Διαχείριση έργου: ClickUp, Διαχειριστείτε εύκολα όλη τη δουλειά σας!

Δοκιμή εφαρμογών ClickUp: Εάν είστε σε μια ομάδα και έχετε την εντύπωση ότι οι εργασίες δεν προχωρούν, η επικοινωνία είναι δύσκολη και ότι τίποτα δεν ενημερώνεται, σίγουρα χρειάζεστε μια εφαρμογή διαχείρισης έργου.

Μπορεί να φαίνεται πολύς χρόνος και κίνητρο όσον αφορά τη ρύθμιση, αλλά μην ανησυχείτε, μετά από μια μέρα έναρξης, θα δείτε πολύ καλά αποτελέσματα βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα!

Ένα από αυτά τα δημοφιλή προγράμματα διαχείρισης έργων είναι το Clickup, μια συνεργασία cloud που είναι κατάλληλη για επιχειρήσεις σε όλους τους κλάδους. Είτε μεγάλες είτε μικρές, οι επιχειρήσεις μπορούν να επωφεληθούν από χαρακτηριστικά όπως επικοινωνία και συνεργασία, ανάθεση εργασιών και καταστάσεις.

Σε αυτό το άρθρο, θα επικεντρωθούμε στο εργαλείο διαχείρισης έργου και τον διαχειριστή εργασιών Κλικ, Σχεδιάστε, διαχειριστείτε προτεραιότητες και εξαρτήσεις σε ένα κομψό ημερολόγιο έργου.

Η εφαρμογή Clickup

Κάντε κλικ στο κουμπίUp είναι ένα εργαλείο διαχείρισης έργουt που προσφέρει πάνω από 1 ενσωματώσεις για εισαγωγή και εύκολο συγχρονισμό σας κρατά να εργάζεστε στο μέγιστο των δυνατοτήτων σας. Κερδίστε μία ημέρα την εβδομάδα, εγγυημένη! Ενισχύστε τον οργανισμό σας και διαχειριστείτε καλύτερα τον χρόνο σας! Πλήρης προσαρμογή. Κάνει αυτό που οι άλλοι δεν μπορούν. Διαχείριση εργασιών.

Το Clickup χρησιμοποιείται από πολλές εταιρείες και ομάδες διαχείρισης έργων για τις δυνατότητές του και για πολλές χρήσεις. Εδώ είναι μερικά:

• Για τη διοργάνωση εκδηλώσεων: Το κλικ μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τον προγραμματισμό εκδηλώσεων όπως γενέθλια. Η εκδήλωση θεωρείται το έργο και όλες οι σχετικές εργασίες μπορούν να διατηρηθούν σε ένα μέρος. Οι αρχικές ιδέες μπορεί να είναι εργασίες και οι επόμενες ιδέες σε αυτές είναι δευτερεύουσες εργασίες. Αυτές οι δευτερεύουσες εργασίες πρέπει να είναι τα πιο βασικά πράγματα που πρέπει να επιτευχθούν.
• Διαχείριση επαφών και προσωπικό δίκτυο: Πολλοί χρήστες εκμεταλλεύονται επίσης τις δυνατότητες του Clickup για τη διαχείριση του προσωπικού τους δικτύου και των επαφών τους. Επιτρέπει στα άτομα να διατηρούν εύκολα μια λίστα ατόμων στο δίκτυό τους δημιουργώντας ένα έργο με δύο λίστες. Η πρώτη είναι η κύρια λίστα όπου όλες οι επαφές αποθηκεύονται ως εργασίες. Καθένας από αυτούς λαμβάνει μια περιγραφή του τομέα δραστηριότητας από τον οποίο προέρχεται και τη φύση της σχέσης του με τον χρήστη. Η άλλη λίστα περιέχει προσαρμοσμένες καταστάσεις αντί για εργασίες και ημερομηνίες λήξης. Αυτό βοηθά να υπενθυμίζεται στο χρήστη πότε πρέπει να επανασυνδεθεί με επαφές.
• Δημιουργία βιβλίου μαγειρικής ή βιβλίου συνταγών: Αυτή είναι μια πολύ συγκεκριμένη χρήση που είναι καλή για τους σεφ και εκείνους που τους αρέσει να μαγειρεύουν. Ευτυχώς, αυτό είναι επίσης δυνατό για οποιονδήποτε άλλο τύπο συλλογής στον οποίο βρίσκεται ο χρήστης, όπως στίχους τραγουδιών, βιβλία ιστορίας και παρόμοια. Όσον αφορά τη δημιουργία ενός βιβλίου μαγειρικής, ο χρήστης μπορεί να δημιουργήσει μια λίστα που μπορεί να ονομάσει με τον τύπο της κουζίνας όπως "Ιταλικά", "Ιαπωνικά" ή "Αμερικανικά". Στη συνέχεια, ο χρήστης μπορεί να δημιουργήσει μια εργασία για κάθε πιάτο σε αυτές τις λίστες.
• Όπως ένα σημειωματάριο: Το Clickup δεν είναι μόνο για ομάδες διαχείρισης έργων, αλλά και για μεμονωμένους χρήστες. Το λογισμικό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την καταγραφή ακόμη και των απλούστερων και μικρότερων ιδεών, χάρη στη λειτουργία του σημειωματάριου. Κατά τη διάρκεια συσκέψεων, οι χρήστες μπορούν απλά να ανοίξουν το Σημειωματάριο και να λαμβάνουν σημειώσεις που εγγράφονται αυτόματα. Οι χρήστες μπορούν επίσης να ανοίξουν αυτές τις σημειώσεις αργότερα και να δουν τα πάντα σε αυτές.
• Προτεραιότητα: Το Clickup έχει μια δυνατότητα προτεραιότητας που επιτρέπει στους χρήστες να βλέπουν όλα όσα πρέπει να ολοκληρώσουν και τους βοηθά να αποφασίσουν από πού να ξεκινήσουν.

Αναφορά ClickUp

Υπάρχουν συνολικά επτά αναφορές στη σελίδα Αναφορές. Οι χώροι εργασίας προγράμματος επί πληρωμή έχουν πλήρη πρόσβαση σε κάθε αναφορά, αλλά για πάντα οι χώροι εργασίας δωρεάν προγράμματος περιορίζονται στην ολοκληρωμένη αναφορά εργασιών.

Διαβάστε επίσης: 5 βέλτιστες μέθοδοι διαχείρισης και εργαλεία για τη διαχείριση διαδικτυακών έργων & Κορυφή: 10 καλύτερα δωρεάν διαδικτυακό λογισμικό γραφημάτων Gantt για αποτελεσματική διαχείριση έργου

Τρόπος χρήσης αναφορών

Τοποθεσία: Χώρος, φάκελος, λίστα

Βεβαιωθείτε ότι εστιάζετε τους πίνακες σε αυτό που έχει σημασία. Ορίστε τα διαστήματα, τους φακέλους ή τις λίστες που σας ενδιαφέρουν περισσότερο και, στη συνέχεια, επιλέξτε την περίοδο που θέλετε να παρακολουθήσετε.

Τυπικά φίλτρα: Έχετε επίσης τη δύναμη των φίλτρων που έχετε συνηθίσει από την προβολή λίστας και πινάκων.

Περίοδος: Επιλέξτε την περίοδο για τα δεδομένα που εμφανίζονται στην αναφορά.

Ολοκληρωμένη αναφορά εργασιών

• Αυτή η αναφορά δείχνει τις εργασίες που εκτελούνται από κάθε άτομο.
• Μια ολοκληρωμένη εργασία μετράται για το άτομο εάν αυτός ο χρήστης έχει ανατεθεί στην εργασία τη στιγμή που έκλεισε.
• Χρόνος ολοκλήρωσης: Αυτή η αναφορά δείχνει το χρόνο που χρειάστηκε για την ολοκλήρωση της εργασίας από τη στιγμή που δημιουργήθηκε.
• Διατίθεται στο πακέτο Δωρεάν για πάντα

Εργαστείτε για την έκθεση

• Αυτό είναι το καλύτερο μέρος για να βουτήξετε και να ρίξετε μια ματιά στις εργασίες που έχει αναλάβει κάθε άτομο.
• Μια «δραστηριότητα» είναι βασικά κάθε ενέργεια που εκτελείται ως μέρος μιας εργασίας.

Αναφορά σημείων χώρου εργασίας

Αυτό είναι ένα είδος παιχνιδιού ClickUp! Έχουμε πολλά άλλα πράγματα:

• Ειδοποιήσεις που εγκρίθηκαν - Ο συνολικός αριθμός των ειδοποιήσεων που εγκρίθηκαν.
• Προστέθηκαν σχόλια - Αριθμός σχολίων που προστέθηκαν σε εργασίες που ταιριάζουν με τα φίλτρα σας
• Επιλύθηκε - Ο αριθμός των σχολίων επιλύθηκε
• Ολοκληρώθηκε - Ολοκληρωμένες εργασίες που έχουν ανατεθεί στον χρήστη
• Ολοκληρωμένη εργασία - Αριθμός εργασιών για τις οποίες ένας χρήστης έχει καταγράψει δραστηριότητα
• Σύνολο - Οι αριθμοί σε κάθε στήλη προστίθενται μαζί

Αναφορά: Ποιος είναι πίσω από όλα αυτά

• Δεδομένου ότι όλοι σε έναν χώρο εργασίας επί πληρωμή έχουν πρόσβαση σε αυτήν την καρτέλα, είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να δώσετε τη δυνατότητα στους συνεργάτες σας να εκκαθαρίσουν τις ειδοποιήσεις τους και να ολοκληρώσουν καθυστερημένες εργασίες.
• Λάβετε υπόψη ότι το σύνολο των ανεπιθύμητων ειδοποιήσεων και το σύνολο των καθυστερημένων εργασιών είναι αντιπροσωπευτικά μιας τρέχουσας κατάστασης, επομένως δεν είναι απαραίτητο ή δυνατό να φιλτράρετε ανά περίοδο.

Αναφορά παρακολούθησης χρόνου

• Δείτε τη συνολική ώρα που ακολούθησε κάθε άτομο στον χώρο εργασίας σας.
• Με τα αθροιστικά αρχεία καταγραφής παρακολούθησης χρόνου για κάθε χρήστη του Workspace, έχετε ακριβείς πληροφορίες σχετικά με το χρόνο που αφιερώνεται σε μια λίστα εργασιών.
• Αυτό περιλαμβάνει το χρόνο που παρακολουθείτε χειροκίνητα και αυτόματα, όπως με την επέκταση ClickUp Chrome, Toggl και Harvest.
• Εξαγάγετε τα δεδομένα για ακόμη περισσότερες πληροφορίες.

Έκθεση εκτίμησης χρόνου

• Γρήγορη προβολή του χρόνου ως πόρου ομάδας για τον προγραμματισμό έργων.
• Ο υπολειπόμενος δείκτης χρόνου υπολογίζει (εκτιμώμενος χρόνος) - (καταγεγραμμένος χρόνος) για να προσδιορίσει εάν οι στόχοι σας είναι σύμφωνα με το πρόγραμμα.
• Αυτή η αναφορά δεν παρέχει φίλτρο περιόδου - ο εκτιμώμενος χρόνος δεν συνδέεται εγγενώς με τις ακριβείς ημερομηνίες. Επομένως, η προσθήκη φίλτρου χρονικής περιόδου για αυτήν τη συνάρτηση θα καθιστούσε περιττή τη σύγκριση με τη λειτουργία παρακολούθησης χρόνου.
• Αυτός ο πίνακας σας δίνει επίσης τη δυνατότητα εξαγωγής πολύ περισσότερων δεδομένων.

Υπολογισμένα πεδία

Στο κάτω μέρος κάθε στήλης των παρακάτω αναφορών, θα βρείτε πεδία υπολογισμού:

• Ολοκληρώθηκε
• Εργάστηκαν για
• Σημεία χώρου εργασίας
• Ποιος είναι πίσω

Αυτά σας επιτρέπουν να εργάζεστε με αθροίσματα, μέσους όρους και εύρη όλων των τιμών στη στήλη.

Διαβάστε επίσης: OVH εναντίον BlueHost: Ποιος είναι ο καλύτερος οικοδεσπότης Ιστού;

Προσαρμοσμένα πεδία

Κατά την πρώτη σας επίσκεψη, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε ένα αρχικό προσαρμοσμένο πεδίο για τη δημιουργία της αναφοράς.

Μην ανησυχείτε, μπορείτε να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε το αρχικό πεδίο μόλις δημιουργηθεί η αναφορά σας.

1. Επιλέξτε ένα προσαρμοσμένο πεδίο από την αναπτυσσόμενη λίστα - Για κάθε προσαρμοσμένο πεδίο που επιλέγετε, θα προστεθεί μια στήλη και θα εμφανίζονται μόνο εργασίες με αυτό το σύνολο πεδίων - Κάντε κλικ στο κουμπί + για να προσθέσετε μια άλλη στήλη προσαρμοσμένου πεδίου
2. Προαιρετικά, χρησιμοποιήστε τα φίλτρα για να επιλέξετε συγκεκριμένες τιμές πεδίου με τελεστές όπως ορίζεται, δεν ορίζεται, μεγαλύτερη από, μικρότερη από, και ούτω καθεξής.
3. Εάν θέλετε, μπορείτε να ορίσετε ένα πεδίο "Υπολογισμός" στο κάτω μέρος κάθε στήλης. Καθορίστε έναν υπολογισμό: Άθροισμα, μέσος όρος, εύρος

Συμβουλή: Μπορείτε επίσης να υπολογίσετε αριθμητικά πεδία στις στήλες προβολής λίστας!

Διατίθεται σύντομα

Γραφικές παραστάσεις για τα ακόλουθα στοιχεία:

• Φόρτος εργασίας χρήστη
• Διάγραμμα αθροιστικής ροής
• Παρακολούθηση αρχείων και λιστών

Πώς να ρυθμίσετε μια ροή εργασίας Agile - Scrum στο ClickUp

Το ClickUp έχει σχεδιαστεί ώστε να προσαρμόζεται εύκολα σε πολλές ροές εργασίας, ειδικά σε ροές εργασιών ανάπτυξης όπως το Kanban, το Scrum και το Agile γενικά.

Το ClickUp χρησιμοποιεί τη μεθοδολογία Ράγκμπι μέσα στο σύστημα ροής εργασίας Agile. Αν σας ενδιαφέρει να μάθετε περισσότερα σχετικά με το ευκίνητο, δείτε αυτές τις χρήσιμες αναρτήσεις ιστολογίου για να μάθετε σχετικά με τα βασικά στοιχεία του ευέλικτου και πώς να εφαρμόσετε ευκίνητο στη ροή εργασίας διαχείρισης έργου.

• Χωρίστε τα μεγάλα έργα σας σε μικρά, διαχειρίσιμα μέρη που ονομάζονται Sprints.
• Σας συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε το SprintsClickApp για να εξοικονομήσετε χρόνο και να διαχειριστείτε εύκολα τα Sprints σας!
• Εφαρμόστε τα ClickApp Sprints σε οποιοδήποτε χώρο, επιλέξτε τη διάρκεια του Sprint και δημιουργήστε Sprints χωρίς να χρειάζεται να αναζητήσετε ξανά ημερομηνίες. Μπορείτε ακόμη και να αυτοματοποιήσετε τα Sprints χρησιμοποιώντας αυτό το ClickApp!
• Χρησιμοποιώντας το ClickApp για Sprints, μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε ένα Sprint για να διαχειριστείτε το φόρτο εργασίας της ομάδας σας χρησιμοποιώντας τις ακόλουθες δυνατότητες: Sprint Dates: Τα Sprints πρέπει να έχουν ημερομηνίες έναρξης και λήξης.
• Καταστάσεις σπριντ: Οι καταστάσεις σπριντ υποδεικνύονται από το χρώμα του εικονιδίου στην ιεραρχία και από το χρώμα των ημερομηνιών σπριντ στην κορυφή της προβολής λίστας. Δεν ξεκίνησε (Γκρι) Σε εξέλιξη (Μπλε) Κλειστό (Πράσινο)
• Εργασίες υπερχείλισης: Κάθε εργασία που δεν φέρει την ένδειξη "Κλειστή" στο τέλος του σπριντ σας θεωρείται εργασία υπερχείλισης που πρέπει να ολοκληρωθεί στο επόμενο σπριντ.
• Συνολική εκτίμηση: Το συνολικό έργο που έχετε στο σπριντ σας συνοψίζεται στην κορυφή του σπριντ σας. Μπορείτε να διαμορφώσετε τη μέθοδο εκτίμησης που χρησιμοποιείται στις ρυθμίσεις Sprint.
• Οι χρήστες Business + μπορούν να ενεργοποιήσουν αυτοματισμούς σπριντ στις ρυθμίσεις σπριντ.
• Μπορείτε ακόμη και να μετατρέψετε λίστες σε Sprint, να δημιουργήσετε φακέλους Sprint και να δείτε την πρόοδο των φακέλων Sprint χρησιμοποιώντας γραφήματα Burn Up και Burn Down στον Πίνακα ελέγχου.
• Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο χρήσης ή εγκατάστασης, ανατρέξτε στο Sprints ClickApp Doc εδώ!
• Πώς να ρυθμίσετε καλύτερα το ClickUp για μια ροή εργασίας Agile - Scrum: Ξεκινήστε με την Ιεραρχία
• Ο χώρος εργασίας σας είναι η εταιρεία στην οποία εργάζεστε, η οποία περιλαμβάνει μέλη από όλα τα τμήματα της εταιρείας σας, αλλά το ευκίνητο συνήθως εφαρμόζεται μόνο για μέλη του χώρου ανάπτυξης / μηχανικής σας.
• Το Spaces σας επιτρέπει να προσαρμόσετε αυτό που χρειάζεται η ομάδα μηχανικών σας για να εφαρμόσει αποτελεσματικά μια ευέλικτη ροή εργασίας. Θα αναφερθούμε σε λεπτομέρειες σχετικά με αυτό, αλλά βασικά θέλουμε να ενεργοποιήσουμε τις δυνατότητες, τις καταστάσεις και τις ενσωματώσεις που είναι απαραίτητες για μια αποτελεσματική ομάδα ανάπτυξης.
• Οι φάκελοι θα χρησιμεύσουν ως κατηγορίες για τα διάφορα μέρη της ανάπτυξης του προϊόντος σας. Για παράδειγμα, στο ClickUp έχουμε Android, iOS, Frontend, Backend κ.λπ. στον αναπτυξιακό μας χώρο. Οι φάκελοι οργανώνουν τους χώρους σας και περιέχουν λίστες (Sprints) και εργασίες.
• Οι λίστες είναι το απόλυτο δοχείο για τις εργασίες σας και είναι τέλειο για τη στέγαση των εκκρεμών αντικειμένων σας. Αυτό είναι όπου όλες οι εργασίες που καθιστούν δυνατή την επίτευξη του Sprint σας ζωντανά! Χρησιμοποιήστε τις εργασίες μας σε πολλές λίστες ClickApp για να προσθέσετε τις εργασίες σας στο Sprints.
• Οι εργασίες είναι τα στοιχεία πραγματικής δράσης στο ClickUp. Για να ξεκινήσει κάθε σπριντ στην παραγωγή, πρέπει επίσης να ολοκληρωθεί κάθε έργο του. Οι εργασίες που πρέπει να προωθηθούν στο επόμενο σπριντ μπορούν εύκολα να μετακινηθούν.
• Τώρα πρέπει να καθορίσουμε τις καταστάσεις για τις ροές εργασιών σας. Είναι ένα ουσιαστικό μέρος της μεθοδολογίας Scrum. Επιλέξτε τις καταστάσεις μας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Scrum για πρόσβαση στις προ-μορφοποιημένες καταστάσεις μας για αυτήν τη ροή εργασίας. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τις δικές σας καταστάσεις και να τις αποθηκεύσετε ως πρότυπο για χρήση σε άλλους φακέλους.
• Οι ετικέτες μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως τρόπος οργάνωσης κάθε εργασίας σε ένα σπριντ. Για παράδειγμα, μπορούν να προστεθούν ετικέτες για εργασίες που είναι σφάλματα, επιδιορθώσεις και προβλήματα διακομιστή, για να αναφέρουμε μερικά. Επιπλέον, η απλή προσθήκη μιας ετικέτας Sprint στις εργασίες σας μπορεί να βοηθήσει στην αποσαφήνιση των επικείμενων σημείων δράσης.
• Ενσωμάτωση με Github είναι ιδανικό για μια ροή εργασίας Scrum, καθώς η ικανότητα προώθησης και διακλάδωσης σε διαφορετικά περιβάλλοντα είναι απαραίτητη για τη διαδικασία ανάπτυξης. Το GitHub σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε ζητήματα, δεσμεύσεις και οτιδήποτε άλλο πρέπει να γνωρίζετε για μια εργασία στο αρχείο καταγραφής δραστηριοτήτων της εργασίας. Αυτό διευκολύνει την παρακολούθηση της προόδου μιας αναπτυξιακής εργασίας.

Δείτε επίσης: Συγκριτικές καλύτερες εναλλακτικές λύσεις για το Monday.com & Οι 10 καλύτεροι δωρεάν αριθμομηχανές Mauricettes για τον υπολογισμό των ωρών εργασίας

Εκτίμηση χρόνου

Χρήση παρακολούθησης χρόνου με εκτιμήσεις χρόνου; Το ClickUp υπολογίζει τον χρόνο που απομένει για το γύρισματ Αυτή η συνάρτηση είναι διαθέσιμη για κάθε εργασία και είναι αθροιστική για ολόκληρη τη λίστα στην οποία βρίσκονται αυτές οι εργασίες. Αυτό σας επιτρέπει να έχετε μια ξεκάθαρη ιδέα για το πόσο καιρό θα σας πάρει για να ολοκληρώσετε μια εργασία και / ή μια λίστα, ενώ σας δίνει μια γενική ιδέα για το πόσο παραγωγικά είναι τα μέλη της ομάδας σας.

Επαναλαμβανόμενες εργασίες

Είναι χρήσιμο να ορίσετε μια εργασία σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή διάστημα όταν υπάρχουν επαναλαμβανόμενες ενέργειες που πρέπει να ολοκληρωθούν εντός ενός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου, όπως μια ερώτηση / απάντηση σε έναν χώρο ανάπτυξης ή μια συνειδητοποίηση σε ένα χώρο.

Αυτή η συνάρτηση μπορεί να οριστεί για κάθε εργασία ή δευτερεύουσα εργασία που δημιουργείται σε ένα σπριντ.

Ημερομηνίες έναρξης και λήξης

Ολόκληρη η ροή εργασίας του Agile βασίζεται σε στόχους που έχουν αρχή και τέλος! Οι ημερομηνίες έναρξης και λήξης συμπληρώνουν αυτό.

Απλώς προσθέστε μια ημερομηνία που πρέπει να ξεκινήσει μια εργασία καθώς και την ημερομηνία λήξης της και θα έχετε την επιλογή να φιλτράρετε κατά την ημερομηνία έναρξης και την ημερομηνία λήξης, επιτρέποντας στον κάτοχο του προϊόντος ή στον κύριο απορριμμάτων να εκτιμήσει πιο εύκολα πού βρίσκεται στον κύκλο ανάπτυξης .

Για να διαβάσετε: Καλύτερες εναλλακτικές λύσεις στο WeTransfer για αποστολή μεγάλων αρχείων δωρεάν

Συνδέστε εργασίες για την αναπαράσταση επών στο ClickUp

• Υπάρχουν τρεις διαφορετικοί τρόποι προσομοίωσης επικών για τα έργα μηχανικής σας στο ClickUp!
• Σύνδεση εργασιών και εργασιών σε πολλές λίστες: Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία σύνδεσης εργασιών για να συνδέσετε εργασίες που αποτελούν μέρος του ίδιου έργου. Δημιουργήστε μια εργασία που αντιπροσωπεύει το επικό και, στη συνέχεια, συνδέστε όλες τις άλλες εργασίες που απαρτίζουν τη λειτουργία με την επική εργασία. Όταν έρθει η ώρα να προσθέσετε τις εργασίες σας σε ένα Sprint, αφήστε το Epic σας στον χάρτη πορείας.
• Εργασίες σε πολλές λίστες: Όταν δημιουργείτε εργασίες στο Sprint, προσθέστε τις σε μια δεύτερη λίστα με το όνομα του έργου ή της πρωτοβουλίας. Σε αυτό το σενάριο, αυτή η δεύτερη λίστα γίνεται το επικό σας.
• Δοχείο εργασιών: Δημιουργήστε μια εργασία που αντιπροσωπεύει το έπος και δημιουργήστε εργασίες από την περιγραφή του έπους. Μπορείτε επίσης να τοποθετήσετε χειροκίνητα συνδέσμους προς τις αντίστοιχες εργασίες στην επική περιγραφή.
• Ο καλύτερος τρόπος για να χρησιμοποιήσετε συνδεδεμένες εργασίες με τα ClickApp Sprints είναι να δημιουργήσετε μια λίστα για να αντιπροσωπεύσετε το έργο ή τη λειτουργία σας. Στη συνέχεια, δημιουργήστε μια εργασία που αντιπροσωπεύει ένα έπος ή έργο σε αυτήν τη λίστα. Θεωρούμε χρήσιμο να το ονομάσουμε κάτι σαν "Φοβερό χαρακτηριστικό" [EPIC].
• Όταν είναι ενεργοποιημένη η εργασία στη λίστα πολλαπλών κλικApp, προσθέστε την εργασία Υπέροχο χαρακτηριστικό [EPIC] σε μια δευτερεύουσα λίστα, όπως ο χάρτης πορείας σας. Στην ίδια λίστα έργων, δημιουργήστε εργασίες για αυτό το έργο ή δυνατότητα. Χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση Link Tasks για να συνδέσετε αυτές τις εργασίες με το καταπληκτικό στοιχείο [EPIC].
• Στον προγραμματισμό σπριντ, μετακινήστε εργασίες που σχετίζονται με επικά σε ένα επόμενο σπριντ ή χρησιμοποιήστε τις Εργασίες σε πολλαπλές λίστες για να τις προσθέσετε στο σπριντ. Για σφάλματα, απλώς προσθέστε τα στο σπριντ ως δευτερεύουσα λίστα.

Παρακολούθηση προόδου σπριντ στους πίνακες ελέγχου

• Οι πίνακες ελέγχου έχουν πολλές επιλογές γραφικών στοιχείων, αλλά τα πιο χρήσιμα είναι τα widget μας σπριντ. Η πραγματική δύναμη είναι η δυνατότητα προσαρμογής του τρόπου και των δεδομένων που θέλετε να δείτε. Δημιουργήστε έναν πίνακα εργαλείων ομάδας ή δημιουργήστε έναν κύριο πίνακα ελέγχου τραβώντας βασικά δεδομένα από ολόκληρη την ομάδα σας.
• Το ClickUp προσφέρει πολλούς από τους βασικούς τύπους αναφορών που χρησιμοποιούνται στην ευέλικτη μεθοδολογία. Αυτά περιλαμβάνουν το Burn Downs: Για να μετρήσετε το ποσοστό ολοκλήρωσης σε σχέση με μια γραμμή στόχου που θα σας βοηθήσει να δείτε οπτικά τον ρυθμό σας.
• Burn Ups: Για να έχετε μια πιο ξεκάθαρη εικόνα της εργασίας που γίνεται σε σχέση με το backlog - για να δείτε εύκολα αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής.
• Αθροιστική ροή: Για να δείτε τις εργασίες σας να μετακινούνται από πολιτεία σε κατάσταση και να βλέπετε οπτικά τα τρέχοντα σημεία συμφόρησης πριν γίνουν πολύ μεγάλα.
• Ταχύτητα: Για να αξιολογήσετε τη μέση ολοκλήρωση της εργασίας με ενσωμάτωση σπριντ, βοηθώντας σας να εκτιμήσετε καλύτερα τα μελλοντικά σπριντ.
• Σημαντικό: θα χρειαστείτε ένα απεριόριστο σχέδιο για πρόσβαση σε πίνακες ελέγχου και ένα επιχειρηματικό σχέδιο για πρόσβαση σε προσαρμοσμένα γραφήματα και στο γράφημα ταχύτητας.

Παρακολουθήστε την πρόοδο σπριντ για καθοδήγηση στην εφαρμογή ClickUp

Πρόοδος και προγραμματισμός

Στην ενότητα Ρυθμίσεις, κάντε εναλλαγή Εμφάνιση εκτιμώμενου χρόνου για να δείτε πόσος χρόνος υπολογίστηκαν οι άνθρωποι σε σχέση με αυτό που πραγματικά έκαναν: Είναι ο τέλειος τρόπος για να διαχειριστείτε τις προθεσμίες σπριντ!

Φόρτος εργασίας και χωρητικότητα

• Στον πίνακα φόρτου εργασίας, μπορείτε ακόμη και να δείτε τον φόρτο εργασίας του χώρου εργασίας σας με βάση τα σημεία scrimmage στην αριστερή πλευρά της προβολής σας (μόνο επιχειρηματικό σχέδιο): Όπως βλέπουμε παρακάτω παραπάνω, ο Alex K (ο δεύτερος χρήστης από τα αριστερά) θα μπορούσε πιθανώς να χρησιμοποιήσει περισσότερα καθήκοντα καθώς φαίνεται να έχει σχεδόν ολοκληρώσει όλα όσα του έχουν ανατεθεί.
• Επίσης, μπορούμε να δούμε ότι ο Wes (αριστερά) έχει πολύ περισσότερη δουλειά από τους άλλους.

Καταστατικά ClickUp

Οι καταστάσεις είναι στάδια από τα οποία περνούν οι εργασίες, κοινώς γνωστό ως ροές εργασίας. Για παράδειγμα, μια εργασία θα μπορούσε να πάει από το "To Do", το "In Progress" και τέλος στο "Ολοκληρώθηκε" - κάθε ένα από αυτά τα βήματα είναι μια κατάσταση.

Οι καταστάσεις μπορούν να προσαρμοστούν σε επίπεδο λίστας στο ClickUp, αλλά οι προεπιλογές κατάστασης μπορούν να οριστούν σε επίπεδο φακέλου και θέσης. Αυτό σημαίνει ότι εάν ορίσετε προεπιλεγμένες καταστάσεις στο επίπεδο του μέρους, οτιδήποτε κάτω από αυτό το επίπεδο θα κληρονομήσει τις καταστάσεις που ορίζονται στο επίπεδο του τόπου από προεπιλογή, αλλά μπορείτε να τις αλλάξετε οπουδήποτε θέλετε.

Τα κενά, οι φάκελοι και οι λίστες στο ClickUp μπορούν να έχουν διαφορετικές καταστάσεις για τις εργασίες τους.

Πώς προωθούν την παραγωγικότητα οι καταστάσεις;

• Διαφάνεια! Ολόκληρος ο χώρος εργασίας σας γνωρίζει τι εργάζεται ο καθένας ανά πάσα στιγμή.
• Αποδοτικότητα! Όταν χρησιμοποιείτε μια κατάσταση όπως "Σε εξέλιξη", μόλις ξεκινήσετε μια εργασία, μπορείτε να εστιάσετε στην ακριβή εργασία που βρίσκεται σε εξέλιξη, η οποία αυξάνει την παραγωγικότητα.
• Οργάνωση! Με τις καταστάσεις, γνωρίζετε ακριβώς πού βρίσκονται οι εργασίες, ποιες χρειάζονται προσοχή και τι ακολουθεί.
• Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από την αριστερή πλευρική γραμμή για να το αναπτύξετε και επιλέξτε ένα κενό. Θα δείτε επίσης τους φακέλους και τις λίστες διαστημάτων να μεγαλώνουν.
• Από προεπιλογή, οι λίστες κληρονομούν καταστάσεις από γονικούς φακέλους. Ωστόσο, για να δημιουργήσετε ξεχωριστές καταστάσεις για μια μεμονωμένη λίστα, κάντε κλικ στις ελλείψεις δίπλα σε μια λίστα
• Όταν δημιουργείτε λίστες που δεν ανήκουν σε φακέλους, κληρονομούν τις καταστάσεις από το μέρος από προεπιλογή. Όπως με τις λίστες σε φακέλους, μπορείτε να επιλέξετε να έχετε διαφορετικές καταστάσεις για τις ίδιες τις λίστες: Μόλις δημιουργηθεί η λίστα, μπορείτε να επιλέξετε να έχετε διαφορετικές καταστάσεις: Δημιουργία νέων καταστάσεων για αυτήν τη λίστα

Γρήγορη αλλαγή των καταστάσεων στις προβολές λίστας και πίνακα

Προβολή λίστας

Κάντε κλικ στις μικρές ελλείψεις δίπλα σε μια κατάσταση στην προβολή λίστας.
Επιλέξτε από τις ακόλουθες επιλογές για να επεξεργαστείτε τις καταστάσεις: "Σύμπτυξη ομάδας": Απόκρυψη αυτής της ομάδας κατάστασης από την προβολή σας - "Διαχείριση καταστάσεων": Αλλαγή του χρώματος ή του τίτλου των καταστάσεων σε αυτήν τη λίστα - "Νέα κατάσταση": Προσθήκη άλλης κατάστασης στο ροή εργασίας σας. Εάν προσθέσετε μια νέα κατάσταση σε μια λίστα που κληρονομεί τις καταστάσεις μιας υπόθεσης, θα σας ρωτήσουμε εάν θέλετε να προσθέσετε και αυτήν την κατάσταση σε αυτήν την περίπτωση.

Προβολή πίνακα

Κάντε κλικ στις ελλείψεις δίπλα σε μια στήλη κατάστασης στην προβολή πίνακα. Εάν ομαδοποιείτε με οποιαδήποτε άλλη μέθοδο εκτός από το "status", θα πρέπει να την προσαρμόσετε για να δείτε αυτές τις επιλογές: 2. 2. Ορίστε μια επιλογή από το αναπτυσσόμενο μενού:
"Μετονομασία της κατάστασης" - Τροποποίηση του ονόματος της κατάστασης "Τροποποίηση των καταστάσεων" - Κάντε τροποποιήσεις στις καταστάσεις της λίστας ή του φακέλου που βλέπετε. Σημειώστε ότι αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο κατά την προβολή ενός πίνακα όπου όλες οι εργασίες έχουν την ίδια κατάσταση.

Καταστάσεις "Ολοκληρώθηκε"

• Έχετε περισσότερα από ένα καταστατικά στα οποία μια εργασία πρέπει να θεωρείται ότι έχει ολοκληρωθεί από την άποψη του εκδοχέα;
• Για παράδειγμα, έχετε κατάσταση "Ολοκληρώθηκε έλεγχος" και κατάσταση "Ολοκληρώθηκε". Στην κατάσταση "Έλεγχος ολοκληρώθηκε", όλες οι εργασίες έχουν ολοκληρωθεί και δεν χρειάζεστε καθυστερήσεις υπενθυμίσεις. Αυτό είναι ακριβώς όταν πρέπει να επισημάνετε την κατάσταση "Τέλος"!
• Αυτή είναι ακριβώς η στιγμή που πρέπει να επισημάνετε την κατάσταση "Ολοκληρώθηκε"! Βεβαιωθείτε ότι η εργασία δεν θεωρείται "καθυστερημένη" - οπότε δεν θα σταλούν καθυστερημένες υπενθυμίσεις και η εργασία δεν θα σταλεί στα εισερχόμενα κανενός
• Πώς να επισημάνετε μια κατάσταση ως "Τέλος": Μεταβείτε στο μενού κατάστασης για ένα διάστημα, φάκελο ή λίστα, όπως φαίνεται παραπάνω

Το καταστατικό δεν έχει κινηθεί

• Έχετε εργασίες σε κατάσταση που δεν πρέπει ακόμη να θεωρούνται ενεργές; Χρησιμοποιήστε καταστάσεις "Δεν ξεκίνησε" για να διαχωρίσετε καταστάσεις όπως Ανοιχτό, Σε εκκρεμότητα, Σε εκκρεμότητα και πολλά άλλα σε όλους τους τομείς του χώρου εργασίας σας!
• Αυτό το ClickApp μπορεί να ενεργοποιηθεί για το χώρο εργασίας σας για να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε στατιστικά στοιχεία, όπως το Cycle Time!
• Όταν είναι ενεργοποιημένο το ClickApp Not Started, οργανώνουμε αυτόματα τις καταστάσεις σε ομάδες της αναπτυσσόμενης λίστας, ώστε να είναι ευκολότερο να τις εντοπίσουμε ανά τύπο κατάστασης.
• Πώς να επισημάνετε μια κατάσταση ως "Δεν έχει ξεκινήσει": Προσθέστε μια νέα κατάσταση ή σύρετε και αποθέστε μια υπάρχουσα κατάσταση στην κατηγορία "Δεν έχει ξεκινήσει".
• Από προεπιλογή, θα διαμορφώσουμε τα Spaces, τους φακέλους και τις λίστες σας με προεπιλεγμένες καταστάσεις ("To Do" και "Done") για να σηματοδοτήσουν την αρχή και το τέλος των ροών εργασίας σας.
• Ωστόσο, εάν προτιμάτε, μπορείτε να τροποποιήσετε το όνομα αυτών των καταστάσεων με δύο τρόπους: Μεταβείτε στο μενού κατάστασης του Space, του φακέλου ή της λίστας σας. Όταν κάνετε κλικ στις ελλείψεις δίπλα στο "To Do" ή "Done", έχετε την επιλογή να μετονομάσετε την κατάσταση: 2. Κάντε κλικ στην κεφαλίδα κατάστασης "To Do" ή "Done" στην προβολή λίστας για να αλλάξετε το όνομα του η κατάσταση.

Ενσωμάτωση ClickUp και Slack

Η ενσωμάτωση Slack του ClickUp σάς επιτρέπει να κάνετε περισσότερα από τη συνομιλία με τους συμπαίκτες σας. Το ClickUp σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε τις ειδοποιήσεις Χαλαρότητα, δημιουργήστε εργασίες ClickUp από το Slack και άλλα.

Όταν οι σύνδεσμοι εργασιών εμφανίζονται στο Slack, εμπλουτίζονται άμεσα με λεπτομέρειες.

Συμπέρασμα: Γιατί να επιλέξετε λογισμικό διαχείρισης έργων;

Το λογισμικό διαχείρισης έργων σάς επιτρέπει να συγκεντρώνετε όλες τις πληροφορίες που σχετίζονται με ένα ή περισσότερα έργα σε ένα μέρος για να αποφύγετε εκατοντάδες χαμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ξεχασμένες εργασίες ή μη ανιχνεύσιμα έγγραφα. Αυτό το λογισμικό θα σας επιτρέψει να:

• Καταγράψτε τις εργασίες σας και αναθέστε κάθε εργασία σε ένα ή περισσότερα άτομα στην ομάδα
• Συνομιλήστε με ολόκληρη την ομάδα ή με συγκεκριμένα άτομα
• Έχετε μια επισκόπηση της προόδου του έργου ανεξάρτητα από τη θέση σας στην ομάδα
• Έχετε διαφάνεια σε ολοκληρωμένες εργασίες και το τρέχον έργο
• Συγκεντρώστε όλα τα μηνύματα και τα έγγραφα σε ένα μέρος

Εν ολίγοις, μια σημαντική εξοικονόμηση χρόνου για εσάς και την ομάδα σας! Μοιραστείτε μαζί μας το δικό σας εμπειρία και κριτικές μετά τη χρήση του ClickUp και μην ξεχάσετε να μοιραστείτε το άρθρο!

Références

1. https://docs.clickup.com
2. https://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_de_projet
3. https://www.planzone.fr/blog/methodologies-gestion-projet
4. Τι είναι η διαχείριση έργων; | APM
5. https://en.wikipedia.org/wiki/Gantt_chart