E-Podpis: Jak złożyć podpis elektroniczny?

Utwórz podpis elektroniczny i e-podpis : Wraz z upowszechnieniem się telepracy w związku z kryzysem zdrowotnym, opcja: podpisywać dokumenty zdalnie stało się niezbędne do kontynuowania wymiany administracyjnej i handlowej. W rzeczywistości podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. Czym jest podpis elektryczny? Jakie są rodzaje? Jak podpisać dokument podpisem elektronicznym? Oto wszystko, co musisz wiedzieć o tym ambitnym dossier.

Trzy czwarte użytkowników podpisu elektronicznego używa go zarówno na dokumentach otrzymanych z zewnątrz, jak i wygenerowanych wewnętrznie. Według tego badania firmy muszą podpisywać elektronicznie głównie te trzy rodzaje dokumentów: zamówienia zakupu na 69%, faktury i paragony 57%. Mają rację! W ten sposób dodatkowo chronią swoje dane, ponieważ elektroniczne podpisanie rachunku elektronicznego pozwala na pewną identyfikację sygnatariusza i gwarantuje integralność dokumentu. Wreszcie rynki publiczne na poziomie 50%. Od rozporządzenia z dnia 15 czerwca 2012 r., aby odpowiadać na cyfrowe zaproszenia do składania ofert na zamówienia publiczne, wymagane jest posiadanie certyfikatu elektronicznego podpisu cyfrowego spełniającego wymagania obowiązującej normy.

Czym jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny jest procesem technicznym pozwalającym związać zidentyfikowanych sygnatariuszy z dokumentem i jego zatwierdzeniem takie, że w zasadzie podpis odręczny. Proces ten gwarantuje integralność podpisanych dokumentów (dokumentów prawnych, akt, danych itp.). Zeskanowany podpis odręczny musi zatem spełniać określone wymagania dotyczące integralności i identyfikacji. być uważany za podpis elektroniczny w sensie prawnym.

Aby utworzyć podpis cyfrowy, musisz uzyskać certyfikat do podpisywania, który potwierdza Twoją tożsamość. Wysyłając makro lub dokument podpisany cyfrowo, wysyłasz również swój certyfikat i klucz publiczny. Certyfikaty są wydawane przez urząd certyfikacji i, podobnie jak prawo jazdy, mogą być cofnięte. Certyfikat jest zwykle ważny przez jeden rok, po czym sygnatariusz musi odnowić lub uzyskać nowy certyfikat podpisywania w celu ustalenia tożsamości.

Urząd certyfikacji - Urząd certyfikacji to podmiot podobny do kancelarii notarialnej. Wydaje certyfikaty cyfrowe, podpisuje je w celu weryfikacji ich ważności i śledzi certyfikaty, które zostały unieważnione lub wygasły.

Definicja technologiczna podpisu

Techniczny proces podpisu elektronicznego opiera się na certyfikat elektroniczny wydany przez Urząd Certyfikacji. Odpowiada za proces wydawania certyfikatu po przeprowadzeniu weryfikacji tożsamości przez inny podmiot (np. urząd rejestracyjny). Odpowiada również za prowadzenie i publikowanie listy unieważnień wydanych przez siebie certyfikatów. Po wydaniu certyfikat zawiera klucze zapewniające autentyczność podpisanego dokumentu oraz jego integralność. Jego klucze są znane jako klucze szyfrowania (klucz prywatny) i klucze deszyfrowania (klucz publiczny)

Urząd certyfikacji 

Kto wyda certyfikat? Jest to Urząd Certyfikacji, którym może być firma lub organizacja. Ona dostarcza elektroniczny certyfikat potwierdzający tożsamość osób prawnych lub fizycznych. Urząd Certyfikacji działa w jego imieniu: 

• Wewnętrznie: wykorzystanie istniejącego certyfikatu do tworzenia identyfikatorów dostępu, kart deszyfrujących lub podpisów elektronicznych dla członków swojej organizacji. 
• Zewnętrznie: poprzez wydawanie certyfikatów umożliwiających korzystanie z podpisu elektronicznego z jego przedstawicielami handlowymi na podstawie wcześniej ustalonej i wstępnie zweryfikowanej umowy na dowód.

Ale może również działać w imieniu stron trzecich jako uznana zaufana strona trzecia: 

• Na poziomie krajowym (we Francji uznawany przez ANSSI): staje się PSCO spełniającym normę krajową (RGS-General Safety Standard). 
• Na poziomie europejskim (z uwzględnieniem wymogów Rozporządzenia eIDAS): jest to PSCQ spełniający normę europejską (poprzez ANSSI, który jest jego organem nadzorczym we Francji). Należy pamiętać, że normy europejskie i krajowe nie są takie same. 
• Na poziomie międzynarodowym: nie ma wymagań uznanych na arenie międzynarodowej. Podejście polegałoby na ustaleniu, czy między krajowymi lub europejskimi usługodawcami a danym obcym krajem istnieją umowy o wzajemnej uznawalności. 

Jest to wówczas inicjatywa czysto prywatna i proces będzie musiał być powtarzany w zależności od ewolucji przepisów z jednej lub z drugiej strony.

Rynek podpisów cyfrowych

Spojrzenie specjalistów w zakresie podpisu cyfrowego jest bardzo pozytywnie. 85% uważa, że ​​podpis elektroniczny ma taką samą wartość jak podpis odręczny. Rzeczywiście, to prawda. W prawie trzech na cztery organizacje podpisy elektroniczne dotyczą mniej niż 100 dokumentów miesięcznie. Cztery na pięć firm woli być wspierane przez wykwalifikowanego dostawcę usług zaufania zatwierdzonego przez ANSSI.

Jednak według respondentów ten wysiłek w zakresie cyfryzacji wydaje się nierówny w zależności od wielkości uwzględnionych firm: 41 proc. to MŚP, 53 proc. to firmy średniej wielkości, a tylko 25 proc. to bardzo małe firmy. Jednak rozwiązania podpisu elektronicznego są proste do wdrożenia, a ich koszt jest bardzo rozsądny.

Podpis elektroniczny ma moc prawną od wejścia w życie ustawy nr 2000-230 z dnia 13 marca 2000 r. Wskazuje, że podpis cyfrowy angażuje zgodę osoby podpisującej w taki sam sposób, jak podpis własnoręczny.

Najlepsze rozwiązania do składania podpisu elektronicznego

Wlać cyfrowo podpisać umowę najmu lub nawet kupić nieruchomość, która ma wartość prawną, musisz przejść przez zaufaną stronę trzecią. Wiele firm posiada licencję na przeprowadzanie legalnych walidacji bezpieczeństwa, operacji transakcyjnych i magazynowych. Jeśli każdy z nich oferuje własne rozwiązanie, mniej lub bardziej złożone lub łatwe w użyciu, ich podejście jest stosunkowo podobne: procedura przypomina trochę zakup online, z uwierzytelnianiem za pomocą tajnego kodu SMS-em. Ten proces wygląda następująco:

• Używasz swoich danych uwierzytelniających, aby połączyć się online z witryną zaufanej strony trzeciej lub w przypadku kwalifikowanej weryfikacji tożsamości, a nawet swojego klucza elektronicznego.
• Dodajesz dokument do podpisu (słowo, PDF itp.).
• Sygnatariuszy zapraszasz po podaniu ich danych kontaktowych (w szczególności numeru telefonu komórkowego).
• Każdy podpisujący otrzyma powiadomienie o podpisaniu e-mailem oraz kod wysłany SMS-em, aby zapewnić bezpieczeństwo podpisu.

W związku z tym istnieje kilka narzędzi online, które oferują usługę składania podpisu elektronicznego i zarządzania transakcjami elektronicznymi, oczywiście niektóre są płatne, inne są bezpłatne z ograniczeniami w zakresie dostępnych funkcjonalności. W poniższym zestawieniu dzielimy się z Państwem listą najlepszych rozwiązań do tworzenia podpisu elektronicznego, która obejmuje te proponowane przez aktywatory France Num.

1. SPRZEDAJ I PODPISZ (oodrive)

Sell ​​& Sign to francuska kreacja wymyślona i opracowana w Marsylii, w sercu Starego Portu. Firma oferuje kompletne rozwiązanie do składania podpisu elektronicznego, w tym digitalizacja umów, ich zgodność, gromadzenie danych, a także możliwość podpisywania dokumentów zdalnie, twarzą w twarz lub online. Sell ​​& Sign wyróżnia się na tle konkurencji możliwością personalizacji pól zmiennych (Smartfields) w zdigitalizowanych dokumentach oraz możliwością podpisywania dokumentów twarzą w twarz nawet bez połączenia z Internetem, dzięki trybowi offline.

Sell ​​& Sign to aktywator France Num. To francuskie rozwiązanie do podpisu elektronicznego oferuje wstępną ofertę, przeznaczoną dla bardzo małych firm, od 9,90 € bez podatku miesięcznie za 5 podpisów (oraz 1,99 bez podatku za dodatkowy podpis). Bardziej kompletne oferty są dostępne na życzenie. Sell ​​& Sign oferuje również integrację swojego rozwiązania z rozwiązaniami stosowanymi przez swoich klientów.

2. DocuSign

Z ponad 250 milionami użytkowników, DocuSign to jedno z najlepszych rozwiązań do składania podpisu elektronicznego, ale też najbardziej elastyczny. 

DocuSign przedstawia się jako „najczęściej stosowane rozwiązanie do podpisu elektronicznego na świecie”. A jego popularność nie jest przypadkowa: narzędzie, z którego można korzystać zarówno na komputerze, jak i na smartfonie, pozwala z łatwością podpisywać i podpisywać dowolny dokument. Cena: od 9 € miesięcznie (ograniczona do 5 dokumentów miesięcznie).

3. Twój znak

Zaprojektowany przede wszystkim dla mniej lub bardziej dużych zespołów, Yousign nie tylko pozwala podpisuj online, ale także organizuj powiązane procesy, przypisując role osoby podpisującej, zatwierdzającej itp. lub automatycznie ponownie uruchamiając osoby, które jeszcze nie podpisały.

łatwo dostępne narzędzie, które umożliwia wysyłanie, podpisywanie i weryfikowanie dokumentów elektronicznych z dowolnego miejsca. Ponadto Yousign jest w 100% francuską strukturą. Cena: od 25 € miesięcznie za użytkownika.

4. Znak Adobe

Gigant Adobe, Kreator formatu PDF, jest również obecny w sektorze podpisów elektronicznych dzięki Adobe Sign. Ta usługa oferuje swoim użytkownikom szereg interesujących funkcji do wirtualnego wysyłania i podpisywania dokumentów. Zawiera również usługę uwierzytelniania, która gwarantuje prawną ważność podpisów. Cena: od 17 € miesięcznie.

5. Zgoda na żywo

Francuskie rozwiązanie do podpisu elektronicznego LiveConsent oferuje podstawowy dostęp już od 7 euro miesięcznie. Policz 19 euro za pełną wersję. Prosty interfejs jest łatwy w użyciu. Ta usługa oferuje również interfejs API, który umożliwia połączenie rozwiązania z Twoją witryną internetową, aplikacjami lub oprogramowaniem (na przykład w przypadku ofert i faktur).

6. zawsze

Eversign to oprogramowanie do podpisu elektronicznego, które zapewnia MŚP i dużym firmom bezpieczną platformę, z której mogą zatwierdzać, dostarczać i podpisywać prawnie wiążące dokumenty online. Główną zaletą tej usługi jest automatyzacja, która umożliwia: podpisywać dokumenty w partiach a także oferuje integrację z kilkoma usługami zewnętrznymi, a mianowicie Dyskiem Google, Dropbox itp. Eversign to cenne rozwiązanie do podpisu elektronicznego ze względu na swoją ergonomię i funkcje dostępne dla wszystkich. Cena: Dostępna jest darmowa wersja ograniczona do 5 dokumentów miesięcznie. Płatne plany zaczynają się od 9 USD miesięcznie.

7. UniverSign

Universign to wybór z naszej listy najlepszych rozwiązań podpisu cyfrowego. Kwalifikowany dostawca usług zaufania zgodnie z europejskim rozporządzeniem eIDAS, Universign oferuje platformę SaaS do podpisu elektronicznego, pieczęci elektronicznej i znakowania czasem. Zrozumiesz, w przeciwieństwie do niektórych konkurentów, Universign to uspokajające rozwiązanie. Jego prosty i przejrzysty interfejs pozwala użytkownikowi przejść od razu do sedna, a każdy problem wydaje się mieć swoje rozwiązanie. Cena: od 45 € za paczkę 25 podpisów.

8. Zarejestruj Dobrze

Proste, bezpieczne i legalne rozwiązania do podpisu elektronicznego w jednym: to właśnie oferuje SignWell (Docsketch), łatwo dostępne narzędzie, które umożliwia wysyłanie, podpisz i weryfikuj swoje dokumenty elektroniczne z dowolnego miejsca za pomocą bezpłatnego abonamentu. Cena: darmowa wersja ograniczona do 3 dokumentów miesięcznie.

9. Znak Łatwy

SignEasy to prosty sposób na podpisywanie dokumentów i wysyłanie ich do podpisu. Dzięki SignEasy podpisy są prawnie wiążące i wspierane przez cyfrową ścieżkę audytu. SignEasy to narzędzie do doskonały podpis cyfrowy dla tych, którzy są zawsze w ruchu. Cena: od 149 USD rocznie.

10. PobierzAkceptuj

Online od 2018 roku GetAccept obiecuje łatwość i szybkość podpisywania dokumentów online. Ponadto oferuje bezpłatną wersję próbną, aby ocenić różne funkcje.

Dodaj podpisy cyfrowe w programach Word, Excel lub PowerPoint

Une niewidoczny podpis cyfrowy gwarantuje autentyczność, integralność i pochodzenie dokumentu. Możesz dodawać niewidoczne podpisy cyfrowe do dokumentów Word, arkuszy kalkulacyjnych Excel i prezentacji PowerPoint. Przycisk Podpisy pojawia się na dole podpisanych dokumentów. Dodatkowo w przypadku tych dokumentów informacje o podpisie pojawiają się w sekcji Informacje, która pojawia się po kliknięciu karty Plik.

1. Kliknij zakładkę Fichier.
2. Kliknij Informacje.
3. Kliknij Chroń dokument, Chroń skoroszyt ou Chroń prezentację.
4. Kliknij Dodaj podpis cyfrowy.
5. Przeczytaj wiadomość Word, Excel lub PowerPoint, a następnie kliknij OK.
6. W oknie dialogowym znak, w strefie Cel podpisania tego dokumentu, wskaż przyczynę.
7. Kliknij znak.

Gdy plik zostanie podpisany cyfrowo, pojawia się przycisk Podpisy, a plik staje się tylko do odczytu, aby zapobiec jakimkolwiek modyfikacjom.

Czytaj: Top - 5 najlepszych darmowych konwerterów plików PDF na Word bez instalacji

Podpisz dokument Word na komputerze

Jeśli planujesz wydrukować dokument, to rozwiązanie jest szybkie i łatwe. W rzeczywistości funkcja wiersza podpisu dodaje miejsce do twojego dokumentu, umożliwiając podpisanie drukowanego dokumentu. Jednak ta metoda jest obecnie dostępna tylko w programie Word dla systemu Windows. Jeśli pracujesz na komputerze Mac lub w programie Word online lub wolisz dodaj szybki podpis odręczny bezpośrednio w programie Word Windows bez środków bezpieczeństwa, zobacz naszą sekcję Wstawianie odręcznego podpisu.

• Uruchom Word dla Windows i otwórz dokument, w którym chcesz dodać podpis.
• Na wstążce funkcji kliknij kartę Wprowadzenie.
• Kliknij podpis w sekcji Tekst.
• Okno zatytułowane Konfiguracja podpisu jest wyświetlany. Wypełnij przydatne pola informacyjne: imię i nazwisko osoby podpisującej, funkcja / tytuł itp. Kliknij przycisk OK aby zatwierdzić i zamknąć okno.
• W dokumencie pojawi się pole podpisu. Możesz go umieścić w dowolnym miejscu. Po wybraniu podpisu użyj na przykład przycisków Wyrównaj do lewej, do prawej ou Środek patka Strona główna  aby go ustawić. 
• Wszystko, co musisz wtedy zrobić, to wydrukować dokument i podpisać go ręcznie lub zapisać – w formacie docx – aby zintegrować podpis cyfrowy.

Podpisz dokument Word na Androidzie lub iPhonie

Dzięki tej metodzie możesz łatwo wypełniać i podpisywać formularze PDF otrzymane pocztą elektroniczną bezpośrednio ze swojego smartfona. Aby to zrobić, będziemy musieli pobrać i zainstalować Adobe Fill & Sign na smartfonie. Oferowane za darmo i dostępne zarówno na iOS to na Android.

Na stronie głównej aplikacji naciśnij Wybierz formularz do wypełnienia, a następnie wybierz źródło dokumentu. Do manipulowania, powiększania i poruszania się po formularzu zawsze używaj dwóch palców.

Usługa Adobe Fill & Sign umożliwia umieszczanie odręcznego podpisu na wypełnianych dokumentach. Stuknij ikonę Podpis u dołu ekranu, aby Utwórz nowy podpis. Okno Adobe Fill & Sign powinno zmienić się na poziomy. Palcem narysuj swój podpis, upewniając się, że używasz linii bazowej i naciśnij Skończone. Przesuń podpis w przewidzianym do tego polu i w razie potrzeby dostosuj jego rozmiar za pomocą ikony ze strzałką dwukierunkową.

Gdy dokument jest w pełni wypełniony, dotknij Gotowe, aby zapisać go w aplikacji lub dotknij przycisku udostępniania, aby wysłać go z powrotem.

Jak cyfrowo podpisać plik PDF?

Aby podpisać plik lub formularz PDF, możesz wpisać lub prześledzić swój odręczny podpis albo wstawić jego obraz. Możesz także dodać tekst, w tym imię i nazwisko, firmę, tytuł lub datę. Po zapisaniu pliku PDF podpis i tekst stają się jego częścią.

1. Otwórz dokument lub formularz PDF do podpisania.
2. Kliknij ikonę podpisu na pasku narzędzi. Możesz także wybrać Narzędzia> Wypełnij i podpisz lub kliknij Wypełnij i podpisz w prawym okienku.
3. W wyświetlonym oknie kliknij Wypełnij i podpisz.
4. Pola formularzy są wykrywane automatycznie. Umieść kursor myszy nad jednym z nich, aby odsłonić niebieski obszar. Kliknij w dowolnym miejscu niebieskiego obszaru, kursor zostanie automatycznie umieszczony we właściwym miejscu. Wpisz swój tekst, aby wypełnić pole. 

Możesz wybrać kolor, którym wypełnisz formularz PDF. Kliknij przycisk koloru w menu Wypełnij i podpisz i wybierz kolor.Domyślnie kolorem podpisu jest czarny. Aby zachować domyślny kolor podpisu, upewnij się, że opcja Zachowaj oryginalny kolor podpisu nie jest zaznaczona.

Złóż podpis na dokumencie PDF bez drukowania

Otwórz oprogramowanie i dokument, który chcesz podpisać. Wybierz ikonę w kształcie pióro z piórlub przejdź do „Narzędzia” i wybierz „Wypełnij i podpisz”.

Przed podpisaniem dokumentu musisz stwórz podpis, jeśli jeszcze tego nie zrobiono. Wybierać " znak „W takim razie u góry dokumentu” Dodaj podpis”.

Masz trzy możliwości: " Stożek "Pozwala na wpisanie swojego imienia i nazwiska, które pojawia się odręcznie w dokumencie" rysować »Pozwala na podpisywanie tak jak długopisem, ale za pomocą myszki komputerowej i wreszcie możesz importuj podpis wykonane wcześniej długopisem na kartce białego papieru, którą już zdigitalizowałeś na swoim komputerze. Istnieje możliwość zarejestrowania kilku rodzajów podpisów.

Po podpisaniu dokumentu ponownie wybierz ikonę pióra wiecznego, a zobaczysz wszystkie zapisane podpisy. Wybierz ten, którego chcesz użyć, i kliknij miejsce, w którym wymagany jest podpis.

Co gwarantuje podpis cyfrowy?

• autentyczność. Sygnatariusz jest potwierdzony jako taki.
• Integralność. Treść dokumentu nie została zmieniona ani naruszona od czasu podpisania cyfrowego.
• Niezaprzeczalność. Udowodnij pochodzenie podpisanej treści wszystkim stronom. Termin odrzucenie odnosi się do aktu sygnatariusza odrzucającego jakikolwiek związek z podpisaną treścią.
• Poświadczenie elektroniczne. W niektórych przypadkach podpisy umieszczone w plikach Word, Excel lub PowerPoint i oznaczone czasem przez bezpieczny serwer znaczników czasu mają wartość poświadczenia elektronicznego.

Zobacz także: 10 najlepszych alternatyw dla Monday.com do zarządzania projektami & Swiss Transfer - Najlepsze bezpieczne narzędzie do przesyłania dużych plików

Aby zapewnić te gwarancje, twórca treści musi je podpisać cyfrowo podpisem spełniającym następujące kryteria:

• Podpis cyfrowy jest ważny.
• Certyfikat skojarzony z podpisem cyfrowym jest ważny (nie wygasł).
• Osoba lub firma podpisująca, zwana również „wydawcą”, zostaje zatwierdzona.Ważny: Podpisane dokumenty z ważnym znacznikiem czasu są uważane za zawierające ważne podpisy niezależnie od wieku lub statusu unieważnienia certyfikatu podpisującego.
• Certyfikat skojarzony z podpisem cyfrowym jest wydawany wydawcy podpisu przez uznany urząd certyfikacji.

Na koniec należy zauważyć, że prawo określa warunki ważności podpisu elektronicznego. Wymaga obecności „rzetelnego procesu identyfikacji”, to znaczy, że musi umożliwiać: zagwarantowanie tożsamości sygnatariusza; zagwarantować integralność dokumentu, tj. udowodnić, że podpisany dokument nie został zmodyfikowany.

Nie zapomnij udostępnić artykułu na Facebooku i Twitterze!