E-potpis: Kako napraviti elektronički potpis?

Napravite elektronički potpis i e-potpis : S širenjem rada na daljinu zbog zdravstvene krize, mogućnost potpisati dokumente na daljinu postala je neophodna za nastavak administrativne i komercijalne razmjene. Doista, elektronički potpis ima istu pravnu vrijednost kao i svojeručni potpis. Što je električni potpis? Koje su različite vrste? Kako potpisati dokument elektroničkim potpisom? Ovdje je sve što trebate znati o ovom ambicioznom dosjeu.

Tri četvrtine korisnika elektroničkog potpisa koristi ga na oba dokumenta primljena izvana i interno generiranih. Prema ovoj studiji, tvrtke trebaju elektronski potpisivati ​​uglavnom ove tri vrste dokumenata: narudžbenice u 69%, račune i račune 57%. Oni su u pravu! Time dodatno štite svoje podatke, budući da elektroničko potpisivanje e-računa omogućuje da se sa sigurnošću identificira potpisnik i da se jamči integritet dokumenta. Konačno, javna tržišta na 50%. Odlukom od 15. lipnja 2012. za odgovaranje na digitalne pozive na natječaje za javne nabave obvezno je posjedovanje certifikata elektroničkog digitalnog potpisa koji ispunjava zahtjeve važećeg standarda.

Što je elektronički potpis?

Elektronički potpis je tehnički proces koji dopušta vezati identificirane potpisnike na dokument i njegovo odobrenje takav, da u principu, svojeručni potpis. Ovaj proces jamči integritet potpisanih dokumenata (pravnih dokumenata, datoteka, podataka itd.). Stoga skenirani svojeručni potpis mora ispunjavati određene zahtjeve za integritet i identifikaciju. smatrati elektroničkim potpisom u pravnom smislu tog pojma.

Za izradu digitalnog potpisa morate dobiti certifikat za potpisivanje, što dokazuje vaš identitet. Kada šaljete makro ili digitalno potpisan dokument, šaljete i svoj certifikat i javni ključ. Certifikate izdaje tijelo za izdavanje certifikata i, kao i vozačka dozvola, mogu se opozvati. Certifikat obično vrijedi godinu dana, nakon čega potpisnik mora obnoviti ili dobiti novi potpisni certifikat kako bi utvrdio identitet.

Tijelo za izdavanje certifikata - Tijelo za ovjeravanje je subjekt sličan javnobilježničkom uredu. Izdaje digitalne certifikate, potpisuje ih kako bi provjerio njihovu valjanost i prati potvrde koje su opozvane ili istekle.

Tehnološka definicija potpisa

Tehnički proces elektroničkog potpisa temelji se na a elektronički certifikat koji izdaje tijelo za ovjeravanje. To je odgovorno za postupak izdavanja certifikata, nakon što je provjeru identiteta proveo drugi subjekt (na primjer, tijelo za registraciju). Također je odgovoran za održavanje i objavljivanje popisa opoziva izdanih certifikata. Nakon izdavanja, certifikat sadrži ključeve koji osiguravaju autentičnost potpisanog dokumenta kao i njegov integritet. Njegovi ključevi poznati su kao ključevi za šifriranje (privatni ključ) i dešifriranje (javni ključ).

Tijelo za izdavanje certifikata 

Tko će izdati certifikat? To je certifikacijsko tijelo koje može biti tvrtka ili organizacija. Ona dostavlja elektronički certifikat za provjeru identiteta pravne ili fizičke osobe. Tijelo za ovjeravanje djeluje u njegovo ime ili: 

• Interno: korištenje postojećeg certifikata za izradu pristupnih bedževa, kartica za dešifriranje ili elektroničkih potpisa za članove svoje organizacije. 
• Eksterno: izdavanjem certifikata koji dopuštaju korištenje elektroničkog potpisa sa svojim prodajnim predstavnicima putem unaprijed utvrđenog i unaprijed ovjerenog ugovora o dokazu.

Ali također može djelovati u ime trećih strana kao priznata pouzdana treća strana: 

• Na nacionalnoj razini (u Francuskoj priznato od strane ANSSI): postaje PSCO koji zadovoljava nacionalni standard (RGS-General Safety Standard). 
• Na europskoj razini (uz poštivanje zahtjeva Uredbe eIDAS): to je PSCQ koji zadovoljava europski standard (putem ANSSI-ja, koji je njegovo nadzorno tijelo u Francuskoj). Napominjemo da europski i nacionalni standardi nisu isti. 
• Na međunarodnoj razini: nema međunarodno priznatih zahtjeva. Pristup bi bio utvrditi postoje li sporazumi o unakrsnom priznavanju između nacionalnih ili europskih pružatelja usluga i dotične strane zemlje. 

To je tada čisto privatna inicijativa i proces će se morati ponoviti ovisno o evoluciji propisa s jedne ili druge strane.

Tržište digitalnog potpisa

Pogledom od profesionalaca s obzirom na digitalni potpis je vrlo pozitivan. 85% smatra da elektronički potpis ima istu vrijednost kao i svojeručni potpis. Dapače, to je točno. Za gotovo tri od četiri organizacije, elektronički potpisi se odnose na manje od 100 dokumenata mjesečno. Četiri od pet tvrtki preferiraju podršku kvalificiranog pružatelja usluga povjerenja koje je odobrio ANSSI.

No, čini se da je ovaj napor digitalizacije, prema mišljenju ispitanika, neujednačen ovisno o veličini poduzeća: 41% su mala i srednja poduzeća, 53% su poduzeća srednje veličine, a samo 25% su vrlo mala poduzeća. Međutim, rješenja za elektronički potpis su jednostavna za implementaciju i njihova cijena je vrlo razumna.

Elektronički potpis ima pravnu vrijednost od stupanja na snagu zakona br. 2000-230 od 13. ožujka 2000. On označava da digitalni potpis uključuje pristanak potpisnika na isti način kao i svojeručni potpis.

Najbolja rješenja za izradu elektroničkog potpisa

Sipati digitalno potpisati ugovor o najmu ili čak kupiti nekretninu, a da ima pravnu vrijednost, morate proći preko treće strane od povjerenja. Mnoge tvrtke imaju licencu za obavljanje pravnih provjera sigurnosnih, transakcijskih i skladišnih operacija. Ako svaki nudi svoje rješenje, manje ili više složeno ili jednostavno za korištenje, njihov pristup je relativno sličan: postupak je pomalo nalik online kupnji, s autentifikacijom putem tajnog koda SMS-om. Ovaj proces je kako slijedi:

• Svoje vjerodajnice koristite za internetsko povezivanje na web-mjesto treće strane od povjerenja, ili u slučaju kvalificirane provjere identiteta, ili čak na svoj elektronički ključ.
• Dokument dodajete za potpisivanje (word, PDF, itd.).
• Potpisnike pozivate nakon što unesete njihove kontakt podatke (osobito njihov broj mobitela).
• Svaki potpisnik će e-poštom dobiti obavijest o potpisu i SMS-om poslan kod kako bi se osigurala sigurnost potpisa.

Uz to, postoji nekoliko online alata koji nude uslugu izrade elektroničkog potpisa i upravljanja elektroničkim transakcijama, naravno, neki su naplativi, drugi su besplatni s ograničenjima u pogledu dostupnih funkcionalnosti. Na sljedećem popisu s vama dijelimo popis najboljih rješenja za izradu elektroničkog potpisa koji uključuje ona koja su predložili France Num aktivatori.

1. PRODAJ I POTPIŠI (oodrive)

Sell ​​& Sign je francuska kreacija osmišljena i razvijena u Marseilleu, u srcu Stare luke. Tvrtka nudi a cjelovito rješenje za izradu elektroničkog potpisa, uključujući digitalizaciju ugovora, njihovu usklađenost, prikupljanje podataka, kao i mogućnost potpisivanja dokumenata na daljinu, licem u lice ili online. Sell ​​& Sign se izdvaja od konkurencije dopuštajući personaliziranje varijabilnih polja (Smartfields) za umetanje u digitalizirane dokumente i dopuštajući potpisivanje dokumenata licem u lice čak i bez internetske veze, zahvaljujući izvanmrežnom načinu rada.

Sell ​​& Sign je France Num aktivator. Ovo francusko rješenje za elektronički potpis nudi ulaznu ponudu, namijenjenu vrlo malim poduzećima, od 9,90 € bez poreza mjesečno za 5 potpisa (i 1,99 bez poreza po dodatnom potpisu). Kompletnije ponude dostupne su na zahtjev. Sell ​​& Sign također nudi integraciju svog rješenja u rješenja koja koriste njegovi kupci.

2. DocuSign

S preko 250 milijuna korisnika, DocuSign je jedno od najboljih rješenja za izradu elektroničkog potpisa, ali i najfleksibilniji. 

DocuSign se predstavlja kao “najraširenije rješenje za elektronički potpis na svijetu”. A njegova popularnost nije slučajna: alat, koji se može koristiti i na računalu i na pametnom telefonu, omogućuje vam da s lakoćom potpišete i potpišete bilo koji dokument. Cijena: od 9 € mjesečno (ograničeno na 5 dokumenata mjesečno).

3. Potpišeš

Dizajniran prije svega za timove manje-više velike veličine, Yousign ne samo da dopušta potpisati online, ali i organizirati povezane procese, dodjeljivanjem uloga potpisnika, odobravatelja itd. ili automatskim ponovnim pokretanjem osoba koje još nisu potpisale.

lako dostupan alat koji vam omogućuje slanje, potpisivanje i provjeru valjanosti vaših elektroničkih dokumenata s bilo kojeg mjesta. Osim toga, Yousign je 100% francuska struktura. Cijena: Od 25 € mjesečno po korisniku.

4. Adobe znak

divovski Adobe, Kreator PDF formata, također je prisutan u sektoru E-potpisa s Adobe Signom. Ova usluga svojim korisnicima nudi niz zanimljivih značajki za virtualno slanje i potpisivanje vaših dokumenata. Također uključuje uslugu provjere autentičnosti koja jamči pravnu valjanost potpisa. Cijena: Od 17 € mjesečno.

5. LiveConsent

Francusko rješenje za elektronički potpis LiveConsent nudi osnovni pristup od 7 eura mjesečno. Računajte 19 eura za punu verziju. Jednostavno sučelje je jednostavno za korištenje. Ova usluga također nudi API koji vam omogućuje povezivanje rješenja s vašom web lokacijom, vašim aplikacijama ili softverom (na primjer za vaše ponude i fakture).

6. Vječni znak

Eversign je softver za elektronički potpis koji malim i srednjim poduzećima i velikim tvrtkama pruža sigurnu platformu s koje mogu odobravati, dostavljati i potpisivati ​​pravno obvezujuće dokumente online. Glavna prednost ove usluge je automatizacija koja omogućuje da se potpisivanje dokumenata u serijama a također nudi integraciju s nekoliko vanjskih usluga, odnosno Google Drive, Dropbox, itd. Eversign je vrijedno rješenje za elektronički potpis zbog svoje ergonomije i svojih značajki koje su dostupne svima. Cijena: Postoji besplatna verzija ograničena na 5 dokumenata mjesečno. Plaćeni planovi počinju od 9 USD mjesečno.

7. UniverSign

Universign je izbor na našem popisu najboljih rješenja za digitalni potpis. Kvalificirani pružatelj usluga povjerenja prema europskoj regulativi eIDAS, Universign nudi SaaS platformu za elektronički potpis, elektronički pečat i vremensko žigosanje. Razumjet ćete, za razliku od nekih svojih konkurenata, Universign je umirujuće rješenje. Njegovo jednostavno i nenatrpano sučelje omogućuje korisniku da prijeđe ravno na stvar i čini se da svaki problem ima svoje rješenje. Cijena: od 45 € za paket od 25 potpisa.

8. PotpišiDobro

Jednostavna, sigurna i legalna rješenja za elektronički potpis sve u jednom: to nudi SignWell (Docsketch), alat koji vam omogućuje da šaljete, potpišite i potvrdite svoje elektroničke dokumente s bilo kojeg mjesta uz besplatan plan. Cijena: besplatna verzija ograničena na 3 dokumenta mjesečno.

9. Potpiši lako

SignEasy je jednostavan način za potpisivanje dokumenata i njihovo slanje na potpis. Uz SignEasy, potpisi su pravno obvezujući i podržani digitalnim revizijskim tragom. SignEasy je alat za savršen digitalni potpis za one koji su uvijek u pokretu. Cijena: od 149 dolara godišnje.

10. GetAccept

Online od 2018. GetAccept vam obećava jednostavnost i brzinu potpisivanja dokumenata na mreži. Osim toga, nudi besplatnu probnu verziju za procjenu njegovih različitih značajki.

Dodajte digitalne potpise u Word, Excel ili PowerPoint

Une nevidljivi digitalni potpis jamči autentičnost, cjelovitost i podrijetlo dokumenta. Možete dodati nevidljive digitalne potpise u Wordove dokumente, Excel proračunske tablice i PowerPoint prezentacije. Gumb Potpisi pojavljuje se na dnu potpisanih dokumenata. Osim toga, za ove dokumente informacije o potpisu pojavljuju se u odjeljku Informacije koji se pojavljuje nakon klika na karticu Datoteka.

1. Kliknite karticu File.
2. Kliknite informacije.
3. Kliknite Zaštitite dokument, Zaštitite radnu knjižicu ou Zaštitite prezentaciju.
4. Kliknite Dodajte digitalni potpis.
5. Pročitajte poruku Word, Excel ili PowerPoint, a zatim kliknite OK.
6. U dijaloškom okviru znak, u zoni Svrha potpisivanja ovog dokumenta, navedite razlog.
7. Kliknite znak.

Nakon što je datoteka digitalno potpisana, pojavljuje se gumb Potpisi i datoteka postaje samo za čitanje kako bi se spriječile bilo kakve izmjene.

Da biste pročitali: Top - 5 najboljih besplatnih pretvarača PDF u Word bez instalacije

Potpišite Word dokument na računalu

Ako planirate ispisati svoj dokument, ovo je rješenje brzo i jednostavno. Zapravo, funkcija retka za potpis dodaje prostor vašem dokumentu omogućujući vam da potpišete ispisani dokument. Međutim, ova je metoda trenutno dostupna samo u programu Word za Windows. Ako radite na Macu ili u Wordu na mreži, ili ako želite dodajte brzi rukom pisani potpis izravno u Word Windows bez sigurnosnih mjera, pogledajte naš odjeljak Umetanje vlastitog potpisa.

• Pokrenite Word za Windows i otvorite dokument u koji želite dodati potpis.
• Na vrpci funkcija kliknite karticu Umetanje.
• Kliknite potpis u odjeljku Tekst.
• Prozor s naslovom Konfiguracija potpisa se prikazuje. Ispunite polja korisnih informacija: ime potpisnika, funkcija/naslov itd. Kliknite na gumb OK za potvrdu i zatvaranje prozora.
• Potom će se u vašem dokumentu pojaviti okvir za potpis. Možete ga postaviti gdje god želite. Kada je potpis odabran, koristite na primjer gumbe Poravnajte lijevo, desno ou Centar tab dobrodošli da ga pozicionira. 
• Sve što tada trebate učiniti je ispisati dokument kako biste ga potpisali rukom ili ga spremiti - u docx formatu - kako biste integrirali digitalni potpis.

Potpišite Word dokument na Androidu ili iPhoneu

Ovom metodom možete jednostavno ispuniti i potpisati PDF obrasce primljene e-poštom izravno s vašeg pametnog telefona. Da bismo to učinili, morat ćemo preuzeti i instalirati Adobe Fill & Sign na vaš pametni telefon. Nudi se besplatno i dostupno na oba iOS to na Android.

Na početnoj stranici aplikacije pritisnite Odaberi obrazac za ispunjavanje, a zatim odaberite izvor dokumenta. Za manipuliranje, zumiranje i kretanje po obrascu uvijek koristite dva prsta.

Adobe Fill & Sign omogućuje vam stavljanje vlastitog potpisa na dokumente koje ispunjavate. Dodirnite ikonu Potpis na dnu zaslona za Napravite novi potpis. Prozor Adobe Fill & Sign trebao bi se promijeniti u pejzažni format. Prstom nacrtajte svoj potpis pazeći da koristite osnovnu liniju i pritisnite Gotovo. Pomaknite potpis u za to predviđeno polje i, ako je potrebno, prilagodite njegovu veličinu pomoću ikone koja pokazuje dvosmjernu strelicu.

Kada je vaš dokument potpuno popunjen, dodirnite Gotovo da biste ga spremili u aplikaciju ili dodirnite gumb za dijeljenje da biste ga poslali e-poštom.

Kako digitalno potpisati PDF datoteku?

Da biste potpisali PDF datoteku ili obrazac, možete upisati ili pratiti svoj rukom pisani potpis ili umetnuti njegovu sliku. Također možete dodati tekst, uključujući svoje ime, tvrtku, naslov ili datum. Kada spremite svoj PDF, potpis i tekst postaju dio njega.

1. Otvorite dokument ili PDF obrazac za potpisivanje.
2. Kliknite ikonu potpisa na alatnoj traci. Također možete odabrati Alati> Ispuni i potpisati ili kliknuti Ispuni i prijavi u desnom oknu.
3. U prozoru koji se pojavi kliknite Ispunite i potpišite.
4. Polja obrasca se automatski otkrivaju. Postavite pokazivač miša iznad jednog od njih kako biste otkrili plavo područje. Kliknite bilo gdje u plavom području, kursor će se automatski postaviti na pravo mjesto. Unesite svoj tekst kako biste ispunili polje. 

Možete odabrati boju kojom ćete ispuniti PDF obrazac. Kliknite gumb boje u izborniku Ispuni i potpišite i odaberite boju. Prema zadanim postavkama, boja potpisa je crna. Da biste zadržali zadanu boju potpisa, provjerite je li opcija Zadrži izvornu boju potpisa poništena.

Napravite potpis na PDF dokumentu bez ispisa

Otvorite softver i dokument koji želite potpisati. Odaberite ikonu u obliku a pero pero, ili idite na "Alati" i odaberite "Ispuni i potpiši".

Prije nego što potpišete svoj dokument, morate stvoriti potpis, ako to još nije učinjeno. Izaberi " znak "Onda na vrhu vašeg dokumenta" Dodajte potpis".

Imate tri mogućnosti: " konus "Omogućuje vam da upišete svoje ime koje se pojavljuje na rukopisni način u dokumentu," Trejser »Omogućuje vam da potpišete kao što biste to učinili olovkom, ali pomoću računalnog miša i konačno možete uvozni potpis izvršite prethodno olovkom na listu bijelog papira, koji ste već digitalizirali na svom računalu. Moguće je registrirati nekoliko vrsta potpisa.

Nakon što je dokument potpisan, ponovno odaberite ikonu nalivpera i vidjet ćete sve potpise koje ste spremili. Odaberite onaj koji želite koristiti i kliknite na mjesto gdje je potreban vaš potpis.

Što jamči digitalni potpis?

• autentičnost. Potpisnik se kao takav potvrđuje.
• integritet. Sadržaj dokumenta nije mijenjan ili neovlašten otkako je digitalno potpisan.
• Neodricanje. Dokažite podrijetlo potpisanog sadržaja svim stranama. Izraz odbijanje odnosi se na čin potpisnika koji odbija bilo kakvu vezu s potpisanim sadržajem.
• Elektronska ovjera kod javnog bilježnika. U određenim slučajevima, potpisi umetnuti u Word, Excel ili PowerPoint datoteke i vremenski obilježeni sigurnim poslužiteljem s vremenskim žigom imaju vrijednost elektroničke ovjere.

Otkrijte također: 10 najboljih alternativa za Monday.com za upravljanje vašim projektima & Swiss Transfer - Najbolji siguran alat za prijenos velikih datoteka

Kako bi pružio ta jamstva, kreator sadržaja mora ga digitalno potpisati potpisom koji ispunjava sljedeće kriterije:

• Digitalni potpis je valjan.
• Certifikat povezan s digitalnim potpisom je na snazi ​​(nije istekao).
• Osoba ili tvrtka koja potpisuje, također poznata kao "izdavač", je odobrena.Važno: Potpisani dokumenti s valjanom vremenskom oznakom smatraju se valjanim potpisima bez obzira na dob ili status opoziva certifikata za potpisivanje.
• Certifikat povezan s digitalnim potpisom izdavaču koji potpisuje izdaje priznato certifikacijsko tijelo.

Na kraju, treba napomenuti da zakon postavlja uvjete za valjanost elektroničkog potpisa. Zahtijeva postojanje “pouzdanog procesa identifikacije”, što znači da mora omogućiti: jamčenje identiteta potpisnika; jamčiti integritet dokumenta, odnosno dokazati da potpisani dokument nije izmijenjen.

Ne zaboravite podijeliti članak na Facebooku i Twitteru!