E-Signature: Com crear una signatura electrònica?

Crea una signatura electrònica i una signatura electrònica : Amb l'expansió del teletreball per la crisi sanitària, l'opció de signar documents a distància s'ha convertit en essencial per continuar els intercanvis administratius i comercials. De fet, la signatura electrònica té el mateix valor legal que la signatura manuscrita. Què és la signatura elèctrica? Quins són els diferents tipus? Com signar un document amb una signatura electrònica? Aquí teniu tot el que necessiteu saber sobre aquest ambiciós dossier.

Tres quartes parts dels usuaris de signatura electrònica l'utilitzen tant en documents rebuts de l'exterior com generats internament. Segons aquest estudi, les empreses han de signar electrònicament principalment aquests tres tipus de documents: ordres de compra en un 69%, factures i rebuts un 57%. Tenen raó! D'aquesta manera, protegeixen encara més les seves dades, ja que la signatura electrònica d'una factura electrònica permet identificar amb certesa el signant i garantir la integritat del document. Finalment, mercats públics al 50%. Des del decret de 15 de juny de 2012, per donar resposta a les convocatòries digitals de licitació de contractes públics, és obligatori disposar d'un certificat de signatura digital electrònica que compleixi els requisits de la norma vigent.

Què és la signatura electrònica?

La signatura electrònica és un procés tècnic que permet vincular els signants identificats amb un document i la seva aprovació tal, que en principi, la signatura manuscrita. Aquest procés garanteix la integritat dels documents signats (documents legals, fitxers, dades, etc.). Per tant, la signatura manuscrita escanejada ha de complir certs requisits d'integritat i identificació. ser considerada una signatura electrònica en el sentit legal del terme.

Per crear una signatura digital, cal obtenir un certificat de signatura, que demostra la teva identitat. Quan envieu una macro o un document signat digitalment, també envieu el vostre certificat i la clau pública. Els certificats són emesos per una autoritat de certificació i, com un permís de conduir, es poden revocar. Un certificat sol ser vàlid durant un any, després del qual el signant ha de renovar o obtenir un nou certificat de signatura per tal d'establir la identitat.

Autoritat de certificació - Una autoritat de certificació és una entitat similar a una oficina notarial. Emet certificats digitals, els signa per verificar-ne la validesa i fa un seguiment dels certificats que han estat revocats o caducats.

Definició tecnològica de la signatura

El procés tècnic de signatura electrònica es basa en a certificat electrònic emès per una autoritat de certificació. Aquest és el responsable del procés d'emissió del certificat, un cop la verificació d'identitat ha estat realitzada per una altra entitat (autoritat de registre per exemple). També s'encarrega de mantenir i publicar la llista de revocació dels certificats que hagi expedit. Un cop expedit, el certificat conté les claus per garantir l'autenticitat del document signat així com la seva integritat. Les seves claus es coneixen com a claus de xifratge (clau privada) i de desxifrat (clau pública).

Autoritat de Certificació 

Qui emetrà el certificat? És l'Autoritat de Certificació que pot ser una empresa o una organització. Ella lliura un certificat electrònic per validar la identitat de les persones físiques o jurídiques. L'Autoritat de Certificació actua en nom seu: 

• Internament: utilitzant el certificat existent per a la creació de distintius d'accés, targetes de desxifrat o signatures electròniques per als membres de la seva organització. 
• Externament: mitjançant l'emissió de certificats que permeten l'ús de la signatura electrònica amb els seus representants comercials mitjançant un acord de prova preestablert i prevalidat.

Però també pot actuar en nom de tercers com a tercer de confiança reconegut: 

• A nivell nacional (a França reconegut per l'ANSSI): es converteix en un PSCO que compleix la norma nacional (RGS-General Safety Standard). 
• A nivell europeu (amb el respecte dels requisits del Reglament eIDAS): és un PSCQ que compleix la norma europea (via ANSSI, que és el seu organisme de supervisió a França). Tingueu en compte que els estàndards europeus i nacionals no són els mateixos. 
• A nivell internacional: no hi ha requisits reconeguts internacionalment. L'enfocament seria determinar si hi ha acords de reconeixement creuat entre proveïdors nacionals o europeus i el país estranger en qüestió. 

Aleshores és una iniciativa purament privada i el procés s'haurà de repetir en funció de l'evolució de la normativa d'una o altra banda.

El mercat de la signatura digital

La mirada de professionals pel que fa a la signatura digital és molt positiu. El 85% creu que la signatura electrònica té el mateix valor que la signatura manuscrita. De fet, això és correcte. Per a gairebé tres de cada quatre organitzacions, les signatures electròniques es refereixen a menys de 100 documents al mes. Quatre de cada cinc empreses prefereixen rebre el suport d'un proveïdor de serveis de confiança qualificat i aprovat per l'ANSSI.

Però aquest esforç de digitalització sembla, segons els enquestats, desigual segons la mida de les empreses considerades: el 41% són pimes, el 53% són empreses mitjanes i només el 25% són empreses molt petites. Tanmateix, les solucions de signatura electrònica són senzilles d'implementar i el seu cost és molt raonable.

La signatura electrònica té valor legal des de l'entrada en vigor de la Llei n° 2000-230 de 13 de març de 2000. Indica que la signatura digital implica el consentiment del signatari de la mateixa manera que la signatura manuscrita.

Les millors solucions per crear una signatura electrònica

Tirar signar digitalment un contracte d'arrendament o fins i tot comprar una propietat, i que tingui valor legal, cal passar per un tercer de confiança. Moltes empreses tenen llicència per realitzar validacions legals d'operacions de seguretat, transaccions i emmagatzematge. Si cadascun ofereix la seva solució, més o menys complexa o fàcil d'utilitzar, el seu plantejament és relativament semblant: el procediment és una mica com una compra online, amb autenticació mitjançant un codi secret per SMS. Aquest procés és el següent:

• Utilitzeu les vostres credencials per connectar-vos en línia al lloc d'un tercer de confiança, o en cas de verificació d'identitat qualificada, o fins i tot la vostra clau electrònica.
• Afegiu el document a signar (word, PDF, etc.).
• Convideu els signants després d'introduir les seves dades de contacte (en particular, el seu número de mòbil).
• Cada signant rebrà una notificació de signatura per correu electrònic i un codi enviat per SMS per garantir la seguretat de la signatura.

Dit això, hi ha diverses eines en línia que ofereixen el servei de creació de signatura electrònica i gestió de transaccions electròniques, per descomptat, algunes són de pagament, altres són gratuïtes amb limitacions en el nivell de funcionalitats disponibles. A la següent llista compartim amb vosaltres la llista de les millors solucions per crear una signatura electrònica que inclou les proposades pels activadors de France Num.

1. VENDER I FIRMAR (oodrive)

Sell ​​& Sign és una creació francesa inventada i desenvolupada a Marsella, al cor del Port Vell. L'empresa ofereix a solució completa per crear una signatura electrònica, inclosa la digitalització dels contractes, el seu compliment, recollida de dades, així com la possibilitat de tenir documents signats a distància, presencial o online. Sell ​​& Sign destaca de la competència per permetre la personalització de camps variables (Smartfields) en els documents digitalitzats i per la signatura de documents cara a cara fins i tot sense connexió a Internet, gràcies al seu mode offline.

Sell ​​& Sign és un activador de France Num. Aquesta solució de signatura electrònica francesa ofereix una oferta d'entrada, destinada a empreses molt petites, des de 9,90 € sense IVA al mes per 5 firmes (i 1,99 sense IVA per signatura addicional). Hi ha ofertes més completes disponibles a petició. Sell ​​& Sign també ofereix la integració de la seva solució a les solucions utilitzades pels seus clients.

2. DocuSign

Amb més de 250 milions d'usuaris, DocuSign és una de les millors solucions per crear una signatura electrònica, però també la més flexible. 

DocuSign es presenta com "la solució de signatura electrònica més utilitzada al món". I la seva popularitat no es deu a l'atzar: l'eina, que es pot utilitzar tant en un ordinador com en un telèfon intel·ligent, permet signar i tenir signat qualsevol document amb facilitat. Preu: a partir de 9 € al mes (limitat a 5 documents al mes).

3. Tu signes

Dissenyat sobretot per a equips de mida més o menys gran, Yousign no només ho permet signar en línia, però també organitzar els processos relacionats, assignant les funcions de signant, aprovador, etc. o rellançant automàticament les persones que encara no han signat.

una eina de fàcil accés que us permet enviar, signar i validar els vostres documents electrònics des de qualsevol lloc. A més, Yousign és una estructura 100% francesa. Preu: A partir de 25 € al mes per usuari.

4. Signe d'Adobe

El gegant Adobe, Creador de format PDF, també està present en el sector de la signatura electrònica amb Adobe Sign. Aquest servei ofereix als seus usuaris una sèrie de funcions interessants per enviar i signar els vostres documents de manera virtual. També inclou un servei d'autenticació que garanteix la validesa legal de les signatures. Preu: Des de 17 € al mes.

5. Consentiment en directe

La solució francesa de signatura electrònica LiveConsent ofereix un accés bàsic des de 7 euros al mes. Compteu 19 euros per a la versió completa. La interfície senzilla és fàcil d'utilitzar. Aquest servei també ofereix una API que us permet enllaçar la solució al vostre lloc web, a les vostres aplicacions o al vostre programari (per exemple, per als vostres pressupostos i factures).

6. Eversign

Eversign és un programari de signatura electrònica que ofereix a les pimes i grans empreses una plataforma segura des de la qual poden aprovar, lliurar i signar documents legalment vinculants en línia. El principal avantatge d'aquest servei és l'automatització, que ho permet signar documents per lots i també ofereix integració amb diversos serveis externs com Google Drive, Dropbox, etc. Eversign és una valuosa solució de signatura electrònica per la seva ergonomia i les seves característiques accessibles a tothom. Preu: Hi ha una versió gratuïta limitada a 5 documents al mes. Els plans de pagament comencen a partir de 9 dòlars al mes.

7. UniverSign

Universign és una opció a la nostra llista de les millors solucions de signatura digital. Proveïdor de serveis de confiança qualificat segons la normativa europea eIDAS, Universign ofereix una plataforma SaaS per a signatura electrònica, segell electrònic i segell de temps. Entendreu que, a diferència d'alguns dels seus competidors, Universign és una solució tranquil·litzadora. La seva interfície senzilla i ordenada permet a l'usuari anar directament al punt i cada problema sembla tenir la seva solució. Preu: a partir de 45 € per un pack de 25 firmes.

8. Signeu bé

Solucions de signatura electrònica senzilles, segures i legals tot en una: això és el que ofereix SignWell (Docsketch), una eina de fàcil accés que permet enviar, Signa i valida els teus documents electrònics des de qualsevol lloc amb un pla gratuït. Preu: versió gratuïta limitada a 3 documents al mes.

9. Signeasy

SignEasy és una manera senzilla de signar documents i enviar-los per signar-los. Amb SignEasy, les signatures són legalment vinculants i tenen el suport d'una pista d'auditoria digital. SignEasy és l'eina per a signatura digital perfecta per a aquells que estan sempre en moviment. Preu: a partir de 149 dòlars anuals.

10. GetAccept

En línia des del 2018, GetAccept us promet facilitat i rapidesa per signar documents en línia. A més, ofereix una prova gratuïta per avaluar les seves diferents característiques.

Afegiu signatures digitals a Word, Excel o PowerPoint

La La signatura digital invisible garanteix l'autenticitat, integritat i origen del document. Podeu afegir signatures digitals invisibles a documents de Word, fulls de càlcul Excel i presentacions de PowerPoint. El botó Signatures apareix a la part inferior dels documents signats. A més, per a aquests documents, la informació de la signatura apareix a la secció Informació que apareix després de fer clic a la pestanya Fitxer.

1. Feu clic a la pestanya Fichier.
2. fer clic a Informació.
3. fer clic a Protegir el document, Protegiu el llibre de treball ou Protegir la presentació.
4. fer clic a Afegiu una signatura digital.
5. Llegiu el missatge de Word, Excel o PowerPoint i, a continuació, feu clic OK.
6. Al quadre de diàleg Signe, a la zona Finalitat de la signatura d'aquest document, indica el motiu.
7. fer clic a Signe.

Un cop el fitxer estigui signat digitalment, apareix el botó Signatures i el fitxer passa a ser de només lectura per evitar qualsevol modificació.

Per llegir: Top: els 5 millors convertidors gratuïts de PDF a Word sense instal·lació

Signar un document de Word a l'ordinador

Si teniu previst imprimir el vostre document, aquesta solució és ràpida i senzilla. De fet, la funció de línia de signatura afegeix un espai al document que us permet signar un document imprès. Tanmateix, actualment aquest mètode només està disponible a Word per a Windows. Si treballeu a Mac o Word en línia, o si ho preferiu afegiu una signatura manuscrita ràpida directament a Word Windows sense mesures de seguretat, consulteu la nostra secció Inserció d'una signatura manuscrita.

• Inicieu Word per a Windows i obriu el document al qual voleu afegir una signatura.
• A la cinta de funcions, feu clic a la pestanya inserció.
• fer clic a Signatura a la secció Text.
• Una finestra titulada Configuració de la signatura es mostra. Ompliu els camps d'informació útil: el nom del signatari, la funció/títol, etc. Feu clic al botó OK per validar i tancar la finestra.
• Aleshores apareixerà un quadre de signatura al document. Pots col·locar-lo on vulguis. Quan la signatura estigui seleccionada, utilitzeu, per exemple, els botons Alinear esquerra, dreta ou Centre fitxa benvinguda per posicionar-lo. 
• Aleshores només cal imprimir el document per signar-lo a mà o desar-lo -en format docx- per integrar una signatura digital.

Signa un document de Word a Android o iPhone

Amb aquest mètode, podeu omplir i signar fàcilment els formularis PDF rebuts per correu electrònic directament des del vostre telèfon intel·ligent. Per fer-ho, haurem de descarregar i instal·lar Adobe Fill & Sign al vostre telèfon intel·ligent. S'ofereix de forma gratuïta i està disponible tant a iOS això endavant Android.

Des de la pàgina d'inici de l'aplicació, premeu Selecciona un formulari per omplir i després selecciona l'origen del document. Per manipular, fer zoom i moure's pel formulari, utilitzeu sempre dos dits.

Adobe Fill & Sign us permet posar una signatura manuscrita als documents que empleneu. Toqueu la icona Signatura a la part inferior de la pantalla per fer-ho Crea una signatura nova. La finestra Adobe Fill & Sign hauria de canviar a format horitzontal. Amb el dit, dibuixeu la vostra signatura assegurant-vos que feu servir la línia de base i premeu Acabat. Mou la signatura a la casella prevista a aquest efecte i, si cal, ajusta-ne la mida mitjançant la icona que mostra una fletxa bidireccional.

Quan el document estigui completament emplenat, toqueu Fet per desar-lo a l'aplicació o toqueu el botó de compartir per enviar-lo per correu electrònic.

Com signar digitalment un fitxer PDF?

Per signar un fitxer PDF o un formulari, podeu escriure o rastrejar la vostra signatura manuscrita o inserir-ne una imatge. També podeu afegir text, inclòs el vostre nom, empresa, títol o data. Quan deseu el PDF, la signatura i el text en formen part.

1. Obriu el document o el formulari PDF per signar.
2. Feu clic a la icona de signatura a la barra d'eines. També podeu seleccionar Eines> Omplir i signar o fer clic a Omplir i signar al panell dret.
3. A la finestra que apareix, feu clic a Emplenar i signar.
4. Els camps del formulari es detecten automàticament. Col·loca el cursor del ratolí sobre un d'ells per revelar una àrea blava. Feu clic a qualsevol lloc de l'àrea blava, el cursor es col·locarà automàticament al lloc correcte. Introduïu el vostre text per omplir el camp. 

Podeu triar el color amb el qual voleu omplir el formulari PDF. Feu clic al botó de color del menú Omplir i signar i trieu un color. De manera predeterminada, el color de la signatura és negre. Per mantenir el color de la signatura predeterminat, assegureu-vos que l'opció Mantén el color de la signatura original estigui desmarcada.

Feu una signatura en un document PDF sense imprimir-lo

Obriu el programari i el document que voleu signar. Seleccioneu la icona en forma de a ploma ploma, o aneu a "Eines" i trieu "Emplenar i signar".

Abans de signar el document, cal que crear una signatura, si encara no s'ha fet. Seleccioneu " Signe "A la part superior del document, doncs" Afegeix signatura".

Tens tres possibilitats: " Taper "Us permet escriure el vostre nom que apareix de manera manuscrita al document", dibuixar »Et permet signar com ho faries amb un bolígraf però amb el ratolí de l'ordinador i finalment pots signatura d'importació realitzat prèviament amb un bolígraf sobre un full de paper blanc, que ja teniu digitalitzat a l'ordinador. És possible registrar diversos tipus de signatures.

Un cop signat el document, torneu a seleccionar la icona de la ploma estilogràfica i veureu totes les signatures que heu desat. Trieu el que voleu utilitzar i feu clic a on cal la vostra signatura.

Què garanteix una signatura digital?

• autenticitat. El signatari queda confirmat com a tal.
• integritat. El contingut d'un document no ha estat alterat ni manipulat des que es va signar digitalment.
• No repudi. Proveu l'origen del contingut signat a totes les parts. El terme repudi es refereix a l'acte d'un signatari que rebutja qualsevol connexió amb el contingut signat.
• Acreditació electrònica. En determinats casos, les signatures inserides en fitxers Word, Excel o PowerPoint i marcades amb l'hora per un servidor segur de segell de temps tenen el valor de la notarització electrònica.

Descobreix també: 10 millors alternatives a Monday.com per gestionar els vostres projectes & Swiss Transfer: l'eina més segura per transferir fitxers grans

Per oferir aquestes garanties, el creador del contingut l'ha de signar digitalment amb una signatura que compleixi els criteris següents:

• La signatura digital és vàlida.
• El certificat associat a la signatura digital és efectiu (no caducat).
• S'aprova la persona o empresa signant, també coneguda com a "editor".Important: Es considera que els documents signats amb una marca de temps vàlida tenen signatures vàlides independentment de l'edat o l'estat de revocació del certificat de signatura.
• El certificat associat a la signatura digital l'emet una autoritat de certificació reconeguda a l'editor signant.

Finalment, cal destacar que la llei estableix les condicions per a la validesa de la signatura electrònica. Requereix la presència d'un “procés d'identificació fiable”, és a dir, que ha de permetre: garantir la identitat del signatari; garantir la integritat del document, és a dir, demostrar que el document signat no ha estat modificat.

No oblideu compartir l'article a Facebook i Twitter!