In alto: 5 migliori metodi e strumenti di gestione per gestire progetti online (2021)

I migliori strumenti di gestione per i dipendenti virtuali 2021: Negli ultimi decenni le società e gli uomini e le donne che le compongono hanno cambiato atteggiamento. L'azienda si è molto rilassata a favore dei dipendenti.

Oggi i manager vogliono tenere conto delle esigenze di ogni individuo. Come mai ? Perché hanno capito che con un minimo di considerazione (sempre più pretesa), otterranno molto di più.

Sia che i dipendenti vogliano lasciare i figli a scuola la mattina, lavorare solo determinati giorni alla settimana o prendersi molto tempo per prendersi cura di un parente malato, è molto più probabile che i manager facciano quello che vogliono per adattarsi a queste esigenze .

Questo cambiamento di atteggiamento (insieme alla natura mutevole del lavoro, ai progressi tecnologici e alla riduzione dei livelli dirigenziali in molte aziende) ha portato a una nuova categoria di dipendenti: dipendenti virtuali, passando la maggior parte del loro tempo di lavoro lontano da uffici e fabbriche, dipendenti gestiti da remoto, dipendenti con orari flessibili o concordati e dipendenti che lavorano da remoto comodamente da casa.

In questo articolo ti insegniamo come guidare i dipendenti virtuali, ti offriamo il nostro elenco dei migliori strumenti di gestione del team e dei dipendenti nel 2021.

Gestione: comprendere e guidare i dipendenti virtuali

Con la proliferazione di personal computer, sia in ufficio che a casa, oltre a un'interessante scelta di modem e software di comunicazione, la domanda non è se i tuoi dipendenti possono lavorare da remoto, ma se sei pronto a consentire loro di farlo.

Vedete, il problema del telelavoro per i dirigenti non si pone in termini di tecnologia ma di gestione del personale.

Naturalmente, questi cambiamenti non sono facili da implementare. Per i manager che sono abituati ad avere i propri dipendenti a portata di mano, pronti a rispondere istantaneamente alle esigenze dei clienti, la gestione dei dipendenti da remoto è alquanto opprimente.

In questa parte scoprirai questo nuovo tipo di dipendente e il modo migliore per lavorare con loro.

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Imparerai come guidare in modo efficace i dipendenti che lavorano da remoto o beneficiano di orari flessibili o concordati. Infine, diventerai consapevole del futuro del telelavoro.

Un nuovo tipo di dipendenti in azienda

Oggi l'azienda accoglie una nuova tipologia di dipendenti: dipendenti virtuali.

Che cos'è un dipendente virtuale?

È un individuo che lavora regolarmente per un'azienda al di fuori del suo ufficio. I dipendenti virtuali si aggiungono a coloro che hanno accettato (e spesso richiesto) determinate condizioni di lavoro alternative, inclusi orari di lavoro organizzati o flessibili.

Lavorare da remoto, perché?

Sempre più dipendenti optano per queste condizioni di lavoro alternative, che possono includere l'arrivo e l'uscita dall'ufficio al di fuori degli orari tradizionali o semplicemente il lavoro da casa a tempo pieno.

Una sfida per i manager

Gestire le persone che non si trovano fisicamente presso la sede dell'azienda è una vera sfida, che richiede un approccio totalmente diverso da parte dei gestori.

Sia che i dipendenti si trovino in altri locali, in altri paesi oa casa, indipendentemente dal motivo della separazione fisica tra loro e il management, le relazioni a distanza rendono difficile il monitoraggio del comportamento e delle prestazioni.

I manager devono determinare sistematicamente se i dipendenti virtuali stanno svolgendo le loro funzioni così come quelli negli uffici della sede centrale.

Sei pronto ad accogliere i dipendenti virtuali?

La tua azienda è pronta a lavorare con dipendenti virtuali? E tu, sei pronto?

Ecco una lista di controllo che ti aiuterà a scoprirlo rapidamente :

• La tua azienda ha stabilito criteri per valutare le prestazioni dei suoi dipendenti.
• I potenziali dipendenti virtuali dispongono delle attrezzature di cui hanno bisogno per svolgere correttamente il proprio lavoro da remoto.
• Il lavoro può essere svolto a distanza.
• Il lavoro può essere svolto senza interazione permanente con altri dipendenti.
• I potenziali dipendenti virtuali hanno dimostrato di poter lavorare in modo efficiente senza una supervisione quotidiana.
• I dirigenti possono gestire e supervisionare i dipendenti in base alle loro prestazioni piuttosto che attraverso l'osservazione diretta.
• Il luogo di lavoro dei dipendenti virtuali è stato esaminato al fine di verificare l'idoneità delle sue attrezzature.

Hai spuntato molte caselle? In tal caso, la tua azienda è pronta e in grado di implementare condizioni di lavoro alternative per i propri dipendenti.

Se hai lasciato molte scatole vuote, avrai del lavoro da fare prima di poter ospitare dipendenti virtuali nella tua azienda.

L'evoluzione della cultura aziendale

Quando molti dipendenti diventano dipendenti virtuali, i manager devono affrontare il seguente problema: cosa accadrà alla cultura aziendale (e alle prestazioni dei dipendenti) se sempre più dipendenti lavorano fuori dall'ufficio?

In effetti, la cultura di un'azienda si basa in gran parte sulle interazioni quotidiane dei dipendenti. Coloro che lavorano al di fuori di queste interazioni e quindi non vi prendono parte, difficilmente si sentono interessati alla cultura dell'azienda e non sono più impegnati nei valori e negli obiettivi dell'azienda di quanto lo siano gli altri dipendenti. .

risultato: dipendenti potenzialmente meno produttivi di altri, il cui spirito di squadra e dedizione sono inferiori.

Fortunatamente, ci sono una serie di passaggi che puoi eseguire per aiuta i tuoi dipendenti virtuali a farsi coinvolgere nella cultura dell'azienda, avere uno spirito di squadra e sostenere gli obiettivi dell'azienda.

Ecco alcune idee:

• Organizza riunioni regolari a cui tutti i dipendenti dovranno partecipare, di persona, in teleconferenza o in un forum di discussione su Internet. Discutere gli obiettivi da raggiungere e programmare una fascia oraria durante la quale il gruppo può risolvere almeno una delle questioni più urgenti, o più, se rimane tempo.
• Creare supporti di comunicazione accessibili a ogni dipendente.
• Con l'aiuto di un facilitatore, organizza periodicamente workshop volti a costruire lo spirito di squadra e la fiducia di tutti i dipendenti, virtuali e non.
• Pianifica attività di gruppo regolari che possono ispirare i dipendenti virtuali a incontrarsi, socializzare e conoscersi. Ad esempio, organizzare un pranzo a spese dell'azienda, un picnic in un parco vicino, ecc. - le possibilità sono infinite.

Come manager, ricordalo i dipendenti virtuali devono affrontare problemi che i dipendenti convenzionali non conoscono. Per esempio :

• I dipendenti virtuali possono pensare di non essere adeguatamente compensati per le risorse che portano (spazio professionale in casa, computer, elettricità, mobili, ecc.).
• I dipendenti virtuali potrebbero pensare che i loro superiori non stiano rispettando la loro privacy se sono troppo invadenti. Ricorda che i tuoi dipendenti non sono disponibili XNUMX ore su XNUMX o sette giorni su sette. Rispetta il loro orario di lavoro e usa i loro numeri di telefono e indirizzi e-mail di lavoro e non personali per comunicare con loro.
• I dipendenti tradizionali possono essere gelosi dei "privilegi" dei dipendenti virtuali.
• I dipendenti che lavorano da casa hanno maggiori probabilità di essere interrotti nel loro lavoro da obblighi familiari rispetto ai dipendenti tradizionali.

Questo non significa che devi rinunciare a offrire ai tuoi dipendenti condizioni di lavoro alternative. Tieni a mente questi rischi e assicurati che non siano un problema né ai tuoi dipendenti virtuali né ai tuoi dipendenti tradizionali.

Gestione remota

La natura stessa del lavoro è cambiata ei manager devono adattare il modo in cui gestiscono i propri dipendenti. Come monitorare le prestazioni di un dipendente quando non ha contatti fisici con il suo manager per settimane o addirittura mesi di fila?

Parte della risposta sta in un ritorno alle origini della comunicazione umana.

Prenditi il ​​tempo per incontrarti

Niente batte un incontro faccia a faccia per creare un rapporto di fiducia. La gestione è un business di persone. Pertanto, dovresti dedicare parte del tuo tempo alle persone intorno a te, non solo quando ne hai l'opportunità, ma quando i tuoi dipendenti sono disponibili e ne sentono il bisogno.

Più aumenta la distanza, più deve aumentare la comunicazione

Se alcuni dei tuoi dipendenti vogliono essere il più indipendenti possibile e ridurre il loro contatto con te, altri ti senti trascurato o ignorato se non fai lo sforzo di comunicare con loro regolarmente.

Più i dipendenti sono lontani dai loro superiori, maggiore è lo sforzo che entrambe le parti devono fare per rimanere in contatto.

Aumentare la comunicazione inviando regolarmente informazioni e/o organizzando più incontri.

Incoraggia i tuoi dipendenti a contattarti (per comunicare, ne servono due) e moltiplica gli incontri chiamando ogni volta team diversi in modo che tutti finiscano per incontrarsi.

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Usando la tecnologia

Saper usare la tecnologia come vettore di comunicazione e non solo per diffondere informazioni: promuovere lo scambio di informazioni e incoraggiare le domande.

Crea forum di discussione a cui manager e dipendenti possono partecipare o newsletter via e-mail che registrano tutte le discussioni, i progressi del team, i problemi e le soluzioni.

Per gestire i dipendenti da remoto, scegli il rafforzare i rapporti di lavoro e una comunicazione chiara. Non esitate a contattare altri per creare una rete di comunicazione affidabile.

Nella parte successiva, suggeriamo il i migliori strumenti di gestione del team e dei dipendenti nel 2021.

I migliori strumenti di gestione per gestire i progetti online

La tecnologia ci offre una moltitudine di soluzioni per semplificarci la vita come professionisti delle risorse umane e manager aziendali. O almeno ci sta provando.

Non importa se stai migrando da un sistema obsoleto o stai cercando di implementarlo da zero per una nuova attività. A volte la sfida principale è quella di scegli la giusta soluzione di gestione remota tra un'ampia varietà.

Progetti di Zoho

Progetti di Zoho è un semplice sistema di gestione di progetti e attività che divide i tuoi progetti grandi e complessi in unità gestibili e pianifica attività, dipendenze e sottoattività ricorrenti in base alle tue scadenze.

Una volta che i progetti sono completati, Zoho Projects ti dà accesso a informazioni dettagliate presentate in tabelle e grafici di facile comprensione, in modo da poter segnalare le tue attività, tenere traccia delle opportunità e cogliere potenziali inconvenienti.

Offre anche un sistema di prezzi molto vantaggioso per le piccole imprese. Puoi facilmente iscriverti alla prova gratuita di Zoho Projects dal link nella parte superiore della sezione.

Bitrix24

Bitrix24 è una suite compatta di gestione dei progetti, collaborazione e CRM che tiene conto di tutte le parti coinvolte in progetti grandi e complessi.

La funzionalità chiave del sistema ruota intorno a funzioni di gestione del tempo e pianificazione del tempo, che non solo ti aiuterà a rispettare le scadenze, ma anche a produrre report dettagliati e accurati. Puoi usarlo per coordinare progetti, pianificazioni e attività e beneficiare della sua piattaforma CRM e di comunicazione per coinvolgere i clienti quando sono interessati.

Con un massimo di 12 utenti a bordo, puoi usa Bitrix24 assolutamente gratis absolutely.

Trello

Trello è quello che ci piace chiamare un sistema software incentrato sull'utente perché offre una delle interfacce più coinvolgenti e interattive in circolazione.

Ciò che è più specifico è la sua metodologia di smart card unica e suggerimenti di configurazione quasi illimitati che gli consentono di adottare anche i progetti più complessi e specifici.

Inoltre, Trello connette sia gli individui che i team e offre una varietà di funzionalità di interazione sociale che rendono la collaborazione più piacevole.

È anche uno degli strumenti integrati più economici e migliori in questo elenco.

Asana

Asana è un altro noto sistema di gestione e collaborazione dei progetti che offre un'interfaccia intuitiva e ricorda i social media. I team adorano il flusso di attività dal vivo che li tiene informati su modifiche e aggiornamenti e la possibilità di avviare chat private/di gruppo comodamente dalla stessa dashboard.

In termini di gestione del progetto, gli sviluppatori di Asana indicano le relazioni e la gestione del cambiamento come i punti di forza della loro piattaforma, ricordando agli utenti che offrono anche il miglior supporto clienti disponibile in questa nicchia.

Con Asana, i clienti beneficeranno anche di un programma di successo dedicato e svilupperanno nuove tattiche di gestione dei progetti e collaborazione.

Lavoro di squadra

Lavoro di squadra è stato progettato per team di aziende di medie e grandi dimensioni che lavorano contemporaneamente su progetti diversi e quindi appartiene al gruppo di sistemi ricchi di funzionalità che facilitano l'accesso ai dati e rendono le metriche più comprensibili per diversi utenti esperti.

Con Teamwork, puoi organizzare i tuoi progetti, team, risorse, calendari e altro con facilità e velocità e assicurarti che tutti i membri del team siano aggiornati con modifiche e aggiornamenti.

Sotto l'interfaccia intuitiva e apparentemente semplice troverai comunque un potente analizzatore di rischi e benefici e uno dei meccanismi di previsione più sofisticati del settore.

BONUS: Slack

Slack è un'app di messaggistica di squadra che consente a tutti i membri di un progetto di mantenere chiare linee di comunicazione. Gli utenti dell'app possono ricevere notifiche sul desktop quando vengono pubblicati nuovi messaggi, integrare l'app con gli strumenti dell'ufficio e creare canali personalizzati.

Conclusione: impara a dire "grazie"

Ogni dipendente ha bisogno del riconoscimento del proprio manager. Solo perché un dipendente lavora lontano dagli uffici dell'azienda non significa che devi dimenticartene. Ecco alcuni passaggi che puoi adottare per far sentire i tuoi dipendenti virtuali apprezzati come tutti gli altri.

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Chiedi ai tuoi dipendenti virtuali di far conoscere al loro manager e agli altri membri del team i loro risultati, poiché questi non possono essere valutati direttamente.

Presta particolare attenzione ai dipendenti virtuali nel caso di un team misto, che include sia dipendenti virtuali che tradizionali. Annota i risultati di tutti.

Assicurati che i tuoi dipendenti virtuali siano inclusi in tutti i programmi volti a esprimere il tuo apprezzamento. Coinvolgili in tutte le attività proprio come tutti gli altri.

Non trascurare il potenziale di riconoscimento di Internet. Pensa alle email o ai fiori virtuali. Coinvolgere i dirigenti nel processo di riconoscimento tramite chiamate in teleconferenza, ad esempio.

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Prendi in considerazione l'idea di offrire ai dipendenti virtuali articoli con il logo dell'azienda (tazze, magliette, berretti, ecc.) per ricordare loro che fanno parte di una squadra.

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