Sinatura electrónica: como crear unha sinatura electrónica?

Crear unha sinatura electrónica e sinatura electrónica : Coa expansión do teletraballo pola crise sanitaria, a opción de asinar documentos de forma remota tornouse esencial para continuar os intercambios administrativos e comerciais. De feito, a sinatura electrónica ten o mesmo valor legal que a sinatura manuscrita. Que é a sinatura eléctrica? Cales son os distintos tipos? Como asinar un documento cunha sinatura electrónica? Aquí tes todo o que necesitas saber sobre este ambicioso dossier.

Tres cuartas partes dos usuarios de sinatura electrónica utilízana tanto en documentos recibidos de fóra como xerados internamente. Segundo este estudo, as empresas precisan asinar electronicamente principalmente estes tres tipos de documentos: pedidos de compra nun 69%, facturas e recibos nun 57%. Teñen razón! Con iso, protexen aínda máis os seus datos, xa que a sinatura electrónica dunha factura electrónica permite identificar con certeza ao asinante e garantir a integridade do documento. Por último, os mercados públicos ao 50%. Dende o decreto do 15 de xuño de 2012, para dar resposta ás convocatorias dixitais de licitación de contratos públicos, é obrigatorio dispor dun certificado de sinatura dixital electrónica que cumpra os requisitos da norma vixente.

Que é a sinatura electrónica?

A sinatura electrónica é un proceso técnico que permite vincular aos asinantes identificados a un documento e á súa aprobación tal, que en principio, a sinatura manuscrita. Este proceso garante a integridade dos documentos asinados (documentos legais, ficheiros, datos, etc.). Polo tanto, a sinatura manuscrita dixitalizada debe cumprir certos requisitos de integridade e identificación. para ser considerada unha sinatura electrónica no sentido legal do termo.

Para crear unha sinatura dixital, debes obter un certificado de sinatura, que proba a túa identidade. Cando envías unha macro ou un documento asinado dixitalmente, tamén envías o teu certificado e a chave pública. Os certificados son emitidos por unha autoridade de certificación e, como un carné de conducir, poden ser revogados. Un certificado adoita ter unha validez dun ano, despois do cal o asinante debe renovar ou obter un novo certificado de sinatura para establecer a súa identidade.

Autoridade de certificación - Unha autoridade de certificación é unha entidade similar a unha oficina notarial. Emite certificados dixitais, asínaos para verificar a súa validez e fai un seguimento dos certificados que foron revogados ou caducados.

Definición tecnolóxica da sinatura

O proceso técnico de sinatura electrónica baséase en a certificado electrónico expedido por una autoridad de certificación. Este é o responsable do proceso de emisión do certificado, unha vez que a verificación de identidade foi realizada por outra entidade (autoridade de rexistro, por exemplo). Así mesmo, correspóndelle manter e publicar a listaxe de revogación dos certificados que emitiu. Unha vez emitido, o certificado contén as claves para garantir a autenticidade do documento asinado así como a súa integridade. As súas claves coñécense como claves de cifrado (chave privada) e de descifrado (chave pública).

Autoridade de Certificación 

Quen emitirá o certificado? É a Autoridade de Certificación que pode ser unha empresa ou unha organización. Ela entrega un certificado electrónico para validar a identidade das persoas físicas ou xurídicas. A Autoridade de Certificación actúa no seu nome: 

• Internamente: utilizando o certificado existente para a creación de distintivos de acceso, tarxetas de descifrado ou sinaturas electrónicas para os membros da súa organización. 
• Externamente: mediante a emisión de certificados que permitan o uso da sinatura electrónica cos seus representantes comerciais mediante un acordo de proba preestablecido e prevalidado.

Pero tamén pode actuar en nome de terceiros como un terceiro de confianza recoñecido: 

• A nivel nacional (en Francia recoñecido pola ANSSI): convértese nun PSCO que cumpre a norma nacional (RGS-General Safety Standard). 
• A nivel europeo (con respecto aos requisitos do Regulamento eIDAS): é un PSCQ que cumpre a norma europea (a través da ANSSI que é o órgano de control en Francia). Teña en conta que os estándares europeos e nacionais non son os mesmos. 
• A nivel internacional: non existen requisitos recoñecidos internacionalmente. O enfoque consistiría en determinar se existen acordos de recoñecemento cruzado entre provedores nacionais ou europeos e o país estranxeiro en cuestión. 

Trátase entón dunha iniciativa puramente privada e haberá que repetir o proceso en función da evolución da normativa dunha ou doutra banda.

O mercado da sinatura dixital

A mirada de profesionais no que respecta á sinatura dixital é moi positivo. O 85% considera que a sinatura electrónica ten o mesmo valor que a sinatura manuscrita. De feito, iso é correcto. Para case tres de cada catro organizacións, as sinaturas electrónicas afectan a menos de 100 documentos ao mes. Catro de cada cinco empresas prefiren contar co apoio dun provedor de servizos de confianza cualificado e aprobado pola ANSSI.

Pero este esforzo de dixitalización parece, segundo os enquisados, desigual segundo o tamaño das empresas consideradas: o 41% son pemes, o 53% son medianas e só o 25% son empresas moi pequenas. Non obstante, as solucións de sinatura electrónica son sinxelas de implementar e o seu custo é moi razoable.

A sinatura electrónica ten valor legal desde a entrada en vigor da lei n° 2000-230 do 13 de marzo de 2000. Indica que a sinatura dixital implica o consentimento do asinante do mesmo xeito que a sinatura manuscrita.

Mellores solucións para crear unha sinatura electrónica

Derramar asinar dixitalmente un contrato de arrendamento ou mesmo mercar un inmoble, e que ten valor legal, ten que pasar por un terceiro de confianza. Moitas empresas teñen licenza para realizar validacións legais de operacións de seguridade, transaccións e almacenamento. Se cada un ofrece a súa solución, máis ou menos complexa ou fácil de usar, o seu enfoque é relativamente semellante: o procedemento é un pouco como unha compra en liña, con autenticación mediante un código secreto por SMS. Este proceso é o seguinte:

• Usas as túas credenciais para conectarte en liña ao sitio dun terceiro de confianza, ou en caso de verificación de identidade cualificada, ou mesmo a túa chave electrónica.
• Engades o documento para asinar (word, PDF, etc.).
• Invitas aos asinantes despois de introducir os seus datos de contacto (en particular o seu número de móbil).
• Cada asinante recibirá unha notificación de sinatura por correo electrónico e un código enviado por SMS para garantir a seguridade da sinatura.

Dito isto, existen varias ferramentas en liña que ofrecen o servizo de creación de sinatura electrónica e xestión de transaccións electrónicas, por suposto que algunhas son de pago, outras son gratuítas con limitacións no nivel de funcionalidades dispoñibles. Na seguinte lista compartimos contigo a lista das mellores solucións para crear unha sinatura electrónica que inclúe as propostas polos activadores de France Num.

1. VENDER E FIRMAR (oodrive)

Sell ​​& Sign é unha creación francesa inventada e desenvolvida en Marsella, no corazón do Porto Vello. A empresa ofrece un solución completa para crear unha firma electrónica, incluíndo a dixitalización dos contratos, o seu cumprimento, a recollida de datos, así como a posibilidade de ter documentos asinados a distancia, presencial ou online. Sell ​​& Sign destaca da competencia ao permitir a personalización de campos variables (Smartfields) en documentos dixitalizados e ao permitir asinar documentos cara a cara mesmo sen conexión a Internet, grazas ao seu modo offline.

Sell ​​& Sign é un activador de Francia Num. Esta solución francesa de sinatura electrónica ofrece unha oferta de entrada, destinada a empresas moi pequenas, desde 9,90 € sen impostos ao mes por 5 sinaturas (e 1,99 sen impostos por sinatura adicional). Ofertas máis completas están dispoñibles baixo petición. Sell ​​& Sign tamén ofrece a integración da súa solución nas solucións utilizadas polos seus clientes.

2. DocuSign

Con máis de 250 millóns de usuarios, DocuSign é unha das mellores solucións para crear unha sinatura electrónica, pero tamén o máis flexible. 

DocuSign preséntase como "a solución de sinatura electrónica máis utilizada no mundo". E a súa popularidade non se debe ao azar: a ferramenta, que se pode usar tanto nun ordenador como nun teléfono intelixente, permite asinar e ter calquera documento asinado con facilidade. Prezo: desde 9€ mensuais (limitado a 5 documentos ao mes).

3. Vostede asina

Deseñado sobre todo para equipos de tamaño máis ou menos grande, Yousign non só permite asinar en liña, pero tamén organizar os procesos relacionados, asignando as funcións de asinante, aprobador, etc. ou relanzando automaticamente as persoas que aínda non asinaron.

unha ferramenta de fácil acceso que che permite enviar, asinar e validar os teus documentos electrónicos desde calquera lugar. Ademais, Yousign é unha estrutura 100% francesa. Prezo: Desde 25 € ao mes por usuario.

4. Signo de Adobe

O xigante Adobe, Creador de formato PDF, tamén está presente no sector da sinatura electrónica con Adobe Sign. Este servizo ofrece aos seus usuarios unha serie de funcións interesantes para enviar e asinar os seus documentos de forma virtual. Tamén inclúe un servizo de autenticación que garante a validez legal das sinaturas. Prezo: Desde 17 € ao mes.

5. LiveConsent

A solución francesa de sinatura electrónica LiveConsent ofrece acceso básico desde 7 euros ao mes. Conta 19 euros para a versión completa. A interface sinxela é fácil de usar. Este servizo tamén ofrece unha API que che permite vincular a solución ao teu sitio web, ás túas aplicacións ou ao teu software (por exemplo, para os teus presupostos e facturas).

6. Eversign

Eversign é un software de sinatura electrónica que ofrece ás pemes e grandes empresas unha plataforma segura desde a que poden aprobar, entregar e asinar documentos legalmente vinculantes en liña. A principal vantaxe deste servizo é a automatización, que fai posible asinar documentos por lotes e tamén ofrece integración con varios servizos externos, como Google Drive, Dropbox, etc. Eversign é unha valiosa solución de sinatura electrónica pola súa ergonomía e as súas funcionalidades accesibles a todos. Prezo: hai unha versión gratuíta limitada a 5 documentos ao mes. Os plans de pago comezan a partir de 9 dólares ao mes.

7. UniverSign

Universign é unha opción da nosa lista das mellores solucións de sinatura dixital. Provedor de servizos de confianza cualificado segundo a normativa europea eIDAS, Universign ofrece unha plataforma SaaS para sinatura electrónica, selo electrónico e selo de tempo. Comprenderás, a diferenza dalgúns dos seus competidores, Universign é unha solución tranquilizadora. A súa interface sinxela e despexada permite ao usuario chegar directamente ao grano e cada problema parece ter a súa solución. Prezo: desde 45 € por pack de 25 sinaturas.

8. Asina ben

Solucións de sinatura electrónica sinxelas, seguras e legais todo nun: isto é o que ofrece SignWell (Docsketch), unha ferramenta de fácil acceso que che permite enviar, asina e valida os teus documentos electrónicos desde calquera lugar cun plan gratuíto. Prezo: versión gratuíta limitada a 3 documentos ao mes.

9. Asinar doado

SignEasy é un xeito sinxelo de asinar documentos e envialos para asinalos. Con SignEasy, as sinaturas son legalmente vinculantes e están apoiadas por unha pista de auditoría dixital. SignEasy é a ferramenta para a sinatura dixital perfecta para aqueles que están sempre en movemento. Prezo: a partir de 149 dólares ao ano.

10. GetAccept

En liña desde 2018, GetAccept promete facilidade e rapidez para asinar documentos en liña. Ademais, ofrece unha proba gratuíta para avaliar as súas diversas funcións.

Engade sinaturas dixitais en Word, Excel ou PowerPoint

A A sinatura dixital invisible garante a autenticidade, integridade e orixe do documento. Podes engadir sinaturas dixitais invisibles a documentos de Word, follas de cálculo de Excel e presentacións de PowerPoint. O botón Sinaturas aparece na parte inferior dos documentos asinados. Ademais, para estes documentos, a información da sinatura aparece na sección Información que aparece despois de facer clic na pestana Ficheiro.

1. Fai clic na lapela Ficheiro.
2. Prema información.
3. Prema Protexe o documento, Protexe o caderno de traballo ou Protexe a presentación.
4. Prema Engade unha sinatura dixital.
5. Le a mensaxe de Word, Excel ou PowerPoint e, a continuación, fai clic OK.
6. No cadro de diálogo sinal, na zona Obxecto da sinatura deste documento, indica o motivo.
7. Prema sinal.

Unha vez que o ficheiro estea asinado dixitalmente, aparece o botón Sinaturas e o ficheiro pasa a ser só de lectura para evitar calquera modificación.

Para ler: Top - 5 mellores conversores gratuítos de PDF a Word sen instalación

Asina un documento de Word no ordenador

Se pensas imprimir o teu documento, esta solución é rápida e sinxela. De feito, a función de liña de sinatura engade un espazo ao documento que lle permite asinar un documento impreso. Non obstante, este método só está dispoñible actualmente en Word para Windows. Se traballas en Mac ou en Word en liña, ou se o prefires engade unha sinatura manuscrita rápida directamente en Word Windows sen medidas de seguridade, consulte a nosa sección Inserir unha sinatura manuscrita.

• Inicie Word para Windows e abra o documento no que quere engadir unha sinatura.
• Na cinta de funcións, fai clic na pestana inserción.
• Prema Sinatura na sección Texto.
• Unha fiestra titulada Configuración de sinatura móstrase. Cubrir os campos de información relevantes: o nome do asinante, a función/título, etc. Fai clic no botón OK para validar e pechar a xanela.
• Aparecerá unha caixa de sinatura no seu documento. Podes colocalo onde queiras. Cando se selecciona a sinatura, use, por exemplo, os botóns Aliñar á esquerda, á dereita ou Centro ficha Benvido para posicionalo. 
• Despois só tes que imprimir o documento para asinalo a man ou gardalo -en formato docx- para integrar unha sinatura dixital.

Asina un documento de Word en Android ou iPhone

Con este método pode encher e asinar facilmente formularios PDF recibidos por correo electrónico directamente desde o seu teléfono intelixente. Para iso necesitaremos descargar e instalar Adobe Fill & Sign no teu smartphone. Ofrécese de balde e dispoñible tanto en IOS que en androide.

Desde a páxina de inicio da aplicación, prema Seleccionar un formulario para cubrir e elixe a orixe do documento. Para manipular, facer zoom e moverse polo formulario, use sempre dous dedos.

Adobe Fill & Sign permítelle poñer unha sinatura manuscrita nos documentos que enche. Toca a icona Sinatura na parte inferior da pantalla para Crea unha nova sinatura. A xanela Adobe Fill & Sign debería cambiar a formato horizontal. Co dedo, debuxa a túa sinatura asegurándote de usar a liña de base e preme Rematou. Move a sinatura no recadro habilitado para tal fin e, se é necesario, axusta o seu tamaño mediante a icona que mostra unha frecha bidireccional.

Cando o teu documento estea totalmente encheado, toca Feito para gardalo na aplicación ou toca o botón Compartir para devolvelo por correo electrónico.

Como asinar dixitalmente un ficheiro PDF?

Para asinar un ficheiro ou formulario PDF, pode escribir ou rastrexar a súa sinatura manuscrita ou inserir unha imaxe dela. Tamén pode engadir texto, incluíndo o seu nome, empresa, título ou data. Cando gardas o teu PDF, a sinatura e o texto forman parte del.

1. Abre o documento ou formulario PDF para asinar.
2. Fai clic na icona de sinatura da barra de ferramentas. Tamén pode seleccionar Ferramentas> Encher e asinar ou facer clic en Encher e asinar no panel dereito.
3. Na xanela que aparece, fai clic en Encher e asinar.
4. Os campos do formulario detéctanse automaticamente. Coloca o cursor do rato sobre un deles para revelar unha zona azul. Fai clic en calquera lugar da zona azul, o cursor colocarase automaticamente no lugar correcto. Introduza o seu texto para cubrir o campo. 

Podes escoller a cor coa que encher o formulario PDF. Fai clic no botón de cor do menú Encher e asinar e escolle unha cor. Por defecto, a cor da sinatura é negra. Para manter a cor da sinatura predeterminada, asegúrate de que a opción Manter a cor da sinatura orixinal estea desmarcada.

Fai unha sinatura nun documento PDF sen imprimilo

Abre o software e o documento que queres asinar. Seleccione a icona en forma de a pluma pluma, ou vai a "Ferramentas" e escolla "Enche e asina".

Antes de asinar o seu documento, debe crear unha sinatura, se aínda non está feito. Seleccione " sinal "Na parte superior do documento, entón" Engadir sinatura".

Tes tres posibilidades: " Taper "Permíteche escribir o teu nome que aparece de forma manuscrita no documento", Trace »Permíteche asinar como o farías cun bolígrafo pero co rato do teu ordenador e finalmente podes importar sinatura realizado previamente cun bolígrafo sobre unha folla de papel branco, que xa dixitalizou no seu ordenador. É posible rexistrar varios tipos de sinaturas.

Unha vez asinado o documento, seleccione de novo a icona da pluma estilográfica e verá todas as sinaturas que gardou. Escolle o que queres usar e fai clic onde se require a túa sinatura.

Que garante unha sinatura dixital?

• autenticidade. Confírmase como tal o asinante.
• integridade. O contido dun documento non foi alterado nin manipulado desde que foi asinado dixitalmente.
• Non repudio. Demostrar a orixe do contido asinado a todas as partes. O termo repudio refírese ao acto dun asinante que rexeita calquera conexión co contido asinado.
• Acreditación electrónica. Nalgúns casos, as sinaturas inseridas en ficheiros Word, Excel ou PowerPoint e marcadas con data e hora por un servidor seguro de selo de tempo teñen o valor de notarización electrónica.

Descubre tamén: 10 mellores alternativas a Monday.com para xestionar os teus proxectos & Swiss Transfer - Ferramenta superior segura para transferir ficheiros grandes

Para ofrecer estas garantías, o creador do contido deberá asinalo dixitalmente cunha sinatura que cumpra os seguintes criterios:

• A sinatura dixital é válida.
• O certificado asociado á sinatura dixital é efectivo (non caducou).
• Apróbase a persoa ou empresa asinante, tamén coñecida como “editora”.Importante: Os documentos asinados cunha marca de tempo válida considérase que teñen sinaturas válidas independentemente da idade ou do estado de revogación do certificado de sinatura.
• O certificado asociado á sinatura dixital emítese ao editor asinante por unha autoridade de certificación recoñecida.

Por último, cómpre sinalar que a lei fixa as condicións para a validez da sinatura electrónica. Esixe a presenza dun “proceso de identificación fiable”, é dicir, que debe permitir: garantir a identidade do asinante; garantir a integridade do documento, é dicir, demostrar que o documento asinado non foi modificado.

Non esquezas compartir o artigo en Facebook e Twitter.