Assinatura Eletrônica: Como criar uma assinatura eletrônica?

Crie uma assinatura eletrônica e uma assinatura eletrônica : Com a disseminação do teletrabalho por conta da crise da saúde, a opção do assinar documentos remotamente tornou-se essencial para continuar os intercâmbios administrativos e comerciais. Na verdade, a assinatura eletrônica tem o mesmo valor jurídico que a assinatura manuscrita. Qual é a assinatura elétrica? Quais são os diferentes tipos? Como assinar um documento com assinatura eletrônica? Aqui está tudo o que você precisa saber sobre este ambicioso dossiê.

Três quartos dos usuários de assinatura eletrônica o utilizam tanto em documentos recebidos de fora quanto gerados internamente. De acordo com esse estudo, as empresas precisam assinar eletronicamente principalmente esses três tipos de documentos: pedidos de compras a 69%, faturas e recebimentos a 57%. Eles estão certos! Com isso, protegem ainda mais seus dados, pois a assinatura eletrônica da fatura eletrônica permite que o signatário seja identificado com segurança e que a integridade do documento seja garantida. Finalmente, mercados públicos em 50%. Desde o decreto de 15 de junho de 2012, para responder aos editais digitais de licitações de contratos públicos, é obrigatório que o certificado de assinatura digital eletrônica atenda aos requisitos da norma em vigor.

Qual é a assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é um processo técnico que permite vincular signatários identificados a um documento e sua aprovação tal, que, em princípio, a assinatura manuscrita. Este processo garante a integridade dos documentos assinados (documentos legais, arquivos, dados, etc.). A assinatura manuscrita digitalizada deve, portanto, atender a certos requisitos de integridade e identificação. ser considerada uma assinatura eletrônica na acepção jurídica do termo.

Para criar uma assinatura digital, você deve obter um certificado de assinatura, o que prova a sua identidade. Ao enviar uma macro ou documento assinado digitalmente, você também envia seu certificado e chave pública. Os certificados são emitidos por uma autoridade de certificação e, como uma carteira de motorista, podem ser revogados. Um certificado é geralmente válido por um ano, após o qual o signatário deve renovar ou obter um novo certificado de assinatura para estabelecer a identidade.

Autoridade de Certificação - Uma autoridade de certificação é uma entidade semelhante a um cartório. Ele emite certificados digitais, os assina para verificar sua validade e mantém o controle de certificados que foram revogados ou expiraram.

Definição tecnológica da assinatura

O processo técnico de assinatura eletrônica é baseado em um certificado eletrônico emitido por uma autoridade de certificação. Este é o responsável pelo processo de emissão do certificado, uma vez que a verificação da identidade tenha sido realizada por outra entidade (autoridade de registro por exemplo). Também é responsável por manter e publicar a lista de revogação de certificados que emitiu. Uma vez emitido, o certificado contém as chaves para garantir a autenticidade do documento assinado, bem como sua integridade. Suas chaves são conhecidas como chaves de criptografia (chave privada) e decodificação (chave pública)

Autoridade de certificação 

Quem vai emitir o certificado? É a Autoridade de Certificação, que pode ser uma empresa ou uma organização. Ela entrega um certificado eletrônico para validar a identidade de pessoas físicas ou jurídicas. A Autoridade de Certificação atua em seu nome: 

• Internamente: utilizando o certificado existente para a criação de crachás de acesso, cartões de decodificação ou assinaturas eletrônicas para membros de sua organização. 
• Externamente: através da emissão de certificados que permitem o uso da assinatura eletrônica com seus representantes comerciais por meio de um contrato de comprovação pré-estabelecido e pré-validado.

Mas também pode agir em nome de terceiros como um Terceiro de confiança reconhecido: 

• A nível nacional (em França reconhecido pela ANSSI): torna-se um PSCO que cumpre a norma nacional (RGS-General Safety Standard). 
• A nível europeu (no respeito pelos requisitos do Regulamento eIDAS): é um PSCQ que cumpre a norma europeia (via ANSSI, que é o seu órgão de fiscalização em França). Observe que os padrões europeus e nacionais não são os mesmos. 
• A nível internacional: não existem requisitos reconhecidos internacionalmente. A abordagem consistiria em determinar se existem acordos de reconhecimento cruzado entre prestadores nacionais ou europeus e o país estrangeiro em questão. 

Trata-se então de uma iniciativa puramente privada e o processo terá de ser repetido em função da evolução dos regulamentos de um lado ou do outro.

O mercado de assinatura digital

O olhar de profissionais com relação à assinatura digital é muito positivo. 85% acreditam que a assinatura eletrônica tem o mesmo valor da assinatura manuscrita. Na verdade, isso está correto. Para quase três em cada quatro organizações, as assinaturas eletrônicas abrangem menos de 100 documentos por mês. Quatro em cada cinco empresas preferem ter o suporte de um provedor de serviços de confiança qualificado e aprovado pela ANSSI.

Mas este esforço de digitalização parece, segundo os inquiridos, ser desigual consoante a dimensão das empresas consideradas: 41% são PME, 53% são médias empresas e apenas 25% são microempresas. No entanto, as soluções de assinatura eletrônica são simples de implementar e seu custo é muito razoável.

A assinatura eletrônica tem valor jurídico desde a entrada em vigor da lei n ° 2000-230 de 13 de março de 2000. Indica que a assinatura digital atrai o consentimento do signatário da mesma forma que a assinatura manuscrita.

Melhores soluções para criar uma assinatura eletrônica

Por assinar digitalmente um contrato de aluguel ou até comprar um imóvel, e que tenha valor legal, você tem que passar por um terceiro de confiança. Muitas empresas são licenciadas para realizar validações legais de operações de segurança, transações e armazenamento. Se cada um oferece uma solução própria, mais ou menos complexa ou fácil de usar, a abordagem é relativamente semelhante: o procedimento é um pouco como uma compra online, com autenticação via código secreto por SMS. Este processo é o seguinte:

• Você usa suas credenciais para se conectar online ao site de um terceiro confiável, ou no caso de verificação de identidade qualificada, ou mesmo sua chave eletrônica.
• Você adiciona o documento para assinar (palavra, PDF, etc.).
• Você convida os signatários após inserir seus dados de contato (em particular o número do celular).
• Cada signatário receberá uma notificação de assinatura por e-mail e um código enviado por SMS para garantir a segurança da assinatura.

Posto isto, existem várias ferramentas online que oferecem o serviço de criação de assinatura electrónica e gestão de transacções electrónicas, claro que umas são tarifáveis, outras são gratuitas com limitações ao nível das funcionalidades disponíveis. Na lista a seguir, compartilhamos com você a lista das melhores soluções para criar uma assinatura eletrônica que inclui as propostas pelos ativadores da France Num.

1. VENDER E ASSINAR (o drive)

Sell ​​& Sign é uma criação francesa inventada e desenvolvida em Marselha, no coração do Porto Velho. A empresa oferece um solução completa para criar uma assinatura eletrônica, incluindo a digitalização de contratos, o seu cumprimento, recolha de dados, bem como a possibilidade de assinatura de documentos à distância, presencial ou online. O Sell & Sign distingue-se da concorrência por permitir a personalização de campos variáveis ​​(Smartfields) em documentos digitalizados e por permitir a assinatura de documentos cara a cara mesmo sem ligação à Internet, graças ao seu modo offline.

Sell ​​& Sign é um ativador France Num. Esta solução de assinatura electrónica francesa oferece uma oferta de entrada, destinada a microempresas, a partir de € 9,90 excl. Impostos por mês para 5 assinaturas (e 1,99 excl. Impostos por assinatura adicional). Ofertas mais completas estão disponíveis mediante solicitação. A Sell & Sign também oferece a integração de sua solução nas soluções utilizadas por seus clientes.

2. DocuSign

Com mais de 250 milhões de usuários, DocuSign é uma das melhores soluções para criar uma assinatura eletrônica, mas também o mais flexível. 

DocuSign se apresenta como “a solução de assinatura eletrônica mais usada no mundo”. E sua popularidade não se deve ao acaso: a ferramenta, que pode ser utilizada tanto no computador quanto no smartphone, permite assinar e fazer com que qualquer documento seja assinado com facilidade. Preço: a partir de 9 € por mês (limitado a 5 documentos por mês).

3. você assina

Projetado acima de tudo para equipes de tamanho maior ou menor, Yousign não só permite assinar online, mas também organizar os processos relacionados, atribuindo as funções de signatário, aprovador, etc. ou reiniciando automaticamente as pessoas que ainda não assinaram.

uma ferramenta de fácil acesso que permite enviar, assinar e validar seus documentos eletrônicos de qualquer lugar. Além disso, Yousign é uma estrutura 100% francesa. Preço: A partir de 25 € por mês por usuário.

4. Adobe Sign

O gigante Adobe, Criador do formato PDF, também está presente no setor de assinatura eletrônica com o Adobe Sign. Este serviço oferece aos seus usuários uma gama de recursos interessantes para enviar e assinar seus documentos virtualmente. Inclui também um serviço de autenticação que garante a validade jurídica das assinaturas. Preço: A partir de 17 € por mês.

5. Consentimento ao vivo

A solução de assinatura eletrônica francesa LiveConsent oferece acesso básico a partir de 7 euros por mês. Conte 19 euros para a versão completa. A interface simples é fácil de usar. Este serviço também oferece uma API que permite vincular a solução ao seu site, aos seus aplicativos ou ao seu software (por exemplo, para seus orçamentos e faturas).

6. Eversign

Eversign é um software de assinatura eletrônica que fornece às PMEs e grandes empresas uma plataforma segura a partir da qual podem aprovar, entregar e assinar documentos juridicamente vinculativos online. O grande diferencial desse serviço é a automação, que possibilita o assinar documentos em lotes e também oferece integração com vários serviços externos nomeadamente Google Drive, Dropbox, etc. Eversign é uma solução valiosa de assinatura eletrônica por sua ergonomia e seus recursos acessíveis a todos. Preço: Versão gratuita limitada a 5 documentos por mês. Planos pagos começam em $ 9 por mês.

7. UniverSign

Universign é uma escolha em nossa lista das melhores soluções de assinatura digital. Prestadora de serviços de confiança qualificada de acordo com o regulamento europeu eIDAS, a Universign oferece uma plataforma SaaS para assinatura eletrônica, selo eletrônico e carimbo de data / hora. Você vai entender que, ao contrário de alguns de seus concorrentes, a Universign é uma solução tranquilizadora. Sua interface simples e organizada permite ao usuário ir direto ao ponto e cada problema parece ter sua solução. Preço: a partir de 45 € o pack de 25 assinaturas.

8. Assinar Poço

Soluções simples, seguras e legais de assinatura eletrônica em um só lugar: é isso que SignWell (Docsketch) oferece, uma ferramenta de fácil acesso que permite enviar, assine e valide seus documentos eletrônicos de qualquer lugar com um plano gratuito. Preço: versão gratuita limitada a 3 documentos por mês.

9. SignEasy

SignEasy é uma maneira fácil de assinar documentos e enviá-los para assinatura. Com SignEasy, as assinaturas são juridicamente vinculativas e suportadas por uma trilha de auditoria digital. SignEasy é a ferramenta para assinatura digital perfeita para quem está sempre em movimento. Preço: a partir de $ 149 por ano.

10. Obter Aceitar

Online desde 2018, GetAccept promete facilidade e rapidez na assinatura de documentos online. Além disso, oferece um teste gratuito para avaliar seus vários recursos.

Adicione assinaturas digitais em Word, Excel ou PowerPoint

Uma assinatura digital invisível garante a autenticidade, integridade e origem do documento. Você pode adicionar assinaturas digitais invisíveis a documentos do Word, planilhas do Excel e apresentações do PowerPoint. O botão Assinaturas aparece na parte inferior dos documentos assinados. Além disso, para esses documentos, as informações de assinatura aparecem na seção Informações que aparece após clicar na guia Arquivo.

1. Clique na aba Arquivo.
2. Clique informações.
3. Clique Proteja o documento, Proteja a pasta de trabalho ou Proteja a apresentação.
4. Clique Adicionar uma assinatura digital.
5. Leia a mensagem do Word, Excel ou PowerPoint e clique em OK.
6. Na caixa de diálogo sinal, na zona Objetivo de assinar este documento, indique o motivo.
7. Clique sinal.

Assim que o arquivo for assinado digitalmente, o botão Assinaturas aparece e o arquivo torna-se somente leitura para evitar qualquer modificação.

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Assine um documento do Word no computador

Se você planeja imprimir seu documento, esta solução é rápida e fácil. Na verdade, a função de linha de assinatura adiciona um espaço ao seu documento, permitindo que você assine um documento impresso. No entanto, esse método está disponível apenas no Word para Windows. Se você trabalha no Mac ou no Word online, ou se preferir adicione uma assinatura manuscrita rápida diretamente no Word Windows sem medidas de segurança, consulte nossa seção Inserindo uma assinatura manuscrita.

• Inicie o Word para Windows e abra o documento ao qual deseja adicionar uma assinatura.
• Na faixa de funções, clique na guia Inclusão.
• Clique Assinatura na seção Texto.
• Uma janela intitulada Configuração de assinatura é exibido. Preencha os campos de informação relevantes: o nome do signatário, a função / cargo, etc. Clique no botão OK para validar e fechar a janela.
• Uma caixa de assinatura aparecerá em seu documento. Você pode colocá-lo em qualquer lugar que desejar. Quando a assinatura é selecionada, use por exemplo os botões Alinhar esquerda, direita ou Centro aba Inicial para posicioná-lo. 
• Tudo o que você precisa fazer é imprimir o documento para assiná-lo manualmente ou salvá-lo - em formato docx - para integrar uma assinatura digital.

Assine um documento do Word no Android ou iPhone

Com este método, você pode facilmente preencher e assinar formulários PDF recebidos por e-mail diretamente de seu smartphone. Para fazer isso, precisaremos baixar e instalar o Adobe Fill & Sign em seu smartphone. Oferecido gratuitamente e disponível em iOS isso em Android.

Na página inicial do aplicativo, pressione Selecionar um formulário para preencher e escolha a origem do documento. Para manipular, ampliar e mover o formulário, use sempre dois dedos.

O Adobe Fill & Sign permite que você coloque uma assinatura manuscrita nos documentos preenchidos. Toque no ícone de assinatura na parte inferior da tela para Crie uma nova assinatura. A janela Adobe Fill & Sign deve mudar para o formato paisagem. Usando o dedo, desenhe sua assinatura, certificando-se de usar a linha de base e pressione Eu terminei Mova a assinatura na caixa prevista para o efeito e, se necessário, ajuste o seu tamanho com o ícone que apresenta uma seta bidireccional.

Quando o documento estiver totalmente preenchido, toque em Concluído para salvá-lo no aplicativo ou toque no botão de compartilhamento para enviá-lo de volta.

Como assinar digitalmente um arquivo PDF?

Para assinar um arquivo ou formulário PDF, você pode digitar ou rastrear sua assinatura manuscrita ou inserir uma imagem dela. Você também pode adicionar texto, incluindo seu nome, empresa, cargo ou data. Quando você salva seu PDF, a assinatura e o texto se tornam parte dele.

1. Abra o documento ou formulário PDF para assinar.
2. Clique no ícone de assinatura na barra de ferramentas. Você também pode selecionar Ferramentas> Preencher e assinar ou clicar em Preencher e assinar no painel direito.
3. Na janela que aparece, clique em Preencher e assinar.
4. Os campos do formulário são detectados automaticamente. Coloque o cursor do mouse sobre um deles para revelar uma área azul. Clique em qualquer lugar na área azul, o cursor será colocado automaticamente no lugar certo. Digite seu texto para preencher o campo. 

Você pode escolher a cor com a qual preencher o formulário PDF. Clique no botão de cor no menu Preencher e assinar e escolha uma cor. Por padrão, a cor da assinatura é preto. Para manter a cor padrão da assinatura, certifique-se de que a opção Manter cor da assinatura original esteja desmarcada.

Faça uma assinatura em um documento PDF sem imprimi-lo

Abra o software e o documento que deseja assinar. Selecione o ícone na forma de um caneta de pena, ou vá em "Ferramentas" e escolha "Preencher e assinar".

Antes de assinar o seu documento, você deve criar uma assinatura, se ainda não foi feito. Selecione " sinal "No topo do seu documento, então" Adicionar assinatura"

Você tem três possibilidades: " Taper "Permite que você escreva seu nome que aparece de forma manuscrita no documento," Tracer »Permite que você assine como faria com uma caneta, mas com o mouse do computador e você pode finalmente assinatura de importação realizado previamente com uma caneta sobre uma folha de papel branco, que você já digitalizou no seu computador. É possível registrar vários tipos de assinaturas.

Assim que o documento for assinado, selecione o ícone da caneta-tinteiro novamente e você verá todas as assinaturas que salvou. Escolha o que deseja usar e clique onde deseja que sua assinatura seja necessária.

O que uma assinatura digital garante?

• Autenticidade. O signatário é confirmado como tal.
• Integridade. O conteúdo de um documento não foi alterado ou adulterado desde que foi assinado digitalmente.
• Não repúdio. Prove a origem do conteúdo assinado para todas as partes. O termo repúdio refere-se ao ato de um signatário rejeitar qualquer conexão com o conteúdo assinado.
• Reconhecimento de firma eletrônico. Em certos casos, as assinaturas inseridas em arquivos Word, Excel ou PowerPoint e com carimbo de data / hora por servidor seguro de carimbo de data / hora têm valor de firma eletrônica.

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Para fornecer essas garantias, o criador do conteúdo deve assiná-lo digitalmente com uma assinatura que atenda aos seguintes critérios:

• A assinatura digital é válida.
• O certificado associado à assinatura digital está em vigor (não expirou).
• A pessoa ou empresa signatária, também conhecida como “editora”, é aprovada.Importante: Os documentos assinados com um carimbo de data / hora válido são considerados como tendo assinaturas válidas, independentemente da idade ou do status de revogação do certificado de assinatura.
• O certificado associado à assinatura digital é emitido para o editor de assinatura por uma autoridade de certificação reconhecida.

Por fim, cabe destacar que a lei estabelece as condições para a validade da assinatura eletrônica. Requer a presença de um “processo de identificação confiável”, ou seja, deve permitir: garantir a identidade do signatário; garantir a integridade do documento, ou seja, comprovar que o documento assinado não foi alterado.

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