Top: 5 bedste styringsmetoder og værktøjer til at styre online-projekter (2021)

Bedste styringsværktøjer til virtuelle medarbejdere 2021: I de seneste årtier har samfund og de mænd og kvinder, der komponerer dem, ændret deres holdning. Virksomheden har slappet meget af til fordel for medarbejderne.

I dag ønsker ledere at tage hensyn til hver enkelt persons behov. Hvorfor ? Fordi de forstod, at de med et minimum af overvejelse (flere og flere hævdede) vil opnå meget mere.

Uanset om medarbejdere ønsker at aflevere deres børn i skolen om morgenen, kun arbejde bestemte dage om ugen eller tage lang tid at tage sig af en syg slægtning, er ledere meget mere tilbøjelige til at gøre hvad de vil. For at tilpasse sig disse behov .

Denne holdningsændring (sammen med den ændrede karakter af arbejde, teknologiske fremskridt og reduktion af ledelsesniveauer i mange virksomheder) har ført til en ny kategori af medarbejdere: virtuelle medarbejdere, passerer det meste af deres arbejdstid væk fra kontorer og fabrikker, medarbejdere ledes eksternt, medarbejdere med fleksible eller arrangerede timer, og medarbejdere, der arbejder eksternt fra hjemmet.

I denne artikel lærer vi dig hvordan man leder virtuelle medarbejdere, vi tilbyder dig vores liste over de bedste team- og medarbejderstyringsværktøjer i 2021.

Ledelse: Forståelse og ledelse af virtuelle medarbejdere

Med udbredelsen af ​​personlige computere, både på kontoret og derhjemme, plus et attraktivt valg af modemer og kommunikationssoftware, spørgsmålet er ikke, om dine medarbejdere kan arbejde eksternt, men om du er klar til at tillade dem at gøre det.

Ser du, problemet med fjernarbejde for ledere opstår ikke med hensyn til teknologi, men med personaleledelse.

Disse ændringer er selvfølgelig ikke lette at gennemføre. For ledere, der er vant til at have deres medarbejdere klar til at reagere øjeblikkeligt på kundebehov, er fjernstyring af medarbejdere noget overvældende.

I denne del vil du opdage denne nye type medarbejder og den bedste måde at arbejde med dem på.

Læs også: De bedste MBA-programmer i Master of Business Administration & Bedste engelske franske oversættelsessteder

Du lærer, hvordan du effektivt leder medarbejdere, der arbejder eksternt eller drager fordel af fleksible eller arrangerede timer. Endelig bliver du opmærksom på fremtiden for fjernarbejde.

En ny type medarbejdere i virksomheden

I dag byder virksomheden en ny type medarbejdere velkommen: virtuelle medarbejdere.

Hvad er en virtuel medarbejder?

Han er en person, der regelmæssigt arbejder for en virksomhed uden for sit kontor. Virtuelle medarbejdere er ud over dem, der har accepteret (og ofte krævet) visse alternative arbejdsforhold, herunder arrangeret eller fleksibel arbejdstid.

Arbejd eksternt, hvorfor?

Flere og flere medarbejdere vælger disse alternative arbejdsforhold, som kan omfatte at ankomme og forlade kontoret uden for traditionelle timer eller bare arbejde hjemmefra på fuld tid.

En udfordring for ledere

Det er en reel udfordring at styre personer, der ikke er fysisk placeret i virksomhedens hovedkvarter, som kræver en helt anden tilgang end ledere.

Uanset om medarbejderne befinder sig i andre lokaler, i andre lande eller hjemme, uanset årsagen til den fysiske adskillelse mellem dem og ledelsen, gør langdistanceforhold det vanskeligt at overvåge adfærd og ydeevne.

Ledere skal systematisk afgøre, om virtuelle medarbejdere udfører deres opgaver såvel som dem, der ligger i hovedkontorerne.

Er du klar til at byde virtuelle medarbejdere velkommen?

Er din virksomhed klar til at arbejde med virtuelle medarbejdere? Og du, er du klar?

Her er en tjekliste, der hjælper dig med at finde ud af det hurtigt :

• Din virksomhed har sat kriterier for evaluering af medarbejdernes præstationer.
• Potentielle virtuelle medarbejdere har det udstyr, de har brug for til at udføre deres job ordentligt eksternt.
• Arbejdet kan udføres eksternt.
• Arbejdet kan udføres uden permanent interaktion med andre medarbejdere.
• Potentielle virtuelle medarbejdere har bevist, at de kan arbejde effektivt uden daglig tilsyn.
• Ledere kan styre og overvåge medarbejdere baseret på deres præstationer snarere end gennem direkte observation.
• Virtuelle medarbejderes arbejdsplads blev undersøgt for at kontrollere, om udstyret var egnet.

Krydsede du for mange kasser? I så fald er din virksomhed klar og i stand til at implementere alternative arbejdsforhold for sine medarbejdere.

Hvis du har efterladt mange kasser tomme, har du noget arbejde at gøre, før du kan byde virtuelle medarbejdere velkommen i din virksomhed.

Udviklingen af ​​virksomhedskultur

Når mange medarbejdere bliver virtuelle medarbejdere, står ledere over for følgende problem: Hvad sker der med virksomhedens kultur (og medarbejderpræstationer), hvis flere og flere medarbejdere arbejder uden for kontoret?

Faktisk er en virksomheds kultur stort set baseret på medarbejdernes daglige interaktion. De, der arbejder uden for disse interaktioner og derfor ikke deltager i dem, vil sandsynligvis ikke føle sig bekymrede over virksomhedens kultur og er ikke mere engagerede i virksomhedens værdier og mål end de er. '' .

resultat: potentielt mindre produktive medarbejdere end andre, hvis teamånd og engagement er ringere.

Heldigvis er der et antal trin, du kan tage hjælpe dine virtuelle medarbejdere med at blive involveret i virksomhedens kultur, at have en teamånd og støtte virksomhedens mål.

Her er nogle ideer:

• Opret regelmæssige møder, som alle medarbejdere skal deltage i, personligt, via telekonference eller i et internetdiskussionsforum. Diskuter de mål, der skal nås, og planlæg et tidsrum, hvorunder gruppen kan løse mindst et af de mest presserende spørgsmål eller mere, hvis der er tid tilbage.
• Opret kommunikation understøtter tilgængelig for alle medarbejdere.
• Ved hjælp af en facilitator kan du med jævne mellemrum organisere workshops med det formål at opbygge teamånden og tilliden hos alle medarbejdere, virtuelle og ikke-virtuelle.
• Planlæg regelmæssige gruppeaktiviteter, der kan inspirere virtuelle medarbejdere til at mødes, blande sig og lære hinanden at kende. Organiser f.eks. En frokost på virksomhedens bekostning, en picnic i en nærliggende park osv. - mulighederne er ubegrænsede.

Husk det som leder virtuelle medarbejdere står over for problemer at konventionelle medarbejdere ikke ved. For eksempel :

• Virtuelle medarbejdere tror måske, at de ikke får tilstrækkelig kompensation for de ressourcer, de bringer (professionelt rum i deres hjem, computer, elektricitet, møbler osv.).
• Virtuelle medarbejdere kan føle, at deres overordnede ikke respekterer deres privatliv, hvis de er for påtrængende. Husk, at dine medarbejdere ikke er tilgængelige XNUMX timer i døgnet, syv dage om ugen. Hold dig til deres arbejdstid og brug deres arbejde, ikke-personlige telefonnummer og e-mail-adresse til at kommunikere med dem.
• Traditionelle medarbejdere kan være misundelige på virtuelle medarbejderes "privilegier".
• Medarbejdere, der arbejder hjemmefra, bliver mere sandsynligt afbrudt i deres arbejde af familieforpligtelser end traditionelle medarbejdere.

Dette betyder ikke, at du skal give op med at tilbyde dine medarbejdere alternative arbejdsforhold. Husk disse risici og Sørg for, at de ikke er et problem hverken til dine virtuelle medarbejdere eller til dine traditionelle medarbejdere.

Fjernstyring

Selve arten af ​​arbejde har ændret sig, og ledere skal tilpasse den måde, de styrer deres medarbejdere på. Hvordan overvåges en medarbejders præstationer, når han ikke har fysisk kontakt med sin leder i uger eller endda måneder i træk?

En del af svaret ligger i en tilbagevenden til det grundlæggende i menneskelig kommunikation.

Tag dig tid til at mødes

Intet slår et ansigt til ansigt møde for at skabe et tillidsforhold. Ledelse er en folks forretning. Derfor skal du bruge lidt af din tid på menneskerne omkring dig - ikke kun når du har mulighed, men når dine medarbejdere er tilgængelige og føler behov.

Jo mere afstanden øges, jo mere kommunikation skal øges

Hvis nogle af dine medarbejdere ønsker at være så uafhængige som muligt og reducere deres kontakt med dig, andre føler sig overset eller ignoreret, hvis du ikke gør en indsats for at kommunikere med dem regelmæssigt.

Jo længere væk medarbejderne er fra deres overordnede, desto større indsats skal begge parter gøre for at holde kontakten.

Øg kommunikationen ved regelmæssigt at sende information og / eller organisere flere møder.

Tilskynd dine medarbejdere til at kontakte dig (det tager to at kommunikere) og multiplicere møderne ved at ringe til forskellige hold hver gang, så alle ender med at mødes.

Læs også: ClickUp, administrer nemt alt dit arbejde! & Reverso Correcteur: Bedste gratis stavekontrol til fejlfri tekster

Brug af teknologi

Vide, hvordan man bruger teknologi som kommunikationsvektor og ikke kun at distribuere information: fremme informationsudveksling og tilskynde til spørgsmål.

Opret diskussionsfora, som ledere og medarbejdere kan deltage i, eller e-mail nyhedsbreve, der registrerer alle samtaler, teamforløb, problemer og løsninger.

For at administrere medarbejdere eksternt skal du vælge styrkelse af arbejdsforhold og klar kommunikation. Tøv ikke med at nå ud til andre for at oprette et pålideligt kommunikationsnetværk.

I den næste del foreslår vi bedste team- og medarbejderstyringsværktøjer i 2021.

Bedste styringsværktøjer til at styre online-projekter

Teknologi tilbyder os en lang række løsninger, der gør vores liv lettere som HR-fagfolk og forretningsledere. Eller i det mindste prøver hun.

Det betyder ikke noget, om du migrerer fra et forældet system eller ønsker at implementere det fra bunden til en ny virksomhed. Nogle gange er den største udfordring at vælg den rigtige fjernstyringsløsning blandt en bred vifte.

Zoho-projekter

Zoho-projekter er et simpelt projekt- og opgavestyringssystem, der deler dine store, komplekse projekter i håndterbare enheder og planlægger tilbagevendende opgaver, afhængigheder og underopgaver i henhold til dine deadlines.

Når projekterne er afsluttet, giver Zoho Projects dig adgang til detaljerede oplysninger præsenteret i letforståelige tabeller og grafer, så du kan rapportere om dine aktiviteter, spore muligheder og se potentielle ulemper.

Det tilbyder også et meget konkurrencedygtigt prissystem for små virksomheder. Du kan nemt tilmelde dig Zoho Projects gratis prøveperiode ved linket øverst i sektionen.

Bitrix24

Bitrix24 er en kompakt projektledelse, samarbejde og CRM-pakke, der tager højde for alle parter, der er involveret i store og komplekse projekter.

Systemets nøglefunktionalitet drejer sig om tidsstyrings- og tidsplanlægningsfunktioner, som ikke kun hjælper dig med at overholde dine deadlines, men også producerer detaljerede og nøjagtige rapporter. Du kan bruge den til at koordinere projekter, tidsplaner og opgaver og drage fordel af dens CRM & kommunikationsplatform til at engagere kunder, når de er bekymrede.

Med op til 12 brugere om bord kan du brug Bitrix24 helt gratis.

Trello

Trello er, hvad vi gerne kalder et brugercentreret softwaresystem, fordi det tilbyder en af ​​de mest engagerende og interaktive grænseflader derude.

Hvad der er mest specifikt er dens unikke chipkortmetode og næsten ubegrænsede konfigurationstip, der gør det muligt at vedtage selv de mest komplekse og specifikke projekter.

Derudover forbinder Trello både enkeltpersoner og teams og tilbyder en række sociale interaktionsfunktioner, der gør samarbejdet mere behageligt.

Det er også et af de billigste og bedste integrerede værktøjer på denne liste.

Asana

Asana er et andet velkendt projektledelses- og samarbejdssystem, der tilbyder en brugervenlig grænseflade og minder om sociale medier. Hold elsker live-aktivitetsstrømmen, der holder dem informeret om ændringer og opdateringer, og evnen til at starte private / gruppechats fra det samme dashboards komfort.

Med hensyn til projektstyring peger Asana-udviklere på forholds- og forandringsledelse som styrken ved deres platform og minder brugerne om, at de også tilbyder den bedste kundesupport, der er tilgængelig i denne niche.

Med Asana vil kunder også drage fordel af et dedikeret succesprogram og udvikle ny taktik til projektledelse og samarbejde.

Samarbejde

Samarbejde blev designet til hold fra mellemstore og store virksomheder, der arbejder samtidigt på forskellige projekter og tilhører derfor gruppen af ​​funktionsrige systemer, der letter dataadgang og gør metrics mere forståelige for forskellige strømbrugere.

Med Teamwork kan du nemt og hurtigt organisere dine projekter, teams, ressourcer, kalendere og mere og sørge for, at alle teammedlemmer er opdaterede med ændringer og opdateringer.

Under den brugervenlige og tilsyneladende ligefremme grænseflade vil du ikke desto mindre opdage en kraftig risiko- og belønningsanalysator og en af ​​de mest sofistikerede prognosemekanismer i branchen.

BONUS: Slap

Slack er en team messaging-app, der giver alle medlemmer af et projekt mulighed for at opretholde klare kommunikationslinjer. Brugere af appen kan modtage underretninger på deres skrivebord, når der sendes nye meddelelser, integrere appen med kontorværktøjer og oprette brugerdefinerede kanaler.

Konklusion: Lær at sige "Tak"

Hver medarbejder har brug for anerkendelse af deres leder. Bare fordi en medarbejder arbejder væk fra virksomhedskontorer, betyder det ikke, at du skal glemme dem. Her er nogle trin, du kan tage for at få dine virtuelle medarbejdere til at føle sig så værdsatte som alle andre.

Læs også: De bedste Master of Business Administration programmer i Tunesien

Bed dine virtuelle medarbejdere om at lade deres manager og andre teammedlemmer vide om deres præstationer, da disse ikke kan vurderes direkte.

Vær særlig opmærksom på virtuelle medarbejdere i tilfælde af et blandet team - som inkluderer både virtuelle og traditionelle medarbejdere. Skriv ned hver persons præstationer.

Sørg for, at dine virtuelle medarbejdere er inkluderet i alle programmer, der sigter mod at udtrykke din påskønnelse. Inddrag dem i alle aktiviteter ligesom alle andre.

Overse ikke Internets potentiale for anerkendelse. Tænk på e-mail eller virtuelle blomster. Involver ledere i anerkendelsesprocessen f.eks. Via telekonferenceopkald.

Læs også: Top bedste alternativer til Monday.com

Overvej at tilbyde virtuelle medarbejdere genstande med firmaets logo (krus, t-shirts, kasketter osv.) For at minde dem om, at de er en del af et team.

Glem ikke at dele artiklen med dine kolleger og venner!