E-signatur: Hvordan lage en elektronisk signatur?

Lag en elektronisk signatur og E-signatur : Med spredning av fjernarbeid på grunn av helsekrisen, muligheten til signere dokumenter eksternt har blitt avgjørende for å fortsette administrative og kommersielle utvekslinger. Faktisk har den elektroniske signaturen samme juridiske verdi som den håndskrevne signaturen. Hva er den elektriske signaturen? Hva er de forskjellige typene? Hvordan signere et dokument med en elektronisk signatur? Her er alt du trenger å vite om denne ambisiøse dokumentasjonen.

Tre fjerdedeler av brukere av elektronisk signatur bruker den både på dokumenter mottatt utenfra og generert internt. I følge denne studien må selskaper signere elektronisk hovedsakelig disse tre typer dokumenter: innkjøpsordrer på 69 %, fakturaer og kvitteringer 57 %. De har rett! Ved å gjøre dette beskytter de dataene sine enda mer, siden signering av en e-regning elektronisk gjør at underskriveren kan identifiseres med sikkerhet og garanterer integriteten til dokumentet. Til slutt, offentlige markeder på 50%. Siden dekretet av 15. juni 2012, for å svare på digitale anbudskonkurranser for offentlige kontrakter, er det obligatorisk å ha et elektronisk digital signatursertifikat som oppfyller kravene i gjeldende standard.

Hva er den elektroniske signaturen?

Den elektroniske signaturen er en teknisk prosess som tillater binde identifiserte underskrivere til et dokument og dets godkjenning slik at i prinsippet den håndskrevne signaturen. Denne prosessen garanterer integriteten til signerte dokumenter (juridiske dokumenter, filer, data, etc.). Den skannede håndskrevne signaturen må derfor oppfylle visse krav til integritet og identifikasjon. å anses som en elektronisk signatur i begrepets juridiske forstand.

For å opprette en digital signatur må du få et signeringssertifikat, som beviser din identitet. Når du sender en makro eller digitalt signert dokument, sender du også sertifikatet og den offentlige nøkkelen. Sertifikater utstedes av sertifiseringsinstans og kan i likhet med førerkort inndras. Et sertifikat er vanligvis gyldig i ett år, deretter må underskriver fornye eller skaffe et nytt signeringssertifikat for å etablere identitet.

Sertifiseringsmyndighet – En sertifiseringsinstans er en enhet som ligner på et notarialkontor. Den utsteder digitale sertifikater, signerer dem for å bekrefte gyldigheten, og holder styr på sertifikater som har blitt tilbakekalt eller utløpt.

Teknologisk definisjon av signaturen

Den tekniske prosessen med elektronisk signatur er basert på en elektronisk sertifikat utstedt av en sertifiseringsinstans. Denne er ansvarlig for sertifikatutstedelsesprosessen, når identitetsverifiseringen er utført av en annen enhet (registreringsmyndighet for eksempel). Den er også ansvarlig for å vedlikeholde og publisere tilbakekallingslisten over sertifikater som den har utstedt. Når utstedt, sertifikatet inneholder nøklene for å sikre autentisiteten til det signerte dokumentet så vel som dets integritet. Nøklene er kjent som kryptering (privat nøkkel) og dekrypteringsnøkler (offentlig nøkkel).

Sertifiseringsinstans 

Hvem skal utstede sertifikatet? Det er sertifiseringsmyndigheten som kan være et selskap eller en organisasjon. Hun leverer et elektronisk sertifikat for å bekrefte identiteten til juridiske eller fysiske personer. Sertifiseringsmyndigheten opptrer på dens vegne enten: 

• Internt: bruk av det eksisterende sertifikatet for å lage tilgangsmerker, dekrypteringskort eller elektroniske signaturer for medlemmer av organisasjonen. 
• Eksternt: ved å utstede sertifikater som tillater bruk av den elektroniske signaturen med sine salgsrepresentanter ved hjelp av en forhåndsetablert og forhåndsvalidert bevisavtale.

Men den kan også opptre på vegne av tredjeparter som en anerkjent betrodd tredjepart: 

• På nasjonalt nivå (i Frankrike anerkjent av ANSSI): det blir en PSCO som oppfyller den nasjonale standarden (RGS-General Safety Standard). 
• På europeisk nivå (med respekt for kravene i eIDAS-forordningen): det er en PSCQ som oppfyller den europeiske standarden (via ANSSI som er tilsynsorganet i Frankrike). Vær oppmerksom på at de europeiske og nasjonale standardene ikke er de samme. 
• På internasjonalt nivå: det er ingen internasjonalt anerkjente krav. Tilnærmingen vil være å avgjøre om det finnes avtaler om gjenkjennelse mellom nasjonale eller europeiske tilbydere og det aktuelle utlandet. 

Det er da et rent privat initiativ og prosessen vil måtte gjentas avhengig av utviklingen av regelverk på den ene eller den andre siden.

Det digitale signaturmarkedet

Blikket til fagfolk med hensyn til den digitale signaturen er veldig positiv. 85 % mener at den elektroniske signaturen har samme verdi som den håndskrevne signaturen. Det er faktisk riktig. For nesten tre av fire organisasjoner gjelder elektroniske signaturer mindre enn 100 dokumenter per måned. Fire av fem selskaper foretrekker å bli støttet av en kvalifisert leverandør av tillitstjenester godkjent av ANSSI.

Men denne digitaliseringsinnsatsen ser ifølge respondentene ut til å være ujevn avhengig av størrelsen på selskapene som vurderes: 41 % er små og mellomstore bedrifter, 53 % er mellomstore bedrifter, og bare 25 % er svært små bedrifter. Elektroniske signaturløsninger er imidlertid enkle å implementere og kostnadene er svært rimelige.

Den elektroniske signaturen har en juridisk verdi siden ikrafttredelsen av lov nr. 2000-230 av 13. mars 2000. Den indikerer at den digitale signaturen engasjerer underskriverens samtykke på samme måte som den håndskrevne signaturen.

Beste løsninger for å lage en elektronisk signatur

Hell digitalt signere en leiekontrakt eller til og med kjøpe en eiendom, og at den har juridisk verdi, må du gå gjennom en pålitelig tredjepart. Mange selskaper er lisensiert til å utføre juridiske valideringer av sikkerhet, transaksjoner og lagringsoperasjoner. Hvis de tilbyr hver sin løsning, mer eller mindre kompleks eller enkel å bruke, er tilnærmingen deres relativt lik: Fremgangsmåten er litt som et nettkjøp, med autentisering via en hemmelig kode på SMS. Denne prosessen er som følger:

• Du bruker legitimasjonen din til å koble deg online til nettstedet til en pålitelig tredjepart, eller i tilfelle kvalifisert identitetsbekreftelse, eller til og med din elektroniske nøkkel.
• Du legger til dokumentet for å signere (word, PDF, etc.).
• Du inviterer underskriverne etter å ha oppgitt kontaktinformasjonen deres (spesielt deres mobilnummer).
• Hver underskriver vil motta et signaturvarsel på e-post og en kode sendt på SMS for å ivareta sikkerheten til signaturen.

Når det er sagt, er det flere nettbaserte verktøy som tilbyr tjenesten med å lage en elektronisk signatur og administrere elektroniske transaksjoner, noen er selvfølgelig avgiftsbelagte, andre er gratis med begrensninger i forhold til tilgjengelige funksjoner. I den følgende listen deler vi med deg listen over de beste løsningene for å lage en elektronisk signatur som inkluderer de som er foreslått av France Num-aktivatorer.

1. SELG OG SIGN (odrive)

Sell ​​​​& Sign er en fransk kreasjon oppfunnet og utviklet i Marseille, i hjertet av den gamle havnen. Selskapet tilbyr en komplett løsning for å lage en elektronisk signatur, inkludert digitalisering av kontrakter, deres overholdelse, datainnsamling, samt muligheten for å få dokumenter eksternt signert, ansikt til ansikt eller online. Selg & Sign skiller seg ut fra konkurrentene ved å la variable felt tilpasses (Smartfields) som kan settes inn i digitaliserte dokumenter og ved å la dokumenter signeres ansikt til ansikt selv uten Internett-tilkobling, takket være offline-modusen.

Sell ​​& Sign er en France Num-aktivator. Denne franske elektroniske signaturløsningen tilbyr et inngangstilbud, beregnet for svært små bedrifter, fra € 9,90 ekskl. skatt per måned for 5 signaturer (og 1,99 ekskl. skatt per ekstra signatur). Mer komplette tilbud er tilgjengelig på forespørsel. Sell ​​& Sign tilbyr også integrering av sin løsning i løsningene som brukes av kundene.

2. DocuSign

Med over 250 millioner brukere, DocuSign er en av de beste løsningene for å lage en elektronisk signatur, men også den mest fleksible. 

DocuSign presenterer seg selv som "den mest brukte elektroniske signaturløsningen i verden". Og populariteten skyldes ikke tilfeldigheter: verktøyet, som kan brukes både på en datamaskin og på en smarttelefon, lar deg signere og få et hvilket som helst dokument signert med letthet. Pris: fra € 9 per måned (begrenset til 5 dokumenter per måned).

3. Du signerer

Designet fremfor alt for team av mer eller mindre stor størrelse, tillater Yousign ikke bare signere online, men også organisere de relaterte prosessene, ved å tildele rollene som underskriver, godkjenner, etc. eller ved å automatisk relansere personer som ennå ikke har signert.

et lett tilgjengelig verktøy som lar deg sende, signere og validere dine elektroniske dokumenter fra hvor som helst. I tillegg er Yousign en 100 % fransk struktur. Pris: Fra 25 € per måned per bruker.

4. Adobe sign

Den gigantiske Adobe, Skaper av PDF-format, er også til stede i e-signatursektoren med Adobe Sign. Denne tjenesten tilbyr brukerne en rekke interessante funksjoner for å sende og signere dokumentene dine virtuelt. Den inkluderer også en autentiseringstjeneste som garanterer den juridiske gyldigheten til signaturer. Pris: Fra 17 € per måned.

5. LiveConsent

Den franske elektroniske signaturløsningen LiveConsent tilbyr grunnleggende tilgang fra 7 euro per måned. Tell 19 euro for fullversjonen. Det enkle grensesnittet er enkelt å bruke. Denne tjenesten tilbyr også en API som lar deg koble løsningen til nettstedet ditt, applikasjonene dine eller programvaren din (for eksempel for dine tilbud og fakturaer).

6. EverSign

Eversign er elektronisk signaturprogramvare som gir små og mellomstore bedrifter og store bedrifter en sikker plattform der de kan godkjenne, levere og signere juridisk bindende dokumenter på nettet. Den store fordelen med denne tjenesten er automatisering, som gjør det mulig å signere dokumenter i grupper og tilbyr også integrasjon med flere eksterne tjenester, nemlig Google Drive, Dropbox, etc. Eversign er en verdifull elektronisk signaturløsning for sin ergonomi og funksjoner tilgjengelig for alle. Pris: Det er en gratisversjon begrenset til 5 dokumenter per måned. Betalte planer starter på $ 9 per måned.

7. UniverSign

Universign er et valg på listen vår over de beste digitale signaturløsningene. Kvalifisert leverandør av tillitstjenester i henhold til den europeiske eIDAS-forordningen, Universign tilbyr en SaaS-plattform for elektronisk signatur, elektronisk segl og tidsstempling. Du vil forstå, i motsetning til noen av konkurrentene, er Universign en betryggende løsning. Det enkle og ryddige grensesnittet lar brukeren komme rett til poenget og hvert problem ser ut til å ha sin løsning. Pris: fra 45 € for en pakke med 25 signaturer.

8. SignWell

Enkle, sikre og lovlige elektroniske signaturløsninger alt i ett: dette er hva SignWell (Docsketch) tilbyr, et lett tilgjengelig verktøy som lar deg sende, signer og valider dine elektroniske dokumenter fra hvor som helst med en gratis plan. Pris: gratisversjon begrenset til 3 dokumenter per måned.

9. SignEasy

SignEasy er en enkel måte å signere dokumenter og sende dem til signatur. Med SignEasy er signaturer juridisk bindende og støttet av et digitalt revisjonsspor. SignEasy er verktøyet for perfekt digital signatur for de som alltid er på farten. Pris: Fra $ 149 per år.

10. GetAccept

Online siden 2018, GetAccept lover deg enkel og rask signering av dokumenter online. I tillegg tilbyr den en gratis prøveversjon for å evaluere de ulike funksjonene.

Legg til digitale signaturer i Word, Excel eller PowerPoint

en usynlig digital signatur garanterer dokumentets autentisitet, integritet og opprinnelse. Du kan legge til usynlige digitale signaturer i Word-dokumenter, Excel-regneark og PowerPoint-presentasjoner. Signaturer-knappen vises nederst på signerte dokumenter. I tillegg, for disse dokumentene, vises signaturinformasjonen i Info-delen som vises etter å ha klikket på Fil-fanen.

1. Klikk på fanen Fil.
2. Klikk på Informasjon.
3. Klikk på Beskytt dokumentet, Beskytt arbeidsboken ou Beskytt presentasjonen.
4. Klikk på Legg til en digital signatur.
5. Les Word-, Excel- eller PowerPoint-meldingen, og klikk deretter OK.
6. I dialogboksen sign, i sonen Hensikten med å signere dette dokumentet, angi årsaken.
7. Klikk på sign.

Når filen er digitalt signert, Signaturer-knappen vises og filen blir skrivebeskyttet for å forhindre endringer.

Å lese: Topp - 5 beste gratis PDF til Word-konverterere uten installasjon

Signer et Word-dokument på datamaskinen

Hvis du planlegger å skrive ut dokumentet, er denne løsningen rask og enkel. Faktisk legger signaturlinjefunksjonen til et mellomrom til dokumentet slik at du kan signere et trykt dokument. Imidlertid er denne metoden for øyeblikket bare tilgjengelig i Word for Windows. Hvis du jobber på Mac eller i Word online, eller hvis du foretrekker det legg til en rask håndskrevet signatur direkte i Word Windows uten sikkerhetstiltak, se vår del Sette inn en håndskrevet signatur.

• Start Word for Windows og åpne dokumentet der du vil legge til en signatur.
• Klikk på fanen i funksjonsbåndet Innsetting.
• Klikk på Signatur i tekstdelen.
• Et vindu med tittelen Signaturkonfigurasjon er vist. Fyll ut de nyttige informasjonsfeltene: navnet på underskriveren, funksjonen/tittelen osv. Klikk på knappen OK for å validere og lukke vinduet.
• En signaturboks vil da vises i dokumentet ditt. Du kan plassere den hvor du vil. Når signaturen er valgt, bruk for eksempel knappene Juster venstre, høyre ou Senter fanen Velkommen å plassere den. 
• Alt du trenger å gjøre da er å skrive ut dokumentet for å signere det for hånd eller lagre det - i docx-format - for å integrere en digital signatur.

Signer et Word-dokument på Android eller iPhone

Med denne metoden kan du enkelt fylle ut og signere PDF-skjemaer mottatt på e-post direkte fra smarttelefonen. For å gjøre dette må vi laste ned og installere Adobe Fill & Sign på smarttelefonen din. Tilbys gratis og tilgjengelig både på iOS det på Android.

Fra startsiden til applikasjonen trykker du Velg et skjema du vil fylle ut, og velg deretter kilden til dokumentet. For å manipulere, zoome og flytte rundt i skjemaet, bruk alltid to fingre.

Adobe Fill & Sign lar deg sette en håndskrevet signatur på dokumentene du fyller ut. Trykk på signaturikonet nederst på skjermen for å Opprett en ny signatur. Adobe Fill & Sign-vinduet skal endres til liggende format. Bruk fingeren til å tegne signaturen og pass på at du bruker grunnlinjen og trykk Ferdig. Flytt signaturen i boksen for dette formålet, og juster om nødvendig størrelsen ved å bruke ikonet som viser en toveis pil.

Når dokumentet ditt er fullt fylt ut, trykk på Ferdig for å lagre det i appen eller trykk på deleknappen for å sende det tilbake via e-post.

Hvordan signere en PDF-fil digitalt?

For å signere en PDF-fil eller -skjema kan du skrive inn eller spore den håndskrevne signaturen din eller sette inn et bilde av den. Du kan også legge til tekst, inkludert navn, firma, tittel eller dato. Når du lagrer PDF-en, blir signaturen og teksten en del av den.

1. Åpne dokumentet eller PDF-skjemaet for å signere.
2. Klikk på signaturikonet i verktøylinjen. Du kan også velge Verktøy> Fyll og signer eller klikk på Fyll og signer i høyre rute.
3. Klikk på Fyll og signer i vinduet som vises.
4. Skjemafelt oppdages automatisk. Plasser musepekeren over en av dem for å vise et blått område. Klikk hvor som helst i det blå området, markøren vil automatisk bli plassert på riktig sted. Skriv inn teksten din for å fylle ut feltet. 

Du kan velge fargen du vil fylle PDF-skjemaet med. Klikk på fargeknappen i Fyll og signer-menyen og velg en farge. Som standard er signaturfargen svart. For å beholde standard signaturfarge, sørg for at alternativet Behold original signaturfarge ikke er merket av.

Lag en signatur på et PDF-dokument uten å skrive det ut

Åpne programvaren og dokumentet du vil signere. Velg ikonet i form av en fjærpenn, eller gå til "Verktøy" og velg "Fyll ut og signer".

Før du signerer dokumentet ditt, må du lage en signatur, hvis det ikke er gjort ennå. Plukke ut " sign "Øverst i dokumentet ditt, da" Legg til signatur".

Du har tre muligheter: " taper "Lar deg skrive navnet ditt som vises på en håndskrevet måte i dokumentet," trekke »Lar deg signere som du ville gjort med en penn, men med datamusen, og du kan endelig importer signatur utføres på forhånd med en penn på et ark med hvitt papir, som du allerede har digitalisert på datamaskinen. Det er mulig å registrere flere typer signaturer.

Når dokumentet er signert, velg fyllepennikonet igjen, og du vil se alle signaturene du har lagret. Velg den du vil bruke, og klikk der signaturen din kreves.

Hva garanterer en digital signatur?

• ekthet. Underskriveren er bekreftet som sådan.
• integritet. Innholdet i et dokument har ikke blitt endret eller tuklet med siden det ble digitalt signert.
• Ikke-avvisning. Bevis opprinnelsen til det signerte innholdet for alle parter. Begrepet avvisning refererer til handlingen til en underskriver som avviser enhver forbindelse til det signerte innholdet.
• Elektronisk notarisering. I visse tilfeller har signaturer som er satt inn i Word-, Excel- eller PowerPoint-filer og tidsstemplet av en sikker tidsstemplingsserver verdien av elektronisk notarisering.

Se også: De 10 beste alternativene til Monday.com for å administrere prosjektene dine & Swiss Transfer - Toppsikkert verktøy for overføring av store filer

For å gi disse garantiene må innholdsskaperen signere det digitalt med en signatur som oppfyller følgende kriterier:

• Den digitale signaturen er gyldig.
• Sertifikatet knyttet til den digitale signaturen er gyldig (ikke utløpt).
• Den signerende personen eller selskapet, også kjent som "utgiveren", er godkjent.Viktig: Signerte dokumenter med gyldig tidsstempel anses å ha gyldige signaturer uavhengig av signeringsbevisets alder eller tilbakekallingsstatus.
• Sertifikatet knyttet til den digitale signaturen utstedes til signeringsutgiveren av en anerkjent sertifiseringsinstans.

Til slutt skal det bemerkes at loven setter vilkårene for gyldigheten av den elektroniske signaturen. Det krever tilstedeværelsen av en "pålitelig identifiseringsprosess", det vil si at den skal gjøre det mulig å: garantere identiteten til underskriveren; garantere integriteten til dokumentet, dvs. bevise at det signerte dokumentet ikke er endret.

Ikke glem å dele artikkelen på Facebook og Twitter!