E-Signature: Cum se creează o semnătură electronică?

Creați o semnătură electronică și o semnătură electronică : Odată cu răspândirea lucrului la distanță din cauza crizei de sănătate, opțiunea de semnează documentele de la distanță a devenit esențială pentru continuarea schimburilor administrative și comerciale. Într-adevăr, semnătura electronică are aceeași valoare juridică ca și semnătura olografă. Ce este semnătura electrică? Care sunt diferitele tipuri? Cum se semnează un document cu semnătură electronică? Iată tot ce trebuie să știi despre acest dosar ambițios.

Trei sferturi dintre utilizatorii de semnătură electronică o folosesc atât pe documentele primite din exterior, cât și pe documentele generate intern. Potrivit acestui studiu, companiile trebuie să semneze electronic în principal aceste trei tipuri de documente: comenzi de cumpărare la 69%, facturi și chitanțe 57%. Au dreptate! Procedând astfel, își protejează și mai mult datele, deoarece semnarea electronică a unei facturi electronice permite identificarea cu certitudine a semnatarului și garantează integritatea documentului. În sfârșit, piețele publice la 50%. De la decretul din 15 iunie 2012, pentru a răspunde la licitațiile digitale pentru contracte publice, este obligatoriu deținerea unui certificat de semnătură digitală electronică care îndeplinește cerințele standardului în vigoare.

Ce este semnătura electronică?

Semnătura electronică este un proces tehnic care permite obliga semnatarii identificați la un document și aprobarea acestuia astfel încât, în principiu, semnătura olografă. Acest proces garantează integritatea documentelor semnate (documente legale, dosare, date etc.). Prin urmare, semnătura scrisă de mână scanată trebuie să îndeplinească anumite cerințe de integritate și identificare. să fie considerată o semnătură electronică în sensul juridic al termenului.

Pentru a crea o semnătură digitală, trebuie să obțineți un certificat de semnare, care vă dovedește identitatea. Când trimiteți o macrocomandă sau un document semnat digital, trimiteți și certificatul și cheia publică. Certificatele sunt eliberate de o autoritate de certificare și, la fel ca un permis de conducere, pot fi revocate. Un certificat este de obicei valabil un an, după care semnatarul trebuie să reînnoiască sau să obțină un nou certificat de semnare pentru a-și stabili identitatea.

Autoritatea de certificare - O autoritate de certificare este o entitate similară unui birou notarial. Emite certificate digitale, le semnează pentru a le verifica valabilitatea și ține evidența certificatelor care au fost revocate sau expirate.

Definiția tehnologică a semnăturii

Procesul tehnic de semnătură electronică se bazează pe a certificat electronic eliberat de o autoritate de certificare. Acesta este responsabil pentru procesul de eliberare a certificatului, odată ce verificarea identității a fost efectuată de o altă entitate (autoritatea de înregistrare, de exemplu). De asemenea, este responsabil pentru menținerea și publicarea listei de revocare a certificatelor pe care le-a eliberat. Odată eliberat, certificatul conține cheile pentru a asigura autenticitatea documentului semnat precum și integritatea acestuia. Cheile sale sunt cunoscute ca chei de criptare (cheie privată) și de decriptare (cheie publică).

Autoritatea de Certificare 

Cine va elibera certificatul? Este Autoritatea de Certificare care poate fi o companie sau o organizație. Ea livrează un certificat electronic de validare a identității persoanelor juridice sau fizice. Autoritatea de Certificare acționează în numele său fie: 

• Intern: utilizarea certificatului existent pentru crearea de badge-uri de acces, carduri de decriptare sau semnături electronice pentru membrii organizației sale. 
• Extern: prin eliberarea de certificate care permit utilizarea semnăturii electronice cu reprezentanții săi de vânzări prin intermediul unui acord de dovadă prestabilit și prevalidat.

Dar poate acționa și în numele unor terțe părți ca terță parte de încredere recunoscută: 

• La nivel național (în Franța recunoscut de ANSSI): devine un PSCO care îndeplinește standardul național (RGS-General Safety Standard). 
• La nivel european (cu respectarea cerințelor Regulamentului eIDAS): este un PSCQ care îndeplinește standardul european (prin ANSSI care este organismul de supraveghere în Franța). Vă rugăm să rețineți că standardele europene și naționale nu sunt aceleași. 
• La nivel internațional: nu există cerințe recunoscute la nivel internațional. Abordarea ar fi să se determine dacă există acorduri de recunoaștere încrucișată între furnizorii naționali sau europeni și țara străină în cauză. 

Este atunci o inițiativă pur privată și procesul va trebui repetat în funcție de evoluția reglementărilor de o parte sau de alta.

Piața semnăturilor digitale

Privirea de profesioniști în ceea ce privește semnătura digitală este foarte pozitiv. 85% cred că semnătura electronică are aceeași valoare ca și semnătura de mână. Într-adevăr, este corect. Pentru aproape trei din patru organizații, semnăturile electronice se referă la mai puțin de 100 de documente pe lună. Patru din cinci companii preferă să fie sprijinite de un furnizor de servicii de încredere calificat, aprobat de ANSSI.

Dar acest efort de digitalizare pare, potrivit respondenților, a fi inegal în funcție de dimensiunea companiilor luate în considerare: 41% sunt IMM-uri, 53% sunt companii mijlocii, iar doar 25% sunt afaceri foarte mici. Cu toate acestea, soluțiile de semnătură electronică sunt simplu de implementat și costul lor este foarte rezonabil.

Semnătura electronică are valoare juridică de la intrarea în vigoare a Legii nr. 2000-230 din 13 martie 2000. Indică faptul că semnătura digitală angajează consimțământul semnatarului în același mod ca și semnătura olografă.

Cele mai bune soluții pentru a crea o semnătură electronică

Pentru a semnați digital un contract de închiriere sau chiar cumpărați o proprietate și că are valoare legală, trebuie să treceți printr-un terț de încredere. Multe companii sunt autorizate să efectueze validări legale ale operațiunilor de securitate, tranzacții și stocare. Daca fiecare ofera propria solutie, mai mult sau mai putin complexa sau usor de folosit, abordarea lor este relativ asemanatoare: procedura se aseamana putin cu o achizitie online, cu autentificare prin cod secret prin SMS. Acest proces este după cum urmează:

• Vă folosiți acreditările pentru a vă conecta online la site-ul unei terțe părți de încredere, sau în cazul verificării identității calificate, sau chiar cheia dumneavoastră electronică.
• Adăugați documentul de semnat (word, PDF etc.).
• Invitați semnatarii după ce le-ați introdus datele de contact (în special numărul lor de mobil).
• Fiecare semnatar va primi o notificare de semnătură prin e-mail și un cod trimis prin SMS pentru a asigura securitatea semnăturii.

Acestea fiind spuse, există mai multe instrumente online care oferă serviciul de creare a unei semnături electronice și de gestionare a tranzacțiilor electronice, desigur unele sunt contra cost, altele sunt gratuite cu limitări în ceea ce privește funcționalitățile disponibile. În următoarea listă vă împărtășim lista celor mai bune soluții pentru a crea o semnătură electronică care le include pe cele propuse de activatorii France Num.

1. VINDE ȘI SEMNA (oodrive)

Sell ​​& Sign este o creație franceză inventată și dezvoltată în Marsilia, în inima portului vechi. Compania oferă a soluție completă pentru crearea unei semnături electronice, inclusiv digitalizarea contractelor, respectarea acestora, colectarea datelor, precum și posibilitatea de a avea documente semnate de la distanță, față în față sau online. Sell ​​& Sign se remarcă față de concurență prin permiterea personalizării câmpurilor variabile (Smartfields) pentru a fi introduse în documentele digitizate și prin permiterea semnării documentelor față în față chiar și fără conexiune la Internet, datorită modului offline.

Sell ​​​​& Sign este un activator France Num. Această soluție de semnătură electronică franceză oferă o ofertă de intrare, destinată întreprinderilor foarte mici, de la 9,90 EUR fără taxe pe lună pentru 5 semnături (și 1,99 fără taxe pe semnătură suplimentară). Oferte mai complete sunt disponibile la cerere. Sell ​​& Sign oferă, de asemenea, integrarea soluției sale în soluțiile utilizate de clienții săi.

2. DocuSign

Cu peste 250 de milioane de utilizatori, DocuSign este una dintre cele mai bune soluții pentru a crea o semnătură electronică, dar și cel mai flexibil. 

DocuSign se prezintă drept „cea mai răspândită soluție de semnătură electronică din lume”. Iar popularitatea sa nu se datorează întâmplării: instrumentul, care poate fi folosit atât pe un computer, cât și pe un smartphone, vă permite să semnați și să aveți orice document semnat cu ușurință. Preț: de la 9 EUR pe lună (limitat la 5 documente pe lună).

3. Tu semnezi

Conceput mai ales pentru echipe de dimensiuni mai mult sau mai puțin mari, Yousign nu permite doar semnează online, dar și organizează procesele aferente, prin atribuirea rolurilor de semnatar, aprobator etc. sau prin relansarea automată a persoanelor care încă nu au semnat.

un instrument ușor de accesat care vă permite să trimiteți, să semnați și să vă validați documentele electronice de oriunde. În plus, Yousign este o structură 100% franceză. Preț: De la 25 € pe lună per utilizator.

4. Semnul Adobe

Gigantul Adobe, Creator de format PDF, este prezent și în sectorul de semnătură electronică cu Adobe Sign. Acest serviciu oferă utilizatorilor săi o gamă de caracteristici interesante pentru a vă trimite și a semna documentele virtual. Include și un serviciu de autentificare care garantează valabilitatea legală a semnăturilor. Preț: De la 17 € pe lună.

5. Consimțământ live

Soluția franceză de semnătură electronică LiveConsent oferă acces de bază de la 7 euro pe lună. Numără 19 euro pentru versiunea completă. Interfața simplă este ușor de utilizat. Acest serviciu oferă, de asemenea, un API care vă permite să conectați soluția la site-ul dvs. web, aplicațiile sau software-ul dvs. (de exemplu, pentru oferte și facturi).

6. Eversign

Eversign este un software de semnătură electronică care oferă IMM-urilor și companiilor mari o platformă sigură de pe care pot aproba, livra și semna online documente obligatorii din punct de vedere legal. Avantajul major al acestui serviciu este automatizarea, ceea ce face posibil semnează documentele în loturi si ofera si integrare cu mai multe servicii externe si anume Google Drive, Dropbox etc. Eversign este o soluție valoroasă de semnătură electronică pentru ergonomia și caracteristicile sale accesibile tuturor. Preț: Există o versiune gratuită limitată la 5 documente pe lună. Planurile plătite încep de la 9 USD pe lună.

7. UniverSign

Universign este o alegere pe lista noastră cu cele mai bune soluții de semnătură digitală. Furnizor de servicii de încredere calificat conform regulamentului european eIDAS, Universign oferă o platformă SaaS pentru semnătură electronică, sigiliu electronic și marcare temporală. Veți înțelege, spre deosebire de unii dintre concurenții săi, Universign este o soluție liniștitoare. Interfața sa simplă și neaglomerată permite utilizatorului să ajungă direct la obiect și fiecare problemă pare să aibă soluția ei. Preț: de la 45 € pentru un pachet de 25 de semnături.

8. Semnează bine

Soluții simple, sigure și legale de semnătură electronică, totul într-unul singur: acesta este ceea ce oferă SignWell (Docsketch), un instrument ușor de accesat care vă permite să trimiteți, semnează și validează-ți documentele electronice de oriunde cu un plan gratuit. Preț: versiune gratuită limitată la 3 documente pe lună.

9. SignEasy

SignEasy este o modalitate simplă de a semna documente și de a le trimite spre semnare. Cu SignEasy, semnăturile sunt obligatorii din punct de vedere juridic și sunt susținute de o pistă de audit digitală. SignEasy este instrumentul pentru semnătură digitală perfectă pentru cei care sunt mereu în mișcare. Preț: Începând de la 149 USD pe an.

10. GetAccept

Online din 2018, GetAccept vă promite ușurință și rapiditate în semnarea documentelor online. În plus, oferă o încercare gratuită pentru a-și evalua diferitele caracteristici.

Adăugați semnături digitale în Word, Excel sau PowerPoint

A semnătura digitală invizibilă garantează autenticitatea, integritatea și originea documentului. Puteți adăuga semnături digitale invizibile documentelor Word, foilor de calcul Excel și prezentărilor PowerPoint. Butonul Semnături apare în partea de jos a documentelor semnate. În plus, pentru aceste documente, informațiile despre semnătură apar în secțiunea Informații care apare după ce faceți clic pe fila Fișier.

1. Faceți clic pe filă fișier.
2. Faceți clic pe Informații.
3. Faceți clic pe Protejați documentul, Protejați registrul de lucru ou Protejați prezentarea.
4. Faceți clic pe Adăugați o semnătură digitală.
5. Citiți mesajul Word, Excel sau PowerPoint, apoi faceți clic OK.
6. În caseta de dialog semn, în zonă Scopul semnării acestui document, indicați motivul.
7. Faceți clic pe semn.

Odată ce fișierul este semnat digital, apare butonul Semnături și fișierul devine doar în citire pentru a preveni orice modificare.

Citiți și: Top - 5 cele mai bune convertoare gratuite de PDF în Word fără instalare

Semnați un document Word pe computer

Dacă intenționați să imprimați documentul, această soluție este rapidă și ușoară. De fapt, funcția de linie de semnătură adaugă un spațiu documentului dvs., permițându-vă să semnați un document tipărit. Cu toate acestea, această metodă este în prezent disponibilă numai în Word pentru Windows. Dacă lucrați pe Mac sau în Word online, sau dacă preferați adăugați o semnătură scrisă de mână rapid direct în Word Windows fără măsuri de securitate, consultați secțiunea noastră Inserarea unei semnături de mână.

• Lansați Word pentru Windows și deschideți documentul în care doriți să adăugați o semnătură.
• În panglica cu funcții, faceți clic pe fila inserare.
• Faceți clic pe Semnătură în secțiunea Text.
• O fereastră intitulată Configurația semnăturii este afisat. Completați câmpurile de informații utile: numele semnatarului, funcția/titlul etc. Faceți clic pe butonul OK pentru a valida și a închide fereastra.
• O casetă de semnătură va apărea apoi în documentul dvs. Îl poți plasa oriunde vrei. Când semnătura este selectată, utilizați, de exemplu, butoanele Aliniați la stânga, la dreapta ou Centru filă Bun venit pentru a-l poziționa. 
• Tot ce trebuie să faceți atunci este să imprimați documentul pentru a-l semna manual sau să-l salvați - în format docx - pentru a integra o semnătură digitală.

Semnați un document Word pe Android sau iPhone

Cu această metodă puteți completa și semna cu ușurință formularele PDF primite prin e-mail direct de pe smartphone. Pentru a face acest lucru, va trebui să descarcăm și să instalăm Adobe Fill & Sign pe smartphone-ul dvs. Oferit gratuit și disponibil atât pe iOS că pe Android.

Din pagina de pornire a aplicației, apăsați Selectați un formular de completat, apoi alegeți sursa documentului. Pentru a manipula, mări și deplasa în jurul formularului, folosiți întotdeauna două degete.

Adobe Fill & Sign vă permite să puneți o semnătură scrisă de mână pe documentele pe care le completați. Atingeți pictograma Semnătură din partea de jos a ecranului pentru a Creați o nouă semnătură. Fereastra Adobe Fill & Sign ar trebui să se schimbe în format peisaj. Folosind degetul, trageți semnătura, asigurându-vă că utilizați linia de bază și apăsați Terminat. Mutați semnătura în caseta prevăzută în acest scop și, dacă este necesar, ajustați dimensiunea acesteia folosind pictograma care arată o săgeată bidirecțională.

Când documentul este complet completat, atingeți Efectuat pentru a-l salva în aplicație sau atingeți butonul de partajare pentru al înapoi prin e-mail.

Cum să semnezi digital un fișier PDF?

Pentru a semna un fișier PDF sau un formular, puteți să tastați sau să urmăriți semnătura dvs. scrisă de mână sau să inserați o imagine a acesteia. De asemenea, puteți adăuga text, inclusiv numele, compania, titlul sau data dvs. Când salvați PDF-ul, semnătura și textul devin parte din acesta.

1. Deschideți documentul sau formularul PDF pentru a semna.
2. Faceți clic pe pictograma semnătură din bara de instrumente. De asemenea, puteți selecta Instrumente> Completare și semnare sau faceți clic pe Completare și semnare în panoul din dreapta.
3. În fereastra care apare, faceți clic pe Completați și semnați.
4. Câmpurile de formular sunt detectate automat. Plasați cursorul mouse-ului peste unul dintre ele pentru a dezvălui o zonă albastră. Faceți clic oriunde în zona albastră, cursorul va fi plasat automat în locul potrivit. Introduceți textul pentru a completa câmpul. 

Puteți alege culoarea cu care să completați formularul PDF. Faceți clic pe butonul de culoare din meniul Fill & Sign și alegeți o culoare. În mod implicit, culoarea semnăturii este neagră. Pentru a păstra culoarea implicită a semnăturii, asigurați-vă că opțiunea Păstrați culoarea semnăturii originale este debifată.

Faceți o semnătură pe un document PDF fără a-l imprima

Deschideți software-ul și documentul pe care doriți să îl semnați. Selectați pictograma în formă de a stilou cu pene, sau accesați „Instrumente” și alegeți „Completați și semnați”.

Înainte de a semna documentul, trebuie creați o semnătură, dacă nu s-a făcut încă. Selectați " semn „În partea de sus a documentului, atunci” Adăugați semnătura".

Ai trei posibilitati:" țuguia „Vă permite să vă scrieți numele care apare într-un mod scris de mână în document.” Trasor »Vă permite să semnați așa cum ați face cu un pix, dar cu mouse-ul computerului și puteți în sfârșit semnătură de import efectuate în prealabil cu un pix pe o coală de hârtie albă, pe care ați digitizat-o deja pe computer. Este posibilă înregistrarea mai multor tipuri de semnături.

Odată ce documentul este semnat, selectați din nou pictograma stilou și veți vedea toate semnăturile pe care le-ați salvat. Alegeți-l pe cel pe care doriți să îl utilizați și faceți clic acolo unde este necesară semnătura dvs.

Ce garantează o semnătură digitală?

• autenticitate. Semnatarul este confirmat ca atare.
• integritate. Conținutul unui document nu a fost modificat sau manipulat de când a fost semnat digital.
• Nerepudierea. Demonstrați originea conținutului semnat tuturor părților. Termenul de repudiere se referă la actul unui semnatar care respinge orice legătură cu conținutul semnat.
• Autentificare electronică. În anumite cazuri, semnăturile introduse în fișiere Word, Excel sau PowerPoint și marcate de timp de un server securizat de marcare temporală au valoare de legalizare electronică.

Vezi și: 10 cele mai bune alternative la Monday.com pentru a vă gestiona proiectele & Swiss Transfer - Top Secure Tool pentru a transfera fișiere mari

Pentru a oferi aceste garanții, creatorul de conținut trebuie să îl semneze digital cu o semnătură care îndeplinește următoarele criterii:

• Semnătura digitală este valabilă.
• Certificatul asociat semnăturii digitale este în vigoare (nu a expirat).
• Persoana sau firma semnatare, cunoscută și sub denumirea de „editor”, este aprobată.Important: Documentele semnate cu o marca temporală valabilă sunt considerate a avea semnături valabile, indiferent de vârsta sau statutul de revocare a certificatului de semnare.
• Certificatul asociat cu semnătura digitală este emis editorului semnatar de către o autoritate de certificare recunoscută.

În sfârșit, trebuie menționat că legea stabilește condițiile de valabilitate a semnăturii electronice. Ea necesită prezența unui „proces de identificare fiabil”, adică trebuie să permită: garantarea identității semnatarului; să garanteze integritatea documentului, adică să dovedească că documentul semnat nu a fost modificat.

Nu uitați să distribuiți articolul pe Facebook și Twitter!