☑️ Comment créer et gérer des projets dans Google Docs
– Reviews News
Pour contrer la croissance des outils de productivité modulaires sur le marché, Google a projeté Google Docs comme le compagnon idéal pour faire le travail. Avec de nombreux plugins Smart Canvas, Google Docs a fait tourner les têtes ces derniers temps. L’un de ces ajouts est l’utilisation de Docs comme outil de gestion de projet entre les membres de l’équipe. Voici comment vous pouvez créer et gérer des projets dans Google Docs.
En mai 2022, Google a introduit deux nouveaux ajouts à la toile intelligente pour améliorer la collaboration. Grâce aux options de liste déroulante et aux modèles de tableau, il est plus facile que jamais de gérer des projets et des tâches dans Google Docs. Nous allons créer un projet à partir de zéro, ajouter des détails pertinents et enfin inviter les membres de l’équipe à le gérer dans cet article. Commençons.
Explorer les modèles de tableau
Les modèles de tableaux sont diverses bases de données prêtes à l’emploi selon vos préférences. C’est ainsi que vous pouvez utiliser les bons modèles.
Étape 1: Ouvrez Google Chrome ou n’importe quel navigateur de bureau, tapez docs.new dans la barre d’adresse et appuyez sur Entrée pour ouvrir un nouveau document Docs.
Étape 3: Sélectionnez Insérer en haut et choisissez l’option Tableau dans le menu déroulant.
Étape 4: Dans l’option Tableaux, sélectionnez Modèles de tableau et cochez les modèles de gestion de projet par défaut.
Vous pouvez également taper @ et sélectionner un modèle pertinent dans le menu déroulant. Ici, nous utiliserons la feuille de route du produit pour commencer.
Créer une base de données de projet
Maintenant que vous avez ajouté un modèle de tableau pertinent à Google Docs, il est temps de le personnaliser selon vos préférences.
Ajouter, supprimer des colonnes et des lignes
Le modèle de feuille de route produit par défaut comporte quatre colonnes et quatre lignes. Cela peut ne pas être suffisant pour tout le monde. Ajoutons quelques blocs supplémentaires au mélange.
Étape 1: Pour ajouter une colonne, survolez la cellule du haut.
Étape 2: Vous verrez un petit menu flottant qui apparaît sur la capture d’écran ci-dessous.
Étape 3: Sélectionnez l’icône + pour insérer une colonne à droite.
De même, vous pouvez déplacer le côté gauche et cliquer sur l’icône + pour ajouter une autre ligne. Vous pouvez faire glisser et déposer des lignes et des colonnes dans Google Docs à tout moment.
Pour déplacer un raw, survolez la première cellule, faites glisser et déposez en utilisant le menu à six points. Vous pouvez utiliser le même menu flottant (voir capture d’écran ci-dessus), cliquer sur l’icône à six points et modifier la position de la colonne.
Utiliser et personnaliser les options du menu déroulant
C’est ce qu’on appelle officiellement des puces déployables ; vous permet de voir rapidement l’état du projet. C’est ainsi que vous pouvez ajouter de nouvelles options de liste déroulante et modifier celles existantes avec un code couleur. Tout d’abord, laissez-nous vous montrer comment les mettre en œuvre dans n’importe quelle cellule.
Étape 1: Dans votre document Google Docs, sélectionnez une cellule dans laquelle vous souhaitez implémenter la fonction de liste déroulante.
Étape 2: Type @menu déroulant et sélectionnez-le dans la suggestion.
Étape 3: Vous pouvez créer une nouvelle liste déroulante en fonction de vos besoins ou en sélectionner une existante : statut de révision, statut de publication, oui/non.
Étape 4: Faites de même pour toutes les cellules concernées.
Une fois que vous avez ajouté un menu déroulant, vous pouvez le personnaliser avec plus d’options.
Personnaliser les options de la liste déroulante
C’est ainsi que vous pouvez personnaliser les options de la liste déroulante et ajouter de nouvelles options de statut.
Étape 1: Cliquez sur la flèche vers le bas à côté d’un menu déroulant.
Étape 2: Sélectionnez Ajouter/Modifier les options.
Étape 3: Vous pouvez modifier le nom du modèle, sa position d’état et même le supprimer à l’aide de l’icône de suppression.
Étape 4: Cliquez sur l’option Nouveau en bas pour ajouter une nouvelle option et lui donner un nom pertinent.
Étape 5 : Vous pouvez cliquer sur le menu des couleurs et sélectionner l’option de couleur.
Étape 6 : Une fois que vous avez cliqué sur Enregistrer, vous avez le choix entre deux options.
Juste cet exemple : La modification s’appliquera uniquement à la liste déroulante de sélection.
S’applique à tous: Vous devez utiliser cette option. Les modifications seront appliquées à toutes les barres déroulantes avec les mêmes propriétés.
Vous pouvez créer autant de menus déroulants que vous le souhaitez et les ajouter à n’importe quelle colonne ou ligne d’un document Google Docs.
Ajouter des notes et des fichiers associés
Étant donné que Google Docs est étroitement intégré à Google Drive, vous pouvez facilement ajouter des fichiers de référence à partir de Docs, Sheets et Slides.
Étape 1: Écrivez le @ symbole dans une cellule et continuez à taper le nom du document.
Étape 2: Google Docs affichera les fichiers pertinents de votre compte Drive.
Étape 3: Sélectionnez un fichier et ajoutez-le à votre base de données.
Vous pouvez également ajouter des notes auxquelles les membres de votre équipe pourront se référer.
Partager des documents Google
Maintenant que vous avez le document Google Docs parfait avec tous les détails pertinents du projet, vous pouvez inviter les membres de votre équipe.
Étape 1: Cliquez sur le bouton Partager en haut.
Étape 2: Ajoutez les identifiants de messagerie des personnes, donnez-leur l’autorisation requise et cliquez sur le bouton Soumettre.
Maîtrisez Google Docs
Vous n’avez plus besoin de basculer entre un outil de gestion de projet dédié et Google Docs. Vous pouvez essayer le canevas intelligent dans Docs et reproduire la même expérience au même endroit. Bien sûr, cela ne correspond pas aux outils avancés comme Asana, Jira ou AirTable qui sont livrés avec l’automatisation et d’autres fonctionnalités. Mais c’est toujours un début prometteur pour Google, et nous avons hâte de voir comment l’entreprise s’appuie sur des bases solides.
SOURCE : Reviews News
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