Teratas: 5 Metode dan Alat Manajemen Terbaik untuk Mengelola Proyek Online (2021)

Alat manajemen terbaik untuk karyawan virtual 2021: Dalam beberapa dekade terakhir, masyarakat dan pria dan wanita yang membentuknya telah mengubah sikap mereka. Perusahaan telah banyak bersantai demi karyawan.

Saat ini, manajer ingin memperhitungkan kebutuhan setiap individu. Mengapa ? Karena mereka mengerti bahwa dengan pertimbangan minimal (semakin banyak diklaim), mereka akan mendapatkan lebih banyak.

Apakah karyawan ingin mengantar anak-anak mereka ke sekolah di pagi hari, bekerja hanya pada hari-hari tertentu dalam seminggu, atau mengambil cuti lama untuk merawat kerabat yang sakit, para manajer cenderung melakukan apa pun yang mereka inginkan. .

Perubahan sikap ini (bersamaan dengan perubahan sifat pekerjaan, kemajuan teknologi, dan penurunan tingkat manajemen di banyak perusahaan) telah menghasilkan kategori karyawan baru: karyawan maya, lewat sebagian besar waktu kerja mereka jauh dari kantor dan pabrik, karyawan yang dikelola dari jarak jauh, karyawan dengan jadwal yang fleksibel atau diatur, dan karyawan yang bekerja dari jarak jauh dari kenyamanan rumah mereka.

Dalam artikel ini kami mengajari Anda cara memimpin karyawan virtual, kami menawarkan kami daftar alat manajemen tim dan karyawan terbaik di tahun 2021.

Manajemen: Memahami dan Memimpin Karyawan Virtual

Dengan menjamurnya komputer pribadi, baik di kantor maupun di rumah, ditambah pilihan modem dan perangkat lunak komunikasi yang menarik, pertanyaannya bukanlah apakah karyawan Anda dapat bekerja dari jarak jauh tetapi apakah Anda siap untuk mengizinkan mereka melakukannya.

Soalnya, masalah teleworking untuk manajer tidak muncul dari segi teknologi tetapi manajemen personalia.

Tentu saja, perubahan ini tidak mudah untuk diterapkan. Bagi manajer yang terbiasa memiliki karyawan yang siap sedia untuk merespons kebutuhan pelanggan secara instan, mengelola karyawan dari jarak jauh agak berlebihan.

Di bagian ini, Anda akan menemukan jenis karyawan baru ini dan cara terbaik untuk bekerja dengan mereka.

Baca juga: Program MBA Master of Business Administration Terbaik & Situs Terjemahan Bahasa Inggris Prancis Terbaik

Anda akan belajar cara efektif memimpin karyawan yang bekerja dari jarak jauh atau mendapat manfaat dari jam kerja yang fleksibel atau teratur. Akhirnya, Anda akan menyadari masa depan telecommuting.

Jenis karyawan baru di perusahaan

Hari ini, perusahaan menyambut jenis karyawan baru: karyawan maya.

Apa itu karyawan virtual?

Dia adalah seorang individu yang secara teratur bekerja untuk sebuah perusahaan di luar kantornya. Karyawan virtual selain mereka yang telah menerima (dan sering menuntut) kondisi kerja alternatif tertentu, termasuk jam kerja yang diatur atau fleksibel.

Bekerja dari jarak jauh, mengapa?

Semakin banyak karyawan yang memilih kondisi kerja alternatif ini, yang mungkin termasuk tiba dan meninggalkan kantor di luar jam tradisional atau hanya bekerja dari rumah penuh waktu.

Sebuah tantangan bagi manajer

Mengelola individu yang tidak secara fisik berada di kantor pusat perusahaan merupakan tantangan nyata, yang membutuhkan pendekatan yang sama sekali berbeda dari manajer.

Apakah karyawan berada di tempat lain, di negara lain atau di rumah, apa pun alasan pemisahan fisik antara mereka dan manajemen, hubungan jarak jauh mempersulit pemantauan perilaku dan kinerja.

Manajer perlu secara sistematis menentukan apakah karyawan virtual melakukan tugas mereka serta mereka yang berada di kantor pusat perusahaan.

Apakah Anda siap untuk menyambut karyawan virtual?

Apakah bisnis Anda siap bekerja dengan karyawan virtual? Dan Anda, apakah Anda siap?

Berikut adalah daftar periksa yang akan membantu Anda mengetahuinya dengan cepat :

• Perusahaan Anda telah menetapkan kriteria untuk mengevaluasi kinerja karyawannya.
• Potensi karyawan virtual memiliki peralatan yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan benar dari jarak jauh.
• Pekerjaan dapat dilakukan dari jarak jauh.
• Pekerjaan dapat dilakukan tanpa interaksi permanen dengan karyawan lain.
• Potensi karyawan virtual telah membuktikan bahwa mereka dapat bekerja secara efektif tanpa pengawasan harian.
• Eksekutif dapat mengelola dan mengawasi karyawan berdasarkan kinerja mereka daripada melalui pengamatan langsung.
• Tempat kerja karyawan virtual diperiksa untuk memverifikasi kesesuaian peralatannya.

Apakah Anda mencentang banyak kotak? Jika demikian, perusahaan Anda siap dan mampu menerapkan kondisi kerja alternatif bagi karyawannya.

Jika Anda telah meninggalkan banyak kotak kosong, Anda akan memiliki beberapa pekerjaan yang harus dilakukan sebelum Anda dapat menyambut karyawan virtual ke dalam bisnis Anda.

Evolusi budaya perusahaan

Ketika banyak karyawan menjadi karyawan virtual, manajer dihadapkan pada masalah berikut: Apa yang akan terjadi pada budaya perusahaan (dan kinerja karyawan) jika semakin banyak karyawan bekerja di luar kantor?

Memang, budaya perusahaan sebagian besar didasarkan pada interaksi karyawan sehari-hari. Mereka yang bekerja di luar interaksi ini dan karena itu tidak mengambil bagian di dalamnya, tidak mungkin merasa peduli dengan budaya perusahaan dan tidak lebih berkomitmen pada nilai dan tujuan perusahaan daripada mereka. 'kepada karyawan lain .

Hasil: karyawan yang berpotensi kurang produktif daripada yang lain, yang semangat tim dan dedikasinya lebih rendah.

Untungnya, ada sejumlah langkah yang dapat Anda ambil untuk membantu karyawan virtual Anda untuk terlibat dalam budaya perusahaan, memiliki semangat tim dan mendukung tujuan perusahaan.

Berikut adalah beberapa ide:

• Atur pertemuan rutin yang harus dihadiri oleh semua karyawan, secara langsung, melalui telekonferensi, atau dalam forum diskusi Internet. Diskusikan tujuan yang akan dicapai dan rencanakan slot waktu di mana kelompok dapat menyelesaikan setidaknya satu pertanyaan paling mendesak, atau lebih, jika waktu tersisa.
• Ciptakan dukungan komunikasi yang dapat diakses oleh setiap karyawan.
• Dengan bantuan seorang fasilitator, secara berkala menyelenggarakan lokakarya yang bertujuan untuk membangun semangat tim dan kepercayaan diri seluruh karyawan, baik virtual maupun non-virtual.
• Jadwalkan aktivitas grup rutin yang dapat menginspirasi karyawan virtual untuk bertemu, berbaur, dan saling mengenal. Misalnya, mengatur makan siang dengan biaya perusahaan, piknik di taman terdekat, dll. - kemungkinannya tidak terbatas.

Sebagai seorang manajer, ingatlah itu karyawan virtual menghadapi masalah bahwa karyawan konvensional tidak tahu. Sebagai contoh :

• Karyawan virtual mungkin berpikir bahwa mereka tidak diberi kompensasi yang memadai untuk sumber daya yang mereka bawa (ruang profesional di rumah, komputer, listrik, furnitur, dll.).
• Karyawan virtual mungkin merasa bahwa atasan mereka tidak menghormati privasi mereka jika mereka terlalu mengganggu. Ingat, karyawan Anda tidak tersedia XNUMX jam sehari, tujuh hari seminggu. Tetap berpegang pada jam kerja mereka dan gunakan nomor telepon non-pribadi dan alamat email mereka untuk berkomunikasi dengan mereka.
• Karyawan tradisional bisa iri dengan "hak istimewa" karyawan virtual.
• Karyawan yang bekerja dari rumah lebih cenderung terganggu dalam pekerjaan mereka oleh kewajiban keluarga daripada karyawan tradisional.

Ini tidak berarti bahwa Anda harus menyerah dalam menawarkan kondisi kerja alternatif kepada karyawan Anda. Ingatlah risiko-risiko ini dan pastikan mereka tidak menjadi masalah baik untuk karyawan virtual Anda maupun untuk karyawan tradisional Anda.

Manajemen jarak jauh

Sifat pekerjaan telah berubah dan manajer perlu menyesuaikan cara mereka mengelola karyawan mereka. Bagaimana memonitor kinerja seorang karyawan ketika dia tidak melakukan kontak fisik dengan manajernya selama berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan berturut-turut?

Sebagian dari jawabannya terletak pada kembali ke dasar-dasar komunikasi manusia.

Luangkan waktu untuk bertemu

Tidak ada yang mengalahkan pertemuan tatap muka untuk menciptakan hubungan kepercayaan. Manajemen adalah bisnis orang. Oleh karena itu, Anda harus mencurahkan sebagian waktu Anda untuk orang-orang di sekitar Anda - tidak hanya ketika Anda memiliki kesempatan, tetapi ketika karyawan Anda tersedia dan merasa membutuhkannya.

Semakin jauh jaraknya, semakin banyak komunikasi yang harus ditingkatkan

Jika beberapa karyawan Anda ingin menjadi semandiri mungkin dan mengurangi kontak mereka dengan Anda, yang lain merasa diabaikan atau diabaikan jika Anda tidak berusaha berkomunikasi dengan mereka secara teratur.

Semakin jauh karyawan dari atasan mereka, semakin banyak upaya yang harus dilakukan kedua belah pihak untuk tetap berhubungan.

Tingkatkan komunikasi dengan mengirimkan informasi secara berkala dan/atau menyelenggarakan lebih banyak pertemuan.

Dorong karyawan Anda untuk menghubungi Anda (untuk berkomunikasi, dibutuhkan dua orang) dan perbanyak rapat dengan memanggil tim yang berbeda setiap kali sehingga semua orang akhirnya rapat.

Baca juga: ClickUp, Kelola semua pekerjaan Anda dengan mudah! & Reverso Correcteur: Pemeriksa ejaan gratis terbaik untuk teks tanpa cacat

Menggunakan teknologi

Tahu bagaimana menggunakan teknologi sebagai vektor komunikasi dan bukan hanya untuk mendistribusikan informasi: mempromosikan pertukaran informasi dan mendorong pertanyaan.

Buat forum diskusi yang dapat diikuti oleh manajer dan karyawan, atau buletin email yang merekam semua percakapan, kemajuan tim, masalah, dan solusi.

Untuk mengelola karyawan dari jarak jauh, pilih memperkuat hubungan kerja dan komunikasi yang jelas. Jangan ragu untuk menghubungi orang lain untuk menyiapkan jaringan komunikasi yang andal.

Di bagian selanjutnya, kami menyarankan alat manajemen tim dan karyawan terbaik di tahun 2021.

Alat Manajemen Terbaik untuk Mengelola Proyek Online

Teknologi menawarkan banyak solusi untuk membuat hidup kita lebih mudah sebagai profesional SDM dan manajer bisnis. Atau setidaknya dia mencoba.

Tidak masalah jika Anda bermigrasi dari sistem yang sudah ketinggalan zaman atau ingin menerapkannya dari awal untuk bisnis baru. Terkadang tantangan utama adalah untuk pilih solusi manajemen jarak jauh yang tepat di antara berbagai macam.

Proyek Zoho

Proyek Zoho adalah proyek sederhana dan sistem manajemen tugas yang membagi proyek besar dan kompleks Anda menjadi unit yang dapat dikelola dan menjadwalkan tugas, dependensi, dan subtugas berulang sesuai dengan tenggat waktu Anda.

Setelah proyek selesai, Zoho Projects memberi Anda akses ke informasi mendetail yang disajikan dalam tabel dan grafik yang mudah dipahami, sehingga Anda dapat melaporkan aktivitas, melacak peluang, dan melihat potensi kekurangannya.

Ini juga menawarkan sistem harga yang sangat menguntungkan untuk usaha kecil. Anda dapat dengan mudah mendaftar uji coba gratis Zoho Projects di tautan di bagian atas.

Bitrix24

Bitrix24 adalah rangkaian manajemen proyek, kolaborasi, dan CRM yang ringkas yang memperhitungkan semua pihak yang terlibat dalam proyek besar dan kompleks.

Fungsionalitas utama dari sistem berputar di sekitar fungsi manajemen waktu dan perencanaan waktu, yang tidak hanya akan membantu Anda memenuhi tenggat waktu, tetapi juga menghasilkan laporan yang terperinci dan akurat. Anda dapat menggunakannya untuk mengoordinasikan proyek, jadwal, dan tugas, serta memanfaatkan platform CRM & komunikasinya untuk melibatkan pelanggan saat mereka khawatir.

Dengan maksimal 12 pengguna, Anda dapat gunakan Bitrix24 benar-benar gratis.

Trello

Trello adalah apa yang kami sebut sebagai sistem perangkat lunak yang berpusat pada pengguna karena ia menawarkan salah satu antarmuka yang paling menarik dan interaktif di luar sana.

Yang paling spesifik adalah metodologi kartu pintar yang unik dan tip konfigurasi yang hampir tak terbatas yang memungkinkannya untuk mengadopsi bahkan proyek yang paling kompleks dan spesifik.

Selain itu, Trello menghubungkan individu dan tim, dan menawarkan berbagai fitur interaksi sosial yang membuat kolaborasi lebih menyenangkan.

Ini juga salah satu alat terintegrasi termurah dan terbaik dalam daftar ini.

Asana

Asana adalah sistem manajemen dan kolaborasi proyek terkenal lainnya yang menawarkan antarmuka yang ramah pengguna dan mengingatkan pada media sosial. Tim menyukai aliran aktivitas langsung yang memberi mereka informasi tentang perubahan dan pembaruan, dan kemampuan untuk memulai obrolan pribadi/grup dari kenyamanan dasbor yang sama.

Dalam hal manajemen proyek, pengembang Asana menunjuk ke manajemen hubungan dan perubahan sebagai kekuatan platform mereka, mengingatkan pengguna bahwa mereka juga menawarkan dukungan pelanggan terbaik yang tersedia di ceruk ini.

Dengan Asana, pelanggan juga akan mendapatkan keuntungan dari program sukses khusus dan mengembangkan manajemen proyek baru dan taktik kolaborasi.

Kerja sama tim

Kerja sama tim dirancang untuk tim perusahaan menengah dan besar yang bekerja secara bersamaan pada proyek yang berbeda, dan oleh karena itu termasuk dalam kelompok sistem kaya fitur yang memfasilitasi akses data dan membuat metrik lebih mudah dipahami oleh pengguna daya yang berbeda.

Dengan Kerja Tim, Anda dapat mengatur proyek, tim, sumber daya, kalender, dan lainnya dengan mudah dan cepat, serta memastikan semua anggota tim mengetahui perubahan dan pembaruan terkini.

Di bawah antarmuka yang mudah digunakan dan tampaknya mudah, Anda tetap akan menemukan penganalisis risiko dan penghargaan yang kuat, dan salah satu mekanisme peramalan paling canggih di industri ini.

BONUS: Slack

Kendur adalah aplikasi perpesanan tim yang memungkinkan semua anggota proyek mempertahankan jalur komunikasi yang jelas. Pengguna aplikasi dapat menerima pemberitahuan di desktop mereka ketika pesan baru diposting, mengintegrasikan aplikasi dengan alat kantor, dan membuat saluran khusus.

Kesimpulan: Belajarlah untuk mengatakan "Terima kasih"

Setiap karyawan membutuhkan pengakuan dari manajer mereka. Hanya karena seorang karyawan bekerja jauh dari kantor perusahaan tidak berarti Anda harus melupakan mereka. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk membuat karyawan virtual Anda merasa dihargai seperti orang lain.

Baca juga: Program Magister Administrasi Bisnis terbaik di Tunisia

Mintalah karyawan virtual Anda untuk memberi tahu manajer mereka dan anggota tim lainnya tentang pencapaian mereka, karena ini tidak dapat dievaluasi secara langsung.

Berikan perhatian khusus pada karyawan virtual dalam kasus tim campuran - yang mencakup karyawan virtual dan tradisional. Tuliskan prestasi setiap orang.

Pastikan karyawan virtual Anda disertakan dalam program apa pun yang ditujukan untuk mengekspresikan penghargaan Anda. Libatkan mereka dalam semua kegiatan sama seperti orang lain.

Jangan abaikan potensi internet untuk dikenali. Pikirkan email atau bunga virtual. Libatkan eksekutif dalam proses pengenalan melalui panggilan telekonferensi, misalnya.

Baca juga: Alternatif terbaik terbaik untuk Monday.com

Pertimbangkan untuk menawarkan barang-barang karyawan virtual dengan logo perusahaan (mug, t-shirt, topi, dll.) untuk mengingatkan mereka bahwa mereka adalah bagian dari tim.

Jangan lupa untuk membagikan artikel ini kepada kolega dan teman Anda!