E-Signature: Bagaimana cara membuat tanda tangan elektronik?

Buat tanda tangan elektronik & Tanda Tangan Elektronik : Dengan menyebarnya teleworking karena krisis kesehatan, pilihan untuk menandatangani dokumen dari jarak jauh telah menjadi penting untuk melanjutkan pertukaran administratif dan komersial. Memang, tanda tangan elektronik memiliki nilai hukum yang sama dengan tanda tangan tulisan tangan. Apa itu tanda tangan listrik? Apa saja jenis-jenisnya? Bagaimana cara menandatangani dokumen dengan tanda tangan elektronik? Inilah semua yang perlu Anda ketahui tentang berkas ambisius ini.

Tiga perempat pengguna tanda tangan elektronik menggunakannya pada kedua dokumen yang diterima dari luar dan dihasilkan secara internal. Menurut penelitian ini, perusahaan perlu menandatangani secara elektronik terutama tiga jenis dokumen ini: pesanan pembelian sebesar 69%, faktur dan kuitansi 57%. Mereka benar! Dengan melakukan ini, mereka semakin melindungi data mereka, karena menandatangani e-bill secara elektronik memungkinkan penandatangan diidentifikasi dengan pasti dan integritas dokumen terjamin. Akhirnya, pasar publik di 50%. Sejak keputusan 15 Juni 2012, untuk menanggapi panggilan digital untuk tender kontrak publik, sertifikat tanda tangan digital elektronik harus memenuhi persyaratan standar yang berlaku.

Apa itu tanda tangan elektronik?

Tanda tangan elektronik adalah proses teknis yang memungkinkan mengikat penandatangan yang teridentifikasi ke dokumen dan persetujuannya sedemikian rupa, sehingga pada prinsipnya, tanda tangan ditulis tangan. Proses ini menjamin integritas dokumen yang ditandatangani (dokumen hukum, file, data, dll.). Oleh karena itu, tanda tangan tulisan tangan yang dipindai harus memenuhi persyaratan integritas dan identifikasi tertentu. dianggap sebagai tanda tangan elektronik dalam pengertian hukum.

Untuk membuat tanda tangan digital, Anda harus mendapatkan sertifikat tanda tangan, yang membuktikan identitas Anda. Saat Anda mengirim makro atau dokumen yang ditandatangani secara digital, Anda juga mengirim sertifikat dan kunci publik Anda. Sertifikat dikeluarkan oleh otoritas sertifikasi dan, seperti SIM, dapat dicabut. Sertifikat biasanya berlaku selama satu tahun, setelah itu penandatangan harus memperbarui atau memperoleh sertifikat penandatanganan baru untuk menetapkan identitas.

Otoritas sertifikasi - Otoritas sertifikasi adalah entitas yang mirip dengan kantor notaris. Ini mengeluarkan sertifikat digital, menandatanganinya untuk memverifikasi validitasnya, dan melacak sertifikat yang telah dicabut atau kedaluwarsa.

Definisi teknologi dari tanda tangan

Proses teknis tanda tangan elektronik didasarkan pada a sertifikat elektronik yang dikeluarkan oleh Otoritas Sertifikasi. Ini bertanggung jawab atas proses penerbitan sertifikat, setelah verifikasi identitas dilakukan oleh entitas lain (misalnya otoritas pendaftaran). Ia juga bertanggung jawab untuk memelihara dan menerbitkan daftar pencabutan sertifikat yang telah dikeluarkannya. Setelah diterbitkan, sertifikat berisi kunci untuk memastikan keaslian dokumen yang ditandatangani serta integritasnya. Kuncinya dikenal sebagai kunci enkripsi (kunci pribadi) dan dekripsi (kunci publik).

Otoritas Sertifikasi 

Siapa yang akan mengeluarkan sertifikat? Ini adalah Otoritas Sertifikasi yang dapat berupa perusahaan atau organisasi. Dia memberikan sertifikat elektronik untuk mengesahkan identitas badan hukum atau perorangan. Otoritas Sertifikasi bertindak atas namanya: 

• Internal: menggunakan sertifikat yang ada untuk pembuatan lencana akses, kartu dekripsi atau tanda tangan elektronik untuk anggota organisasinya. 
• Eksternal: dengan menerbitkan sertifikat yang memungkinkan penggunaan tanda tangan elektronik dengan perwakilan penjualannya melalui perjanjian bukti yang telah ditetapkan dan divalidasi sebelumnya.

Tetapi juga dapat bertindak atas nama pihak ketiga sebagai Pihak Ketiga Tepercaya yang diakui: 

• Di tingkat nasional (di Prancis diakui oleh ANSSI): menjadi PSCO yang memenuhi standar nasional (RGS-General Safety Standard). 
• Di tingkat Eropa (sehubungan dengan persyaratan Peraturan eIDAS): PSCQ memenuhi standar Eropa (melalui ANSSI, yang merupakan badan pengawasnya di Prancis). Harap dicatat bahwa standar Eropa dan nasional tidak sama. 
• Di tingkat internasional: tidak ada persyaratan yang diakui secara internasional. Pendekatannya adalah untuk menentukan apakah ada perjanjian pengakuan silang antara penyedia nasional atau Eropa dan negara asing yang bersangkutan. 

Ini kemudian merupakan inisiatif murni pribadi dan prosesnya harus diulang tergantung pada evolusi peraturan di satu sisi atau sisi lainnya.

Pasar tanda tangan digital

Tatapan profesional sehubungan dengan tanda tangan digital sangat positif. 85% percaya bahwa tanda tangan elektronik memiliki nilai yang sama dengan tanda tangan tulisan tangan. Memang, itu benar. Untuk hampir tiga dari empat organisasi, tanda tangan elektronik menyangkut kurang dari 100 dokumen per bulan. Empat dari lima perusahaan lebih memilih untuk didukung oleh penyedia layanan kepercayaan yang memenuhi syarat yang disetujui oleh ANSSI.

Namun upaya digitalisasi ini, menurut responden, tampaknya tidak merata tergantung pada ukuran perusahaan yang dipertimbangkan: 41% adalah UKM, 53% adalah perusahaan menengah, dan hanya 25% yang merupakan usaha sangat kecil. Namun, solusi tanda tangan elektronik mudah diterapkan dan biayanya sangat wajar.

Tanda tangan elektronik memiliki nilai hukum sejak berlakunya undang-undang n ° 2000-230 tanggal 13 Maret 2000. Hal ini menunjukkan bahwa tanda tangan digital melibatkan persetujuan penandatangan dengan cara yang sama seperti tanda tangan tulisan tangan.

Solusi terbaik untuk membuat tanda tangan elektronik

untuk menandatangani sewa atau bahkan membeli properti secara digital, dan memiliki nilai legal, Anda harus melalui pihak ketiga yang tepercaya. Banyak perusahaan dilisensikan untuk melakukan validasi hukum atas keamanan, transaksi, dan operasi penyimpanan. Jika masing-masing menawarkan solusi mereka sendiri, kurang lebih kompleks atau mudah digunakan, pendekatan mereka relatif sama: prosedurnya agak mirip pembelian online, dengan otentikasi melalui kode rahasia melalui SMS. Proses ini adalah sebagai berikut:

• Anda menggunakan kredensial Anda untuk terhubung secara online ke situs pihak ketiga tepercaya, atau dalam hal verifikasi identitas yang memenuhi syarat, atau bahkan kunci elektronik Anda.
• Anda menambahkan dokumen untuk ditandatangani (word, PDF, dll.).
• Anda mengundang penandatangan setelah memasukkan detail kontak mereka (khususnya nomor ponsel mereka).
• Setiap penanda tangan akan menerima pemberitahuan tanda tangan melalui email dan kode yang dikirim melalui SMS untuk memastikan keamanan tanda tangan.

Meskipun demikian, ada beberapa alat online yang menawarkan layanan pembuatan tanda tangan elektronik dan pengelolaan transaksi elektronik, tentu saja beberapa dikenakan biaya, yang lain gratis dengan batasan pada tingkat fungsionalitas yang tersedia. Dalam daftar berikut, kami membagikan kepada Anda daftar solusi terbaik untuk membuat tanda tangan elektronik yang mencakup yang diusulkan oleh aktivator France Num.

1. JUAL & TANDA (odrive)

Sell ​​& Sign adalah kreasi Prancis yang ditemukan dan dikembangkan di Marseille, di jantung Pelabuhan Tua. Perusahaan menawarkan solusi lengkap untuk membuat tanda tangan elektronik, termasuk digitalisasi kontrak, kepatuhannya, pengumpulan data, serta kemungkinan penandatanganan dokumen dari jarak jauh, tatap muka atau online. Sell ​​& Sign menonjol dari kompetisi dengan mengizinkan bidang variabel untuk dipersonalisasi (Smartfields) untuk dimasukkan ke dalam dokumen digital dan dengan mengizinkan dokumen ditandatangani secara langsung bahkan tanpa koneksi internet, berkat mode offline-nya.

Sell ​​& Sign adalah aktivator France Num. Solusi tanda tangan elektronik Prancis ini menawarkan penawaran masuk, yang ditujukan untuk bisnis yang sangat kecil, mulai dari € 9,90 belum termasuk Pajak per bulan untuk 5 tanda tangan (dan 1,99 belum termasuk Pajak per tanda tangan tambahan). Penawaran lebih lengkap tersedia berdasarkan permintaan. Sell ​​& Sign juga menawarkan integrasi solusinya ke dalam solusi yang digunakan oleh pelanggannya.

2. DocuSign

Dengan lebih dari 250 juta pengguna, DocuSign adalah salah satu solusi terbaik untuk membuat tanda tangan elektronik, tetapi juga yang paling fleksibel. 

DocuSign menampilkan dirinya sebagai "solusi tanda tangan elektronik yang paling banyak digunakan di dunia". Dan popularitasnya bukan karena kebetulan: alat ini, yang dapat digunakan baik di komputer maupun di ponsel cerdas, memungkinkan Anda untuk menandatangani dan menandatangani dokumen apa pun dengan mudah. Harga: dari € 9 per bulan (terbatas pada 5 dokumen per bulan).

3. tanda tangan

Dirancang di atas segalanya untuk tim dengan ukuran yang kurang lebih besar, Yousign tidak hanya memungkinkan menandatangani online, tetapi juga mengatur proses terkait, dengan menetapkan peran penandatangan, pemberi persetujuan, dll. atau dengan meluncurkan kembali orang yang belum menandatangani secara otomatis.

alat yang mudah diakses yang memungkinkan Anda mengirim, menandatangani, dan memvalidasi dokumen elektronik Anda dari mana saja. Selain itu, Yousign adalah 100% struktur Prancis. Harga: Dari 25 € per bulan per pengguna.

4. Tanda Adobe

raksasa Adobe, Pencipta format PDF, juga hadir di sektor tanda tangan elektronik dengan Adobe Sign. Layanan ini menawarkan penggunanya berbagai fitur menarik untuk mengirim dan menandatangani dokumen Anda secara virtual. Ini juga mencakup layanan otentikasi yang menjamin validitas hukum tanda tangan. Harga: Dari 17 € per bulan.

5. Izin Langsung

Solusi tanda tangan elektronik Prancis, LiveConsent, menawarkan akses dasar mulai dari 7 euro per bulan. Hitung 19 euro untuk versi lengkap. Antarmuka yang sederhana mudah digunakan. Layanan ini juga menawarkan API yang memungkinkan Anda menautkan solusi ke situs web, aplikasi, atau perangkat lunak Anda (misalnya untuk penawaran dan faktur).

6. tanda selamanya

Eversign adalah perangkat lunak tanda tangan elektronik yang menyediakan platform aman bagi UKM dan bisnis besar tempat mereka dapat menyetujui, mengirimkan, dan menandatangani dokumen yang mengikat secara hukum secara online. Keuntungan utama dari layanan ini adalah otomatisasi, yang memungkinkan untuk menandatangani dokumen dalam batch dan juga menawarkan integrasi dengan beberapa layanan eksternal yaitu Google Drive, Dropbox, dll. Eversign adalah solusi tanda tangan elektronik yang berharga untuk ergonomi dan fitur-fiturnya yang dapat diakses oleh semua orang. Harga: Ada versi gratis terbatas pada 5 dokumen per bulan. Paket berbayar mulai dari $9 per bulan.

7. UniversitasTanda

Universign adalah pilihan dalam daftar solusi tanda tangan digital terbaik kami. Penyedia layanan kepercayaan yang memenuhi syarat menurut peraturan eIDAS Eropa, Universign menawarkan platform SaaS untuk tanda tangan elektronik, stempel elektronik, dan stempel waktu. Anda akan mengerti, tidak seperti beberapa pesaingnya, Universign adalah solusi yang meyakinkan. Antarmukanya yang sederhana dan rapi memungkinkan pengguna untuk langsung ke intinya dan setiap masalah tampaknya memiliki solusinya. Harga: dari 45 € untuk paket 25 tanda tangan.

8. TandaNah

Solusi tanda tangan elektronik yang sederhana, aman, dan legal semuanya dalam satu: inilah yang ditawarkan SignWell (Docsketch), alat yang mudah diakses yang memungkinkan Anda mengirim, menandatangani dan memvalidasi dokumen elektronik Anda dari mana saja dengan paket gratis. Harga: versi gratis terbatas pada 3 dokumen per bulan.

9. TandaMudah

SignEasy adalah cara mudah untuk menandatangani dokumen dan mengirimkannya untuk ditandatangani. Dengan SignEasy, tanda tangan mengikat secara hukum dan didukung oleh jejak audit digital. SignEasy adalah alat untuk tanda tangan digital yang sempurna bagi mereka yang selalu bepergian. Harga: Mulai dari $149 per tahun.

10. Dapatkan Terima

Online sejak 2018, GetAccept menjanjikan Anda kemudahan dan kecepatan menandatangani dokumen secara online. Selain itu, ia menawarkan uji coba gratis untuk mengevaluasi berbagai fiturnya.

Tambahkan tanda tangan digital di Word, Excel, atau PowerPoint

Une tanda tangan digital tak terlihat menjamin keaslian, integritas, dan asal dokumen. Anda dapat menambahkan tanda tangan digital yang tidak terlihat ke dokumen Word, lembar bentang Excel, dan presentasi PowerPoint. Tombol Tanda Tangan muncul di bagian bawah dokumen yang ditandatangani. Selain itu, untuk dokumen ini, informasi tanda tangan muncul di bagian Info yang muncul setelah mengklik tab File.

1. Klik pada tab Berkas.
2. Klik Informasi.
3. Klik Lindungi dokumen, Lindungi buku kerja ou Lindungi presentasi.
4. Klik Tambahkan tanda tangan digital.
5. Baca pesan Word, Excel, atau PowerPoint, lalu klik OK.
6. Di kotak dialog tanda, di dalam zona Tujuan penandatanganan dokumen ini, sebutkan alasannya.
7. Klik tanda.

Setelah file ditandatangani secara digital, tombol Tanda Tangan muncul dan file menjadi hanya-baca untuk mencegah modifikasi apa pun.

Untuk membaca: Teratas - 5 Pengonversi PDF ke Kata Gratis Terbaik tanpa Instalasi

Menandatangani dokumen Word di komputer

Jika Anda berencana untuk mencetak dokumen Anda, solusi ini cepat dan mudah. Faktanya, fungsi garis Tanda Tangan menambahkan ruang ke dokumen Anda yang memungkinkan Anda menandatangani dokumen cetak. Namun, metode ini saat ini hanya tersedia di Word untuk Windows. Jika Anda bekerja di Mac atau di Word online, atau jika Anda lebih suka tambahkan tanda tangan cepat tulisan tangan langsung di Word Windows tanpa tindakan keamanan, lihat bagian kami Memasukkan tanda tangan tulisan tangan.

• Luncurkan Word untuk Windows dan buka dokumen yang ingin Anda tambahkan tanda tangan.
• Di pita fungsi, klik tab Insersi.
• Klik Tanda tangan di bagian Teks.
• Sebuah jendela berjudul Konfigurasi tanda tangan ditampilkan. Isi bidang informasi yang berguna: nama penandatangan, fungsi / gelar, dll. Klik pada tombol OK untuk memvalidasi dan menutup jendela.
• Kotak tanda tangan kemudian akan muncul di dokumen Anda. Anda dapat menempatkannya di mana saja Anda inginkan. Saat tanda tangan dipilih, gunakan misalnya tombol Rata kiri, kanan ou Pusat tab selamat datang untuk memposisikannya. 
• Yang harus Anda lakukan adalah mencetak dokumen untuk ditandatangani dengan tangan atau menyimpannya - dalam format docx - untuk mengintegrasikan tanda tangan digital.

Menandatangani dokumen Word di Android atau iPhone

Dengan metode ini Anda dapat dengan mudah mengisi dan menandatangani formulir PDF yang diterima melalui email langsung dari ponsel cerdas Anda. Untuk melakukan ini, kita perlu mengunduh dan menginstal Adobe Fill & Sign di ponsel cerdas Anda. Ditawarkan secara gratis dan tersedia keduanya di iOS itu pada Android.

Dari halaman beranda aplikasi, tekan Pilih formulir untuk diisi, lalu pilih sumber dokumen. Untuk memanipulasi, memperbesar, dan bergerak di sekitar formulir, selalu gunakan dua jari.

Adobe Fill & Sign memungkinkan Anda untuk membubuhkan tanda tangan pada dokumen yang Anda isi. Ketuk ikon Tanda Tangan di bagian bawah layar untuk Buat tanda tangan baru. Jendela Adobe Fill & Sign akan berubah menjadi format landscape. Menggunakan jari Anda, gambar tanda tangan Anda, pastikan Anda menggunakan garis dasar dan tekan Berakhir. Pindahkan tanda tangan di kotak yang disediakan untuk tujuan ini, dan, jika perlu, sesuaikan ukurannya menggunakan ikon yang menunjukkan panah dua arah.

Saat dokumen Anda terisi penuh, ketuk Selesai untuk menyimpannya ke aplikasi atau ketuk tombol bagikan untuk mengirimnya kembali melalui email.

Bagaimana cara menandatangani file PDF secara digital?

Untuk menandatangani file atau formulir PDF, Anda dapat mengetik atau melacak tanda tangan tulisan tangan Anda atau menyisipkan gambarnya. Anda juga dapat menambahkan teks, termasuk nama, perusahaan, jabatan, atau tanggal Anda. Saat Anda menyimpan PDF Anda, tanda tangan dan teks menjadi bagian darinya.

1. Buka dokumen atau formulir PDF untuk ditandatangani.
2. Klik ikon tanda tangan di bilah alat. Anda juga dapat memilih Tools> Fill & Sign atau klik Fill & Sign di panel kanan.
3. Di jendela yang muncul, klik Isi dan tanda tangani.
4. Bidang formulir terdeteksi secara otomatis. Tempatkan kursor mouse di atas salah satunya untuk mengungkapkan area biru. Klik di mana saja di area biru, kursor akan secara otomatis ditempatkan di tempat yang tepat. Masukkan teks Anda untuk mengisi bidang. 

Anda dapat memilih warna untuk mengisi formulir PDF. Klik tombol warna di menu Fill & Sign dan pilih warna.Secara default, warna tanda tangan adalah hitam. Untuk mempertahankan warna tanda tangan default, pastikan opsi Pertahankan warna tanda tangan asli tidak dicentang.

Buat tanda tangan pada dokumen PDF tanpa mencetaknya

Buka perangkat lunak dan dokumen yang ingin Anda tanda tangani. Pilih ikon dalam bentuk a pena bulu, atau buka "Alat" dan pilih "Isi dan tanda tangani".

Sebelum menandatangani dokumen Anda, Anda harus buat tanda tangan, jika belum dilakukan. Pilih " tanda "Di bagian atas dokumen Anda, kalau begitu" Tambahkan tanda tangan".

Anda memiliki tiga kemungkinan: " Lancip "Memungkinkan Anda untuk menulis nama Anda yang muncul dengan cara tulisan tangan di dokumen," menggambar »Memungkinkan Anda untuk menandatangani seperti yang Anda lakukan dengan pena tetapi dengan mouse komputer Anda dan akhirnya Anda bisa tanda tangan impor dilakukan terlebih dahulu dengan pena pada selembar kertas putih, yang telah Anda digitalkan di komputer Anda. Dimungkinkan untuk mendaftarkan beberapa jenis tanda tangan.

Setelah dokumen ditandatangani, pilih ikon pulpen lagi dan Anda akan melihat semua tanda tangan yang Anda simpan. Pilih salah satu yang ingin Anda gunakan, dan klik di mana tanda tangan Anda diperlukan.

Apa yang dijamin oleh tanda tangan digital?

• keaslian. Penandatangan dikonfirmasi seperti itu.
• Integritas. Isi dokumen belum diubah atau dirusak sejak ditandatangani secara digital.
• Non-penyangkalan. Buktikan asal konten yang ditandatangani kepada semua pihak. Istilah penolakan mengacu pada tindakan penandatangan yang menolak koneksi apa pun ke konten yang ditandatangani.
• Notaris elektronik. Dalam kasus tertentu, tanda tangan yang disisipkan dalam file Word, Excel atau PowerPoint dan dicap waktu oleh server stempel waktu yang aman memiliki nilai notaris elektronik.

Lihat juga: 10 Alternatif Terbaik untuk Monday.com untuk Mengelola Proyek Anda & Swiss Transfer - Alat Aman Teratas untuk Mentransfer File Besar

Untuk memberikan jaminan ini, pembuat konten harus menandatanganinya secara digital dengan tanda tangan yang memenuhi kriteria berikut:

• Tanda tangan digital valid.
• Sertifikat yang terkait dengan tanda tangan digital berlaku (tidak kedaluwarsa).
• Orang atau perusahaan yang menandatangani, juga dikenal sebagai "penerbit", disetujui.Penting: Dokumen yang ditandatangani dengan stempel waktu yang valid dianggap memiliki tanda tangan yang valid terlepas dari usia atau status pencabutan sertifikat penandatanganan.
• Sertifikat yang terkait dengan tanda tangan digital dikeluarkan untuk penerbit penandatangan oleh otoritas sertifikasi yang diakui.

Akhirnya, perlu dicatat bahwa undang-undang menetapkan kondisi keabsahan tanda tangan elektronik. Hal ini membutuhkan adanya “proses identifikasi yang andal”, yaitu harus memungkinkan untuk: menjamin identitas penandatangan; menjamin keutuhan dokumen, yaitu membuktikan bahwa dokumen yang ditandatangani tidak diubah.

Jangan lupa untuk membagikan artikel ini di Facebook dan Twitter!