Firma electrónica: ¿Cómo crear una firma electrónica?

Cree una firma electrónica y una firma electrónica : Con la expansión del teletrabajo debido a la crisis de salud, la opción de firmar documentos de forma remota se ha vuelto imprescindible para continuar los intercambios administrativos y comerciales. De hecho, la firma electrónica tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita. ¿Qué es la firma eléctrica? ¿Cuales son los diferentes tipos? ¿Cómo firmar un documento con firma electrónica? Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre este ambicioso expediente.

Tres cuartas partes de los usuarios de firma electrónica la utilizan tanto en documentos recibidos desde el exterior como generados internamente. Según este estudio, las empresas necesitan firmar electrónicamente principalmente estos tres tipos de documentos: órdenes de compra al 69%, facturas y recibos al 57%. Tienen razón ! De esta forma protegen aún más sus datos, ya que la firma electrónica de una factura electrónica permite identificar con certeza al firmante y garantiza la integridad del documento. Finalmente, mercados públicos al 50%. Desde el decreto de 15 de junio de 2012, para dar respuesta a las licitaciones digitales de contratos públicos, es obligatorio contar con un certificado de firma electrónica digital que cumpla con los requisitos de la norma vigente.

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica es un proceso técnico que permite vincular a los signatarios identificados a un documento y su aprobación tal, que en principio, la firma manuscrita. Este proceso garantiza la integridad de los documentos firmados (documentos legales, archivos, datos, etc.). Por tanto, la firma manuscrita escaneada debe cumplir determinados requisitos de integridad e identificación. para ser considerada una firma electrónica en el sentido legal del término.

Para crear una firma digital, debe obtener un certificado de firma, que prueba su identidad. Cuando envía una macro o un documento firmado digitalmente, también envía su certificado y clave pública. Los certificados son emitidos por una autoridad de certificación y, al igual que una licencia de conducir, pueden revocarse. Un certificado suele tener una validez de un año, después del cual el firmante debe renovar u obtener un nuevo certificado de firma para establecer la identidad.

Autoridad de certificación - Una autoridad de certificación es una entidad similar a una oficina notarial. Emite certificados digitales, los firma para verificar su validez y realiza un seguimiento de los certificados revocados o vencidos.

Definición tecnológica de la firma

El proceso técnico de firma electrónica se basa en un certificado electrónico emitido por una Autoridad de Certificación. Este es el responsable del proceso de emisión del certificado, una vez que la verificación de identidad ha sido realizada por otra entidad (autoridad de registro por ejemplo). También es responsable de mantener y publicar la lista de revocación de certificados que ha emitido. Una vez emitido, el certificado contiene las claves para asegurar la autenticidad del documento firmado así como su integridad. Sus claves se conocen como claves de cifrado (clave privada) y descifrado (clave pública)

Autoridad de certificación 

¿Quién emitirá el certificado? Es la Autoridad de Certificación que puede ser una empresa u organización. Ella entrega un certificado electrónico para validar la identidad de personas físicas o jurídicas. La Autoridad de Certificación actúa en su nombre: 

• Internamente: utilizando el certificado existente para la creación de credenciales de acceso, tarjetas de descifrado o firmas electrónicas para miembros de su organización. 
• Externamente: mediante la emisión de certificados que permitan el uso de la firma electrónica con sus representantes comerciales mediante un contrato probatorio preestablecido y validado.

Pero también puede actuar en nombre de terceros como Tercero de confianza reconocido: 

• A nivel nacional (en Francia reconocido por ANSSI): se convierte en un PSCO que cumple con el estándar nacional (RGS-General Safety Standard). 
• A nivel europeo (respetando los requisitos del Reglamento eIDAS): es un PSCQ que cumple la norma europea (a través de ANSSI, que es su organismo supervisor en Francia). Tenga en cuenta que los estándares europeos y nacionales no son los mismos. 
• A nivel internacional: no existen requisitos reconocidos internacionalmente. El enfoque sería determinar si existen acuerdos de reconocimiento cruzado entre proveedores nacionales o europeos y el país extranjero en cuestión. 

Se trata entonces de una iniciativa puramente privada y el proceso deberá repetirse en función de la evolución de la normativa de un lado o del otro.

El mercado de la firma digital

La mirada de profesionales en lo que respecta a la firma digital es muy positivo. El 85% cree que la firma electrónica tiene el mismo valor que la firma manuscrita. De hecho, eso es correcto. Para casi tres de cada cuatro organizaciones, las firmas electrónicas se refieren a menos de 100 documentos por mes. Cuatro de cada cinco empresas prefieren contar con el respaldo de un proveedor de servicios de confianza calificado y aprobado por ANSSI.

Pero este esfuerzo de digitalización parece, según los encuestados, desigual según el tamaño de las empresas consideradas: el 41% son pymes, el 53% son empresas medianas y solo el 25% son empresas muy pequeñas. Sin embargo, las soluciones de firma electrónica son sencillas de implementar y su costo es muy razonable.

La firma electrónica tiene valor legal desde la entrada en vigencia de la ley n ° 2000-230 del 13 de marzo de 2000. Indica que la firma digital cuenta con el consentimiento del firmante de la misma forma que la firma manuscrita.

Las mejores soluciones para crear una firma electrónica

Para firmar digitalmente un contrato de arrendamiento o incluso comprar una propiedad, y que tenga valor legal, debe pasar por un tercero de confianza. Muchas empresas tienen licencia para realizar validaciones legales de operaciones de seguridad, transacciones y almacenamiento. Si cada uno ofrece su propia solución, más o menos compleja o fácil de usar, su enfoque es relativamente similar: el procedimiento es un poco como una compra online, con autenticación mediante un código secreto por SMS. Este proceso es el siguiente:

• Utiliza sus credenciales para conectarse en línea al sitio de un tercero de confianza, o en caso de verificación de identidad calificada, o incluso su clave electrónica.
• Agrega el documento para firmar (Word, PDF, etc.).
• Invita a los firmantes después de ingresar sus datos de contacto (en particular, su número de teléfono móvil).
• Cada firmante recibirá una notificación de firma por correo electrónico y un código enviado por SMS para garantizar la seguridad de la firma.

Dicho esto, existen varias herramientas online que ofrecen el servicio de crear una firma electrónica y gestionar transacciones electrónicas, por supuesto algunas son de pago, otras son gratuitas con limitaciones en el nivel de funcionalidades disponibles. En la siguiente lista compartimos contigo la lista de las mejores soluciones para crear una firma electrónica que incluye las propuestas por los activadores France Num.

1. VENDER Y FIRMAR (oodrive)

Sell ​​& Sign es una creación francesa inventada y desarrollada en Marsella, en el corazón del Puerto Viejo. La empresa ofrece un solución completa para crear una firma electrónica, incluyendo la digitalización de los contratos, su cumplimiento, recogida de datos, así como la posibilidad de tener documentos firmados de forma remota, presencial u online. Sell ​​& Sign se distingue de la competencia al permitir la personalización de campos variables (Smartfields) en documentos digitalizados y al permitir la firma de documentos cara a cara incluso sin conexión a Internet, gracias a su modo offline.

Sell ​​& Sign es un activador de France Num. Esta solución de firma electrónica francesa ofrece una oferta de entrada, destinada a empresas muy pequeñas, desde 9,90 € sin impuestos al mes para 5 firmas (y 1,99 sin impuestos por firma adicional). Ofertas más completas están disponibles bajo petición. Sell ​​& Sign también ofrece la integración de su solución en las soluciones utilizadas por sus clientes.

2. DocuSign

Con más de 250 millones de usuarios, DocuSign es una de las mejores soluciones para crear una firma electrónica, pero también el más flexible. 

DocuSign se presenta como “la solución de firma electrónica más utilizada en el mundo”. Y su popularidad no se debe al azar: la herramienta, que se puede utilizar tanto en una computadora como en un teléfono inteligente, le permite firmar y hacer que cualquier documento sea firmado con facilidad. Precio: desde 9 € al mes (limitado a 5 documentos al mes).

3. Usted firma

Diseñado sobre todo para equipos de mayor o menor tamaño, Yousign no solo permite firmar online, pero también organizar los procesos relacionados, asignando los roles de firmante, aprobador, etc. o reiniciando automáticamente a las personas que aún no han firmado.

una herramienta de fácil acceso que le permite enviar, firmar y validar sus documentos electrónicos desde cualquier lugar. Además, Yousign es una estructura 100% francesa. Precio: Desde 25 € al mes por usuario.

4. Adobe Sign

El adobe gigante, Creador de formato PDF, también está presente en el sector de la firma electrónica con Adobe Sign. Este servicio ofrece a sus usuarios una serie de interesantes funciones para enviar y firmar sus documentos de forma virtual. También incluye un servicio de autenticación que garantiza la validez legal de las firmas. Precio: Desde 17 € al mes.

5. Consentimiento en vivo

La solución de firma electrónica francesa LiveConsent ofrece acceso básico desde 7 euros al mes. Cuente 19 euros por la versión completa. La interfaz simple es fácil de usar. Este servicio también ofrece una API que le permite vincular la solución a su sitio web, sus aplicaciones o su software (por ejemplo, para sus presupuestos y facturas).

6. Eversign

Eversign es un software de firma electrónica que proporciona a las pymes y grandes empresas una plataforma segura desde la que pueden aprobar, entregar y firmar documentos legalmente vinculantes en línea. La principal ventaja de este servicio es la automatización, que permite firmar documentos en lotes y también ofrece integración con varios servicios externos, a saber, Google Drive, Dropbox, etc. Eversign es una valiosa solución de firma electrónica por su ergonomía y sus características accesibles para todos. Precio: Existe una versión gratuita limitada a 5 documentos por mes. Los planes pagos comienzan en $ 9 por mes.

7. UniverSign

Universign es una opción en nuestra lista de las mejores soluciones de firma digital. Proveedor de servicios de confianza cualificado según la normativa europea eIDAS, Universign ofrece una plataforma SaaS para firma electrónica, sello electrónico y sellado de tiempo. Comprenderá que, a diferencia de algunos de sus competidores, Universign es una solución tranquilizadora. Su interfaz simple y ordenada permite al usuario ir directo al grano y cada problema parece tener su solución.. Precio: desde 45 € por paquete de 25 firmas.

8. firmarbien

Soluciones de firma electrónica simples, seguras y legales, todo en uno: esto es lo que ofrece SignWell (Docsketch), una herramienta de fácil acceso que le permite enviar, firma y valida tus documentos electrónicos desde cualquier lugar con un plan gratuito. Precio: versión gratuita limitada a 3 documentos al mes.

9. SignEasy

SignEasy es una forma sencilla de firmar documentos y enviarlos para su firma. Con SignEasy, las firmas son legalmente vinculantes y están respaldadas por una pista de auditoría digital. SignEasy es la herramienta para firma digital perfecta para aquellos que siempre están en movimiento. Precio: Desde $ 149 por año.

10. ObtenerAceptar

En línea desde 2018, GetAccept le promete facilidad y rapidez para firmar documentos en línea. Además, ofrece una prueba gratuita para evaluar sus diversas funciones.

Agregue firmas digitales en Word, Excel o PowerPoint

Una La firma digital invisible garantiza la autenticidad, integridad y origen del documento.. Puede agregar firmas digitales invisibles a documentos de Word, hojas de cálculo de Excel y presentaciones de PowerPoint. El botón Firmas aparece en la parte inferior de los documentos firmados. Además, para estos documentos, la información de la firma aparece en la sección Información que aparece después de hacer clic en la pestaña Archivo.

1. Click en la pestaña Fichier.
2. Cliquez sur Información.
3. Cliquez sur Protege el documento, Proteger el libro de trabajo ou Protege la presentación.
4. Cliquez sur Agregar una firma digital.
5. Lea el mensaje de Word, Excel o PowerPoint y luego haga clic en OK.
6. En el cuadro de diálogo Signo, en la zona Propósito de la firma de este documento, indique el motivo.
7. Cliquez sur Signo.

Una vez que el archivo esté firmado digitalmente, Aparece el botón Firmas y el archivo pasa a ser de solo lectura para evitar cualquier modificación..

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Firmar un documento de Word en la computadora

Si planea imprimir su documento, esta solución es rápida y fácil. De hecho, la función de línea de firma agrega un espacio a su documento que le permite firmar un documento impreso. Sin embargo, este método solo está disponible actualmente en Word para Windows. Si trabaja en Mac o Word en línea, o si prefiere agregue una firma rápida manuscrita directamente en Word Windows sin medidas de seguridad, consulte nuestra sección Insertar una firma manuscrita.

• Inicie Word para Windows y abra el documento en el que desea agregar una firma.
• En la cinta de funciones, haga clic en la pestaña Inserción.
• Cliquez sur Firma en la sección Texto.
• Una ventana titulada Configuración de la firma se visualiza. Complete los campos de información útil: el nombre del firmante, la función / cargo, etc. Haga clic en el botón OK para validar y cerrar la ventana.
• A continuación, aparecerá un cuadro de firma en su documento. Puedes colocarlo donde quieras. Cuando se selecciona la firma, use por ejemplo los botones Alinear a la izquierda, a la derecha ou Centrar pestaña HOME para posicionarlo. 
• Solo tienes que imprimir el documento para firmarlo a mano o guardarlo, en formato docx, para integrar una firma digital.

Firmar un documento de Word en Android o iPhone

Con este método, puede completar y firmar fácilmente formularios PDF recibidos por correo electrónico directamente desde su teléfono inteligente. Para hacer esto, necesitaremos descargar e instalar Adobe Fill & Sign en su teléfono inteligente. Se ofrece de forma gratuita y está disponible tanto en iOS eso en Android.

Desde la página de inicio de la aplicación, presione Seleccionar un formulario para completar y luego elija la fuente del documento. Para manipular, hacer zoom y moverse por el formulario, utilice siempre dos dedos.

Adobe Fill & Sign le permite poner una firma manuscrita en los documentos que completa. Toque el icono Firma en la parte inferior de la pantalla para Crea una nueva firma. La ventana de Adobe Rellenar y firmar debería cambiar a formato apaisado. Con el dedo, dibuje su firma asegurándose de usar la línea de base y presione Terminado. Mueva la firma en el recuadro previsto a tal efecto y, si es necesario, ajuste su tamaño mediante el icono que muestra una flecha bidireccional.

Cuando su documento esté completamente lleno, toque Listo para guardarlo en la aplicación o toque el botón Compartir para enviarlo por correo electrónico.

¿Cómo firmar digitalmente un archivo PDF?

Para firmar un archivo o formulario PDF, puede escribir o trazar su firma manuscrita o insertar una imagen de la misma. También puede agregar texto, incluido su nombre, empresa, cargo o fecha. Cuando guarda su PDF, la firma y el texto pasan a formar parte de él.

1. Abra el documento o formulario PDF para firmar.
2. Haga clic en el icono de la firma en la barra de herramientas. También puede seleccionar Herramientas> Rellenar y firmar o hacer clic en Rellenar y firmar en el panel derecho.
3. En la ventana que aparece, haz clic en Rellenar y firmar.
4. Los campos de formulario se detectan automáticamente. Coloque el cursor del mouse sobre uno de ellos para revelar un área azul. Haga clic en cualquier lugar del área azul, el cursor se colocará automáticamente en el lugar correcto. Ingrese su texto para completar el campo. 

Puedes elegir el color con el que rellenar el formulario PDF. Haga clic en el botón de color en el menú Rellenar y firmar y elija un color. De forma predeterminada, el color de la firma es el negro. Para mantener el color de la firma predeterminado, asegúrese de que la opción Conservar el color de la firma original no esté marcada.

Haga una firma en un documento PDF sin imprimirlo

Abra el software y el documento que desea firmar. Seleccione el icono en forma de pluma estilográfica, o vaya a "Herramientas" y elija "Completar y firmar".

Antes de firmar su documento, debe crear una firma, si aún no está hecho. Seleccione " Signo "En la parte superior de su documento, luego" Agregar firma".

Tienes tres posibilidades: " Cónica "Le permite escribir su nombre que aparece de forma manuscrita en el documento", Trazador »Le permite firmar como lo haría con un bolígrafo pero con el mouse de su computadora y finalmente puede importar firma realizado de antemano con un bolígrafo sobre una hoja de papel blanco, que ya ha digitalizado en su ordenador. Es posible registrar varios tipos de firmas.

Una vez que el documento esté firmado, seleccione nuevamente el icono de la pluma estilográfica y verá todas las firmas que guardó. Elija el que desea usar y haga clic donde se requiere su firma.

¿Qué garantiza una firma digital?

• Autenticidad. El firmante queda confirmado como tal.
• Honestidad. El contenido de un documento no ha sido alterado ni manipulado desde que fue firmado digitalmente.
• No repudio. Demuestre el origen del contenido firmado a todas las partes. El término repudio se refiere al acto de un signatario que rechaza cualquier conexión con el contenido firmado.
• Notarización electrónica. En ciertos casos, las firmas insertadas en archivos de Word, Excel o PowerPoint y con sello de tiempo por un servidor seguro de sello de tiempo tienen el valor de la certificación notarial electrónica.

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Para brindar estas garantías, el creador del contenido deberá firmarlo digitalmente con una firma que cumpla con los siguientes criterios:

• La firma digital es válida.
• El certificado asociado a la firma digital es efectivo (no caducado).
• Se aprueba a la persona o empresa firmante, también conocida como "editor".Importante: Se considera que los documentos firmados con una marca de tiempo válida tienen firmas válidas independientemente de la antigüedad o el estado de revocación del certificado de firma.
• El certificado asociado con la firma digital es emitido al editor firmante por una autoridad de certificación reconocida.

Finalmente, cabe señalar que la ley establece las condiciones para la validez de la firma electrónica. Requiere la presencia de un “proceso de identificación confiable”, es decir que debe permitir: garantizar la identidad del firmante; Garantizar la integridad del documento, es decir, probar que el documento firmado no ha sido modificado.

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