E-Signature: Làm thế nào để tạo một chữ ký điện tử?

Tạo chữ ký điện tử & Chữ ký điện tử : Với sự lan rộng của làm việc từ xa do khủng hoảng sức khỏe, tùy chọn ký tài liệu từ xa đã trở nên thiết yếu để tiếp tục trao đổi hành chính và thương mại. Thật vậy, chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký viết tay. Chữ ký điện là gì? Các loại khác nhau là gì? Làm thế nào để ký một văn bản bằng chữ ký điện tử? Đây là mọi thứ bạn cần biết về hồ sơ đầy tham vọng này.

Ba phần tư số người dùng chữ ký điện tử sử dụng nó cả trên các tài liệu nhận được từ bên ngoài và được tạo trong nội bộ. Theo nghiên cứu này, các công ty có nhu cầu ký điện tử chủ yếu là ba loại chứng từ sau: đơn mua hàng chiếm 69%, hóa đơn và phiếu thu 57%. Họ nói đúng ! Bằng cách làm này, họ bảo vệ dữ liệu của mình hơn nữa, vì việc ký điện tử vào hóa đơn điện tử cho phép xác định người ký một cách chắc chắn và tính toàn vẹn của tài liệu được đảm bảo. Cuối cùng, thị trường công khai ở mức 50%. Kể từ khi có nghị định ngày 15 tháng 2012 năm XNUMX, để đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật số cho đấu thầu các hợp đồng công cộng, bắt buộc phải có chứng thư chữ ký số điện tử đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn có hiệu lực.

Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử là một quy trình kỹ thuật cho phép ràng buộc các bên ký kết đã xác định vào một tài liệu và sự chấp thuận của nó như vậy, về nguyên tắc, chữ ký viết tay. Quy trình này đảm bảo tính toàn vẹn của các tài liệu đã ký (tài liệu pháp lý, tệp, dữ liệu, v.v.). Do đó, chữ ký viết tay được quét phải đáp ứng các yêu cầu về tính toàn vẹn và nhận dạng nhất định. được coi là một chữ ký điện tử theo nghĩa pháp lý của thuật ngữ này.

Để tạo chữ ký điện tử, bạn phải có chứng chỉ ký, chứng minh danh tính của bạn. Khi bạn gửi macro hoặc tài liệu được ký điện tử, bạn cũng gửi chứng chỉ và khóa công khai của mình. Chứng chỉ được cấp bởi cơ quan cấp chứng chỉ và giống như bằng lái xe, có thể bị thu hồi. Chứng chỉ thường có giá trị trong một năm, sau đó người ký phải gia hạn hoặc lấy chứng chỉ ký mới để thiết lập danh tính.

Chứng nhận thẩm quyền - Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số là một tổ chức tương tự như văn phòng công chứng. Nó cấp các chứng chỉ kỹ thuật số, ký chúng để xác minh tính hợp lệ của chúng và theo dõi các chứng chỉ đã bị thu hồi hoặc hết hạn.

Định nghĩa công nghệ của chữ ký

Quy trình kỹ thuật của chữ ký điện tử dựa trên một chứng chỉ điện tử do Cơ quan cấp chứng chỉ cấp. Điều này chịu trách nhiệm cho quá trình cấp chứng chỉ, sau khi việc xác minh danh tính đã được thực hiện bởi một tổ chức khác (ví dụ: cơ quan đăng ký). Nó cũng có trách nhiệm duy trì và công bố danh sách thu hồi các chứng chỉ mà nó đã cấp. Sau khi được cấp, chứng chỉ chứa các khóa để đảm bảo tính xác thực của tài liệu đã ký cũng như tính toàn vẹn của nó. Các khóa của nó được gọi là khóa mã hóa (khóa riêng) và khóa giải mã (khóa công khai)

Chứng nhận thẩm quyền 

Ai sẽ cấp chứng chỉ? Đó là Cơ quan cấp giấy chứng nhận có thể là một công ty hoặc một tổ chức. Cô ấy giao hàng một chứng chỉ điện tử để xác thực danh tính của pháp nhân hoặc thể nhân. Cơ quan cấp giấy chứng nhận hành động thay mặt cho mình: 

• Đối với nội bộ: sử dụng chứng chỉ hiện có để tạo huy hiệu truy cập, thẻ giải mã hoặc chữ ký điện tử cho các thành viên trong tổ chức của mình. 
• Bên ngoài: bằng cách cấp chứng chỉ cho phép sử dụng chữ ký điện tử với các đại diện bán hàng của mình thông qua một thỏa thuận bằng chứng được thiết lập trước và xác thực trước.

Nhưng nó cũng có thể hoạt động thay mặt cho các bên thứ ba với tư cách là Bên thứ ba đáng tin cậy được công nhận: 

• Ở cấp quốc gia (ở Pháp được ANSSI công nhận): nó trở thành PSCO đáp ứng tiêu chuẩn quốc gia (RGS-Tiêu chuẩn An toàn Chung). 
• Ở cấp độ châu Âu (đối với các yêu cầu của Quy định eIDAS): PSCQ đáp ứng tiêu chuẩn châu Âu (thông qua ANSSI, cơ quan giám sát của tổ chức này tại Pháp). Xin lưu ý rằng tiêu chuẩn châu Âu và tiêu chuẩn quốc gia không giống nhau. 
• Ở cấp độ quốc tế: không có yêu cầu nào được quốc tế công nhận. Cách tiếp cận sẽ là xác định liệu có các thỏa thuận công nhận chéo giữa các nhà cung cấp trong nước hoặc châu Âu và quốc gia nước ngoài được đề cập hay không. 

Sau đó, đây là một sáng kiến ​​hoàn toàn của tư nhân và quá trình này sẽ phải được lặp lại tùy thuộc vào sự phát triển của các quy định ở bên này hay bên kia.

Thị trường chữ ký số

Cái nhìn của các chuyên gia liên quan đến chữ ký điện tử rất tích cực. 85% tin rằng chữ ký điện tử có giá trị tương đương chữ ký viết tay. Thật vậy, điều đó là chính xác. Đối với gần ba trong số bốn tổ chức, chữ ký điện tử liên quan đến ít hơn 100 tài liệu mỗi tháng. Bốn trong số năm công ty muốn được hỗ trợ bởi một nhà cung cấp dịch vụ ủy thác đủ điều kiện được ANSSI phê duyệt.

Nhưng nỗ lực số hóa này, theo những người được hỏi, không đồng đều tùy thuộc vào quy mô của các công ty được xem xét: 41% là doanh nghiệp vừa và nhỏ, 53% là công ty quy mô vừa và chỉ 25% là doanh nghiệp rất nhỏ. Tuy nhiên, các giải pháp chữ ký điện tử rất đơn giản để thực hiện và chi phí của chúng rất hợp lý.

Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý kể từ khi luật có hiệu lực từ ngày 2000 tháng 230 năm 13 đến ngày 2000 tháng XNUMX năm XNUMX. Nó chỉ ra rằng chữ ký điện tử có sự đồng ý của người ký giống như chữ ký viết tay.

Các giải pháp tốt nhất để tạo chữ ký điện tử

Đổ ký kỹ thuật số hợp đồng thuê hoặc thậm chí mua một tài sản và nó có giá trị pháp lý, bạn phải thông qua một bên thứ ba đáng tin cậy. Nhiều công ty được cấp phép để thực hiện các xác nhận hợp pháp của các hoạt động bảo mật, giao dịch và lưu trữ. Nếu mỗi bên cung cấp giải pháp riêng của mình, ít nhiều phức tạp hoặc dễ sử dụng, thì cách tiếp cận của chúng tương đối giống nhau: quy trình hơi giống như mua hàng trực tuyến, với xác thực thông qua mã bí mật bằng SMS. Quá trình này như sau:

• Bạn sử dụng thông tin đăng nhập của mình để kết nối trực tuyến với trang web của bên thứ ba đáng tin cậy hoặc trong trường hợp xác minh danh tính đủ điều kiện, hoặc thậm chí là khóa điện tử của bạn.
• Bạn thêm tài liệu để ký (word, PDF, v.v.).
• Bạn mời những người ký tên sau khi nhập chi tiết liên hệ của họ (đặc biệt là số điện thoại di động của họ).
• Mỗi người ký sẽ nhận được thông báo về chữ ký qua e-mail và mã được gửi qua SMS để đảm bảo tính bảo mật của chữ ký.

Nói như vậy, có một số công cụ trực tuyến cung cấp dịch vụ tạo chữ ký điện tử và quản lý các giao dịch điện tử, tất nhiên một số công cụ có tính phí, một số công cụ khác miễn phí với những hạn chế về mức độ chức năng khả dụng. Trong danh sách sau đây, chúng tôi chia sẻ với bạn danh sách các giải pháp tốt nhất để tạo chữ ký điện tử, bao gồm các giải pháp được đề xuất bởi các nhà kích hoạt France Num.

1. BÁN & KÝ (oodrive)

Sell ​​& Sign là một sáng tạo của Pháp được phát minh và phát triển ở Marseille, ở trung tâm của Old Port. Công ty cung cấp một giải pháp hoàn chỉnh để tạo chữ ký điện tử, bao gồm việc số hóa các hợp đồng, tuân thủ các hợp đồng, thu thập dữ liệu, cũng như khả năng có các tài liệu được ký từ xa, mặt đối mặt hoặc trực tuyến. Sell ​​& Sign nổi bật so với đối thủ bằng cách cho phép các trường biến được cá nhân hóa (Smartfields) được chèn vào các tài liệu số hóa và bằng cách cho phép các tài liệu được ký trực tiếp ngay cả khi không có kết nối Internet, nhờ chế độ ngoại tuyến của nó.

Sell ​​& Sign là một công cụ kích hoạt France Num. Giải pháp chữ ký điện tử của Pháp này cung cấp một đề nghị nhập cảnh, dành cho các doanh nghiệp rất nhỏ, từ € 9,90 chưa bao gồm thuế mỗi tháng cho 5 chữ ký (và 1,99 chưa bao gồm thuế cho mỗi chữ ký bổ sung). Cung cấp đầy đủ hơn có sẵn theo yêu cầu. Sell ​​& Sign cũng cung cấp việc tích hợp giải pháp của mình vào các giải pháp được khách hàng sử dụng.

2. DocuSign

Với hơn 250 triệu người dùng, DocuSign là một trong những giải pháp tốt nhất để tạo chữ ký điện tử, nhưng cũng là linh hoạt nhất. 

DocuSign tự giới thiệu mình là “giải pháp chữ ký điện tử được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới”. Và sự phổ biến của nó không phải do ngẫu nhiên: công cụ này, có thể được sử dụng cả trên máy tính và điện thoại thông minh, cho phép bạn ký và ký bất kỳ tài liệu nào một cách dễ dàng. Giá: từ € 9 mỗi tháng (giới hạn 5 tài liệu mỗi tháng).

3. yousign

Được thiết kế trên tất cả cho các nhóm có quy mô lớn hơn hoặc ít hơn, Yousign không chỉ cho phép ký trực tuyến mà còn tổ chức các quy trình liên quan, bằng cách chỉ định vai trò của người ký, người phê duyệt, v.v. hoặc bằng cách tự động khởi chạy lại những người chưa ký.

một công cụ dễ truy cập cho phép bạn gửi, ký và xác thực các tài liệu điện tử của mình từ mọi nơi. Ngoài ra, Yousign là một công trình kiến ​​trúc 100% của Pháp. Giá: Từ 25 € mỗi tháng cho mỗi người dùng.

4. Dấu hiệu Adobe

Adobe khổng lồ, Trình tạo định dạng PDF, cũng có mặt trong lĩnh vực Chữ ký điện tử với Adobe Sign. Dịch vụ này cung cấp cho người dùng một loạt các tính năng thú vị để gửi và ký tài liệu của bạn hầu như. Nó cũng bao gồm một dịch vụ xác thực đảm bảo giá trị pháp lý của chữ ký. Giá: Từ 17 € mỗi tháng.

5. SốngĐồng ý

Giải pháp chữ ký điện tử LiveConsent của Pháp cung cấp quyền truy cập cơ bản từ 7 euro mỗi tháng. Tính 19 euro cho phiên bản đầy đủ. Giao diện đơn giản dễ sử dụng. Dịch vụ này cũng cung cấp một API cho phép bạn liên kết giải pháp với trang web, ứng dụng hoặc phần mềm của bạn (ví dụ: đối với báo giá và hóa đơn của bạn).

6. Ký tên

Eversign là phần mềm chữ ký điện tử cung cấp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ và các doanh nghiệp lớn một nền tảng an toàn mà từ đó họ có thể phê duyệt, cung cấp và ký các tài liệu ràng buộc pháp lý trực tuyến. Ưu điểm chính của dịch vụ này là tự động hóa, giúp bạn có thể ký tài liệu theo lô và cũng cung cấp tích hợp với một số dịch vụ bên ngoài như Google Drive, Dropbox, v.v. Eversign là một giải pháp chữ ký điện tử có giá trị cho công thái học và các tính năng của nó có thể truy cập được cho tất cả mọi người. Giá: Có một phiên bản miễn phí giới hạn 5 tài liệu mỗi tháng. Các gói trả phí bắt đầu từ $ 9 mỗi tháng.

7. vũ trụ

Universign là một lựa chọn trong danh sách các giải pháp chữ ký số tốt nhất của chúng tôi. Nhà cung cấp dịch vụ ủy thác đủ điều kiện theo quy định eIDAS của Châu Âu, Universign cung cấp nền tảng SaaS cho chữ ký điện tử, con dấu điện tử và dấu thời gian. Bạn sẽ hiểu, không giống như một số đối thủ cạnh tranh của nó, Universign là một giải pháp yên tâm. Giao diện đơn giản và gọn gàng của nó cho phép người dùng đi thẳng vào vấn đề và mỗi vấn đề dường như đều có giải pháp của nó. Giá: từ 45 € cho một gói 25 chữ ký.

8. Dấu hiệu

Các giải pháp chữ ký điện tử đơn giản, an toàn và hợp pháp, tất cả trong một: đây là những gì SignWell (Docsketch) cung cấp, một công cụ dễ truy cập cho phép bạn gửi, ký và xác thực các tài liệu điện tử của bạn từ mọi nơi với gói miễn phí. Giá: phiên bản miễn phí giới hạn 3 tài liệu mỗi tháng.

9. Đăng nhập dễ dàng

SignEasy là một cách dễ dàng để ký tài liệu và gửi chúng để ký. Với SignEasy, chữ ký có giá trị pháp lý ràng buộc và được hỗ trợ bởi đường dẫn kiểm toán kỹ thuật số. SignEasy là công cụ dành cho chữ ký điện tử hoàn hảo cho những người luôn di chuyển. Giá: Bắt đầu từ $ 149 mỗi năm.

10. NhậnChấp nhận

Trực tuyến từ năm 2018, GetAccept hứa hẹn với bạn sự dễ dàng và nhanh chóng khi ký tài liệu trực tuyến. Ngoài ra, nó cung cấp một bản dùng thử miễn phí để đánh giá các tính năng khác nhau của nó.

Thêm chữ ký điện tử trong Word, Excel hoặc PowerPoint

Một Chữ ký điện tử vô hình đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn và nguồn gốc của tài liệu. Bạn có thể thêm chữ ký điện tử vô hình vào tài liệu Word, bảng tính Excel và bản trình bày PowerPoint. Nút Chữ ký xuất hiện ở cuối tài liệu đã ký. Ngoài ra, đối với những tài liệu này, thông tin chữ ký xuất hiện trong phần Thông tin xuất hiện sau khi nhấp vào tab Tệp.

1. Bấm vào tab Hồ sơ.
2. Bấm vào Thông tin.
3. Bấm vào Bảo vệ tài liệu, Bảo vệ sổ làm việc ou Bảo vệ bản trình bày.
4. Bấm vào Thêm chữ ký điện tử.
5. Đọc thông báo Word, Excel hoặc PowerPoint, sau đó bấm OK.
6. Trong hộp thoại dấu, trong khu Mục đích của việc ký tài liệu này, cho biết lý do.
7. Bấm vào dấu.

Sau khi tệp được ký điện tử, nút Chữ ký xuất hiện và tệp trở thành chế độ chỉ đọc để ngăn chặn bất kỳ sửa đổi nào.

Để đọc: Top - 5 trình chuyển đổi PDF sang Word miễn phí tốt nhất mà không cần cài đặt

Ký tài liệu Word trên máy tính

Nếu bạn định in tài liệu của mình, giải pháp này rất nhanh chóng và dễ dàng. Trên thực tế, chức năng Dòng chữ ký thêm một khoảng trống vào tài liệu của bạn cho phép bạn ký một tài liệu đã in. Tuy nhiên, phương pháp này hiện chỉ khả dụng trong Word cho Windows. Nếu bạn làm việc trên Mac hoặc trong Word trực tuyến, hoặc nếu bạn muốn thêm chữ ký viết tay nhanh trực tiếp trong Word Windows mà không cần các biện pháp bảo mật, hãy xem phần Chèn chữ ký viết tay của chúng tôi.

• Khởi chạy Word cho Windows và mở tài liệu mà bạn muốn thêm chữ ký.
• Trong ruy-băng chức năng, bấm vào tab chèn.
• Bấm vào Chữ ký trong phần Văn bản.
• Một cửa sổ có tiêu đề Cấu hình chữ ký được hiển thị. Điền vào các trường thông tin hữu ích: tên người ký, chức năng / chức danh, v.v. Nhấn nút OK để xác nhận và đóng cửa sổ.
• Một hộp chữ ký sau đó sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn. Bạn có thể đặt nó ở bất cứ đâu bạn muốn. Khi chữ ký được chọn, hãy sử dụng các nút ví dụ Căn trái, phải ou Trung tâm chuyển hướng hoan nghênh để định vị nó. 
• Tất cả những gì bạn phải làm sau đó là in tài liệu để ký bằng tay hoặc lưu nó - ở định dạng docx - để tích hợp chữ ký điện tử.

Ký tài liệu Word trên Android hoặc iPhone

Với phương pháp này, bạn có thể dễ dàng điền và ký các biểu mẫu PDF nhận được qua email trực tiếp từ điện thoại thông minh của mình. Để thực hiện việc này, chúng tôi sẽ cần tải xuống và cài đặt Adobe Fill & Sign trên điện thoại thông minh của bạn. Được cung cấp miễn phí và có sẵn trên cả iOS cái đó Android.

Từ trang chủ của ứng dụng, nhấn Chọn biểu mẫu để điền sau đó chọn nguồn tài liệu. Để thao tác, thu phóng và di chuyển xung quanh biểu mẫu, hãy luôn sử dụng hai ngón tay.

Adobe Fill & Sign cho phép bạn đặt chữ ký viết tay trên các tài liệu bạn điền vào. Nhấn vào biểu tượng Chữ ký ở cuối màn hình để Tạo một chữ ký mới. Cửa sổ Adobe Fill & Sign sẽ chuyển sang định dạng ngang. Sử dụng ngón tay của bạn, vẽ chữ ký của bạn và đảm bảo rằng bạn sử dụng đường cơ sở và nhấn Đã kết thúc. Di chuyển chữ ký trong hộp được cung cấp cho mục đích này và nếu cần, hãy điều chỉnh kích thước của nó bằng cách sử dụng biểu tượng hiển thị mũi tên hai chiều.

Khi tài liệu của bạn đã được điền đầy đủ, hãy nhấn vào Xong để lưu vào ứng dụng hoặc nhấn vào nút chia sẻ để gửi lại tài liệu qua email.

Làm thế nào để ký điện tử một tệp PDF?

Để ký một tệp hoặc biểu mẫu PDF, bạn có thể nhập hoặc theo dõi chữ ký viết tay của mình hoặc chèn hình ảnh của nó. Bạn cũng có thể thêm văn bản, bao gồm tên, công ty, chức danh hoặc ngày của bạn. Khi bạn lưu tệp PDF của mình, chữ ký và văn bản sẽ trở thành một phần của nó.

1. Mở tài liệu hoặc biểu mẫu PDF để ký.
2. Nhấp vào biểu tượng chữ ký trên thanh công cụ. Bạn cũng có thể chọn Công cụ> Điền & Ký hoặc nhấp vào Điền & Đăng trong ngăn bên phải.
3. Trong cửa sổ xuất hiện, nhấp vào Điền và ký.
4. Các trường biểu mẫu được phát hiện tự động. Đặt con trỏ chuột lên một trong số chúng để hiển thị vùng màu xanh lam. Nhấp vào bất kỳ đâu trong vùng màu xanh lam, con trỏ sẽ tự động được đặt vào đúng vị trí. Nhập văn bản của bạn để điền vào trường. 

Bạn có thể chọn màu để điền vào biểu mẫu PDF. Nhấp vào nút màu trong menu Tô & Dấu và chọn một màu. Theo mặc định, màu chữ ký là màu đen. Để giữ màu chữ ký mặc định, hãy đảm bảo bỏ chọn tùy chọn Giữ màu chữ ký ban đầu.

Tạo chữ ký trên tài liệu PDF mà không cần in

Mở phần mềm và tài liệu bạn muốn ký. Chọn biểu tượng có hình dạng bút lông vũhoặc đi tới "Công cụ" và chọn "Điền và ký".

Trước khi ký vào tài liệu của bạn, bạn phải tạo một chữ ký, nếu nó vẫn chưa được thực hiện. Lựa chọn " dấu "Ở đầu tài liệu của bạn, sau đó" Thêm ngôn ngữ".

Bạn có ba khả năng: " Độ côn "Cho phép bạn viết tên của mình xuất hiện bằng cách viết tay trong tài liệu" rút ra »Cho phép bạn ký như cách bạn làm bằng bút nhưng bằng chuột máy tính và cuối cùng bạn cũng có thể nhập chữ ký thực hiện trước bằng bút trên tờ giấy trắng mà bạn đã số hóa trên máy tính của mình. Có thể đăng ký một số loại chữ ký.

Sau khi tài liệu được ký, hãy chọn lại biểu tượng cây bút máy và bạn sẽ thấy tất cả các chữ ký mà bạn đã lưu. Chọn một trong những bạn muốn sử dụng và nhấp vào nơi chữ ký của bạn được yêu cầu.

Chữ ký điện tử đảm bảo điều gì?

• xác thực. Người ký xác nhận như vậy.
• toàn vẹn. Nội dung của tài liệu không bị thay đổi hoặc giả mạo kể từ khi nó được ký điện tử.
• Không bác bỏ. Chứng minh nguồn gốc của nội dung đã ký cho tất cả các bên. Thuật ngữ từ chối đề cập đến hành động của một bên ký kết từ chối bất kỳ kết nối nào đến nội dung đã ký.
• Công chứng điện tử. Trong một số trường hợp nhất định, chữ ký được chèn trong các tệp Word, Excel hoặc PowerPoint và được đóng dấu thời gian bằng máy chủ đóng dấu thời gian an toàn có giá trị công chứng điện tử.

Xem thêm: 10 giải pháp thay thế tốt nhất cho Monday.com để quản lý dự án của bạn & Swiss Transfer - Công cụ bảo mật hàng đầu để chuyển các tệp lớn

Để cung cấp những đảm bảo này, người tạo nội dung phải ký điện tử bằng chữ ký đáp ứng các tiêu chí sau:

• Chữ ký điện tử là hợp lệ.
• Chứng chỉ liên kết với chữ ký điện tử có hiệu lực (chưa hết hạn).
• Người ký kết hoặc công ty, còn được gọi là "nhà xuất bản", được chấp thuận.Quan trọng: Các tài liệu đã ký có dấu thời gian hợp lệ được coi là có chữ ký hợp lệ bất kể độ tuổi hoặc tình trạng thu hồi của chứng chỉ đã ký.
• Chứng chỉ được liên kết với chữ ký điện tử được cấp cho nhà xuất bản ký bởi một tổ chức chứng thực được công nhận.

Cuối cùng, cần lưu ý rằng luật đặt ra các điều kiện về hiệu lực của chữ ký điện tử. Nó yêu cầu sự hiện diện của một “quy trình nhận dạng đáng tin cậy”, nghĩa là nó phải làm cho nó có thể: đảm bảo danh tính của người ký kết; đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu, tức là chứng minh rằng tài liệu đã ký không bị sửa đổi.

Đừng quên chia sẻ bài viết trên Facebook và Twitter!