Управление на проекти: ClickUp, лесно управлявайте цялата си работа!

Тест на приложението ClickUp: Ако сте в екип и имате впечатлението, че задачите не напредват, комуникацията е трудна и че нищо не се актуализира, със сигурност имате нужда приложение за управление на проекти.

Може да изглежда като много време и мотивация от гледна точка на настройка, но не се притеснявайте, след ден, в който започнете, ще видите много добри резултати в краткосрочен и дългосрочен план!

Един от тези популярни програми за управление на проекти е Clickup, облачна колаборация, която е подходяща за бизнеса във всички индустрии. Независимо дали са големи или малки, бизнесът може да се възползва от функции като комуникация и сътрудничество, възлагане на задачи и състояния.

В тази статия ще се съсредоточим върху инструмента за управление на проекти и диспечера на задачите Кликване, Планирайте, управлявайте приоритети и зависимости в елегантен календар на проекта.

Приложението Clickup

Щракнете нагоре est инструмент за управление на проектиt предлага повече от 1 интеграции за импортиране и лесно синхронизиране ви карат да работите по най-добрия начин. Печелете един ден в седмицата, гарантирано! Увеличете вашата организация и управлявайте времето си по-добре! Пълна персонализация. Прави това, което другите не могат. Управление на задачите.

Кликването се използва от много компании и екипи за управление на проекти заради неговите характеристики и много приложения. Ето няколко:

• За организиране на събития: Кликването може да се използва и за планиране на събития като рождени дни. Събитието се счита за проект и всички свързани задачи могат да се съхраняват на едно място. Първоначалните идеи могат да бъдат задачи, а следващите идеи за тях са подзадачи. Тези подзадачи трябва да бъдат най-основните неща, които трябва да бъдат изпълнени.
• Управление на контакти и лична мрежа: Много потребители също се възползват от възможностите на Clickup за управление на личната си мрежа и контакти. Тя позволява на хората лесно да поддържат списък с хора в тяхната мрежа, като създават проект с два списъка. Първият е главният списък, където всички контакти се съхраняват като задачи. Всеки от тях получава описание на сектора на дейност, от който произхожда, и естеството на връзката му с потребителя. Другият списък съдържа персонализирани състояния вместо задачи и срокове. Това помага да се напомни на потребителя кога да се свърже отново с контакти.
• Създаване на готварска книга или книга с рецепти: Това е много специфична употреба, която е добра за готвачите и тези, които обичат да готвят. За щастие това е възможно и за всеки друг тип колекция, в която се намира потребителят, като текстове на песни, книги с истории и други подобни. Що се отнася до създаването на готварска книга, потребителят може да създаде списък, който той може да назове с вида кухня като „италианска“, „японска“ или „американска“. След това потребителят може да създаде задача за всяко ястие от тези списъци.
• Като бележник: Кликването не е само за екипи за управление на проекти, но и за отделни потребители. Софтуерът може да се използва за записване и на най-простите и малки идеи, благодарение на функцията си за тефтер. По време на срещите потребителите могат просто да отворят Notepad и да правят бележки, които се записват автоматично. Потребителите могат също да отворят тези бележки по-късно и да видят всичко в тях.
• Приоритизиране: Clickup има функция за приоритизиране, която позволява на потребителите да видят всичко, което трябва да постигнат, и им помага да решат откъде да започнат.

Кликване нагоре Отчитане

На страницата „Отчети“ има общо седем отчета. Работните пространства на платения план имат пълен достъп до всеки отчет, но завинаги безплатните работни пространства на плана са ограничени до завършения отчет на задачата.

За да прочетете също така: 5 най -добри метода и инструменти за управление за управление на онлайн проекти & Топ: 10 най-добри безплатни онлайн софтуера за диаграма на Гант за ефективно управление на проекти

Как да използвам отчетите

Местоположение: Пространство, Папка, Списък

Не забравяйте да фокусирате таблиците върху това, което има значение. Определете пространствата, папките или списъците, които ви интересуват най -много, след което изберете периода, който искате да наблюдавате.

Стандартни филтри: Разполагате и със силата на филтри, с които сте свикнали от изглед Списък и Таблица.

Период: Изберете периода за данните, показвани в отчета.

Изпълнен отчет за задачите

• Този отчет показва задачите, изпълнявани от всеки човек.
• Изпълнената задача се брои за човека, ако този потребител е назначен към задачата по времето, когато е била затворена.
• Време за завършване: Този отчет показва времето, необходимо на изпълнението на задачата, откакто е създадена.
• Предлага се в плана Free Forever

Работете по доклада

• Това е най-доброто място да се потопите и да разгледате задачите, в които е участвал всеки човек.
• "Дейност" е основно всяко действие, изпълнявано като част от задача.

Отчет за точки от работното пространство

Това е един вид ClickUp игра! Имаме много други неща по пътя:

• Одобрени известия - Общият брой одобрени известия.
• Добавени коментари - Брой коментари, добавени към задачи, които съответстват на вашите филтри
• Решено - Броят на разрешените коментари
• Завършено - Изпълнени задачи, които са възложени на потребителя
• Работа завършена - Брой задачи, за които потребителят е записал дейност
• Общо - цифрите във всяка колона, събрани заедно

Доклад: Кой стои зад всичко това

• Тъй като всички в платеното работно пространство имат достъп до този раздел, това е чудесен начин да упълномощите колегите си да изчистят своите известия и да изпълнят просрочени задачи.
• Обърнете внимание, че общият брой на неизисканите известия и общият брой на просрочените задачи са представителни за текущо състояние, така че не е необходимо или възможно да се филтрира по период.

Отчет за проследяване на времето

• Вижте общото време, което всеки човек във вашето работно пространство е последвал.
• С кумулативните дневници за проследяване на времето за всеки потребител на работното пространство имате точна информация за времето, прекарано в списък със задачи.
• Това включва време, проследявано ръчно и автоматично, като например с разширението ClickUp Chrome, Toggl и Harvest.
• Експортирайте данните, за да получите още повече информация.

Отчет за оценка на времето

• Бързо разглеждайте времето като екипен ресурс за планиране на проекти.
• Индикаторът за оставащо време изчислява (прогнозно време) - (записано време), за да определи дали целите ви са по график.
• Този отчет не предоставя филтър за период - очакваното време не е неразривно свързано с точните дати. Следователно, добавянето на филтър за период от време за тази функция би направило ненужно сравняването му с функцията за проследяване на времето.
• Тази таблица също ви дава възможност да експортирате много повече данни.

Изчислени полета

В долната част на всяка колона на следните отчети ще намерите полета за изчисление:

• завършен
• Работил върху
• Точки на работното пространство
• Кой е отзад

Те ви позволяват да работите със суми, средни стойности и диапазони на всички стойности в колоната.

За да прочетете също така: OVH срещу BlueHost: Кой е най-добрият уеб хост?

Персонализирани полета

При първото ви посещение ще бъдете помолени да изберете първоначално персонализирано поле за съставяне на отчета.

Не се притеснявайте, можете да добавите или редактирате първоначалното поле след генерирането на вашия отчет.

1. Изберете персонализирано поле от падащия списък - За всяко избрано от вас поле ще бъде добавена колона и ще бъдат показани само задачи с този набор от полета - Щракнете върху бутона +, за да добавите друга колона на персонализирано поле
2. По избор използвайте филтрите, за да изберете конкретни стойности на полето с оператори като дефинирани, недефинирани, по -големи от, по -малки от и т.н.
3. Ако желаете, можете да дефинирате поле "Изчисляване" в долната част на всяка колона. Посочете изчисление: Сума, Средно, Обхват

Съвет: Можете също да изчислявате числови полета в колоните на изгледа на списъка!

Наличен скоро

Графични изображения за следните елементи:

• Натоварване на потребителя
• Диаграма на кумулативния поток
• Проследяване на файлове и списъци

Как да настроите Agile - Scrum работен процес в ClickUp

ClickUp е проектиран да бъде лесно приспособим към много работни потоци, особено работни процеси като Kanban, Scrum и Agile като цяло.

ClickUp използва методологията Спорна топка в рамките на системата за работен поток Agile. Ако искате да научите повече за agile, разгледайте тези полезни публикации в блога, за да научите за основите на agile и как да внедрите agile в работния процес на управлението на проекти.

• Разделете големите си проекти на малки, управляеми части, наречени Sprints.
• Препоръчваме ви да използвате SprintsClickApp, за да спестите време и лесно да управлявате вашите Sprints!
• Приложете ClickApp Sprints към всяко пространство, изберете продължителността на Sprint и създайте Sprints, без да се налага да търсите дати отново. Можете дори да автоматизирате вашите спринтове с помощта на това ClickApp!
• Използвайки нашето ClickApp за спринтове, можете да изберете да използвате спринт за управление на натоварването на вашия екип, като използвате следните функции: Дати на спринта: Спринтовете трябва да имат начална и крайна дата.
• Статуси на спринта: Статусите на спринта се обозначават от цвета на иконата в йерархията и от цвета на датите на спринта в горната част на изгледа на списъка. Не е стартирано (сиво) В процес (синьо) Затворено (зелено)
• Задачи за препълване: Всяка задача, която не е маркирана „Затворена“ в края на спринта, се счита за задача за препълване, която трябва да бъде изпълнена в следващия спринт
• Обща оценка: Общото количество работа, която имате в спринта си, е обобщено в горната част на спринта. Конфигурирате метода за оценка, използван в настройките на Sprint.
• Потребителите на Business + могат да разрешат автоматизация на спринта в настройките на спринта.
• Можете дори да конвертирате списъци в Sprint, да създавате папки Sprint и да видите напредъка на папките Sprint, като използвате диаграми Burn Up и Burn Down в таблото си за управление.
• За повече информация как да използвате или инсталирате, разгледайте нашия Sprints ClickApp Doc тук!
• Как най-добре да конфигурирате ClickUp за работен процес Agile - Scrum: Започнете с йерархията
• Вашето работно пространство е компанията, в която работите, която включва членове от всички отдели във вашата компания, но пъргавината обикновено се прилага само за членове на вашето пространство за разработка / инженеринг.
• Пространствата ви позволяват да персонализирате това, от което се нуждае вашият инженерен екип, за да приложи ефективно гъвкав работен процес. Ще влезем в детайлите по този въпрос, но основно искаме да активираме функциите, статусите и интеграциите, които са необходими за ефективен екип за разработка.
• Папките ще служат като категории за различните части от разработката на вашия продукт. Например в ClickUp имаме Android, iOS, Frontend, Backend и т.н. в нашето пространство за развитие. Папките организират вашите пространства и съдържат списъци (Sprints) и задачи.
• Списъците са най-добрият контейнер за вашите задачи и са идеални за настаняване на висящите ви предмети. Тук на живо се изпълняват всички задачи, които правят възможно постигането на вашия Спринт! Използвайте нашите задачи в списъци с множество кликвания, за да добавите задачите си към Sprints.
• Задачите са истинските елементи за действие в ClickUp. За да може всеки спринт да влезе в производство, всяка негова задача също трябва да бъде изпълнена. Задачите, които трябва да бъдат натиснати в следващия спринт, могат лесно да бъдат преместени.
• Сега трябва да дефинираме статусите за вашите потоци от задачи. Това е съществена част от Scrum методологията. Изберете нашите състояния, след това щракнете върху Scrum, за да получите достъп до нашите предварително форматирани състояния за този работен поток. Можете също така да персонализирате вашите собствени състояния и да ги запазите като шаблон за използване в други папки.
• Етикетите могат да се използват като начин за организиране на всяка задача в спринт. Например, етикети могат да се добавят за задачи, които са грешки, поправки и проблеми със сървъра, за да назовем само няколко. Освен това, само добавянето на маркер Sprint към вашите задачи може да ви помогне да изясните предстоящите точки на действие.
• Интеграция с Github е идеален за Scrum работен процес, тъй като способността да се натиска и вилица в различни среди е от съществено значение за процеса на разработка. GitHub ви позволява да проследявате проблеми, ангажименти и всичко друго, което трябва да знаете за дадена задача в дневника на активността на задачата. Това улеснява проследяването на напредъка на дадена задача за развитие.

Вижте също: Сравнителни най-добри алтернативи на Monday.com & 10 най-добри безплатни калкулатора Mauricettes за изчисляване на работното време

Оценка на времето

Да се ​​използва проследяване на времето с прогнози за времето? ClickUp изчислява оставащото време за спринтаT. Тази функция е достъпна за всяка задача и е кумулативна за целия списък, в който се намират тези задачи. Това ви позволява да имате ясна представа колко време ще ви отнеме да изпълните задача и / или Списък, като същевременно ви дава приблизителна представа за това колко продуктивни са членовете на вашия екип.

Повтарящи се задачи

Полезно е да зададете задача на определена дата или интервал, когато има повтарящи се действия, които трябва да бъдат изпълнени в рамките на определен период от време, като например въпрос / отговор в пространство за разработка или осъзнаване в пространство. Маркетинг.

Тази функция може да бъде дефинирана за всяка задача или подзадача, създадена в спринт.

Начална и крайна дата

Целият работен процес на Agile разчита на цели, които имат начало и край! Началната и крайната дата допълват това.

Просто добавете дата, на която дадена задача трябва да започне, както и датата на падежа и ще имате възможност да филтрирате по начална дата и краен срок, позволявайки на собственика на продукта или майстора на scrum да '' по-лесно прецени къде се намира в цикъла на разработка .

Да се ​​чете: Най-добрите алтернативи на WeTransfer за изпращане на големи файлове безплатно

Свържете задачи, за да представите епични изображения на ClickUp

• Има три различни начина да симулирате епоси за вашите инженерни проекти в ClickUp!
• Свързване на задачи и задачи в множество списъци: Използвайте нашата функция за свързване на задачи, за да свържете задачи, които са част от един и същ проект. Създайте задача, която представлява епоса и след това свържете всички останали задачи, съставляващи функцията, с епичната задача. Когато дойде време да добавите задачите си към Sprint, оставете вашия Epic на пътната карта.
• Задачи в множество списъци: Когато създавате задачи във вашия Sprint, добавете ги към втори списък с името на проекта или инициативата. В този сценарий този втори списък се превръща във вашата епопея.
• Контейнер със задачи: Създайте задача, която да представлява епоса и създайте задачи от описанието на епоса. Можете също така ръчно да поставите връзки към съответните задачи в епичното описание.
• Най-добрият начин да използвате свързани задачи с ClickApp Sprints е да създадете списък, който да представя вашия проект или функция. След това създайте задача, която да представлява епос или проект в този списък. Намираме за полезно да го наречем нещо като "Страхотна функция" [EPIC].
• Когато задачата в списъка с множество ClickApp е активирана, добавете задачата Страхотна функция [EPIC] към вторичен списък, като вашата пътна карта. В същия списък с проекти създайте задачи за този проект или функция. Използвайте функцията за свързване на задачи, за да свържете тези задачи със страхотния елемент [EPIC].
• При планиране на спринт преместете задачи, свързани с епоса, към следващ спринт или използвайте Tasks in Multiple Lists, за да ги добавите към спринта. За грешки, просто ги добавете към спринта като вторичен списък.

Проследявайте напредъка на спринта в таблата

• Таблата имат много опции за джаджи, но най-полезни са нашите джаджи за спринт. Истинската сила е да можете да персонализирате как и какви данни искате да видите. Изградете табло за управление на екип или създайте основно табло, като извлечете ключови данни от целия си екип.
• ClickUp предлага много от основните типове отчети, използвани в гъвкавата методология. Те включват Burn Downs: За да измервате степента на завършеност спрямо целевата линия, за да ви помогне да видите визуално вашето темпо.
• Burn Ups: За да получите по-ясна представа за свършената работа спрямо изоставането - за да видите лесно промените в обхвата.
• Кумулативен поток: За да видите задачите си да се преместват от състояние в състояние и визуално да видите текущите затруднения, преди да станат твърде големи.
• Скорост: За да оцените средното завършване на работата чрез интегриране на спринта, което ще ви помогне да оцените по-добре бъдещите спринтове.
• Важно: ще ви е необходим неограничен план за достъп до таблата и бизнес план за достъп до персонализирани диаграми и диаграма на скоростта.

Проследете напредъка на спринта за коучинг в приложението ClickUp

Напредък и планиране

В „Настройки“ превключете „Показване на очакваното време“, за да видите колко време хората са изчислили спрямо това, което всъщност са направили: Това е идеалният начин да управлявате вашите срокове за спринт!

Натоварване и капацитет

• В таблицата с натоварването можете дори да видите работното си натоварване на работното пространство въз основа на точките за борба от лявата страна на изгледа ви в квадрат (само бизнес план): Както виждаме по -долу, Алекс К (вторият потребител отляво) вероятно би могъл да използва повече задачи, тъй като той изглежда почти е изпълнил всичко, което му е възложено.
• Също така можем да видим, че Уес (вляво) има много повече работа от останалите.

ClickUp устави

Статусите са етапи, през които преминават задачите, широко известни като работни потоци. Например една задача може да премине от „Завършване“, „В процес на изпълнение“ и накрая, „Изпълнено“ - всяка от тези стъпки е състояние.

Статусите могат да бъдат персонализирани до ниво на списъка в ClickUp, но по подразбиране на състоянието могат да бъдат зададени на нива на папки и места. Това означава, че ако зададете състояния по подразбиране на ниво място, всичко под това ниво ще наследи статусите, дефинирани на ниво място по подразбиране, но можете да ги промените, където пожелаете.

Пространствата, папките и списъците в ClickUp могат да имат различни състояния за задачите си.

Как статусите насърчават производителността?

• Прозрачност! Цялото ви работно пространство знае върху какво всеки работи във всеки един момент.
• Ефективност! Когато използвате състояние като „В процес на изпълнение“, веднага щом стартирате задача, можете да се съсредоточите върху точно изпълняваната задача, което увеличава производителността.
• Организация! Със статусите знаете точно къде стоят задачите, кои се нуждаят от внимание и какво следва.
• Задръжте курсора на мишката над лявата странична лента, за да я разгънете и изберете интервал. Също така ще видите папките и пространствените списъци да растат.
• По подразбиране списъците наследяват състояния от родителски папки. За да създадете отделни състояния за отделен списък, кликнете върху елипсите до списък
• Когато създавате списъци, които не принадлежат към папки, те наследяват статусите от мястото по подразбиране. Точно както при списъците в папки, можете да изберете да имате различни състояния за самите списъци: След като списъкът бъде създаден, можете да изберете да имате различни състояния: Създайте нови състояния за този списък

Бързо променяйте състоянията в изгледи на списъци и таблици

Изглед на списък

Щракнете върху малките елипси до състояние в изгледа на списъка.
Изберете от следните опции за редактиране на статусите: „Свиване на групата“: Скриване на тази група състояния от вашия изглед - „Управление на статусите“: Промяна на цвета или заглавието на статусите в този списък - „Ново състояние“: Добавяне на друг статус към вашия работен процес. Ако добавите нов статус към списък, който наследява статусите на дадено дело, ще ви попитаме дали искате да добавите този статус и към този случай.

Изглед на маса

Щракнете върху елипсите до колона за състояние в изгледа на дъската. Ако групирате по друг метод освен „статус“, ще трябва да го коригирате, за да видите тези опции: 2. 2. Изберете опция от падащото меню:
„Преименуване на състоянието“ - Промяна на името на състоянието „Промяна на статусите“ - Направете промени в статусите на списъка или папката, която разглеждате. Имайте предвид, че тази опция е налична само при преглед на таблица, в която всички задачи имат един и същ статус.

Статуси „Завършени“

• Имате ли повече от един устав, в който дадена задача да се счита за изпълнена от гледна точка на получателя?
• Например имате статус „Преглед завършен“ и „Завършен“. В състоянието „Преглед завършен“ цялата работа е свършена и нямате нужда от просрочени напомняния. Това е точно времето, когато трябва да маркирате състоянието „Готово“!
• Това е точно моментът, в който трябва да отбележите статуса „Завършен“! Уверявате се, че задачата не се счита за „просрочена“ - така че няма да се изпращат просрочени напомняния и задачата няма да бъде изпратена до входящата поща на никого
• Как да маркирам състояние като „Готово“: Отидете в менюто за състояние за място, папка или списък, както е показано по-горе

Уставът не е иницииран

• Имате ли задачи в състояние, които все още не трябва да се считат за активни? Използвайте статусите „Не е започнало“, за да разделите състояния като Отворено, Изчакващо, Изчакващо и други във всички области на работното Ви пространство!
• Това ClickApp може да бъде активирано за вашето работно пространство, за да ви помогне да изградите статистика като Cycle Time!
• Когато ClickApp Not Started е активиран, ние автоматично организираме статусите в групи в падащия списък, така че да е по-лесно да ги намерите по тип статус.
• Как да маркирам състояние като „Не е стартирано“: Добавете ново състояние или плъзнете и пуснете съществуващо състояние в категорията „Не е стартирано“.
• По подразбиране ще конфигурираме вашите пространства, папки и списъци със състояния по подразбиране („Задачи“ и „Готово“), за да маркираме началото и края на вашите работни потоци.
• Ако обаче предпочитате, можете да промените името на тези състояния по два начина: Достъп до менюто на състоянието на вашето пространство, папка или списък. Когато щракнете върху елипсите до „Завършване“ или „Готово“, имате възможност да преименувате състоянието: 2. кликнете върху заглавката на състоянието „Завършване“ или „Готово“ в изгледа на списък, за да промените името на статусът.

ClickUp и Slack интеграция

Интеграцията на Slack на ClickUp ви позволява да правите не само разговори със съотборниците си. ClickUp ви позволява да персонализирате известията Застой, създайте ClickUp задачи от Slack и др.

Когато връзките със задачи се показват в Slack, те незабавно се обогатяват с подробности.

Заключение: Защо да изберем софтуер за управление на проекти?

Софтуерът за управление на проекти ви позволява да обедините цялата информация, свързана с един или повече проекти, на едно място, за да избегнете стотици изгубени имейли, забравени задачи или непроследими документи. Този софтуер ще ви позволи да:

• Избройте задачите си и възложете всяка задача на един или повече хора от екипа
• Разговаряйте с цялата група или с конкретни хора
• Направете преглед на напредъка на проекта, независимо от мястото ви в екипа
• Имайте прозрачност за изпълнените задачи и текущия проект
• Съберете всички съобщения и документи на едно място

Накратко, значително спестяване на време за вас и вашия екип! Споделете с нас своите опит и отзиви след използване на ClickUp и не забравяйте да споделите статията!

Позоваването

1. https://docs.clickup.com
2. https://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_de_projet
3. https://www.planzone.fr/blog/methodologies-gestion-projet
4. Какво е управление на проекти? | APM
5. https://en.wikipedia.org/wiki/Gantt_chart