E-signatur: Hvordan opretter man en elektronisk signatur?

Opret en elektronisk signatur og E-signatur : Med udbredelsen af ​​fjernarbejde på grund af sundhedskrisen er muligheden for underskrive dokumenter på afstand er blevet afgørende for at fortsætte administrative og kommercielle udvekslinger. Den elektroniske signatur har nemlig samme juridiske værdi som den håndskrevne signatur. Hvad er den elektriske signatur? Hvad er de forskellige typer? Hvordan underskriver man et dokument med en elektronisk signatur? Her er alt, hvad du behøver at vide om denne ambitiøse sag.

Tre fjerdedele af elektroniske signaturbrugere bruger det på både dokumenter modtaget udefra og genereret internt. Ifølge denne undersøgelse skal virksomheder primært underskrive disse tre typer dokumenter elektronisk: indkøbsordrer på 69 %, fakturaer og kvitteringer 57 %. De har ret! Ved at gøre dette beskytter de deres data endnu mere, da at underskrive en e-regning elektronisk gør det muligt for underskriveren at blive identificeret med sikkerhed og garanterer dokumentets integritet. Endelig offentlige markeder på 50%. Siden dekretet af 15. juni 2012 om at reagere på digitale udbud af offentlige kontrakter, er det obligatorisk at have et elektronisk digitalt signaturcertifikat, der opfylder kravene i den gældende standard.

Hvad er den elektroniske signatur?

Den elektroniske signatur er en teknisk proces, der tillader binde identificerede underskrivere til et dokument og dets godkendelse sådan, at i princippet den håndskrevne underskrift. Denne proces garanterer integriteten af ​​underskrevne dokumenter (juridiske dokumenter, filer, data osv.). Den scannede håndskrevne signatur skal derfor opfylde visse integritets- og identifikationskrav. at betragte som en elektronisk signatur i begrebets juridiske forstand.

For at oprette en digital signatur skal du anskaffe et signaturcertifikat, som beviser din identitet. Når du sender en makro eller et digitalt signeret dokument, sender du også dit certifikat og offentlige nøgle. Certifikater udstedes af en certificeringsmyndighed og kan ligesom et kørekort inddrages. Et certifikat er normalt gyldigt i et år, hvorefter underskriveren skal forny eller indhente et nyt underskriftscertifikat for at fastslå identitet.

Certificeringsmyndighed - En certificeringsmyndighed er en enhed, der ligner et notarkontor. Den udsteder digitale certifikater, underskriver dem for at bekræfte deres gyldighed og holder styr på certifikater, der er blevet tilbagekaldt eller udløbet.

Teknologisk definition af signaturen

Den tekniske proces for elektronisk signatur er baseret på en elektronisk certifikat udstedt af en certificeringsmyndighed. Denne er ansvarlig for certifikatudstedelsesprocessen, når identitetsverifikationen er blevet udført af en anden enhed (registreringsmyndighed for eksempel). Den er også ansvarlig for at vedligeholde og offentliggøre spærringslisten over certifikater, som den har udstedt. Når certifikatet er udstedt indeholder nøglerne til at sikre ægtheden af ​​det underskrevne dokument samt dets integritet. Dens nøgler er kendt som krypteringsnøgler (privat nøgle) og dekrypteringsnøgler (offentlig nøgle).

Certificeringsmyndighed 

Hvem udsteder certifikatet? Det er certificeringsmyndigheden, som kan være en virksomhed eller en organisation. Hun leverer et elektronisk certifikat til validering af juridiske eller fysiske personers identitet. Certificeringsmyndigheden handler på dens vegne enten: 

• Internt: Brug af det eksisterende certifikat til oprettelse af adgangsmærker, dekrypteringskort eller elektroniske signaturer for medlemmer af sin organisation. 
• Eksternt: ved at udstede certifikater, der tillader brugen af ​​den elektroniske signatur med sine salgsrepræsentanter ved hjælp af en på forhånd etableret og forhåndsvalideret bevisaftale.

Men det kan også handle på vegne af tredjeparter som en anerkendt betroet tredjepart: 

• På nationalt plan (i Frankrig anerkendt af ANSSI): det bliver en PSCO, der opfylder den nationale standard (RGS-General Safety Standard). 
• På europæisk plan (med respekt for kravene i eIDAS-forordningen): det er en PSCQ, som opfylder den europæiske standard (via ANSSI, som er dets tilsynsorgan i Frankrig). Bemærk venligst, at de europæiske og nationale standarder ikke er de samme. 
• På internationalt plan: Der er ingen internationalt anerkendte krav. Fremgangsmåden ville være at afgøre, om der er krydsanerkendelsesaftaler mellem nationale eller europæiske udbydere og det pågældende udland. 

Det er så et rent privat initiativ, og processen vil skulle gentages afhængigt af udviklingen i lovgivningen på den ene eller den anden side.

Markedet for digitale signaturer

Blikket af fagfolk med hensyn til den digitale signatur er meget positiv. 85 % mener, at den elektroniske signatur har samme værdi som den håndskrevne signatur. Det er faktisk rigtigt. For næsten tre ud af fire organisationer vedrører elektroniske signaturer mindre end 100 dokumenter om måneden. Fire ud af fem virksomheder foretrækker at blive støttet af en kvalificeret tillidstjenesteudbyder godkendt af ANSSI.

Men denne digitaliseringsindsats ser ifølge respondenterne ud til at være ujævn afhængig af størrelsen af ​​de virksomheder, der tages i betragtning: 41 % er SMV'er, 53 % er mellemstore virksomheder, og kun 25 % er meget små virksomheder. Elektroniske signaturløsninger er dog enkle at implementere, og deres omkostninger er meget rimelige.

Den elektroniske signatur har en juridisk værdi siden ikrafttrædelsen af ​​lov nr. 2000-230 af 13. marts 2000. Den indikerer, at den digitale signatur engagerer underskriverens samtykke på samme måde som den håndskrevne signatur.

Bedste løsninger til at oprette en elektronisk signatur

For at digitalt underskrive en lejekontrakt eller endda købe en ejendom, og at den har juridisk værdi, skal du gå gennem en betroet tredjepart. Mange virksomheder har licens til at udføre juridiske valideringer af sikkerheds-, transaktions- og lagringsoperationer. Hvis de tilbyder hver deres løsning, mere eller mindre kompleks eller nem at bruge, er deres tilgang relativt ens: Fremgangsmåden minder lidt om et onlinekøb, med autentificering via en hemmelig kode på SMS. Denne proces er som følger:

• Du bruger dine legitimationsoplysninger til at oprette forbindelse online til webstedet for en betroet tredjepart, eller i tilfælde af kvalificeret identitetsbekræftelse eller endda din elektroniske nøgle.
• Du tilføjer dokumentet til at underskrive (word, PDF osv.).
• Du inviterer underskriverne efter at have indtastet deres kontaktoplysninger (især deres mobilnummer).
• Hver underskriver vil modtage en signaturmeddelelse via e-mail og en kode sendt på SMS for at sikre signaturens sikkerhed.

Når det er sagt, er der adskillige onlineværktøjer, der tilbyder tjenesten med at oprette en elektronisk signatur og administrere elektroniske transaktioner, selvfølgelig er nogle gebyrerbare, andre er gratis med begrænsninger på niveauet af tilgængelige funktionaliteter. I den følgende liste deler vi med dig listen over de bedste løsninger til at skabe en elektronisk signatur, som inkluderer dem, der er foreslået af France Num-aktivatorer.

1. SÆLG & SKRIV under (odrev)

Sell ​​​​& Sign er en fransk kreation opfundet og udviklet i Marseille, i hjertet af den gamle havn. Virksomheden tilbyder en komplet løsning til at skabe en elektronisk signatur, herunder digitalisering af kontrakter, deres overholdelse, dataindsamling, samt muligheden for at få dokumenter fjernunderskrevet, ansigt til ansigt eller online. Sell ​​& Sign skiller sig ud fra konkurrenterne ved at tillade, at variable felter kan personaliseres (Smartfields) til at blive indsat i digitaliserede dokumenter og ved at tillade dokumenter at blive signeret ansigt til ansigt, selv uden internetforbindelse, takket være dens offline-tilstand.

Sell ​​& Sign er en France Num-aktivator. Denne franske elektroniske signaturløsning tilbyder et adgangstilbud, beregnet til meget små virksomheder, fra € 9,90 ekskl. moms pr. måned for 5 underskrifter (og 1,99 ekskl. moms pr. ekstra signatur). Mere komplette tilbud er tilgængelige på anmodning. Sell ​​& Sign tilbyder også integration af sin løsning i de løsninger, som kunderne bruger.

2. DocuSign

Med over 250 millioner brugere, DocuSign er en af ​​de bedste løsninger til at skabe en elektronisk signatur, men også den mest fleksible. 

DocuSign præsenterer sig selv som "den mest udbredte elektroniske signaturløsning i verden". Og dets popularitet skyldes ikke tilfældigheder: Værktøjet, som kan bruges både på en computer og på en smartphone, giver dig mulighed for nemt at underskrive og få ethvert dokument underskrevet. Pris: fra € 9 pr. måned (begrænset til 5 dokumenter pr. måned).

3. Du underskriver

Designet frem for alt til hold af mere eller mindre store størrelser, tillader Yousign ikke kun underskrive online, men også organisere de relaterede processer ved at tildele rollerne som underskriver, godkender osv. eller ved automatisk at genstarte personer, der endnu ikke har skrevet under.

et let tilgængeligt værktøj, der giver dig mulighed for at sende, underskrive og validere dine elektroniske dokumenter hvor som helst. Derudover er Yousign en 100% fransk struktur. Pris: Fra 25 € per måned per bruger.

4. Adobe-tegn

Den gigantiske Adobe, PDF-format skaber, er også til stede i e-signatursektoren med Adobe Sign. Denne service tilbyder sine brugere en række interessante funktioner til at sende og signere dine dokumenter virtuelt. Det inkluderer også en autentificeringstjeneste, der garanterer underskrifternes juridiske gyldighed. Pris: Fra 17 € pr. måned.

5. LiveConsent

Den franske elektroniske signaturløsning LiveConsent tilbyder grundlæggende adgang fra 7 euro om måneden. Tæl 19 euro for den fulde version. Den enkle grænseflade er nem at bruge. Denne service tilbyder også en API, som giver dig mulighed for at linke løsningen til din hjemmeside, dine applikationer eller din software (f.eks. til dine tilbud og fakturaer).

6. Eversign

Eversign er elektronisk signatursoftware, der giver SMV'er og store virksomheder en sikker platform, hvorfra de kan godkende, levere og underskrive juridisk bindende dokumenter online. Den store fordel ved denne service er automatisering, som gør det muligt underskrive dokumenter i partier og tilbyder også integration med flere eksterne tjenester nemlig Google Drive, Dropbox mv. Eversign er en værdifuld elektronisk signaturløsning for dens ergonomi og dens funktioner, der er tilgængelige for alle. Pris: Der er en gratis version begrænset til 5 dokumenter om måneden. Betalte planer starter ved $ 9 pr. måned.

7. UniverSign

Universign er et valg på vores liste over de bedste digitale signaturløsninger. Kvalificeret tillidstjenesteudbyder i henhold til den europæiske eIDAS-forordning, Universign tilbyder en SaaS-platform til elektronisk signatur, elektronisk segl og tidsstempling. Du vil forstå, i modsætning til nogle af sine konkurrenter, er Universign en betryggende løsning. Dens enkle og overskuelige grænseflade giver brugeren mulighed for at komme direkte til sagen, og hvert problem ser ud til at have sin løsning. Pris: fra 45 € for en pakke med 25 underskrifter.

8. SignWell

Enkle, sikre og lovlige elektroniske signaturløsninger alt i én: dette er, hvad SignWell (Docsketch) tilbyder, et let tilgængeligt værktøj, der giver dig mulighed for at sende, underskriv og valider dine elektroniske dokumenter fra hvor som helst med et gratis abonnement. Pris: gratis version begrænset til 3 dokumenter om måneden.

9. Tegn let

SignEasy er en nem måde at underskrive dokumenter og sende dem til underskrift. Med SignEasy er signaturer juridisk bindende og understøttet af et digitalt revisionsspor. SignEasy er værktøjet til perfekt digital signatur til dem, der altid er på farten. Pris: Starter ved $ 149 om året.

10. GetAccept

Online siden 2018, GetAccept lover dig nem og hurtig underskrift af dokumenter online. Derudover tilbyder den en gratis prøveperiode for at evaluere dens forskellige funktioner.

Tilføj digitale signaturer i Word, Excel eller PowerPoint

A usynlig digital signatur garanterer dokumentets autenticitet, integritet og oprindelse. Du kan tilføje usynlige digitale signaturer til Word-dokumenter, Excel-regneark og PowerPoint-præsentationer. Knappen Signaturer vises i bunden af ​​underskrevne dokumenter. Derudover vises signaturoplysningerne for disse dokumenter i sektionen Info, der vises efter klik på fanen Filer.

1. Klik på fanen Fichier.
2. Klik Oplysninger.
3. Klik Beskyt dokumentet, Beskyt projektmappen ou Beskyt præsentationen.
4. Klik Tilføj en digital signatur.
5. Læs Word-, Excel- eller PowerPoint-meddelelsen, og klik derefter på OK.
6. I dialogboksen tegn, i zonen Formålet med at underskrive dette dokument, angiv årsagen.
7. Klik tegn.

Når filen er digitalt signeret, knappen Signaturer vises, og filen bliver skrivebeskyttet for at forhindre enhver ændring.

At læse: Top - 5 bedste gratis PDF til Word-konverterere uden installation

Underskriv et Word-dokument på computeren

Hvis du planlægger at udskrive dit dokument, er denne løsning hurtig og nem. Faktisk tilføjer signaturlinjefunktionen et mellemrum til dit dokument, så du kan underskrive et udskrevet dokument. Denne metode er dog i øjeblikket kun tilgængelig i Word til Windows. Hvis du arbejder på Mac eller i Word online, eller hvis du foretrækker det tilføje en hurtig håndskrevet signatur direkte i Word Windows uden sikkerhedsforanstaltninger, se vores afsnit Indsættelse af en håndskrevet signatur.

• Start Word til Windows, og åbn det dokument, hvor du vil tilføje en signatur.
• Klik på fanen i funktionsbåndet Indsættelse.
• Klik underskrift i tekstafsnittet.
• Et vindue med titlen Signaturkonfiguration vises. Udfyld de nyttige informationsfelter: underskriverens navn, funktionen/titlen osv. Klik på knappen OK for at validere og lukke vinduet.
• Der vises en signaturboks i dit dokument. Du kan placere den hvor som helst du vil. Når signaturen er valgt, brug f.eks. knapperne Juster til venstre, højre ou Centrum fanen Hjem at placere den. 
• Alt du skal gøre derefter er at udskrive dokumentet for at underskrive det i hånden eller gemme det - i docx-format - for at integrere en digital signatur.

Underskriv et Word-dokument på Android eller iPhone

Med denne metode kan du nemt udfylde og underskrive PDF-formularer modtaget via e-mail direkte fra din smartphone. For at gøre dette skal vi downloade og installere Adobe Fill & Sign på din smartphone. Tilbydes gratis og tilgængelig både på iOS det på Android.

Fra applikationens startside skal du trykke på Vælg en formular, der skal udfyldes, og vælg derefter kilden til dokumentet. Brug altid to fingre for at manipulere, zoome og flytte rundt i formularen.

Adobe Fill & Sign giver dig mulighed for at sætte en håndskrevet signatur på de dokumenter, du udfylder. Tryk på signaturikonet nederst på skærmen for at Opret en ny signatur. Adobe Fill & Sign-vinduet skal ændres til liggende format. Brug din finger til at tegne din signatur, sørg for at bruge basislinjen og tryk Afsluttet. Flyt signaturen i boksen, der er beregnet til dette formål, og juster om nødvendigt dens størrelse ved at bruge ikonet, der viser en to-vejs pil.

Når dit dokument er fuldt udfyldt, skal du trykke på Udført for at gemme det i appen eller trykke på deleknappen for at sende det tilbage med e-mail.

Hvordan underskriver man en PDF-fil digitalt?

For at underskrive en PDF-fil eller -formular kan du skrive eller spore din håndskrevne signatur eller indsætte et billede af den. Du kan også tilføje tekst, herunder dit navn, firma, titel eller dato. Når du gemmer din PDF, bliver signaturen og teksten en del af den.

1. Åbn dokumentet eller PDF-formularen for at underskrive.
2. Klik på signaturikonet på værktøjslinjen. Du kan også vælge Værktøjer> Udfyld og underskriv eller klik på Udfyld og underskriv i højre rude.
3. Klik på Udfyld og underskriv i vinduet, der vises.
4. Formularfelter registreres automatisk. Placer musemarkøren over en af ​​dem for at afsløre et blåt område. Klik hvor som helst i det blå område, markøren vil automatisk blive placeret på det rigtige sted. Indtast din tekst for at udfylde feltet. 

Du kan vælge den farve, som PDF-formularen skal udfyldes med. Klik på farveknappen i Fyld & Sign-menuen, og vælg en farve. Som standard er signaturfarven sort. For at beholde standardsignaturfarven skal du sørge for, at indstillingen Behold original signaturfarve ikke er markeret.

Lav en signatur på et PDF-dokument uden at udskrive det

Åbn softwaren og det dokument, du vil underskrive. Vælg ikonet i form af en fjerpen, eller gå til "Værktøjer" og vælg "Udfyld og underskriv".

Før du underskriver dit dokument, skal du oprette en signatur, hvis det ikke er gjort endnu. Vælg " tegn "Overst i dit dokument, så" Tilføj signatur".

Du har tre muligheder: " Taper "Giver dig mulighed for at skrive dit navn, som vises på en håndskrevet måde i dokumentet," tegne »Giver dig mulighed for at underskrive, som du ville gøre med en kuglepen, men med din computermus, og du kan endelig import signatur udføres på forhånd med en kuglepen på et ark hvidt papir, som du allerede har digitaliseret på din computer. Det er muligt at registrere flere typer underskrifter.

Når dokumentet er underskrevet, skal du vælge fyldepen-ikonet igen, og du vil se alle de signaturer, du har gemt. Vælg den, du vil bruge, og klik, hvor din signatur er påkrævet.

Hvad garanterer en digital signatur?

• ægthed. Underskriveren bekræftes som sådan.
• Integritet. Indholdet af et dokument er ikke blevet ændret eller manipuleret, siden det blev digitalt underskrevet.
• Ikke-afvisning. Bevis oprindelsen af ​​det signerede indhold til alle parter. Udtrykket afvisning refererer til en underskrivers handling, der afviser enhver forbindelse til det underskrevne indhold.
• Elektronisk notarisering. I visse tilfælde har signaturer indsat i Word-, Excel- eller PowerPoint-filer og tidsstemplet af en sikker tidsstemplingsserver værdien af ​​elektronisk notarisering.

Se også: 10 bedste alternativer til Monday.com til at administrere dine projekter & Swiss Transfer - Top Secure Tool til at overføre store filer

For at give disse garantier skal indholdsskaberen underskrive det digitalt med en signatur, der opfylder følgende kriterier:

• Den digitale signatur er gyldig.
• Certifikatet, der er knyttet til den digitale signatur, er gyldigt (ikke udløbet).
• Den underskrivende person eller virksomhed, også kendt som "udgiveren", er godkendt.Vigtig: Underskrevne dokumenter med et gyldigt tidsstempel anses for at have gyldige signaturer uanset underskriftsbevisets alder eller tilbagekaldelsesstatus.
• Certifikatet, der er knyttet til den digitale signatur, udstedes til den underskrivende udgiver af en anerkendt certificeringsmyndighed.

Endelig skal det bemærkes, at loven opstiller betingelserne for gyldigheden af ​​den elektroniske signatur. Det kræver tilstedeværelsen af ​​en "pålidelig identifikationsproces", det vil sige, at den skal gøre det muligt at: garantere underskriverens identitet; garantere dokumentets integritet, dvs. bevise, at det underskrevne dokument ikke er blevet ændret.

Glem ikke at dele artiklen på Facebook og Twitter!