce nouveau genre d’employés et la meilleure façon de travailler avec eux.

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Vous apprendrez à diriger efficacement les employés qui travaillent à distance ou bénéficient d’horaires flexibles ou aménagés. Enfin, vous prendrez conscience de l’avenir du télétravail.

Un nouveau genre d’employés dans l’entreprise

Aujourd’hui, l’entreprise accueille un nouveau genre d’employés : les employés virtuels.

Qu’est-ce qu’un employé virtuel ?

C’est un individu qui travaille régulièrement pour une entreprise à l’extérieur de ses bureaux. Les employés virtuels s’ajoutent à ceux qui ont accepté (et souvent réclamé) certaines conditions de travail alternatives, notamment des horaires de travail aménagés ou flexibles.

Travailler à distance, Pourquoi ?

De plus en plus d’employés optent pour ces conditions de travail alternatives, qui peuvent consister à arriver au bureau et à en repartir en dehors des horaires traditionnels ou à travailler purement et simplement chez soi à temps plein.

Un challenge pour les managers

Gérer des individus qui ne se trouvent pas physiquement au siège de l’entreprise est un véritable défi, qui requiert une approche totalement différente de la part des managers.

Que les employés se trouvent dans d’autres locaux, dans d’autres pays ou chez eux, quel que soit le motif de la séparation physique entre eux et le management, les relations à distance compliquent le contrôle des comportements et des performances.

Les managers doivent déterminer de façon systématique si les employés virtuels remplissent leurs tâches aussi bien que ceux qui se trouvent dans les bureaux du siège de l’entreprise.

Êtes-vous prêt à accueillir des employés virtuels ?

Votre entreprise est-elle prête à travailler avec des employés virtuels ? Et vous, êtes-vous prêt ?

Voici une check-list qui va vous permettre de le savoir rapidement :

• Votre entreprise a fixé des critères pour évaluer les performances de ses employés.
• Les éventuels employés virtuels ont l’équipement nécessaire pour effectuer correctement leur travail à distance.
• Le travail peut être fait à distance.
• Le travail peut être effectué sans interaction permanente avec les autres employés.
• Les éventuels employés virtuels ont prouvé qu’ils peuvent travailler efficacement en l’absence de supervision quotidienne.
• Les cadres peuvent gérer et superviser les employés en fonction de leurs résultats plutôt que par une observation directe.
• Le lieu de travail des employés virtuels a été examiné en vue de vérifier l’adéquation de son équipement.

Avez-vous coché beaucoup de cases ? Si oui, votre entreprise est prête et apte à mettre en place des conditions de travail alternatives pour ses employés.

Si vous avez laissé beaucoup de cases vides, vous allez avoir du pain sur la planche avant de pouvoir accueillir des employés virtuels dans votre entreprise.

L’évolution de la culture de l’entreprise

Lorsque de nombreux employés deviennent des employés virtuels, les managers sont confrontés au problème suivant : que va devenir la culture de la société (et les performances des employés) si de plus en plus d’employés travaillent en dehors des bureaux ?

En effet, la culture d’une société repose en grande partie sur les interactions quotidiennes des employés. Ceux qui travaillent en dehors du cadre de ces interactions et qui, par conséquent, n’y prennent pas part, ne se sentent probablement pas concernés par la culture de la société et ne sont pas plus attachés aux valeurs et aux objectifs de la société qu’aux autres employés.

Résultat : des employés potentiellement moins productifs que les autres, dont l’esprit d’équipe et le dévouement sont inférieurs.

Heureusement, vous pouvez prendre un certain nombre de mesures pour aider vos employés virtuels à s’impliquer dans la culture de l’entreprise, à avoir l’esprit d’équipe et à soutenir les objectifs de la société.

Voici quelques idées :

• Organisez régulièrement des réunions auxquelles tous les employés devront assister, en personne, par téléconférence ou dans un forum de discussion sur Internet. Discutez des objectifs à atteindre et prévoyez un créneau horaire pendant lequel le groupe pourra résoudre au moins une des questions les plus urgentes, ou plus, s’il reste du temps.
• Créez des supports de communication accessibles à chaque employé.
• Avec l’aide d’un animateur, organisez périodiquement des ateliers destinés à renforcer l’esprit d’équipe et la confiance de tous les employés, virtuels et non virtuels.
• Programmez régulièrement des activités en groupe susceptibles d’inciter les employés virtuels à se rencontrer, à se mêler aux autres et à faire leur connaissance. Organisez, par exemple, un déjeuner aux frais de la société, un pique-nique dans un parc des alentours, etc. – les possibilités sont infinies.

En tant que manager, n’oubliez pas que les employés virtuels sont confrontés à des problèmes que ne connaissent pas les employés classiques. Par exemple :

• Les employés virtuels peuvent penser qu’ils ne sont pas correctement rémunérés pour les ressources qu’ils apportent (espace professionnel dans leur domicile, ordinateur, électricité, mobilier, etc.).
• Les employés virtuels peuvent avoir l’impression que leurs supérieurs ne respectent pas leur vie privée si ceux-ci sont trop intrusifs. N’oubliez pas que vos employés ne sont pas disponibles vingt-quatre heures sur vingt-quatre ni sept jours sur sept. Respectez leurs horaires de travail et utilisez leurs numéro de téléphone et adresse électronique professionnels et non personnels pour communiquer avec eux.
• Les employés classiques peuvent être jaloux des « privilèges » des employés virtuels.
• Les employés qui travaillent à leur domicile risquent d’être plus souvent interrompus dans leur travail par des obligations familiales que les employés classiques.

Cela ne veut pas dire que vous deviez renoncer à offrir à vos employés des conditions de travail alternatives. Gardez ces risques à l’esprit et assurez-vous qu’ils ne posent pas de problèmes ni à vos employés virtuels ni à vos employés classiques.

Le management à distance

La nature même du travail a changé et les managers doivent adapter leur façon de gérer leurs employés. Comment contrôler les performances d’un employé lorsque celui-ci n’a aucun contact physique avec son manager pendant des semaines voire des mois d’affilée ?

La réponse réside en partie dans un retour aux bases de la communication humaine.

Prendre le temps de se rencontrer

Rien ne vaut une rencontre en personne pour créer une relation de confiance. Le management est une affaire de personnes. Par conséquent, vous devez consacrer une partie de votre temps aux personnes qui vous entourent – non seulement quand vous en avez la possibilité, mais lorsque vos employés sont disponibles et en ressentent le besoin.

Plus la distance augmente, plus la communication doit augmenter

Si certains de vos employés souhaitent être le plus autonomes possible et réduire leurs contacts avec vous, d’autres se sentiront négligés ou ignorés si vous ne faites pas régulièrement l’effort de communiquer avec eux.

Plus les employés sont loin de leurs supérieurs, plus les deux parties doivent faire des efforts pour rester en contact.

Augmentez la communication en envoyant régulièrement des informations et/ou en organisant davantage de réunions.

Encouragez vos employés à vous contacter (pour communiquer, il faut être deux) et multipliez les réunions en convoquant à chaque fois des équipes différentes pour que tout le monde finisse par se rencontrer.

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Utiliser la technologie

Sachez utiliser la technologie comme vecteur de communication et pas uniquement pour distribuer des informations : favorisez l’échange d’information et encouragez les questions.

Créez des forums de discussion auxquels pourront participer les cadres et les employés ou des bulletins d’information électroniques dans lesquels seront consignés tous les échanges, les progrès des équipes, les problèmes et les solutions.

Pour gérer les employés à distance, optez pour le renforcement des relations de travail et une communication claire. N’hésitez pas à aller vers les autres pour mettre en place un réseau de communication fiable.

Dans la partie suivante, on vous propose les meilleurs Outils de Management d’équipes et des employés en 2021.

Meilleurs Outils de Management pour gérer des projets en ligne

La technologie nous offre une multitude de solutions pour nous faciliter la vie en tant que professionnels des RH et gestionnaires d’entreprise. Ou du moins, elle essaye.

Peu importe que vous migriez d’un système obsolète ou que vous cherchiez à le mettre en œuvre à partir de zéro pour une nouvelle entreprise. Parfois, le principal défi consiste à choisir la bonne solution de management à distance parmi une grande variété.

Zoho Projects

Zoho Projects est un système de gestion de projet et de gestion des tâches simple qui divise vos grands projets complexes en unités gérables et planifie les tâches récurrentes, les dépendances et les sous-tâches en fonction de vos délais.

Une fois les projets réalisés, Zoho Projects vous donne accès à des informations détaillées présentées sous forme de tableaux et de graphiques compréhensibles, afin que vous puissiez rendre compte de vos activités, suivre les opportunités et saisir d’éventuels inconvénients.

Il offre également un système de prix très avantageux pour les petites entreprises. Vous pouvez facilement vous inscrire à l’essai gratuit de Zoho Projects sur le lien en haut de la section.

Bitrix24

Bitrix24 est une suite compacte de gestion de projet, de collaboration et de CRM qui prend en compte toutes les parties impliquées dans des projets importants et complexes.

La fonctionnalité clé du système tourne autour de la gestion du temps et des fonctions de planification du temps, ce qui vous aidera non seulement à respecter vos délais, mais aussi à produire des rapports détaillés et précis. Vous pouvez l’utiliser pour coordonner les projets, les plannings et les tâches, et bénéficier de sa plate-forme CRM & communication pour impliquer les clients quand ils sont concernés.

Avec jusqu’à 12 utilisateurs à bord, vous pouvez utiliser Bitrix24 absolument gratuitement.

Trello

Trello est ce que nous aimons appeler un système logiciel centré sur l’utilisateur, car il offre l’une des interfaces les plus engageantes et les plus interactives du marché.

Ce qui est le plus spécifique, c’est sa méthodologie unique de carte à puce et ses astuces de configuration quasi illimitées qui lui permettent d’adopter même les projets les plus complexes et les plus spécifiques.

De plus, Trello relie à la fois les individus et les équipes, et offre une variété de caractéristiques d’interaction sociale qui rendent la collaboration plus agréable.

C’est aussi l’un des outils les plus économiques et les mieux intégrés de cette liste.

Asana

Asana est un autre système de gestion de projet et de collaboration très connu qui offre une interface conviviale et rappelant les médias sociaux. Les équipes aiment le flux d’activités en direct qui les tient informées des changements et des mises à jour, et la possibilité de lancer des discussions privées/en groupe depuis le confort du même tableau de bord.

En termes de gestion de projet, les développeurs d’Asana désignent la gestion des relations et du changement comme les points forts de leur plate-forme, rappelant aux utilisateurs qu’ils offrent également le meilleur support client disponible dans cette niche.

Avec Asana, les clients bénéficieront également d’un programme de succès dédié et développeront de nouvelles tactiques de gestion de projet et de collaboration.

Teamwork

Teamwork a été conçu pour les équipes de moyennes et grandes entreprises travaillant simultanément sur différents projets, et fait donc partie du groupe des systèmes riches en fonctionnalités qui facilitent l’accès aux données et rendent les métriques plus compréhensibles pour les différents utilisateurs expérimentés.

Avec Teamwork, vous pouvez organiser vos projets, vos équipes, vos ressources, vos calendriers et bien plus encore avec facilité et rapidité, et vous assurer que tous les membres de l’équipe sont en phase avec les changements et les mises à jour.

Au-dessous de l’interface conviviale et apparemment simple, vous découvrirez néanmoins un puissant analyseur de risques et de bénéfices, et l’un des mécanismes de prévision les plus sophistiqués de l’industrie.

BONUS : Slack

Slack est une application de messagerie d’équipe qui permet à tous les membres d’un projet de maintenir des lignes de communication claires. Les utilisateurs de l’application peuvent recevoir des notifications sur leur bureau lorsque de nouveaux messages sont postés, intégrer l’application aux outils bureautiques et créer des canaux personnalisés.

Conclusion : Apprendre à dire « Merci »

Tout employé a besoin de la reconnaissance de son manager. Ce n’est pas parce qu’un employé travaille loin des bureaux de l’entreprise que vous devez l’oublier. Voici quelques mesures à prendre pour que vos employés virtuels se sentent autant appréciés que les autres.

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Demandez à vos employés virtuels d’informer leur supérieur et les autres membres de l’équipe de leurs accomplissements, étant donné que ceux-ci ne peuvent pas être évalués directement.

Soyez particulièrement attentif aux employés virtuels dans le cas d’une équipe mixte – qui comporte à la fois des employés virtuels et des employés traditionnels. Notez les accomplissements de chacun.

Veillez à ce que vos employés virtuels soient inclus dans tous les programmes visant à exprimer votre reconnaissance. Faites-les participer à toutes les activités au même titre que les autres.

Ne négligez pas le potentiel d’Internet en matière de reconnaissance. Pensez à l’e-mail ou aux fleurs virtuelles. Impliquez les cadres dans le processus de reconnaissance par le biais d’appels en téléconférence, par exemple.

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Pensez à offrir aux employés virtuels des objets portant le logo de la société (mugs, tee-shirts, casquettes, etc.) pour leur rappeler qu’ils font partie d’une équipe.

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