E-signatur: Hur skapar man en elektronisk signatur?

Skapa en elektronisk signatur och E-signatur : Med spridningen av distansarbete på grund av hälsokrisen, möjligheten att signera dokument på distans har blivit avgörande för att fortsätta administrativt och kommersiellt utbyte. Den elektroniska signaturen har faktiskt samma juridiska värde som den handskrivna signaturen. Vad är den elektriska signaturen? Vilka är de olika typerna? Hur undertecknar man ett dokument med en elektronisk signatur? Här är allt du behöver veta om detta ambitiösa underlag.

Tre fjärdedelar av användare av elektroniska signaturer använder den både på dokument som tas emot utifrån och genereras internt. Enligt denna studie behöver företagen elektroniskt signera huvudsakligen dessa tre typer av dokument: inköpsorder på 69 %, fakturor och kvitton 57 %. De har rätt! Genom att göra detta skyddar de sina uppgifter ytterligare, eftersom elektronisk signering av en e-faktura gör att undertecknaren kan identifieras med säkerhet och att dokumentets integritet kan garanteras. Slutligen, offentliga marknader på 50%. Sedan dekretet av den 15 juni 2012, för att svara på digitala anbudsförfaranden för offentliga kontrakt, är det obligatoriskt att ha ett elektroniskt digitalt signaturcertifikat som uppfyller kraven i gällande standard.

Vad är den elektroniska signaturen?

Den elektroniska signaturen är en teknisk process som tillåter binda identifierade undertecknare till ett dokument och dess godkännande sådan, att i princip den handskrivna signaturen. Denna process garanterar integriteten hos undertecknade dokument (juridiska dokument, filer, data, etc.). Den skannade handskrivna signaturen måste därför uppfylla vissa integritets- och identifieringskrav. att betraktas som en elektronisk signatur i begreppets juridiska mening.

För att skapa en digital signatur måste du skaffa ett signeringscertifikat, vilket bevisar din identitet. När du skickar ett makro eller digitalt signerat dokument skickar du även ditt certifikat och din publika nyckel. Intyg utfärdas av en certifieringsmyndighet och kan, liksom ett körkort, återkallas. Ett certifikat är vanligtvis giltigt i ett år, därefter måste undertecknaren förnya eller skaffa ett nytt signeringscertifikat för att fastställa identitet.

Certifieringsmyndighet – En certifieringsmyndighet är en enhet som liknar en notariebyrå. Den utfärdar digitala certifikat, signerar dem för att verifiera deras giltighet och håller reda på certifikat som har återkallats eller gått ut.

Teknologisk definition av signaturen

Den tekniska processen för elektronisk signatur bygger på en elektroniskt certifikat utfärdat av en certifikatutfärdare. Denna ansvarar för certifikatutfärdandeprocessen, när identitetsverifieringen har utförts av en annan enhet (registreringsmyndighet till exempel). Den ansvarar också för att upprätthålla och publicera spärrlistan över certifikat som den har utfärdat. När det har utfärdats, certifikatet innehåller nycklarna för att säkerställa det undertecknade dokumentets äkthet och dess integritet. Dess nycklar är kända som krypteringsnycklar (privat nyckel) och dekrypteringsnycklar (offentlig nyckel).

Certifieringsmyndighet 

Vem kommer att utfärda certifikatet? Det är Certification Authority som kan vara ett företag eller en organisation. Hon levererar ett elektroniskt certifikat för att validera juridiska eller fysiska personers identitet. Certifieringsmyndigheten agerar på dess vägnar antingen: 

• Internt: använda det befintliga certifikatet för att skapa åtkomstbrickor, dekrypteringskort eller elektroniska signaturer för medlemmar i sin organisation. 
• Externt: genom att utfärda certifikat som tillåter användning av den elektroniska signaturen med sina säljare genom ett förutbestämt och förvaliderat bevisavtal.

Men den kan också agera på uppdrag av tredje part som en erkänd betrodd tredje part: 

• På nationell nivå (i Frankrike erkänd av ANSSI): det blir en PSCO som uppfyller den nationella standarden (RGS-General Safety Standard). 
• På europeisk nivå (med respekt för kraven i eIDAS-förordningen): det är en PSCQ som uppfyller den europeiska standarden (via ANSSI, som är dess tillsynsorgan i Frankrike). Observera att de europeiska och nationella standarderna inte är samma. 
• På internationell nivå: det finns inga internationellt erkända krav. Tillvägagångssättet skulle vara att avgöra om det finns avtal om korsvis erkännande mellan nationella eller europeiska leverantörer och det aktuella främmande landet. 

Det är då ett rent privat initiativ och processen kommer att behöva upprepas beroende på utvecklingen av regelverk på den ena eller andra sidan.

Den digitala signaturmarknaden

Blicken av proffs när det gäller den digitala signaturen är mycket positiv. 85 % anser att den elektroniska signaturen har samma värde som den handskrivna signaturen. Det stämmer faktiskt. För nästan tre av fyra organisationer gäller elektroniska signaturer mindre än 100 dokument per månad. Fyra av fem företag föredrar att få stöd av en kvalificerad tjänsteleverantör som godkänts av ANSSI.

Men denna digitaliseringssatsning verkar, enligt de tillfrågade, vara ojämn beroende på storleken på de berörda företagen: 41 % är små och medelstora företag, 53 % är medelstora företag och endast 25 % är mycket små företag. Elektroniska signaturlösningar är dock enkla att implementera och deras kostnad är mycket rimlig.

Den elektroniska signaturen har ett juridiskt värde sedan lagen nr 2000-230 av den 13 mars 2000 trädde i kraft. Den indikerar att den digitala signaturen ger undertecknarens samtycke på samma sätt som den handskrivna signaturen.

De bästa lösningarna för att skapa en elektronisk signatur

Häll digitalt signera ett hyresavtal eller till och med köpa en fastighet, och att det har juridiskt värde, måste du gå via en pålitlig tredje part. Många företag är licensierade att utföra lagliga valideringar av säkerhet, transaktioner och lagringsoperationer. Om de erbjuder var sin lösning, mer eller mindre komplex eller lätt att använda, är deras tillvägagångssätt relativt likartat: proceduren är lite som ett onlineköp, med autentisering via en hemlig kod via SMS. Denna process är som följer:

• Du använder dina referenser för att ansluta online till webbplatsen för en betrodd tredje part, eller i händelse av kvalificerad identitetsverifiering, eller till och med din elektroniska nyckel.
• Du lägger till dokumentet för att signera (word, PDF, etc.).
• Du bjuder in undertecknarna efter att ha angett deras kontaktuppgifter (särskilt deras mobilnummer).
• Varje undertecknare kommer att få en signaturavisering via e-post och en kod skickad via SMS för att säkerställa signaturens säkerhet.

Med detta sagt finns det flera onlineverktyg som erbjuder tjänsten att skapa en elektronisk signatur och hantera elektroniska transaktioner, vissa är naturligtvis avgiftsbelagda, andra är gratis med begränsningar på nivån av tillgängliga funktioner. I följande lista delar vi med dig listan över de bästa lösningarna för att skapa en elektronisk signatur som inkluderar de som föreslagits av France Num-aktiverare.

1. SÄLJ & TECKNA (odrive)

Sell ​​& Sign är en fransk skapelse som uppfanns och utvecklades i Marseille, i hjärtat av den gamla hamnen. Företaget erbjuder en komplett lösning för att skapa en elektronisk signatur, inklusive digitalisering av kontrakt, deras efterlevnad, datainsamling, samt möjligheten att få dokument undertecknade på distans, ansikte mot ansikte eller online. Sell ​​& Sign sticker ut från konkurrenterna genom att tillåta att variabla fält anpassas (Smartfields) för att infogas i digitaliserade dokument och genom att tillåta att dokument signeras ansikte mot ansikte även utan internetanslutning, tack vare dess offlineläge.

Sell ​​& Sign är en France Num-aktiverare. Denna franska elektroniska signaturlösning erbjuder ett inträdeserbjudande, avsett för mycket små företag, från 9,90 € exkl. moms per månad för 5 signaturer (och 1,99 exkl. moms per ytterligare signatur). Mer kompletta erbjudanden finns tillgängliga på begäran. Sell ​​& Sign erbjuder även integration av sin lösning i de lösningar som används av sina kunder.

2. DocuSign

Med över 250 miljoner användare, DocuSign är en av de bästa lösningarna för att skapa en elektronisk signatur, men också den mest flexibla. 

DocuSign presenterar sig som "den mest använda elektroniska signaturlösningen i världen". Och dess popularitet beror inte på slumpen: verktyget, som kan användas både på en dator och på en smartphone, låter dig signera och få vilket dokument som helst undertecknat med lätthet. Pris: från € 9 per månad (begränsat till 5 dokument per månad).

3. Du är

Designad framför allt för lag av mer eller mindre stor storlek tillåter Yousign inte bara signera online, men organisera också de relaterade processerna genom att tilldela rollerna som undertecknare, godkännare, etc. eller genom att automatiskt starta om personer som ännu inte har skrivit på.

ett lättillgängligt verktyg som låter dig skicka, signera och validera dina elektroniska dokument var som helst. Dessutom är Yousign en 100% fransk struktur. Pris: Från 25 € per månad och användare.

4. Adobe tecken

Jätten Adobe, Skapare av PDF-format, finns också i sektorn för e-signaturer med Adobe Sign. Denna tjänst erbjuder sina användare en rad intressanta funktioner för att skicka och signera dina dokument virtuellt. Den innehåller också en autentiseringstjänst som garanterar underskrifternas rättsliga giltighet. Pris: Från 17 € per månad.

5. LiveConsent

Den franska elektroniska signaturlösningen LiveConsent erbjuder grundläggande åtkomst från 7 euro per månad. Räkna 19 euro för den fullständiga versionen. Det enkla gränssnittet är lätt att använda. Denna tjänst erbjuder även ett API som låter dig länka lösningen till din webbplats, dina applikationer eller din programvara (till exempel för dina offerter och fakturor).

6. Eversign

Eversign är programvara för elektroniska signaturer som ger små och medelstora företag och stora företag en säker plattform från vilken de kan godkänna, leverera och signera juridiskt bindande dokument online. Den stora fördelen med denna tjänst är automatisering, vilket gör det möjligt att underteckna dokument i omgångar och erbjuder även integration med flera externa tjänster, nämligen Google Drive, Dropbox, etc. Eversign är en värdefull elektronisk signaturlösning för sin ergonomi och dess funktioner tillgängliga för alla. Pris: Det finns en gratisversion begränsad till 5 dokument per månad. Betalda planer börjar på $ 9 per månad.

7. UniverSign

Universign är ett val på vår lista över de bästa digitala signaturlösningarna. Kvalificerad leverantör av förtroendetjänster enligt den europeiska eIDAS-förordningen, Universign erbjuder en SaaS-plattform för elektronisk signatur, elektronisk sigill och tidsstämpling. Du kommer att förstå, till skillnad från vissa av sina konkurrenter, är Universign en betryggande lösning. Dess enkla och överskådliga gränssnitt låter användaren komma rakt på sak och varje problem verkar ha sin lösning. Pris: från 45 € för ett paket med 25 signaturer.

8. SignWell

Enkla, säkra och lagliga elektroniska signaturlösningar allt i ett: det här är vad SignWell (Docsketch) erbjuder, ett lättillgängligt verktyg som låter dig skicka, signera och validera dina elektroniska dokument var som helst med en gratis plan. Pris: gratisversion begränsad till 3 dokument per månad.

9. Signera lätt

SignEasy är ett enkelt sätt att signera dokument och skicka dem för underskrift. Med SignEasy är signaturer juridiskt bindande och stöds av ett digitalt revisionsspår. SignEasy är verktyget för perfekt digital signatur för dem som alltid är på språng. Pris: Från 149 USD per år.

10. GetAcceptera

Online sedan 2018, GetAccept lovar dig enkelhet och snabbhet att signera dokument online. Dessutom erbjuder den en gratis provperiod för att utvärdera dess olika funktioner.

Lägg till digitala signaturer i Word, Excel eller PowerPoint

ETT osynlig digital signatur garanterar dokumentets autenticitet, integritet och ursprung. Du kan lägga till osynliga digitala signaturer i Word-dokument, Excel-kalkylblad och PowerPoint-presentationer. Knappen Signaturer visas längst ner på undertecknade dokument. Dessutom, för dessa dokument, visas signaturinformationen i avsnittet Info som visas efter att du klickat på fliken Arkiv.

1. Klicka på fliken Fichier.
2. Klicka på information.
3. Klicka på Skydda dokumentet, Skydda arbetsboken ou Skydda presentationen.
4. Klicka på Lägg till en digital signatur.
5. Läs Word-, Excel- eller PowerPoint-meddelandet och klicka sedan OK.
6. I dialogrutan sign, i zonen Syftet med att underteckna detta dokument, ange orsaken.
7. Klicka på sign.

När filen är digitalt signerad, knappen Signaturer visas och filen blir skrivskyddad för att förhindra eventuella ändringar.

Att läsa: Topp - 5 bästa gratis PDF till Word-konverterare utan installation

Signera ett Word-dokument på datorn

Om du planerar att skriva ut ditt dokument är den här lösningen snabb och enkel. Faktum är att funktionen Signature line lägger till ett mellanslag till ditt dokument så att du kan signera ett utskrivet dokument. Den här metoden är dock för närvarande endast tillgänglig i Word för Windows. Om du arbetar på Mac eller i Word online, eller om du föredrar det lägg till en snabb handskriven signatur direkt i Word Windows utan säkerhetsåtgärder, se vårt avsnitt Infoga en handskriven signatur.

• Starta Word för Windows och öppna dokumentet där du vill lägga till en signatur.
• Klicka på fliken i funktionsbandet Införande.
• Klicka på namnteckning i textsektionen.
• Ett fönster med titeln Signaturkonfiguration visas. Fyll i de användbara informationsfälten: namnet på undertecknaren, funktionen / titeln, etc. Klicka på knappen OK för att validera och stänga fönstret.
• En signaturruta visas då i ditt dokument. Du kan placera den var du vill. När signaturen är vald, använd till exempel knapparna Justera vänster, höger ou Centrum flik HEM att placera den. 
• Allt du behöver göra då är att skriva ut dokumentet för att signera det för hand eller spara det - i docx-format - för att integrera en digital signatur.

Signera ett Word-dokument på Android eller iPhone

Med denna metod kan du enkelt fylla i och signera PDF-formulär som du fått via e-post direkt från din smartphone. För att göra detta måste vi ladda ner och installera Adobe Fill & Sign på din smartphone. Erbjuds gratis och finns både på iOS det på Android.

Från startsidan för programmet, tryck på Välj ett formulär att fylla i och välj sedan källan till dokumentet. Använd alltid två fingrar för att manipulera, zooma och flytta runt formuläret.

Adobe Fill & Sign låter dig sätta en handskriven signatur på de dokument du fyller i. Tryck på signaturikonen längst ned på skärmen för att Skapa en ny signatur. Adobe Fill & Sign-fönstret bör ändras till liggande format. Använd ditt finger, rita din signatur och se till att du använder baslinjen och tryck Färdiga. Flytta signaturen i rutan som är avsedd för detta ändamål och, om nödvändigt, justera dess storlek med hjälp av ikonen som visar en tvåvägspil.

När ditt dokument är helt ifyllt trycker du på Klart för att spara det i appen eller tryck på dela-knappen för att skicka tillbaka det via e-post.

Hur signerar man en PDF-fil digitalt?

För att signera en PDF-fil eller ett formulär kan du skriva eller spåra din handskrivna signatur eller infoga en bild av den. Du kan också lägga till text, inklusive ditt namn, företag, titel eller datum. När du sparar din PDF blir signaturen och texten en del av den.

1. Öppna dokumentet eller PDF-formuläret för att signera.
2. Klicka på signaturikonen i verktygsfältet. Du kan också välja Verktyg> Fyll och signera eller klicka på Fyll och signera i den högra rutan.
3. Klicka på Fyll och signera i fönstret som visas.
4. Formulärfält upptäcks automatiskt. Placera muspekaren över en av dem för att visa ett blått område. Klicka var som helst i det blå området, markören kommer automatiskt att placeras på rätt plats. Skriv in din text för att fylla i fältet. 

Du kan välja vilken färg du vill fylla PDF-formuläret med. Klicka på färgknappen i Fyll & Signera-menyn och välj en färg. Som standard är signaturfärgen svart. För att behålla standardsignaturfärgen, se till att alternativet Behåll originalsignaturfärg är avmarkerat.

Gör en signatur på ett PDF-dokument utan att skriva ut det

Öppna programvaran och dokumentet du vill signera. Välj ikonen i form av en fjäderpenna, eller gå till "Verktyg" och välj "Fyll i och signera".

Innan du undertecknar ditt dokument måste du skapa en signatur, om det inte är gjort ännu. Välj " sign "Överst i dokumentet, alltså" Lägg till signatur".

Du har tre möjligheter: " Avsmalning "Låter dig skriva ditt namn som visas på ett handskrivet sätt i dokumentet," rita »Låter dig signera som du gör med en penna men med din datormus och du kan äntligen importera signatur utförs i förväg med en penna på ett vitt papper, som du redan har digitaliserat på din dator. Det är möjligt att registrera flera typer av signaturer.

När dokumentet är signerat, välj reservoarpennikonen igen och du kommer att se alla signaturer du sparat. Välj den du vill använda och klicka där din signatur krävs.

Vad garanterar en digital signatur?

• äkthet. Undertecknaren bekräftas som sådan.
• Integritet. Innehållet i ett dokument har inte ändrats eller manipulerats sedan det signerades digitalt.
• Icke förkastande. Bevisa ursprunget till det signerade innehållet för alla parter. Termen förkastande syftar på handlingen av en undertecknare som avvisar all koppling till det undertecknade innehållet.
• Elektronisk notarisering. I vissa fall har signaturer som infogats i Word-, Excel- eller PowerPoint-filer och tidsstämplade av en säker tidsstämplingsserver värdet av elektronisk notarisering.

Se även: 10 bästa alternativen till Monday.com för att hantera dina projekt & Swiss Transfer - Top Secure Tool för att överföra stora filer

För att tillhandahålla dessa garantier måste innehållsskaparen signera det digitalt med en signatur som uppfyller följande kriterier:

• Den digitala signaturen är giltig.
• Certifikatet som är kopplat till den digitala signaturen är giltigt (inte förfallit).
• Den undertecknande personen eller företaget, även känd som "utgivaren", godkänns.Viktig: Undertecknade dokument med giltig tidsstämpel anses ha giltiga signaturer oavsett ålder eller återkallelsestatus för signeringscertifikatet.
• Certifikatet som är associerat med den digitala signaturen utfärdas till den signerande utgivaren av en erkänd certifieringsmyndighet.

Det bör slutligen noteras att lagen ställer villkoren för den elektroniska signaturens giltighet. Det kräver närvaron av en "tillförlitlig identifieringsprocess", det vill säga att den måste göra det möjligt att: garantera undertecknarens identitet; garantera dokumentets integritet, d.v.s. bevisa att det undertecknade dokumentet inte har ändrats.

Glöm inte att dela artikeln på Facebook och Twitter!