E-Signatur: Wie erstelle ich eine elektronische Signatur?

Erstellen Sie eine elektronische Signatur & E-Signatur : Mit der Verbreitung der Telearbeit aufgrund der Gesundheitskrise besteht die Möglichkeit, Dokumente aus der Ferne signieren ist für die Fortsetzung des administrativen und kommerziellen Austauschs unabdingbar geworden. Tatsächlich hat die elektronische Signatur den gleichen rechtlichen Wert wie die handschriftliche Unterschrift. Was ist die elektrische Signatur? Welche verschiedenen Typen gibt es? Wie unterschreibe ich ein Dokument mit einer elektronischen Signatur? Hier finden Sie alles Wissenswerte zu diesem ambitionierten Dossier.

Drei Viertel der Benutzer elektronischer Signaturen verwenden sie sowohl für von außen empfangene als auch für intern generierte Dokumente. Laut dieser Studie müssen Unternehmen hauptsächlich diese drei Arten von Dokumenten elektronisch signieren: Bestellungen zu 69 %, Rechnungen und Quittungen zu 57 %. Sie haben recht! Auf diese Weise schützen sie ihre Daten zusätzlich, denn durch die elektronische Signatur einer E-Rechnung kann der Unterzeichner sicher identifiziert und die Integrität des Dokuments gewährleistet werden. Schließlich öffentliche Märkte bei 50%. Seit dem Erlass vom 15. Juni 2012 zur Beantwortung digitaler Ausschreibungen für öffentliche Aufträge ist ein elektronisches Signaturzertifikat, das den Anforderungen der geltenden Norm entspricht, obligatorisch.

Was ist die elektronische Signatur?

Die elektronische Signatur ist ein technisches Verfahren, mit dem Identifizierte Unterzeichner an ein Dokument und dessen Genehmigung binden so dass grundsätzlich die eigenhändige Unterschrift. Dieser Prozess garantiert die Integrität der signierten Dokumente (Rechtsdokumente, Dateien, Daten usw.). Die gescannte handschriftliche Unterschrift muss daher bestimmte Integritäts- und Identifikationsanforderungen erfüllen. als elektronische Signatur im rechtlichen Sinne zu betrachten.

Um eine digitale Signatur zu erstellen, benötigen Sie ein Signaturzertifikat, die Ihre Identität nachweist. Wenn Sie ein Makro oder ein digital signiertes Dokument senden, senden Sie auch Ihr Zertifikat und Ihren öffentlichen Schlüssel. Zertifikate werden von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt und können wie ein Führerschein entzogen werden. Ein Zertifikat ist in der Regel ein Jahr gültig, danach muss der Unterzeichner zur Identitätsfeststellung erneuern oder ein neues Signaturzertifikat erwerben.

Zertifizierungsstelle - Eine Zertifizierungsstelle ist eine Einrichtung ähnlich einem Notariat. Es stellt digitale Zertifikate aus, signiert sie, um ihre Gültigkeit zu überprüfen, und verfolgt Zertifikate, die gesperrt oder abgelaufen sind.

Technologische Definition der Signatur

Das technische Verfahren der elektronischen Signatur basiert auf a von einer Zertifizierungsstelle ausgestelltes elektronisches Zertifikat. Dieser ist für den Zertifikatsausstellungsprozess verantwortlich, nachdem die Identitätsprüfung durch eine andere Instanz (z. B. Registrierungsstelle) durchgeführt wurde. Sie ist auch für die Pflege und Veröffentlichung der Sperrliste der von ihr ausgestellten Zertifikate verantwortlich. Nach der Ausstellung wird das Zertifikat enthält die Schlüssel zur Sicherstellung der Authentizität des signierten Dokuments sowie seiner Integrität. Seine Schlüssel werden als Verschlüsselungs- (privater Schlüssel) und Entschlüsselungsschlüssel (öffentlicher Schlüssel) bezeichnet

Zertifizierungsstelle 

Wer stellt das Zertifikat aus? Es ist die Zertifizierungsstelle, die ein Unternehmen oder eine Organisation sein kann. Sie liefert ein elektronisches Zertifikat zur Bestätigung der Identität juristischer oder natürlicher Personen. Die Zertifizierungsstelle handelt in ihrem Namen entweder: 

• Intern: Nutzung des vorhandenen Zertifikats zur Erstellung von Zutrittsausweisen, Entschlüsselungskarten oder elektronischen Signaturen für Mitglieder seiner Organisation. 
• Extern: durch die Ausstellung von Zertifikaten, die die Verwendung der elektronischen Signatur mit ihren Vertriebsmitarbeitern durch eine vorab erstellte und vorab validierte Nachweisvereinbarung ermöglichen.

Er kann aber auch als anerkannter Trusted Third Party im Auftrag Dritter tätig werden: 

• Auf nationaler Ebene (in Frankreich von ANSSI anerkannt): Es wird ein PSCO, das den nationalen Standard (RGS-General Safety Standard) erfüllt. 
• Auf europäischer Ebene (in Bezug auf die Anforderungen der eIDAS-Verordnung): Es handelt sich um ein PSCQ, das den europäischen Standard erfüllt (über ANSSI, seine Aufsichtsbehörde in Frankreich). Bitte beachten Sie, dass die europäischen und nationalen Normen nicht gleich sind. 
• Auf internationaler Ebene: Es gibt keine international anerkannten Anforderungen. Der Ansatz wäre, festzustellen, ob zwischen nationalen oder europäischen Anbietern und dem jeweiligen Ausland Vereinbarungen zur gegenseitigen Anerkennung bestehen. 

Es handelt sich dann um eine rein private Initiative, und der Prozess muss je nach Entwicklung der Vorschriften auf der einen oder anderen Seite wiederholt werden.

Der Markt für digitale Signaturen

Der Blick von Profis in Bezug auf die digitale Signatur ist sehr positiv. 85 % glauben, dass die elektronische Signatur den gleichen Wert hat wie die handschriftliche Unterschrift. Tatsächlich ist das richtig. Bei fast drei von vier Organisationen betreffen elektronische Signaturen weniger als 100 Dokumente pro Monat. Vier von fünf Unternehmen bevorzugen die Betreuung durch einen qualifizierten Vertrauensdienstleister, der von ANSSI zugelassen ist.

Doch dieser Digitalisierungsaufwand scheint den Befragten zufolge je nach Größe der betrachteten Unternehmen ungleichmäßig zu sein: 41 % sind KMU, 53 % sind mittelständische Unternehmen und nur 25 % sind Kleinstunternehmen. Elektronische Signaturlösungen sind jedoch einfach zu implementieren und ihre Kosten sind sehr vernünftig.

Die elektronische Signatur hat seit dem Inkrafttreten des Gesetzes Nr. 2000-230 vom 13. März 2000 einen rechtlichen Wert. Sie zeigt an, dass die digitale Signatur die Zustimmung des Unterzeichners in gleicher Weise wie die handschriftliche Unterschrift erfordert.

Beste Lösungen zum Erstellen einer elektronischen Signatur

Für einen einen Mietvertrag digital unterschreiben oder sogar eine Immobilie kaufen und dass sie einen rechtlichen Wert hat, müssen Sie sich an einen vertrauenswürdigen Dritten wenden. Viele Unternehmen sind lizenziert, um rechtliche Validierungen von Sicherheits-, Transaktions- und Speichervorgängen durchzuführen. Wenn sie jeweils eine eigene Lösung anbieten, mehr oder weniger komplex oder einfach zu bedienen, ist ihr Ansatz relativ ähnlich: Der Vorgang ist ein bisschen wie bei einem Online-Kauf, mit Authentifizierung über einen Geheimcode per SMS. Dieser Vorgang ist wie folgt:

• Sie verwenden Ihre Zugangsdaten, um sich online mit der Site eines vertrauenswürdigen Dritten oder im Falle einer qualifizierten Identitätsprüfung oder sogar Ihren elektronischen Schlüssel zu verbinden.
• Sie fügen das zu unterschreibende Dokument (Word, PDF usw.) hinzu.
• Sie laden die Unterzeichner nach Eingabe ihrer Kontaktdaten (insbesondere ihrer Handynummer) ein.
• Jeder Unterzeichner erhält eine Signaturbenachrichtigung per E-Mail und einen Code per SMS, um die Sicherheit der Signatur zu gewährleisten.

Davon abgesehen gibt es mehrere Online-Tools, die den Service zur Erstellung einer elektronischen Signatur und zur Verwaltung elektronischer Transaktionen anbieten, einige sind natürlich kostenpflichtig, andere sind mit Einschränkungen der verfügbaren Funktionalitäten kostenlos. In der folgenden Liste teilen wir Ihnen die Liste der besten Lösungen zur Erstellung einer elektronischen Signatur mit, die die von France Num-Aktivatoren vorgeschlagenen enthält.

1. VERKAUFEN & UNTERSCHREIBEN (oodrive)

Sell ​​& Sign ist eine französische Kreation, die in Marseille, im Herzen des Alten Hafens, erfunden und entwickelt wurde. Das Unternehmen bietet a Komplettlösung zur Erstellung einer elektronischen Signatur, einschließlich der Digitalisierung von Verträgen, deren Einhaltung, Datenerhebung sowie der Möglichkeit, Dokumente aus der Ferne, von Angesicht zu Angesicht oder online unterzeichnen zu lassen. Sell ​​& Sign hebt sich vom Wettbewerb dadurch ab, dass variable Felder (Smartfields) in digitalisierte Dokumente eingefügt und Dokumente dank Offline-Modus auch ohne Internetverbindung von Angesicht zu Angesicht signiert werden können.

Sell ​​& Sign ist ein France Num-Aktivator. Diese französische Lösung für elektronische Signaturen bietet ein Einstiegsangebot für sehr kleine Unternehmen ab 9,90 € zzgl. MwSt. pro Monat für 5 Unterschriften (und 1,99 zzgl. MwSt. pro zusätzlicher Unterschrift). Weitere Komplettangebote sind auf Anfrage erhältlich. Sell ​​& Sign bietet auch die Integration seiner Lösung in die von seinen Kunden verwendeten Lösungen an.

2. DocuSign

Mit über 250 Millionen Nutzern DocuSign ist eine der besten Lösungen zum Erstellen einer elektronischen Signatur, aber auch am flexibelsten. 

DocuSign präsentiert sich als „die am weitesten verbreitete elektronische Signaturlösung der Welt“. Und seine Popularität kommt nicht von ungefähr: Mit dem Tool, das sowohl auf dem Computer als auch auf dem Smartphone verwendet werden kann, können Sie jedes Dokument problemlos unterschreiben und signieren lassen. Preis: ab 9 € pro Monat (begrenzt auf 5 Dokumente pro Monat).

3. du unterschreibst

Vor allem für mehr oder weniger große Teams konzipiert, ermöglicht Yousign nicht nur online unterschreiben, sondern auch die dazugehörigen Prozesse organisieren, indem Sie die Rollen von Unterzeichner, Genehmiger etc. oder indem Personen, die noch nicht unterschrieben haben, automatisch neu gestartet werden.

ein leicht zugängliches Tool, mit dem Sie Ihre elektronischen Dokumente von überall aus senden, signieren und validieren können. Darüber hinaus ist Yousign eine 100% französische Struktur. Preis: Ab 25 € pro Monat pro Benutzer.

4. Adobe-Zeichen

Der riesige Adobe, PDF-Format-Ersteller, ist mit Adobe Sign auch im Bereich E-Signatur präsent. Dieser Dienst bietet seinen Nutzern eine Reihe interessanter Funktionen, um Ihre Dokumente virtuell zu versenden und zu signieren. Es beinhaltet auch einen Authentifizierungsdienst, der die Rechtsgültigkeit von Unterschriften garantiert. Preis: Ab 17 € pro Monat.

5. Live-Einwilligung

Die französische elektronische Signaturlösung LiveConsent bietet einen Basiszugang ab 7 Euro im Monat. Zählen Sie 19 Euro für die Vollversion. Die einfache Benutzeroberfläche ist einfach zu bedienen. Dieser Service bietet auch eine API, mit der Sie die Lösung mit Ihrer Website, Ihren Anwendungen oder Ihrer Software (zB für Ihre Angebote und Rechnungen) verknüpfen können.

6. Eversign

Eversign ist eine Software für elektronische Signaturen, die KMUs und großen Unternehmen eine sichere Plattform bietet, von der aus sie rechtsverbindliche Dokumente online genehmigen, ausliefern und unterschreiben können. Der große Vorteil dieses Dienstes ist die Automatisierung, die es ermöglicht, Dokumente in Stapeln unterschreiben und bietet auch die Integration mit mehreren externen Diensten, nämlich Google Drive, Dropbox usw. Eversign ist aufgrund seiner Ergonomie und seiner für alle zugänglichen Funktionen eine wertvolle Lösung für die elektronische Signatur. Preis: Es gibt eine kostenlose Version, die auf 5 Dokumente pro Monat begrenzt ist. Bezahlte Pläne beginnen bei 9 USD pro Monat.

7. UniverSign

Unisign ist eine Wahl auf unserer Liste der besten digitalen Signaturlösungen. Als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter gemäß der europäischen eIDAS-Verordnung bietet Universign eine SaaS-Plattform für elektronische Signatur, elektronisches Siegel und Zeitstempel. Sie werden verstehen, dass Universign im Gegensatz zu einigen seiner Konkurrenten eine beruhigende Lösung ist. Seine einfache und übersichtliche Benutzeroberfläche ermöglicht es dem Benutzer, direkt auf den Punkt zu kommen und jedes Problem scheint seine Lösung zu haben. Preis: ab 45 € für ein Paket mit 25 Unterschriften.

8. ZeichenWell

Einfache, sichere und rechtsgültige elektronische Signaturlösungen in einem: Das bietet SignWell (Docsketch), ein leicht zugängliches Tool, mit dem Sie signieren und validieren Sie Ihre elektronischen Dokumente von überall mit einem kostenlosen Plan. Preis: kostenlose Version begrenzt auf 3 Dokumente pro Monat.

9. SignEasy

SignEasy ist eine einfache Möglichkeit, Dokumente zu signieren und zur Unterschrift zu senden. Mit SignEasy sind Unterschriften rechtsverbindlich und werden durch einen digitalen Prüfpfad unterstützt. SignEasy ist das Werkzeug für perfekte digitale Signatur für alle, die immer unterwegs sind. Preis: Ab 149 $ pro Jahr.

10 Akzeptieren

GetAccept ist seit 2018 online und verspricht Ihnen eine einfache und schnelle Online-Unterzeichnung von Dokumenten. Darüber hinaus bietet es eine kostenlose Testversion, um die verschiedenen Funktionen zu testen.

Digitale Signaturen in Word, Excel oder PowerPoint hinzufügen

Die entsprechenden unsichtbare digitale Signatur garantiert die Authentizität, Integrität und Herkunft des Dokuments. Sie können Word-Dokumenten, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen unsichtbare digitale Signaturen hinzufügen. Die Schaltfläche Signaturen wird unten in signierten Dokumenten angezeigt. Darüber hinaus werden für diese Dokumente die Signaturinformationen im Abschnitt „Info“ angezeigt, der nach dem Klicken auf die Registerkarte „Datei“ angezeigt wird.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Fichier.
2. Klicken Sie auf Informationen.
3. Klicken Sie auf Dokument schützen, Schützen Sie die Arbeitsmappe ou Schützen Sie die Präsentation.
4. Klicken Sie auf Fügen Sie eine digitale Signatur hinzu.
5. Lesen Sie die Word-, Excel- oder PowerPoint-Nachricht und klicken Sie dann auf OK.
6. Im Dialogfeld Unterzeichnen, in der Zone Zweck der Unterzeichnung dieses Dokuments, Grund angeben.
7. Klicken Sie auf Unterzeichnen.

Sobald die Datei digital signiert ist, die Schaltfläche Signaturen wird angezeigt und die Datei wird schreibgeschützt, um Änderungen zu verhindern.

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Unterschreiben Sie ein Word-Dokument auf dem Computer

Wenn Sie Ihr Dokument drucken möchten, ist diese Lösung schnell und einfach. Tatsächlich fügt die Signaturzeilenfunktion Ihrem Dokument ein Leerzeichen hinzu, mit dem Sie ein gedrucktes Dokument unterschreiben können. Diese Methode ist derzeit jedoch nur in Word für Windows verfügbar. Wenn Sie auf einem Mac oder in Word online arbeiten, oder wenn Sie es vorziehen Fügen Sie ohne Sicherheitsmaßnahmen eine schnelle handschriftliche Unterschrift direkt in Word Windows hinzu, siehe unseren Abschnitt Einfügen einer eigenhändigen Unterschrift.

• Starten Sie Word für Windows und öffnen Sie das Dokument, in dem Sie eine Signatur hinzufügen möchten.
• Klicken Sie im Funktionsband auf die Registerkarte Einfügen.
• Klicken Sie auf Signature im Textbereich.
• Ein Fenster mit dem Titel Signaturkonfiguration wird angezeigt. Füllen Sie die nützlichen Informationsfelder aus: Name des Unterzeichners, Funktion / Titel usw. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK um das Fenster zu bestätigen und zu schließen.
• In Ihrem Dokument erscheint dann ein Unterschriftenfeld. Sie können es überall platzieren, wo Sie möchten. Wenn die Signatur ausgewählt ist, verwenden Sie zum Beispiel die Schaltflächen Links, rechts ausrichten ou Center Tab Home um es zu positionieren. 
• Anschließend müssen Sie das Dokument nur noch ausdrucken, um es von Hand zu unterschreiben, oder es speichern – im docx-Format – um eine digitale Signatur einzubinden.

Unterschreiben Sie ein Word-Dokument auf Android oder iPhone

Mit dieser Methode können Sie per E-Mail erhaltene PDF-Formulare ganz einfach direkt von Ihrem Smartphone aus ausfüllen und unterschreiben. Dazu müssen wir Adobe Fill & Sign herunterladen und auf Ihrem Smartphone installieren. Kostenlos angeboten und verfügbar sowohl auf iOS das auf Android.

Drücken Sie auf der Startseite der Anwendung auf Formular zum Ausfüllen auswählen und wählen Sie dann die Quelle des Dokuments. Verwenden Sie zum Bearbeiten, Zoomen und Verschieben des Formulars immer zwei Finger.

Mit Adobe Fill & Sign können Sie die von Ihnen ausgefüllten Dokumente handschriftlich unterschreiben. Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf das Signatursymbol, um Erstellen Sie eine neue Signatur. Das Adobe Fill & Sign-Fenster sollte sich in das Querformat ändern. Zeichnen Sie mit Ihrem Finger Ihre Unterschrift, achten Sie darauf, dass Sie die Grundlinie verwenden, und drücken Sie Fertig. Verschieben Sie die Signatur in das dafür vorgesehene Kästchen und passen Sie ggf. deren Größe über das Symbol mit dem Zwei-Wege-Pfeil an.

Wenn Ihr Dokument vollständig ausgefüllt ist, tippen Sie auf Fertig, um es in der App zu speichern, oder tippen Sie auf die Schaltfläche zum Teilen, um es per E-Mail zurückzusenden.

Wie signiere ich eine PDF-Datei digital?

Um eine PDF-Datei oder ein Formular zu unterschreiben, können Sie Ihre handschriftliche Unterschrift eingeben oder nachverfolgen oder ein Bild davon einfügen. Sie können auch Text hinzufügen, einschließlich Ihres Namens, Ihrer Firma, Ihres Titels oder Ihres Datums. Wenn Sie Ihr PDF speichern, werden die Signatur und der Text Teil davon.

1. Öffnen Sie das Dokument oder das PDF-Formular, um es zu unterschreiben.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Signatursymbol. Sie können auch Extras > Ausfüllen und unterschreiben auswählen oder im rechten Bereich auf Ausfüllen und unterschreiben klicken.
3. Klicken Sie im angezeigten Fenster auf Ausfüllen und unterschreiben.
4. Formularfelder werden automatisch erkannt. Platzieren Sie den Mauszeiger über einem von ihnen, um einen blauen Bereich anzuzeigen. Klicken Sie irgendwo in den blauen Bereich, der Cursor wird automatisch an der richtigen Stelle platziert. Geben Sie Ihren Text ein, um das Feld auszufüllen. 

Sie können die Farbe auswählen, mit der das PDF-Formular ausgefüllt werden soll. Klicken Sie im Menü „Füllen und unterschreiben“ auf die Schaltfläche „Farbe“ und wählen Sie eine Farbe aus.Standardmäßig ist die Signaturfarbe Schwarz. Um die Standardsignaturfarbe beizubehalten, stellen Sie sicher, dass die Option Originalsignaturfarbe beibehalten deaktiviert ist.

Unterschreiben Sie ein PDF-Dokument, ohne es auszudrucken

Öffnen Sie die Software und das Dokument, das Sie signieren möchten. Wählen Sie das Symbol in Form von a Federstift, oder gehen Sie zu "Extras" und wählen Sie "Ausfüllen und unterschreiben".

Bevor Sie Ihr Dokument unterschreiben, müssen Sie eine Signatur erstellen, falls noch nicht geschehen. Wählen " Unterzeichnen "Dann ganz oben in Ihrem Dokument" Signatur hinzufügen".

Sie haben drei Möglichkeiten: " Kegel "Erlaubt Ihnen, Ihren Namen zu schreiben, der handschriftlich im Dokument erscheint," Tracer »Ermöglichen Sie es, wie mit einem Stift zu unterschreiben, aber mit Ihrer Computermaus und Sie können es endlich Signatur importieren zuvor mit einem Stift auf einem weißen Blatt Papier durchgeführt, das Sie bereits am Computer digitalisiert haben. Es ist möglich, verschiedene Arten von Signaturen zu registrieren.

Wenn das Dokument unterschrieben ist, wählen Sie erneut das Füllfederhalter-Symbol und Sie sehen alle gespeicherten Unterschriften. Wählen Sie die gewünschte aus und klicken Sie auf die Stelle, an der Ihre Unterschrift erforderlich ist.

Was garantiert eine digitale Signatur?

• Authentizität. Der Unterzeichner wird als solcher bestätigt.
• Integrität. Der Inhalt eines Dokuments wurde seit seiner digitalen Signatur nicht verändert oder manipuliert.
• Nichtabstreitbarkeit. Beweisen Sie allen Parteien die Herkunft des signierten Inhalts. Der Begriff Zurückweisung bezieht sich auf die Handlung eines Unterzeichners, die jegliche Verbindung mit dem signierten Inhalt ablehnt.
• Elektronische Beglaubigung. In bestimmten Fällen haben Signaturen, die in Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien eingefügt und von einem sicheren Zeitstempelserver mit einem Zeitstempel versehen wurden, den Wert einer elektronischen Beglaubigung.

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Um diese Garantien zu bieten, muss der Ersteller des Inhalts ihn mit einer Signatur digital signieren, die die folgenden Kriterien erfüllt:

• Die digitale Signatur ist gültig.
• Das mit der digitalen Signatur verknüpfte Zertifikat ist gültig (nicht abgelaufen).
• Die unterzeichnende Person oder Firma, auch „Herausgeber“ genannt, wird genehmigt.Wichtig: Signierte Dokumente mit einem gültigen Zeitstempel gelten unabhängig vom Alter oder Widerrufsstatus des Signaturzertifikats als gültig signiert.
• Das der digitalen Signatur zugeordnete Zertifikat wird dem signierenden Herausgeber von einer anerkannten Zertifizierungsstelle ausgestellt.

Abschließend sei darauf hingewiesen, dass das Gesetz die Bedingungen für die Gültigkeit der elektronischen Signatur festlegt. Es erfordert das Vorhandensein eines „zuverlässigen Identifizierungsverfahrens“, d. h. dass es Folgendes ermöglichen muss: die Identität des Unterzeichners zu garantieren; die Integrität des Dokuments garantieren, d. h. beweisen, dass das signierte Dokument nicht verändert wurde.

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