امضای الکترونیکی: چگونه یک امضای الکترونیکی ایجاد کنیم؟

امضای الکترونیکی و امضای الکترونیکی ایجاد کنید : با گسترش دورکاری به دلیل بحران سلامت، گزینه اسناد را از راه دور امضا کنید برای ادامه مبادلات اداری و تجاری ضروری شده است. در واقع، امضای الکترونیکی همان ارزش حقوقی امضای دست‌نویس را دارد. امضای الکتریکی چیست؟ انواع مختلف آن چیست؟ چگونه یک سند را با امضای الکترونیکی امضا کنیم؟ در اینجا همه چیزهایی است که باید در مورد این پرونده جاه طلبانه بدانید.

سه چهارم کاربران امضای الکترونیکی از آن در هر دو سند دریافتی از خارج و تولید داخلی استفاده می کنند. بر اساس این مطالعه، شرکت ها باید عمدتاً این سه نوع سند را به صورت الکترونیکی امضا کنند: سفارش خرید با 69٪، فاکتور و رسید 57٪. راست می گویند! با انجام این کار، آنها از داده‌های خود حتی بیشتر محافظت می‌کنند، زیرا امضای الکترونیکی قبض به صورت الکترونیکی اجازه می‌دهد تا امضاکننده با اطمینان شناسایی شود و یکپارچگی سند را تضمین می‌کند. در نهایت، بازارهای عمومی در 50٪. از تاریخ 15 ژوئن 2012، برای پاسخگویی به فراخوان دیجیتالی مناقصه قراردادهای عمومی، داشتن گواهی امضای دیجیتال الکترونیکی مطابق با الزامات استاندارد در حال اجرا الزامی است.

امضای الکترونیکی چیست؟

امضای الکترونیکی یک فرآیند فنی است که اجازه می دهد امضا کنندگان شناسایی شده را به یک سند و تایید آن ملزم می کند مانند، که در اصل، امضای دست نویس. این فرآیند یکپارچگی اسناد امضا شده (اسناد قانونی، پرونده ها، داده ها و غیره) را تضمین می کند. بنابراین، امضای دست‌نویس اسکن شده باید الزامات یکپارچگی و شناسایی خاصی را داشته باشد. امضای الکترونیکی به معنای حقوقی کلمه تلقی شود.

برای ایجاد یک امضای دیجیتال، باید گواهی امضا را دریافت کنید، که هویت شما را ثابت می کند. هنگامی که یک سند ماکرو یا امضای دیجیتالی ارسال می کنید، گواهی و کلید عمومی خود را نیز ارسال می کنید. گواهینامه ها توسط یک مرجع صدور گواهینامه صادر می شود و مانند گواهینامه رانندگی قابل ابطال است. یک گواهی معمولاً یک سال اعتبار دارد و پس از آن امضاکننده باید برای احراز هویت، گواهی امضای جدید را تمدید یا دریافت کند.

مرجع صدور گواهینامه - مرجع صدور گواهی، نهادی است مشابه دفتر اسناد رسمی. گواهی‌های دیجیتال صادر می‌کند، آنها را برای تأیید اعتبارشان امضا می‌کند، و گواهی‌هایی را که باطل شده یا منقضی شده‌اند را پیگیری می‌کند.

تعریف تکنولوژیکی امضا

فرآیند فنی امضای الکترونیکی بر اساس الف است گواهی الکترونیکی صادر شده توسط یک مرجع صدور گواهینامه. این مسئول فرآیند صدور گواهی است، زمانی که تأیید هویت توسط نهاد دیگری (مثلاً مرجع ثبت) انجام شود. همچنین مسئول حفظ و انتشار فهرست ابطال گواهی هایی است که صادر کرده است. پس از صدور، گواهی حاوی کلیدهایی برای اطمینان از صحت سند امضا شده و همچنین یکپارچگی آن است. کلیدهای آن به عنوان کلیدهای رمزگذاری (کلید خصوصی) و رمزگشایی (کلید عمومی) شناخته می شوند

مرجع صدور گواهینامه 

چه کسی گواهی صادر می کند؟ این مرجع صدور گواهی است که می تواند یک شرکت یا یک سازمان باشد. او تحویل می دهد گواهی الکترونیکی برای تایید هویت اشخاص حقوقی یا حقیقی. مرجع صدور گواهینامه از طرف خود یا به شرح زیر عمل می کند: 

• داخلی: استفاده از گواهی موجود برای ایجاد نشان دسترسی، کارت رمزگشایی یا امضای الکترونیکی برای اعضای سازمان خود. 
• خارجی: با صدور گواهی‌هایی که اجازه استفاده از امضای الکترونیکی را با نمایندگان فروش خود به‌وسیله یک توافق‌نامه اثبات‌شده از پیش تعیین‌شده و تأیید شده می‌دهد.

اما همچنین می تواند از طرف اشخاص ثالث به عنوان یک شخص ثالث مورد اعتماد شناخته شده عمل کند: 

• در سطح ملی (در فرانسه به رسمیت شناخته شده توسط ANSSI): به یک PSCO تبدیل می شود که استاندارد ملی (RGS-General Safety Standard) را برآورده می کند. 
• در سطح اروپا (با توجه به الزامات مقررات eIDAS): این یک PSCQ است که استاندارد اروپایی را برآورده می کند (از طریق ANSSI، که نهاد نظارتی آن در فرانسه است). لطفا توجه داشته باشید که استانداردهای اروپایی و ملی یکسان نیستند. 
• در سطح بین المللی: هیچ الزام بین المللی شناخته شده ای وجود ندارد. این رویکرد تعیین این است که آیا توافق نامه های شناسایی متقابل بین ارائه دهندگان ملی یا اروپایی و کشور خارجی مورد نظر وجود دارد یا خیر. 

سپس این یک ابتکار صرفاً خصوصی است و بسته به تحول مقررات در یک طرف یا طرف دیگر، این فرآیند باید تکرار شود.

بازار امضای دیجیتال

نگاه از حرفه ای ها با توجه به امضای دیجیتال بسیار مثبت است. 85 درصد معتقدند که امضای الکترونیکی ارزشی برابر با امضای دست‌نویس دارد. در واقع، این درست است. برای تقریباً سه سازمان از چهار سازمان، امضای الکترونیکی به کمتر از 100 سند در ماه مربوط می شود. از هر پنج شرکت، چهار شرکت ترجیح می‌دهند توسط یک ارائه‌دهنده خدمات اعتماد واجد شرایط مورد تایید ANSSI پشتیبانی شوند.

اما به گفته پاسخ دهندگان، به نظر می رسد این تلاش دیجیتالی کردن، بسته به اندازه شرکت های در نظر گرفته شده، ناهموار است: 41 درصد SME ها، 53 درصد شرکت های متوسط ​​و تنها 25 درصد مشاغل بسیار کوچک هستند. با این حال، راه حل های امضای الکترونیکی برای پیاده سازی ساده هستند و هزینه آنها بسیار مناسب است.

امضای الکترونیکی از زمان لازم‌الاجرا شدن قانون شماره 2000-230 در 13 مارس 2000 دارای ارزش قانونی است. این نشان می‌دهد که امضای دیجیتالی به همان شکلی که امضای دست‌نویس رضایت امضاکننده را جلب می‌کند.

بهترین راه حل برای ایجاد امضای الکترونیکی

ریختن به صورت دیجیتالی یک اجاره نامه را امضا کنید یا حتی ملکی بخرید، و اینکه دارای ارزش قانونی است، باید از طریق شخص ثالث مورد اعتماد مراجعه کنید.. بسیاری از شرکت ها دارای مجوز برای انجام تاییدیه های قانونی عملیات امنیتی، تراکنش و ذخیره سازی هستند. اگر هر کدام راه حل خود را ارائه دهند، کم و بیش پیچیده یا آسان برای استفاده، رویکرد آنها نسبتا مشابه است: این روش کمی شبیه به خرید آنلاین است، با احراز هویت از طریق یک کد مخفی از طریق پیامک. این فرآیند به شرح زیر است:

• شما از اعتبار خود برای اتصال آنلاین به سایت شخص ثالث مورد اعتماد یا در صورت تأیید هویت واجد شرایط یا حتی کلید الکترونیکی خود استفاده می کنید.
• شما سند را به امضا اضافه می کنید (ورد، PDF و غیره).
• شما امضاکنندگان را پس از وارد کردن اطلاعات تماس آنها (به ویژه شماره تلفن همراه آنها) دعوت می کنید.
• هر امضاکننده برای اطمینان از امنیت امضا، یک اعلان امضا از طریق ایمیل و یک کد ارسال شده از طریق پیامک دریافت می کند.

همانطور که گفته شد، چندین ابزار آنلاین وجود دارد که خدمات ایجاد امضای الکترونیکی و مدیریت تراکنش های الکترونیکی را ارائه می دهد، البته برخی از آنها هزینه دارند، برخی دیگر با محدودیت در سطح عملکردهای موجود رایگان هستند. در لیست زیر ما لیستی از بهترین راه حل ها برای ایجاد امضای الکترونیکی را با شما به اشتراک می گذاریم که شامل راه حل هایی است که توسط فعال کننده های France Num پیشنهاد شده است.

1. فروش و امضاء (اودرایو)

Sell ​​& Sign یک خلاقیت فرانسوی است که در مارسی، در قلب بندر قدیمی اختراع و توسعه یافته است. این شرکت ارائه می دهد راه حل کامل برای ایجاد امضای الکترونیکیاز جمله دیجیتالی شدن قراردادها، انطباق آنها، جمع آوری داده ها و همچنین امکان امضای اسناد از راه دور، حضوری یا آنلاین. Sell ​​& Sign با امکان شخصی سازی فیلدهای متغیر (Smartfields) برای درج در اسناد دیجیتالی و با امکان امضای چهره به چهره حتی بدون اتصال به اینترنت، به لطف حالت آفلاین، از رقبا متمایز است.

Sell ​​& Sign یک فعال کننده France Num است. این راه حل امضای الکترونیکی فرانسوی یک پیشنهاد ورودی را ارائه می دهد که برای مشاغل بسیار کوچک در نظر گرفته شده است، از 9,90 یورو بدون مالیات در ماه برای 5 امضا (و 1,99 بدون مالیات برای هر امضای اضافی). پیشنهادات کامل تر در صورت درخواست موجود است. Sell ​​& Sign همچنین ادغام راه حل خود را در راه حل های مورد استفاده توسط مشتریان خود ارائه می دهد.

2. DocuSign

با بیش از 250 میلیون کاربر، DocuSign یکی از بهترین راه حل ها برای ایجاد امضای الکترونیکی است، بلکه انعطاف پذیرترین است. 

DocuSign خود را به عنوان "پرکاربردترین راه حل امضای الکترونیکی در جهان" معرفی می کند. و محبوبیت آن به دلیل شانس نیست: ابزاری که هم در رایانه و هم در تلفن هوشمند قابل استفاده است، به شما امکان می دهد هر سندی را به راحتی امضا کنید و امضا کنید. قیمت: از 9 یورو در ماه (محدود به 5 سند در ماه).

3. شما امضا کنید

طراحی شده بیش از همه برای تیم های کم و بیش بزرگ، Yousign نه تنها اجازه می دهد به صورت آنلاین امضا کنید، بلکه فرآیندهای مرتبط را نیز با اختصاص نقش های امضاکننده، تایید کننده و غیره سازماندهی کنید. یا با راه اندازی مجدد خودکار افرادی که هنوز امضا نکرده اند.

ابزاری با دسترسی آسان که به شما امکان می دهد اسناد الکترونیکی خود را از هر کجا ارسال، امضا و تأیید کنید. علاوه بر این، Yousign یک ساختار 100٪ فرانسوی است. قیمت: از 25 یورو در ماه برای هر کاربر.

4. علامت ادوبی

ادوبی غول پیکر، سازنده فرمت PDF، همچنین در بخش امضای الکترونیکی با Adobe Sign وجود دارد. این سرویس طیف وسیعی از ویژگی های جالب را برای ارسال و امضای اسناد خود به صورت مجازی به کاربران خود ارائه می دهد. همچنین شامل یک سرویس احراز هویت است که اعتبار قانونی امضاها را تضمین می کند. قیمت: از 17 € در ماه.

5. LiveConsent

راه حل امضای الکترونیکی فرانسوی LiveConsent دسترسی اولیه را از 7 یورو در ماه ارائه می دهد. برای نسخه کامل 19 یورو حساب کنید. رابط کاربری ساده برای استفاده آسان است. این سرویس همچنین یک API ارائه می دهد که به شما امکان می دهد راه حل را به وب سایت، برنامه های کاربردی یا نرم افزار خود (به عنوان مثال برای قیمت ها و فاکتورهای خود) پیوند دهید.

6. اورساین

Eversign نرم‌افزار امضای الکترونیکی است که بستر امنی را برای شرکت‌های کوچک و متوسط ​​و کسب‌وکارهای بزرگ فراهم می‌کند که از طریق آن می‌توانند اسناد الزام‌آور قانونی را به صورت آنلاین تأیید، تحویل و امضا کنند. مزیت عمده این سرویس اتوماسیون است که این امکان را فراهم می کند اسناد را به صورت دسته ای امضا کنید و همچنین ادغام با چندین سرویس خارجی مانند Google Drive، Dropbox و غیره را ارائه می دهد. Eversign یک راه حل امضای الکترونیکی ارزشمند برای ارگونومی و ویژگی های آن است که برای همه قابل دسترسی است. قیمت: یک نسخه رایگان محدود به 5 سند در ماه وجود دارد. برنامه های پولی از 9 دلار در ماه شروع می شود.

7. یونیور ساین

Universign یک انتخاب در لیست ما از بهترین راه حل های امضای دیجیتال است. ارائه دهنده خدمات اعتماد واجد شرایط مطابق با مقررات اروپایی eIDAS، Universign یک پلت فرم SaaS برای امضای الکترونیکی، مهر الکترونیکی و مهر زمانی ارائه می دهد. متوجه خواهید شد، برخلاف برخی از رقبای خود، Universign یک راه حل اطمینان بخش است. رابط کاربری ساده و نامرتب آن به کاربر اجازه می دهد مستقیماً به اصل مطلب برود و به نظر می رسد هر مشکلی راه حل خود را دارد. قیمت: از 45 یورو برای یک بسته 25 امضایی.

8. Sign Well

راه حل های ساده، ایمن و قانونی امضای الکترونیکی همه در یک: این چیزی است که SignWell (Docsketch) ارائه می دهد، ابزاری با دسترسی آسان که به شما امکان ارسال، اسناد الکترونیکی خود را از هر کجا با یک طرح رایگان امضا و تأیید کنید. قیمت: نسخه رایگان محدود به 3 سند در ماه.

9. امضا آسان

SignEasy یک راه آسان برای امضای اسناد و ارسال آنها برای امضا است. با SignEasy، امضاها از نظر قانونی الزام آور هستند و توسط یک دنباله حسابرسی دیجیتال پشتیبانی می شوند. SignEasy ابزاری برای امضای دیجیتال عالی برای کسانی که همیشه در حال حرکت هستند. قیمت: شروع از 149 دلار در سال.

10. GetAccept

از سال 2018 به صورت آنلاین، GetAccept به شما قول سهولت و سرعت در امضای آنلاین اسناد را می دهد. علاوه بر این، یک آزمایش رایگان برای ارزیابی ویژگی های مختلف آن ارائه می دهد.

امضای دیجیتال را در Word، Excel یا PowerPoint اضافه کنید

UNE امضای دیجیتال نامرئی اصالت، یکپارچگی و منشاء سند را تضمین می کند. می توانید امضاهای دیجیتال نامرئی را به اسناد Word، صفحات گسترده اکسل و ارائه های پاورپوینت اضافه کنید. دکمه Signatures در پایین اسناد امضا شده ظاهر می شود. علاوه بر این، برای این اسناد، اطلاعات امضا در قسمت Info ظاهر می شود که پس از کلیک بر روی تب File ظاهر می شود.

1. روی برگه کلیک کنید پرونده.
2. با کلیک بر روی اطلاعات.
3. با کلیک بر روی از سند محافظت کنید, از کتاب کار محافظت کنید ou از ارائه محافظت کنید.
4. با کلیک بر روی یک امضای دیجیتال اضافه کنید.
5. پیام Word، Excel یا PowerPoint را بخوانید و سپس کلیک کنید OK.
6. در کادر گفتگو نشانه، در منطقه هدف از امضای این سند، دلیل را ذکر کنید.
7. با کلیک بر روی نشانه.

پس از امضای دیجیتالی فایل، دکمه Signatures ظاهر می شود و فایل فقط خواندنی می شود تا از هر گونه تغییری جلوگیری شود.

خوانده شده: بالا - 5 بهترین مبدل PDF به Word بدون نصب

یک سند Word را در رایانه امضا کنید

اگر قصد چاپ سند خود را دارید، این راه حل سریع و آسان است. در واقع، تابع خط امضا، فضایی را به سند شما اضافه می کند که به شما امکان می دهد یک سند چاپ شده را امضا کنید. با این حال، این روش در حال حاضر تنها در Word برای ویندوز موجود است. اگر روی Mac یا Word به صورت آنلاین کار می کنید، یا اگر ترجیح می دهید یک امضای دست‌نویس سریع را مستقیماً در Word Windows بدون اقدامات امنیتی اضافه کنید، به بخش ما درج امضای دست نویس مراجعه کنید.

• Word for Windows را اجرا کنید و سندی را که می خواهید در آن امضا اضافه کنید باز کنید.
• در نوار توابع، روی تب کلیک کنید الحاق.
• با کلیک بر روی امضا در بخش متن
• پنجره ای با عنوان پیکربندی امضا نمایش داده می شود. فیلدهای اطلاعات مفید را پر کنید: نام امضاکننده، عملکرد / عنوان و غیره. روی دکمه کلیک کنید OK برای تایید و بستن پنجره
• سپس یک جعبه امضا در سند شما ظاهر می شود. می توانید آن را در هر جایی که می خواهید قرار دهید. وقتی امضا انتخاب شد، برای مثال از دکمه ها استفاده کنید تراز چپ، راست ou مرکز زبانه خوش آمد برای قرار دادن آن 
• تنها کاری که باید انجام دهید این است که سند را چاپ کنید تا آن را با دست امضا کنید یا آن را - در قالب docx - ذخیره کنید تا یک امضای دیجیتال یکپارچه شود.

یک سند Word را در اندروید یا آیفون امضا کنید

با این روش می توانید به راحتی فرم های PDF دریافت شده از طریق ایمیل را مستقیماً از گوشی هوشمند خود پر کرده و امضا کنید. برای انجام این کار باید Adobe Fill & Sign را بر روی گوشی هوشمند خود دانلود و نصب کنید. ارائه شده به صورت رایگان و در دسترس هر دو در IOS که در آندروید.

از صفحه اصلی برنامه، انتخاب فرم را برای پر کردن فشار دهید و سپس منبع سند را انتخاب کنید. برای دستکاری، بزرگنمایی و حرکت در اطراف فرم، همیشه از دو انگشت استفاده کنید.

Adobe Fill & Sign به شما امکان می دهد روی اسنادی که پر می کنید یک امضای دست نویس قرار دهید. روی نماد امضا در پایین صفحه ضربه بزنید تا یک امضای جدید ایجاد کنید. پنجره Adobe Fill & Sign باید به فرمت افقی تغییر کند. با استفاده از انگشت خود، امضای خود را بکشید و مطمئن شوید که از خط پایه استفاده می کنید و فشار دهید تمام شده. امضا را در کادری که برای این منظور در نظر گرفته شده حرکت دهید و در صورت لزوم اندازه آن را با استفاده از نمادی که فلش دو طرفه را نشان می دهد تنظیم کنید.

هنگامی که سند شما به طور کامل پر شد، روی Done ضربه بزنید تا آن را در برنامه ذخیره کنید یا روی دکمه اشتراک‌گذاری ضربه بزنید تا آن را ایمیل کنید.

چگونه یک فایل PDF را به صورت دیجیتال امضا کنیم؟

برای امضای یک فایل یا فرم PDF، می‌توانید امضای دست‌نویس خود را تایپ یا ردیابی کنید یا تصویری از آن را وارد کنید. همچنین می توانید متنی از جمله نام، شرکت، عنوان یا تاریخ خود را اضافه کنید. هنگامی که PDF خود را ذخیره می کنید، امضا و متن بخشی از آن می شود.

1. سند یا فرم PDF را برای امضا باز کنید.
2. روی نماد امضا در نوار ابزار کلیک کنید. همچنین می توانید Tools> Fill & Sign را انتخاب کنید یا در قسمت سمت راست روی Fill & Sign کلیک کنید.
3. در پنجره ای که ظاهر می شود، روی Fill کلیک کرده و امضا کنید.
4. فیلدهای فرم به طور خودکار شناسایی می شوند. نشانگر ماوس را روی یکی از آنها قرار دهید تا یک ناحیه آبی نمایان شود. در هر نقطه از ناحیه آبی کلیک کنید، مکان نما به طور خودکار در محل مناسب قرار می گیرد. متن خود را وارد کنید تا فیلد پر شود. 

شما می توانید رنگی را برای پر کردن فرم PDF انتخاب کنید. روی دکمه رنگ در منوی Fill & Sign کلیک کنید و یک رنگ را انتخاب کنید.به طور پیش فرض رنگ امضا سیاه است. برای حفظ رنگ امضای پیش فرض، مطمئن شوید که تیک گزینه Keep original signature color را بردارید.

بدون چاپ روی یک سند PDF امضا کنید

نرم افزار و سندی را که می خواهید امضا کنید باز کنید. نماد را به شکل a انتخاب کنید قلم پر، یا به "ابزار" بروید و "پر کردن و امضا" را انتخاب کنید.

قبل از امضای سند خود باید امضا ایجاد کنید، اگر هنوز انجام نشده است. انتخاب کنید " نشانه "در بالای سند خود، سپس" امضا را اضافه کنید"

شما سه احتمال دارید: " ضرب و شتم "به شما امکان می دهد نام خود را بنویسید که به صورت دست نویس در سند ظاهر می شود." قرعه کشی »به شما امکان می‌دهد همانطور که با خودکار امضا می‌کنید، اما با موس کامپیوترتان امضا کنید و در نهایت می‌توانید امضای واردات از قبل با یک خودکار روی یک برگه کاغذ سفید که قبلاً روی رایانه خود دیجیتالی کرده اید انجام دهید. امکان ثبت چند نوع امضا وجود دارد.

پس از امضای سند، دوباره نماد قلم فواره را انتخاب کنید و تمام امضاهایی را که ذخیره کرده اید مشاهده خواهید کرد. موردی را که می خواهید استفاده کنید انتخاب کنید و روی جایی که امضای شما لازم است کلیک کنید.

امضای دیجیتال چه چیزی را تضمین می کند؟

• صحت. امضا کننده به عنوان چنین تایید شده است.
• تمامیت. محتوای یک سند از زمان امضای دیجیتالی آن تغییر یا دستکاری نشده است.
• عدم انکار. منشا محتوای امضا شده را به همه طرفین ثابت کنید. اصطلاح انکار به عمل امضاکننده اطلاق می شود که هرگونه ارتباط با محتوای امضا شده را رد می کند.
• محضر الکترونیکی. در موارد خاص، امضاهایی که در فایل‌های Word، Excel یا PowerPoint درج می‌شوند و توسط یک سرور زمان‌بندی ایمن مهر زمانی زده می‌شوند، ارزش ثبت اسناد رسمی را دارند.

همچنین ببینید: 10 بهترین گزینه برای Monday.com برای مدیریت پروژه های شما & Swiss Transfer - بهترین ابزار امن برای انتقال فایل های بزرگ

برای ارائه این ضمانت‌ها، سازنده محتوا باید آن را به صورت دیجیتالی با امضای مطابق با معیارهای زیر امضا کند:

• امضای دیجیتال معتبر است.
• گواهی مرتبط با امضای دیجیتال موثر است (منقضی نشده است).
• شخص یا شرکت امضاکننده، که به عنوان "ناشر" نیز شناخته می شود، تایید می شود.مهم: اسناد امضا شده با مهر زمانی معتبر بدون توجه به سن یا وضعیت ابطال گواهی امضا دارای امضای معتبر تلقی می شوند.
• گواهی مربوط به امضای دیجیتال توسط یک مرجع صدور گواهینامه معتبر برای ناشر امضاکننده صادر می شود.

در پایان لازم به ذکر است که قانون شرایط اعتبار امضای الکترونیکی را تعیین کرده است. این امر مستلزم وجود یک "فرایند شناسایی قابل اعتماد" است، به این معنا که باید این امکان را فراهم کند: هویت امضاکننده تضمین شود. تضمین یکپارچگی سند، یعنی ثابت کند که سند امضا شده اصلاح نشده است.

فراموش نکنید که مقاله را در فیس بوک و توییتر به اشتراک بگذارید!