✔️ Comment utiliser le suivi des modifications dans Google Docs
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Google Docs est un excellent outil pour collaborer sur des projets impliquant plusieurs personnes. Par exemple, les utilisateurs peuvent facilement identifier et modifier les modifications apportées à un document en utilisant une fonctionnalité similaire à la fonctionnalité bien connue de suivi des modifications dans Word.
Cependant, au lieu de l’appeler Change Tracking, Google Docs l’appelle Editing and Suggestion. Dans cet article, nous examinons comment vous pouvez facilement suivre les modifications lorsque vous utilisez Google Docs.
Suivi des modifications : Microsoft Word contre Google Docs
Dans Google Docs, vous pouvez créer un document à partager avec d’autres personnes afin qu’elles puissent collaborer et ajouter des recommandations ou des suggestions sans supprimer le texte d’origine. Plus tard, vous pourrez accepter, rejeter ou modifier ces modifications et suggestions. Ce mode fonctionne un peu comme le suivi des modifications dans Microsoft Word, mais dans Google Docs, il s’appelle Suggestions. Les deux fonctionnalités fonctionnent de la même manière, à l’exception que Google Docs enregistre les modifications en temps réel, contrairement à Word, où les utilisateurs doivent enregistrer et partager à plusieurs reprises les documents modifiés.
Comment activer le mode suggestion dans Google Docs
Que vous modifiiez un document ou cherchiez à suggérer des modifications au fichier de quelqu’un d’autre, vous devez activer le mode de suggestion. Voici comment vous pouvez le faire sur un bureau :
Étape 1: Ouvrez le document pertinent dans Google Docs dans un navigateur.
Étape 2– Appuyez sur l’icône en forme de crayon dans le coin supérieur droit du ruban et sélectionnez « Suggestions » dans le menu.
Étape 3: Lorsque ce mode est activé, vous pouvez modifier le texte. Cliquez sur un mot et modifiez-le comme bon vous semble. Vous pouvez même supprimer le mot entier ou le remplacer par un autre. Chaque modification créera un commentaire avec des instructions telles que « Remplacer X par Y ». Les commentaires peuvent être acceptés ou supprimés. D’autres peuvent également répondre facilement à vos commentaires via la section Répondre à côté de la zone de mise en page du document et demander des éclaircissements, si nécessaire. Les changements seront visibles dans le texte, également écrit dans une couleur différente (vert).
Si vous ne disposez pas des autorisations de commentateur ou d’éditeur, vous devez cliquer sur « Demander l’accès à la modification » pour informer le propriétaire du fichier qu’il devra modifier les autorisations du fichier.
Alternativement, vous pouvez laisser des indices même à partir du mode édition. Mettez en surbrillance le texte pour lequel vous souhaitez laisser une suggestion et appuyez sur l’icône verte « Suggérer des modifications » à droite.
Si vous travaillez avec une application Google Docs sur un appareil mobile, appuyez sur les trois points dans le coin supérieur droit de l’écran. Activez ensuite « Suggérer des modifications » pour activer l’option et lancer les suggestions.
Comment partager votre document avec d’autres
Lorsqu’il s’agit de collaborer avec d’autres personnes, vous devrez les inviter à travailler sur un document. Pour cela, vous devrez d’abord partager votre document avec eux. Voilà comment.
Étape 1: Ouvrez Google Docs dans un navigateur sur votre ordinateur, cliquez sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit.
Étape 2: lorsqu’un menu de partage s’ouvre, vous pouvez ajouter les adresses e-mail des personnes pour partager votre document avec elles.
Étape 3: Après avoir ajouté des e-mails, ajoutez l’autorisation appropriée aux collaborateurs pour modifier le document. Cliquez sur la liste déroulante à côté du champ d’adresse pour choisir les autorisations appropriées : lecteur, commentateur ou éditeur.
étape 5– Lorsque vous ajoutez des personnes et que vous leur attribuez des autorisations appropriées, vous pouvez cliquer sur le bouton Soumettre dans le coin inférieur droit.
étape 6: Alternativement, vous pouvez générer un lien unique à partager avec vos collaborateurs. Cliquez sur l’option « Copier le lien », ajustez les autorisations correspondantes. Comme pour toute personne disposant du lien, vous ne pouvez que visualiser, commenter ou modifier. Ou vous pouvez limiter aux personnes sélectionnées.
Si vous souhaitez partager votre document à partir de l’application Google Docs sur mobile, appuyez à nouveau sur le menu à trois points, puis sélectionnez « Partager et exporter ». Suivez les étapes décrites ci-dessus pour continuer le processus.
Comment accepter/rejeter toutes les modifications suggérées
Vous pouvez accepter ou rejeter toutes les modifications suggérées. Cette option vous permet de gagner du temps, car vous n’aurez pas besoin d’approuver ou de rejeter manuellement chaque commentaire individuellement.
Étape 1: Ouvrez votre document Google Docs dans un navigateur sur votre ordinateur et cliquez sur l’onglet Outils en haut.
Étape 2: Sélectionnez « Revoir les modifications suggérées ».
Étape 3: Une boîte apparaîtra dans le coin supérieur droit de l’écran. À partir de là, vous pouvez sélectionner Accepter ou Refuser toutes les modifications. Il existe également des options pour accepter ou rejeter les modifications suggérées individuelles.
Dans les applications mobiles Google Docs, vous ne pouvez accepter ou refuser des commentaires qu’individuellement. Dans le document Google Docs, appuyez sur l’astuce, puis appuyez sur « Afficher l’astuce » dans la barre flottante. Appuyez sur la coche ou la croix le rejeter ou l’accepter, respectivement.
Comment ajouter des commentaires à Google Docs
Les commentaires vous permettent de communiquer facilement les modifications et les mises à jour à vos collaborateurs dans Google Docs. C’est ainsi que vous pouvez les ajouter sur la version de bureau.
Étape 1: Ouvrez votre document dans Google Docs dans un navigateur.
Étape 2: Mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez commenter et cliquez sur l’icône bleue « Ajouter un commentaire » qui apparaît sur le côté droit du document.
Étape 3: Rédigez votre commentaire puis cliquez sur ‘Commentaire’.
Contrairement aux suggestions qui modifient le texte, les commentaires mettent simplement en évidence le(s) mot(s) en question. Lorsqu’un autre éditeur visualise le document, il lui suffit d’appuyer sur le bouton coche pour le supprimer.
Dans l’application mobile Google Docs, appuyez longuement sur le morceau de texte auquel vous souhaitez ajouter un commentaire et un petit menu apparaîtra. Appuyez ensuite sur les trois points à la fin et sélectionnez « Ajouter un commentaire ».
Comment utiliser l’historique des révisions pour suivre les modifications
Google Docs vous permet de revenir aux versions précédentes de votre projet grâce à une fonctionnalité appelée « Historique des révisions », car Google garde une trace de toutes les modifications que vous avez apportées. C’est une fonctionnalité très utile si vous êtes curieux de voir comment un projet a évolué au fil du temps.
Étape 1: Ouvrez le document dans Google Docs dans le navigateur de bureau.
Étape 2: Cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche, sélectionnez « Historique des versions » et choisissez « Afficher l’historique des versions » dans le menu.
Étape 3: choisissez la version que vous souhaitez restaurer dans le panneau Historique des versions.
Étape 4: Appuyez sur le menu à trois points à côté de chaque version pour la renommer, puis cliquez sur l’option « Nommer cette version ».
Des collaborations plus fluides
Les collaborations peuvent fonctionner beaucoup mieux avec Google Docs pour suivre les modifications. Donc, si vous êtes également impliqué dans un projet avec plusieurs personnes, vous pouvez vraiment faciliter les choses pour tout le monde. De plus, vous pouvez également vous familiariser avec l’utilisation des retraits de paragraphe dans Google Docs.
SOURCE : Reviews News
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