Топ: 5 най-добри метода и инструменти за управление на онлайн проекти (2021)

Най-добрите инструменти за управление на виртуални служители 2021: През последните десетилетия обществата и мъжете и жените, които ги съставят, промениха отношението си. Компанията се отпусна много в полза на служителите.

Днес мениджърите искат да вземат предвид нуждите на всеки отделен човек. Защо ? Тъй като те разбраха, че с минимално внимание (все повече и повече), те ще получат много повече.

Независимо дали служителите искат да оставят децата си в училище сутрин, да работят само в определени дни от седмицата или да отнемат дълго време, за да се грижат за болен роднина, мениджърите са много по-склонни да правят каквото си искат, за да се адаптират към тези нужди .

Тази промяна в отношението (заедно с променящия се характер на работата, напредъка в технологиите и намаляването на нивата на управление в много компании) доведе до нова категория служители: виртуални служители, преминаващ по-голямата част от работното си време далеч от офиси и фабрики, служители, управлявани дистанционно, служители с гъвкаво или уредено работно време и служители, които работят отдалечено от уюта на дома си.

В тази статия ви учим как да водим виртуални служители, ние ви предлагаме нашите списък на най-добрите инструменти за управление на екип и служители през 2021 г..

Управление: Разбиране и водене на виртуални служители

С разпространението на персонални компютри, както в офиса, така и у дома, плюс атрактивен избор на модеми и комуникационен софтуер, въпросът не е дали вашите служители могат да работят отдалечено, а дали сте готови да им позволите да го направят.

Виждате ли, проблемът с дистанционната работа за мениджърите не възниква по отношение на технологиите, а на управлението на персонала.

Разбира се, тези промени не са лесни за изпълнение. За мениджърите, които са свикнали да имат на разположение служителите си, готови да реагират незабавно на нуждите на клиентите, дистанционното управление на служителите е донякъде поразително.

В тази част ще научите за този нов вид служител и за най-добрия начин за работа с тях.

За да прочетете също така: Най-добър магистър по бизнес администрация MBA програми & Най-добрите сайтове за превод на английски френски

Ще научите как ефективно да ръководите служители, които работят отдалечено или се възползват от гъвкаво или уредено работно време. И накрая, ще разберете бъдещето на дистанционната работа.

Нов вид служители във фирмата

Днес компанията приветства нов вид служители: виртуални служители.

Какво е виртуален служител?

Той е физическо лице, което редовно работи за компания извън офиса си. Виртуалните служители са в допълнение към тези, които са приели (и често изискват) определени алтернативни условия на труд, включително уредено или гъвкаво работно време.

Работете дистанционно, защо?

Все повече служители избират тези алтернативни условия на труд, които могат да включват пристигане и напускане на офиса извън традиционното работно време или просто работа на пълен работен ден от дома.

Предизвикателство за мениджърите

Управлението на лица, които не се намират физически в централата на компанията, е истинско предизвикателство, което изисква тотално различен подход от мениджърите.

Независимо дали служителите са в други помещения, в други държави или у дома, каквато и да е причината за физическото разделяне между тях и ръководството, връзките на дълги разстояния затрудняват мониторинга на поведението и представянето.

Мениджърите трябва систематично да определят дали виртуалните служители изпълняват своите задължения, както и тези в офисите на корпоративните централи.

Готови ли сте да посрещнете виртуални служители?

Готов ли е вашият бизнес за работа с виртуални служители? А ти, готова ли си?

Ето контролен списък, който ще ви помогне да разберете бързо :

• Вашата компания е задала критерии за оценка на представянето на своите служители.
• Потенциалните виртуални служители разполагат с оборудването, от което се нуждаят, за да вършат добре работата си от разстояние.
• Работата може да се извърши дистанционно.
• Работата може да се извърши без постоянно взаимодействие с други служители.
• Потенциалните виртуални служители са доказали, че могат да работят ефективно без ежедневен надзор.
• Ръководителите могат да управляват и контролират служителите въз основа на техните резултати, а не чрез пряко наблюдение.
• Беше изследвано работното място на виртуалните служители, за да се провери годността на оборудването му.

Отбеляза ли много кутии? Ако е така, вашата компания е готова и може да внедри алтернативни условия на труд за своите служители.

Ако сте оставили много кутии празни, ще ви свърши работа, преди да можете да поберете виртуални служители във вашия бизнес.

Еволюцията на корпоративната култура

Когато много служители станат виртуални служители, мениджърите се сблъскват със следния проблем: Какво ще се случи с културата на компанията (и представянето на служителите), ако все повече служители работят извън офиса?

Всъщност културата на компанията до голяма степен се основава на ежедневните взаимодействия на служителите. Тези, които работят извън тези взаимодействия и следователно не участват в тях, е малко вероятно да се чувстват загрижени за културата на компанията и не са по-отдадени на ценностите и целите на компанията, отколкото са на другите служители. .

резултат: потенциално по-малко продуктивни служители от останалите, чийто екипен дух и отдаденост отстъпват.

За щастие има няколко стъпки, които можете да предприемете помогнете на вашите виртуални служители да се включат в културата на компанията, да има екипен дух и да подкрепя целите на компанията.

Ето няколко идеи:

• Организирайте редовни срещи, на които всички служители ще трябва да присъстват лично, чрез телеконференция или в дискусионен форум в Интернет. Обсъдете целите, които трябва да бъдат постигнати, и планирайте времеви интервал, през който групата може да разреши поне един от най-належащите въпроси или повече, ако остане време.
• Създайте комуникационни опори, достъпни за всеки служител.
• С помощта на фасилитатор периодично организирайте семинари, насочени към изграждане на екипния дух и увереност на всички служители, виртуални и невиртуални.
• Планирайте редовни групови дейности, които могат да вдъхновят виртуалните служители да се срещат, смесват и опознават. Организирайте например обяд за сметка на компанията, пикник в близкия парк и т.н. - възможностите са неограничени.

Като мениджър помнете това виртуалните служители са изправени пред проблеми че конвенционалните служители не знаят. Например :

• Виртуалните служители могат да мислят, че не получават адекватна компенсация за ресурсите, които носят (професионално пространство в дома си, компютър, електричество, мебели и др.).
• Виртуалните служители може да почувстват, че началниците им не зачитат поверителността им, ако са твърде натрапчиви. Не забравяйте, че вашите служители не са на разположение XNUMX часа в денонощието, седем дни в седмицата. Придържайте се към работното им време и използвайте тяхната работа, неличен телефонен номер и имейл адрес, за да комуникирате с тях.
• Традиционните служители могат да ревнуват от „привилегиите“ на виртуалните служители.
• Служителите, които работят от вкъщи, са по-склонни да бъдат прекъсвани в работата си от семейни задължения, отколкото традиционните служители.

Това не означава, че трябва да се откажете от това да предлагате на служителите си алтернативни условия на работа. Имайте предвид тези рискове и уверете се, че те не са проблем нито на вашите виртуални служители, нито на традиционните ви служители.

Дистанционно управление

Същността на работата се е променила и мениджърите трябва да адаптират начина, по който управляват служителите си. Как да наблюдаваме представянето на служител, когато той няма физически контакт със своя мениджър седмици или дори месеци подред?

Част от отговора се крие в връщане към основите на човешкото общуване.

Отделете време за среща

Нищо не може да надмине срещата лице в лице, за да се създадат отношения на доверие. Управлението е бизнес за хора. Затова трябва да посветите част от времето си на хората около вас - не само когато имате възможност, но когато вашите служители са на разположение и почувстват нуждата.

Колкото повече се увеличава разстоянието, толкова повече комуникацията трябва да се увеличава

Ако някои от вашите служители искат да бъдат максимално независими и да намалят контакта си с вас, други чувствайте се пренебрегнати или игнорирани, ако не полагате усилия да общувате редовно с тях.

Колкото по-далеч са служителите от началниците им, толкова повече усилия трябва да положат и двете страни, за да поддържат връзка.

Увеличете комуникацията, като редовно изпращате информация и / или организирате повече срещи.

Насърчавайте служителите си да се свързват с вас (за да общувате, отнема две) и умножавайте срещите, като всеки път се обаждате на различни екипи, така че всички да се съберат.

За да прочетете също така: ClickUp, лесно управлявайте цялата си работа! & Reverso Correcteur: Най-добрата безплатна проверка на правописа за безупречни текстове

Използване на технология

Знаете как да използвате технологията като вектор на комуникация а не само за разпространение на информация: насърчаване на обмена на информация и насърчаване на въпроси.

Създайте дискусионни форуми, в които мениджърите и служителите могат да участват или изпращайте по имейл бюлетини, които записват всички разговори, напредъка на екипа, проблемите и решенията.

За да управлявате служителите дистанционно, изберете укрепване на работните взаимоотношения и ясна комуникация. Не се колебайте да се обърнете към другите, за да създадете надеждна комуникационна мрежа.

В следващата част предлагаме най-добрите инструменти за управление на екип и служители през 2021 г..

Най-добрите инструменти за управление за управление на онлайн проекти

Технологиите ни предлагат множество решения, за да улеснят живота ни като HR специалисти и бизнес мениджъри. Или поне тя се опитва.

Няма значение дали мигрирате от остаряла система или искате да я внедрите от нулата за нов бизнес. Понякога основното предизвикателство е да изберете правилното решение за дистанционно управление сред голямо разнообразие.

Проекти на Zoho

Проекти на Zoho е проста система за управление на проекти и задачи, която разделя вашите големи, сложни проекти на управляеми единици и планира повтарящи се задачи, зависимости и подзадачи според вашите срокове.

След като проектите са завършени, Zoho Projects ви дава достъп до подробна информация, представена в лесно разбираеми таблици и графики, така че можете да докладвате за вашите дейности, да проследявате възможностите и да видите потенциални недостатъци.

Предлага и много изгодна ценова система за малкия бизнес. Можете лесно да се регистрирате за безплатната пробна версия на Zoho Projects на връзката в горната част на раздела.

Bitrix24

Bitrix24 е компактен пакет за управление на проекти, сътрудничество и CRM, който отчита всички страни, участващи в големи и сложни проекти.

Ключовата функционалност на системата се върти наоколо функции за управление на времето и планиране на времето, които не само ще ви помогнат да спазите вашите срокове, но и ще изготвите подробни и точни отчети. Можете да го използвате, за да координирате проекти, графици и задачи и да се възползвате от неговата CRM и комуникационна платформа, за да ангажирате клиентите, когато са загрижени.

С до 12 потребители на борда можете използвайте Bitrix24 абсолютно безплатно.

Trello

Trello е това, което обичаме да наричаме ориентирана към потребителя софтуерна система, защото предлага един от най-ангажиращите и интерактивни интерфейси там.

Най-специфичното е нейната уникална методология за смарт карти и почти неограничени съвети за конфигуриране, които й позволяват да приема дори и най-сложните и специфични проекти.

Освен това Trello свързва както индивиди, така и екипи и предлага разнообразни функции за социално взаимодействие, които правят сътрудничеството по-приятно.

Това е и един от най-евтините и най-добрите интегрирани инструменти в този списък.

Асана

Асана е друга добре позната система за управление на проекти и сътрудничество, която предлага удобен за потребителя интерфейс и напомня на социалните медии. Екипите обичат потока от дейности на живо, който ги информира за промени и актуализации, както и възможността да инициират частни / групови чатове от удобството на едно и също табло.

По отношение на управлението на проекти, разработчиците на Asana посочват управлението на взаимоотношенията и промените като силните страни на тяхната платформа, напомняйки на потребителите, че те предлагат и най-добрата поддръжка на клиенти, налична в тази ниша.

С Asana клиентите също ще се възползват от специална програма за успех и ще разработят нови тактики за управление на проекти и сътрудничество.

Работа в екип

Работа в екип е проектиран за екипи от средни и големи компании, работещи едновременно по различни проекти, и следователно принадлежи към групата на богати на функции системи, които улесняват достъпа до данни и правят показателите по-разбираеми за различните потребители.

С екипната работа можете да организирате вашите проекти, екипи, ресурси, календари и други с лекота и бързина и да се уверите, че всички членове на екипа са в крак с промените и актуализациите.

Под удобния и на пръв поглед ясен интерфейс ще откриете мощен анализатор на рискове и награди и един от най-сложните механизми за прогнозиране в индустрията.

БОНУС: Отпуснат

Застой е екипно приложение за съобщения, което позволява на всички членове на даден проект да поддържат ясни линии на комуникация. Потребителите на приложението могат да получават известия на работния си плот, когато се публикуват нови съобщения, да интегрират приложението с офис инструменти и да създават персонализирани канали.

Заключение: Научете се да казвате „Благодаря“

Всеки служител се нуждае от признанието на своя мениджър. Това, че служителят работи далеч от офисите на компанията, не означава, че трябва да забравите за тях. Ето няколко стъпки, които можете да предприемете, за да накарате вашите виртуални служители да се чувстват толкова ценени, колкото всички останали.

За да прочетете също така: Най-добрите програми за магистър по бизнес администрация в Тунис

Помолете вашите виртуални служители да уведомят своя мениджър и други членове на екипа за техните постижения, тъй като те не могат да бъдат директно оценени.

Обърнете специално внимание на виртуалните служители в случай на смесен екип - който включва както виртуални, така и традиционни служители. Запишете постиженията на всеки човек.

Уверете се, че вашите виртуални служители са включени във всякакви програми, целящи да изразят вашата оценка. Включете ги във всички дейности, както всички останали.

Не пренебрегвайте потенциала на Интернет за разпознаване. Помислете за имейл или виртуални цветя. Включете ръководители в процеса на разпознаване, например чрез телефонни разговори.

За да прочетете също така: Топ най-добрите алтернативи на Monday.com

Помислете дали да не предлагате предмети на виртуални служители с логото на компанията (чаши, тениски, шапки и др.), За да им напомните, че са част от екип.

Не забравяйте да споделите статията с колегите и приятелите си!