Firma elettronica: come creare una firma elettronica?

Crea una firma elettronica e una firma elettronica : Con la diffusione del telelavoro a causa dell'emergenza sanitaria, l'opzione di firmare documenti a distanza è diventato essenziale per continuare gli scambi amministrativi e commerciali. La firma elettronica ha infatti lo stesso valore giuridico della firma autografa. Qual è la firma elettrica? Quali sono i diversi tipi? Come firmare un documento con una firma elettronica? Ecco tutto quello che c'è da sapere su questo ambizioso dossier.

I tre quarti degli utenti di firma elettronica la utilizzano sia su documenti ricevuti dall'esterno che generati internamente. Secondo questo studio, le aziende devono firmare elettronicamente principalmente questi tre tipi di documenti: ordini di acquisto al 69%, fatture e ricevute al 57%. Hanno ragione! Così facendo, tutelano ulteriormente i propri dati, poiché la firma elettronica di una fattura elettronica consente di identificare con certezza il firmatario e di garantire l'integrità del documento. Infine, mercati pubblici al 50%. Dal decreto del 15 giugno 2012, per rispondere ai bandi digitali per i contratti pubblici, è obbligatorio essere in possesso di un certificato di firma elettronica digitale conforme ai requisiti della norma vigente.

Cos'è la firma elettronica?

La firma elettronica è un processo tecnico che consente vincolare i firmatari identificati a un documento e alla sua approvazione tale, che in linea di principio, la firma autografa. Questo processo garantisce l'integrità dei documenti firmati (documenti legali, file, dati, ecc.). La firma autografa scansionata deve quindi soddisfare determinati requisiti di integrità e identificazione. da considerarsi una firma elettronica nel senso giuridico del termine.

Per creare una firma digitale è necessario ottenere un certificato di firma, che dimostra la tua identità. Quando invii una macro o un documento con firma digitale, invii anche il certificato e la chiave pubblica. I certificati vengono rilasciati da un'autorità di certificazione e, come la patente di guida, possono essere revocati. Un certificato è generalmente valido per un anno, dopo di che il firmatario deve rinnovare o ottenere un nuovo certificato di firma per stabilire l'identità.

Autorità di certificazione - Un'autorità di certificazione è un'entità simile a un ufficio notarile. Emette certificati digitali, li firma per verificarne la validità e tiene traccia dei certificati revocati o scaduti.

Definizione tecnologica della firma

Il processo tecnico di firma elettronica si basa su un certificato elettronico rilasciato da un'Autorità di Certificazione. Questo è responsabile del processo di emissione del certificato, una volta che la verifica dell'identità è stata effettuata da un'altra entità (ad esempio l'autorità di registrazione). È inoltre responsabile della gestione e della pubblicazione dell'elenco di revoche dei certificati che ha emesso. Una volta rilasciato, il certificato contiene le chiavi per garantire l'autenticità del documento firmato nonché la sua integrità. Le sue chiavi sono note come chiavi di crittografia (chiave privata) e decrittografia (chiave pubblica)

Autorità di certificazione 

Chi rilascerà il certificato? È l'Autorità di Certificazione che può essere un'azienda o un'organizzazione. lei consegna un certificato elettronico per convalidare l'identità di persone fisiche o giuridiche. L'Autorità di Certificazione agisce per suo conto: 

• Internamente: utilizzando il certificato esistente per la creazione di badge di accesso, schede di decrittazione o firme elettroniche per i membri della sua organizzazione. 
• Esternamente: rilasciando certificati che consentono l'uso della firma elettronica con i suoi rappresentanti di vendita tramite un contratto di prova prestabilito e preconvalidato.

Ma può anche agire per conto di terzi come Terza Parte di Fiducia riconosciuta: 

• A livello nazionale (in Francia riconosciuto dall'ANSSI): diventa un PSCO conforme allo standard nazionale (RGS-General Safety Standard). 
• A livello europeo (nel rispetto dei requisiti del Regolamento eIDAS): è un PSCQ che soddisfa lo standard europeo (tramite ANSSI, che è il suo organismo di vigilanza in Francia). Si prega di notare che gli standard europei e nazionali non sono gli stessi. 
• A livello internazionale: non esistono requisiti riconosciuti a livello internazionale. L'approccio sarebbe quello di determinare se esistono accordi di riconoscimento incrociato tra fornitori nazionali o europei e il paese straniero in questione. 

Si tratta quindi di un'iniziativa puramente privata e il processo dovrà essere ripetuto a seconda dell'evoluzione delle normative da una parte o dall'altra.

Il mercato della firma digitale

Lo sguardo di professionisti per quanto riguarda la firma digitale è molto positivo. L'85% ritiene che la firma elettronica abbia lo stesso valore della firma autografa. In effetti, è corretto. Per quasi tre organizzazioni su quattro, le firme elettroniche riguardano meno di 100 documenti al mese. Quattro aziende su cinque preferiscono essere supportate da un fornitore di servizi fiduciari qualificato approvato dall'ANSSI.

Ma questo sforzo di digitalizzazione appare, secondo gli intervistati, disomogeneo a seconda delle dimensioni delle aziende considerate: il 41% sono PMI, il 53% sono aziende di medie dimensioni e solo il 25% sono imprese molto piccole. Tuttavia, le soluzioni di firma elettronica sono semplici da implementare e il loro costo è molto ragionevole.

La firma elettronica ha valore legale dall'entrata in vigore della legge n° 2000-230 del 13 marzo 2000. Indica che la firma digitale impegna il consenso del firmatario allo stesso modo della firma autografa.

Le migliori soluzioni per creare una firma elettronica

Per firmare digitalmente un contratto di locazione o anche acquistare una proprietà e che ha valore legale, devi passare attraverso una terza parte di fiducia. Molte aziende sono autorizzate a eseguire convalide legali di operazioni di sicurezza, transazione e archiviazione. Se offrono ciascuno la propria soluzione, più o meno complessa o di facile utilizzo, il loro approccio è relativamente simile: la procedura è un po' come un acquisto online, con autenticazione tramite codice segreto via SMS. Questo processo è il seguente:

• Utilizzi le tue credenziali per connetterti online al sito di un terzo di fiducia, o in caso di verifica dell'identità qualificata, o anche la tua chiave elettronica.
• Aggiungi il documento da firmare (word, PDF, ecc.).
• Inviti i firmatari dopo aver inserito i loro dettagli di contatto (in particolare il loro numero di cellulare).
• Ogni firmatario riceverà una notifica di firma via e-mail e un codice inviato via SMS per garantire la sicurezza della firma.

Detto questo, esistono diversi strumenti online che offrono il servizio di creazione di una firma elettronica e di gestione delle transazioni elettroniche, ovviamente alcuni sono a pagamento, altri sono gratuiti con limitazioni in termini di funzionalità disponibili. Nel seguente elenco condividiamo con voi l'elenco delle migliori soluzioni per creare una firma elettronica che include quelle proposte dagli attivatori di France Num.

1. VENDI E FIRMA (oodrive)

Sell ​​& Sign è una creazione francese inventata e sviluppata a Marsiglia, nel cuore del Porto Vecchio. L'azienda offre a soluzione completa per creare una firma elettronica, compresa la digitalizzazione dei contratti, la loro conformità, la raccolta dei dati, nonché la possibilità di far firmare i documenti a distanza, di persona o online. Sell ​​& Sign si distingue dalla concorrenza consentendo la personalizzazione dei campi variabili (Smartfields) da inserire nei documenti digitalizzati e la firma faccia a faccia dei documenti anche senza connessione Internet, grazie alla sua modalità offline.

Sell ​​& Sign è un attivatore di numeri francesi. Questa soluzione di firma elettronica francese offre un'offerta d'ingresso, destinata alle piccole imprese, a partire da € 9,90 IVA esclusa al mese per 5 firme (e 1,99 IVA esclusa per firma aggiuntiva). Offerte più complete sono disponibili su richiesta. Sell ​​& Sign offre anche l'integrazione della propria soluzione nelle soluzioni utilizzate dai propri clienti.

2. DocuSign

Con oltre 250 milioni di utenti, DocuSign è una delle migliori soluzioni per creare una firma elettronica, ma anche il più flessibile. 

DocuSign si presenta come “la soluzione di firma elettronica più utilizzata al mondo”. E la sua popolarità non è dovuta al caso: lo strumento, utilizzabile sia su computer che su smartphone, permette di firmare e far firmare con facilità qualsiasi documento. Prezzo: da € 9 al mese (limitato a 5 documenti al mese).

3. tu segno

Pensato soprattutto per team di più o meno grandi dimensioni, Yousign non solo permette firmare online, ma anche organizzare i relativi processi, assegnando i ruoli di firmatario, approvatore, ecc. o rilanciando automaticamente le persone che non hanno ancora firmato.

uno strumento di facile accesso che ti consente di inviare, firmare e convalidare i tuoi documenti elettronici da qualsiasi luogo. Inoltre, Yousign è una struttura francese al 100%. Prezzo: A partire da 25 € al mese per utente.

4. Adobe Sign

Il gigante Adobe, Creatore di formati PDF, è presente anche nel settore della firma elettronica con Adobe Sign. Questo servizio offre ai suoi utenti una serie di interessanti funzionalità per inviare e firmare virtualmente i tuoi documenti. Include anche un servizio di autenticazione che garantisce la validità legale delle firme. Prezzo: Da 17 € al mese.

5. Consenso live

La soluzione di firma elettronica francese LiveConsent offre un accesso di base a partire da 7 euro al mese. Conta 19 euro per la versione completa. La semplice interfaccia è facile da usare. Questo servizio offre anche un'API che ti consente di collegare la soluzione al tuo sito Web, alle tue applicazioni o al tuo software (ad esempio per preventivi e fatture).

6. Eversign

Eversign è un software di firma elettronica che fornisce alle PMI e alle grandi aziende una piattaforma sicura dalla quale possono approvare, consegnare e firmare documenti legalmente vincolanti online. Il principale vantaggio di questo servizio è l'automazione, che consente di firmare documenti in batch e offre anche l'integrazione con diversi servizi esterni come Google Drive, Dropbox, ecc. Eversign è una preziosa soluzione di firma elettronica per la sua ergonomia e le sue funzionalità accessibili a tutti. Prezzo: esiste una versione gratuita limitata a 5 documenti al mese. I piani a pagamento partono da $ 9 al mese.

7. Universo

Universig è una scelta nella nostra lista delle migliori soluzioni di firma digitale. Fornitore di servizi fiduciari qualificato secondo il regolamento europeo eIDAS, Universig offre una piattaforma SaaS per la firma elettronica, il sigillo elettronico e la marcatura temporale. Capirai, a differenza di alcuni dei suoi concorrenti, Universig è una soluzione rassicurante. La sua interfaccia semplice e ordinata consente all'utente di andare dritto al punto e ogni problema sembra avere la sua soluzione. Prezzo: da 45 € per un pacchetto di 25 firme.

8. SignBene

Soluzioni di firma elettronica semplici, sicure e legali tutto in uno: questo è ciò che offre SignWell (Docsketch), uno strumento di facile accesso che ti consente di inviare, firma e convalida i tuoi documenti elettronici da qualsiasi luogo con un piano gratuito. Prezzo: versione gratuita limitata a 3 documenti al mese.

9. SignEasy

SignEasy è un modo semplice per firmare documenti e inviarli per la firma. Con SignEasy, le firme sono legalmente vincolanti e supportate da un audit trail digitale. SignEasy è lo strumento per firma digitale perfetta per chi è sempre in movimento. Prezzo: a partire da $ 149 all'anno.

10 OttieniAccetta

Online dal 2018, GetAccept ti promette facilità e velocità di firmare documenti online. Inoltre, offre una prova gratuita per valutare le sue varie funzionalità.

Aggiungi firme digitali in Word, Excel o PowerPoint

Una la firma digitale invisibile garantisce l'autenticità, l'integrità e l'origine del documento. Puoi aggiungere firme digitali invisibili a documenti Word, fogli di calcolo Excel e presentazioni PowerPoint. Il pulsante Firme viene visualizzato nella parte inferiore dei documenti firmati. Inoltre, per questi documenti, le informazioni sulla firma vengono visualizzate nella sezione Informazioni che appare dopo aver fatto clic sulla scheda File.

1. Fare clic sulla scheda Fichier.
2. Fare clic Informazioni.
3. Fare clic Proteggi il documento, Proteggi la cartella di lavoro ou Proteggi la presentazione.
4. Fare clic Aggiungi una firma digitale.
5. Leggi il messaggio di Word, Excel o PowerPoint, quindi fai clic su OK.
6. Nella finestra di dialogo Firmatario, nella zona Scopo della firma di questo documento, indicare il motivo.
7. Fare clic Firmatario.

Una volta che il file è firmato digitalmente, viene visualizzato il pulsante Firme e il file diventa di sola lettura per impedire qualsiasi modifica.

Leggi: I 5 migliori convertitori gratuiti da PDF a Word senza installazione

Firma un documento Word sul computer

Se hai intenzione di stampare il tuo documento, questa soluzione è semplice e veloce. Infatti, la funzione della riga Firma aggiunge uno spazio al tuo documento permettendoti di firmare un documento stampato. Tuttavia, questo metodo è attualmente disponibile solo in Word per Windows. Se lavori su Mac o in Word online, o se preferisci aggiungi una rapida firma scritta a mano direttamente in Word Windows senza misure di sicurezza, vedere la nostra sezione Inserimento di una firma autografa.

• Avvia Word per Windows e apri il documento in cui desideri aggiungere una firma.
• Nella barra multifunzione delle funzioni, fai clic sulla scheda Inserimento.
• Fare clic Firma nella sezione Testo.
• Una finestra intitolata Configurazione della firma È visualizzato. Compilare i relativi campi informativi: il nome del firmatario, la funzione/titolo, ecc. Fare clic sul pulsante OK per convalidare e chiudere la finestra.
• Verrà quindi visualizzata una casella per la firma nel documento. Puoi posizionarlo dove vuoi. Quando la firma è selezionata, utilizzare ad esempio i pulsanti Allinea a sinistra, a destra ou Centro tab Bem-vindo per posizionarlo. 
• Non ti resta quindi che stampare il documento per firmarlo a mano o salvarlo - in formato docx - per integrare una firma digitale.

Firma un documento Word su Android o iPhone

Con questo metodo puoi compilare e firmare facilmente i moduli PDF ricevuti via email direttamente dal tuo smartphone. Per farlo dovremo scaricare e installare Adobe Fill & Sign sul tuo smartphone. Offerto gratuitamente e disponibile sia su iOS quello su Android.

Dalla home page dell'applicazione, premere Seleziona un modulo da compilare quindi scegliere la fonte del documento. Per manipolare, ingrandire e spostare il modulo, usa sempre due dita.

Adobe Fill & Sign ti consente di apporre una firma autografa sui documenti che compili. Tocca l'icona Firma nella parte inferiore dello schermo per Crea una nuova firma. La finestra Adobe Fill & Sign dovrebbe cambiare in formato orizzontale. Usando il dito, disegna la tua firma assicurandoti di utilizzare la linea di base e premi Fatto. Sposta la firma nella casella prevista a tale scopo e, se necessario, regola la sua dimensione utilizzando l'icona che mostra una freccia bidirezionale.

Quando il documento è completo, tocca Fine per salvarlo nell'app o tocca il pulsante di condivisione per inviarlo di nuovo tramite e-mail.

Come firmare digitalmente un file PDF?

Per firmare un file PDF o un modulo, puoi digitare o tracciare la tua firma autografa o inserirne un'immagine. Puoi anche aggiungere del testo, incluso il tuo nome, azienda, titolo o data. Quando salvi il tuo PDF, la firma e il testo diventano parte di esso.

1. Apri il documento o il modulo PDF da firmare.
2. Fare clic sull'icona della firma nella barra degli strumenti. Puoi anche selezionare Strumenti> Compila e firma o fare clic su Compila e firma nel riquadro di destra.
3. Nella finestra che appare, fai clic su Compila e firma.
4. I campi del modulo vengono rilevati automaticamente. Posiziona il cursore del mouse su uno di essi per rivelare un'area blu. Fare clic in un punto qualsiasi dell'area blu, il cursore verrà automaticamente posizionato nel posto giusto. Inserisci il tuo testo per compilare il campo. 

Puoi scegliere il colore con cui compilare il modulo PDF. Fai clic sul pulsante del colore nel menu Compila e firma e scegli un colore.Per impostazione predefinita, il colore della firma è il nero. Per mantenere il colore della firma predefinito, assicurati che l'opzione Mantieni il colore della firma originale sia deselezionata.

Fai una firma su un documento PDF senza stamparlo

Apri il software e il documento che vuoi firmare. Seleziona l'icona a forma di a penna piumaoppure vai su "Strumenti" e scegli "Compila e firma".

Prima di firmare il tuo documento, devi crea una firma, se non è stato ancora fatto. Selezionare " Firmatario "All'inizio del documento, quindi" Aggiungi firma".

Hai tre possibilità: " rastremazione "Ti permette di scrivere il tuo nome che appare scritto a mano nel documento," Tracer »Ti permette di firmare come faresti con una penna ma con il mouse del tuo computer e finalmente puoi importa la firma eseguita preventivamente con una penna su un foglio di carta bianca, che hai già digitalizzato sul tuo computer. È possibile registrare diversi tipi di firme.

Una volta firmato il documento, seleziona nuovamente l'icona della penna stilografica e vedrai tutte le firme che hai salvato. Scegli quello che vuoi usare e clicca dove è richiesta la tua firma.

Cosa garantisce una firma digitale?

• Autenticità. Il firmatario è confermato come tale.
• Integrità. Il contenuto di un documento non è stato alterato o manomesso da quando è stato firmato digitalmente.
• Non ripudio. Dimostrare l'origine del contenuto firmato a tutte le parti. Il termine ripudio si riferisce all'atto di un firmatario che rifiuta qualsiasi connessione al contenuto firmato.
• Autenticazione elettronica. In alcuni casi, le firme inserite in file Word, Excel o PowerPoint e marcate con data e ora da un server sicuro di marca temporale hanno valore di autenticazione notarile elettronica.

Vedi anche: 10 migliori alternative a Monday.com per gestire i tuoi progetti & Trasferimento svizzero - Strumento sicuro per trasferire file di grandi dimensioni

Per fornire queste garanzie, il creatore del contenuto deve firmarlo digitalmente con una firma che soddisfi i seguenti criteri:

• La firma digitale è valida.
• Il certificato associato alla firma digitale è effettivo (non scaduto).
• La persona o la società firmataria, nota anche come "editore", è approvata.Importante: I documenti firmati con una marca temporale valida sono considerati dotati di firme valide indipendentemente dall'età o dallo stato di revoca del certificato di firma.
• Il certificato associato alla firma digitale viene rilasciato all'editore firmatario da un'autorità di certificazione riconosciuta.

Si segnala, infine, che la legge stabilisce le condizioni per la validità della firma elettronica. Richiede la presenza di un “processo di identificazione attendibile”, vale a dire che deve consentire di: garantire l'identità del firmatario; garantire l'integrità del documento, ovvero dimostrare che il documento firmato non è stato modificato.

Non dimenticare di condividere l'articolo su Facebook e Twitter!