Gestió de projectes: ClickUp, gestiona fàcilment tot el teu treball.

Prova de l'aplicació ClickUp: Si esteu en equip i teniu la impressió que les tasques no avancen, la comunicació és difícil i que no s’actualitza res, segur que necessiteu una aplicació de gestió de projectes.

Pot semblar molt de temps i motivació pel que fa a la configuració, però no us preocupeu, després d’un dia d’iniciaris, veureu molt bons resultats a curt i llarg termini.

Un d’aquests populars programes de gestió de projectes és Clickup, una col·laboració en el núvol adequada per a empreses de totes les indústries. Ja siguin grans o petites, les empreses poden aprofitar funcions com la comunicació i la col·laboració, l'assignació de tasques i els estats.

En aquest article, ens centrarem en l'eina de gestió de projectes i el gestor de tasques Fes clic, Planifiqueu, gestioneu les prioritats i les dependències en un elegant calendari de projectes.

Índex de continguts

L’aplicació Clickup

ClicUp est una eina de gestió de projectesOfereix més de 1 integracions per importar-les i sincronitzar-les fàcilment per fer-ho treballar al màxim. Guanyeu un dia a la setmana, garantit! Augmenteu la vostra organització i gestioneu millor el vostre temps. Personalització completa. Fa el que els altres no poden. Gestió de tasques.

El clic és utilitzat per moltes empreses i equips de gestió de projectes per les seves funcions i molts usos. Aquí en teniu uns quants:

Per organitzar esdeveniments: Clickup també es pot utilitzar per planificar esdeveniments com ara aniversaris. L’esdeveniment es considera el projecte i totes les tasques relacionades es poden mantenir en un sol lloc. Les idees inicials poden ser tasques i les idees posteriors sobre aquestes són subtasques. Aquestes subtasques haurien de ser les coses més bàsiques que cal dur a terme.
Gestió de contactes i xarxa personal: molts usuaris també aprofiten les capacitats de Clickup per gestionar la seva xarxa personal i contactes. Permet que la gent mantingui fàcilment una llista de persones a la seva xarxa creant un projecte amb dues llistes. La primera és la llista mestra on tots els contactes s’emmagatzemen com a tasques. Cadascun d’ells rep una descripció del sector d’activitat del qual procedeix i la naturalesa de la seva relació amb l’usuari. L’altra llista conté estats personalitzats en lloc de tasques i dates de venciment. Això ajuda a recordar a l'usuari quan ha de tornar a connectar amb els contactes.
Crear un llibre de receptes o un receptari: és un ús molt específic que és bo per als xefs i aquells que els agrada cuinar. Afortunadament, això també és possible per a qualsevol altre tipus de col·lecció en què es troba l’usuari, com ara lletres de cançons, llibres de contes i similars. Pel que fa a la creació d'un llibre de cuina, l'usuari pot crear una llista que pugui anomenar amb el tipus de cuina com "italiana", "japonesa" o "americana". A continuació, l'usuari pot crear una tasca per a cada plat d'aquestes llistes.
Com un bloc de notes: Clickup no només és per a equips de gestió de projectes, sinó també per a usuaris individuals. El programari es pot utilitzar per enregistrar fins i tot les idees més senzilles i petites, gràcies a la seva funció de bloc de notes. Durant les reunions, els usuaris només poden obrir el Bloc de notes i prendre notes que s’enregistren automàticament. Els usuaris també poden obrir aquestes notes més endavant i veure-hi tot.
Priorització: Clickup té una funció de priorització que permet als usuaris veure tot el que necessiten i els ajuda a decidir per on començar.

Feu clic a Informes

Hi ha un total de set informes a la pàgina Informes. Els espais de treball del pla de pagament tenen accés complet a cada informe, però els espais de treball gratuïts del pla es limiten a l'informe de tasques completat.

Llegir també: 5 millors mètodes i eines de gestió per gestionar projectes en línia & A dalt: 10 millors programes gratuïts de diagrames de Gantt en línia per a una gestió eficaç de projectes

Com s'utilitzen els informes

Ubicació: espai, carpeta, llista

Assegureu-vos de centrar les taules en allò que importa. Definiu els espais, les carpetes o les llistes que més us interessin i, a continuació, trieu el període que voleu controlar.

Filtres estàndard: també teniu la potència dels filtres als quals esteu acostumats des de la vista Llista i Taula.

Període: trieu el període per a les dades que es mostren a l'informe.

Informe de tasques completat

Aquest informe mostra les tasques realitzades per cada persona.
Es compta una tasca completada per a la persona si aquest usuari està assignat a la tasca en el moment en què es va tancar.
Temps de realització: aquest informe mostra el temps que ha trigat la tasca a completar-se des que es va crear.
Disponible al pla Free Forever

Treballar a l'informe

Aquest és el millor lloc per submergir-se i fer una ullada a les tasques en què ha participat cada persona.
Una "activitat" és bàsicament qualsevol acció realitzada com a part d'una tasca.

Informe de punts d’espai de treball

Aquest és un tipus de joc ClickUp. Tenim moltes altres coses en el camí:

Notificacions aprovades: el nombre total de notificacions aprovades.
Comentaris afegits: nombre de comentaris afegits a tasques que coincideixen amb els vostres filtres
Resolt: nombre de comentaris resolts
Completades: tasques completades assignades a l'usuari
Treball completat: nombre de tasques per a les quals un usuari ha registrat activitat
Total: els nombres de cada columna sumats

Informe: Qui hi ha darrere de tot

Atès que tots els usuaris de l’espai de treball de pagament tenen accés a aquesta pestanya, és una bona manera d’habilitar els vostres companys de feina per esborrar les seves notificacions i completar les tasques vençudes.
Tingueu en compte que el total de notificacions no reclamades i el total de tasques vençudes són representatius d’un estat actual, de manera que no és necessari ni possible filtrar per període.

Informe de seguiment del temps

Consulteu el temps total que ha seguit cada persona al vostre espai de treball.
Amb els registres de seguiment de temps acumulatius per a cada usuari de l’espai de treball, disposeu d’informació precisa sobre el temps dedicat a una llista de tasques.
Això inclou el seguiment manual i automàtic del temps, com ara amb l'extensió ClickUp Chrome, Toggl i Harvest.
Exporteu les dades per obtenir encara més informació.

Informe d’estimació de temps

Visualitzeu ràpidament el temps com a recurs d’equip per planificar projectes.
L'indicador de temps restant calcula (temps estimat) - (temps registrat) per determinar si els vostres objectius estan o no previstos.
Aquest informe no proporciona un filtre de període: el temps estimat no està intrínsecament vinculat a les dates exactes. Per tant, afegir un filtre de període de temps per a aquesta funció faria innecessari comparar-lo amb la funció de localitzador de temps.
Aquesta taula també us ofereix l'opció d'exportar moltes més dades.

Camps calculats

A la part inferior de cada columna dels informes següents, trobareu camps de càlcul:

acabat
S'ha treballat
Punts de l’espai de treball
Qui hi ha darrere

Aquests us permeten treballar amb sumes, mitjanes i intervals de tots els valors de la columna.

Llegir també: OVH vs BlueHost: quin és el millor allotjament web?

Camps personalitzats

A la vostra primera visita, se us demanarà que trieu un camp personalitzat inicial per crear l'informe.

No us preocupeu, podeu afegir o editar el camp inicial un cop s'hagi generat l'informe.

Trieu un camp personalitzat de la llista desplegable: per a cada camp personalitzat que trieu, s'afegirà una columna i només es mostraran les tasques amb aquest conjunt de camps. Feu clic al botó + per afegir una altra columna de camp personalitzada.
Opcionalment, utilitzeu els filtres per triar valors de camp específics amb operadors tals com està definit, no definit, superior a, menor que, etc.
Si ho desitgeu, podeu definir un camp "Càlcul" a la part inferior de cada columna. Especifiqueu un càlcul: suma, mitjana, rang

Consell: També podeu calcular camps numèrics a les columnes de visualització de llista.

Disponible aviat

Representacions gràfiques dels elements següents:

Càrrega de treball de l'usuari
Diagrama de flux acumulatiu
Seguiment de fitxers i llistes

Com configurar un flux de treball Agile-Scrum a ClickUp

ClickUp està dissenyat per adaptar-se fàcilment a molts fluxos de treball, especialment fluxos de treball de desenvolupament com Kanban, Scrum i Agile en general.

ClickUp utilitza la metodologia Melé dins del sistema de flux de treball Agile. Si esteu interessats en obtenir més informació sobre l'àgil, consulteu aquestes útils entrades del blog per conèixer els conceptes bàsics de l'àgil i com implementar l'àgil al vostre flux de treball de gestió de projectes.

Dividiu els vostres grans projectes en parts petites i manejables anomenades Sprints.
Us recomanem que utilitzeu SprintsClickApp per estalviar temps i gestionar fàcilment els vostres Sprints.
Apliqueu ClickApp Sprints a qualsevol espai, seleccioneu la durada del Sprint i creeu Sprints sense haver de tornar a buscar dates. Fins i tot podeu automatitzar els vostres Sprints amb aquesta ClickApp.
Mitjançant la nostra ClickApp for Sprints, podeu optar per utilitzar un Sprint per gestionar la càrrega de treball del vostre equip mitjançant les funcions següents: Dates Sprint: els Sprints han de tenir dates d’inici i finalització.
Estats de sprint: els estats de sprint s’indiquen pel color de la icona de la jerarquia i pel color de les dates de sprint a la part superior de la vista de llista. No iniciada (gris) En curs (blau) Tancat (verd)
Tasques de desbordament: qualsevol tasca que no estigui marcada com a "Tancada" al final del sprint es considera una tasca de desbordament que s'haurà de completar al següent sprint.
Estimació total: la quantitat total de treball que teniu al sprint es resumeix a la part superior del sprint. Configureu el mètode d'estimació utilitzat a la configuració de Sprint.
Els usuaris de Business + poden habilitar les automatitzacions de sprint a la configuració de sprint.
Fins i tot podeu convertir llistes a Sprint, crear carpetes Sprint i veure el progrés de les carpetes Sprint mitjançant els gràfics Burn Up i Burn Down del vostre tauler.
Per obtenir més informació sobre com utilitzar-lo o instal·lar-lo, consulteu el nostre Sprints ClickApp Doc aquí.
Com es configura millor ClickUp per a un flux de treball Agile-Scrum: comenceu per la jerarquia
El vostre espai de treball és l’empresa per a la qual treballeu, que inclou membres de tots els departaments de la vostra empresa, però l’àgil normalment només s’implementa per als membres del vostre espai de desenvolupament / enginyeria.
Els espais us permeten personalitzar el que necessita el vostre equip d’enginyeria per implementar eficaçment un flux de treball àgil. Entrarem en els detalls sobre això, però bàsicament volem habilitar les funcions, els estats i les integracions necessàries per a un equip de desenvolupament eficaç.
Les carpetes serviran com a categories per a les diferents parts del desenvolupament del vostre producte. Per exemple, a ClickUp tenim Android, iOS, Frontend, Backend, etc. al nostre espai de desenvolupament. Les carpetes organitzen els vostres espais i contenen llistes (Sprints) i tasques.
Les llistes són els millors contenidors per a les vostres tasques i són perfectes per allotjar els vostres articles pendents. Aquí és on viuen totes les tasques que permeten aconseguir el vostre Sprint. Utilitzeu les nostres tasques a diverses llistes ClickApp per afegir les vostres tasques a Sprints.
Les tasques són els elements d’acció reals de ClickUp. Perquè cada sprint entri en producció, cal completar també cadascuna de les seves tasques. Les tasques que cal introduir al següent sprint es poden moure fàcilment.
Ara hem de definir els estats dels vostres fluxos de tasques. És una part essencial de la metodologia Scrum. Seleccioneu els nostres estats i feu clic a Scrum per accedir als nostres estats preformatats per a aquest flux de treball. També podeu personalitzar els vostres propis estats i desar-los com a plantilla per utilitzar-los en altres carpetes.
Les etiquetes es poden utilitzar com una forma d'organitzar cada tasca en un sprint. Per exemple, es poden afegir etiquetes per a tasques que són errors, correccions i problemes de servidor, per esmentar-ne alguns. A més, només afegir una etiqueta Sprint a les vostres tasques us pot ajudar a aclarir els punts d’acció imminents.
Integració amb Github és perfecte per a un flux de treball Scrum, ja que el fet de poder empènyer i bifurcar en diferents entorns és essencial per al procés de desenvolupament. GitHub us permet fer un seguiment de problemes, compromisos i qualsevol altra cosa que necessiteu saber sobre una tasca al registre d'activitats de la tasca. Això fa que sigui més fàcil seguir el progrés d’una tasca de desenvolupament.

Descobreix també: Millors alternatives comparatives a Monday.com & 10 millors calculadores Mauricettes gratuïtes per calcular hores de treball

Estimació del temps

Voleu fer servir el seguiment del temps amb estimacions de temps? ClickUp calcula el temps restant per al sprint. Aquesta funció està disponible per a cada tasca i és acumulativa per a tota la llista en què es troben aquestes tasques. Això us permet tenir una idea clara del temps que trigareu a completar una tasca i / o una llista, alhora que us oferireu una idea aproximada de la productivitat dels membres del vostre equip.

Tasques recurrents

És útil establir una tasca en una determinada data o interval quan hi hagi accions repetitives que cal completar en un termini determinat, com ara una pregunta / resposta en un espai de desenvolupament o una consciència en un espai.

Aquesta funció es pot definir per a cada tasca o sub-tasca creada en un sprint.

Dates d'inici i finalització

Tot el flux de treball Agile es basa en objectius que tenen un principi i un final. Les dates d'inici i de finalització ho complementen.

Només cal afegir una data que hauria d’iniciar una tasca, així com la data de venciment i tindreu l’opció de filtrar per data d’inici i data de venciment, cosa que permetrà al propietari del producte o al mestre de scrum avaluar més fàcilment on es troba al cicle de desenvolupament. .

Per llegir: Les millors alternatives a WeTransfer per enviar fitxers grans de forma gratuïta

Enllaça les tasques per representar epopeies a ClickUp

Hi ha tres maneres diferents de simular epopeies per als vostres projectes d’enginyeria a ClickUp.
Enllaçar tasques i tasques en diverses llistes: utilitzeu la nostra funció d'enllaç de tasques per enllaçar tasques que formen part del mateix projecte. Creeu una tasca que representi l'èpica i, a continuació, enllaceu totes les altres tasques que componen la funció amb la tasca èpica. Quan arribi el moment d'afegir les vostres tasques a un Sprint, deixeu l'Epic al full de ruta.
Tasques de diverses llistes: quan creeu tasques al Sprint, afegiu-les a una segona llista amb el nom del projecte o iniciativa. En aquest escenari, aquesta segona llista es converteix en la vostra èpica.
Contenidor de tasques: creeu una tasca per representar l'èpica i creeu tasques a partir de la descripció de l'èpica. També podeu col·locar manualment enllaços a les tasques corresponents a la descripció èpica.
La millor manera d’utilitzar les tasques enllaçades amb ClickApp Sprints és crear una llista per representar el vostre projecte o funció. A continuació, creeu una tasca per representar una èpica o un projecte en aquesta llista. Ens resulta útil anomenar-lo així "Funció impressionant" [EPIC].
Quan la tasca de la llista múltiple ClickApp estigui activada, afegiu-la Funció impressionant [EPIC] a una llista secundària, com ara el vostre full de ruta. A la mateixa llista de projectes, creeu tasques per a aquest projecte o funció. Utilitzeu la funció Enllaça tasques per enllaçar aquestes tasques amb l'element increïble [EPIC].
A la planificació d’esprint, moveu les tasques relacionades amb l’èpica a un sprint següent o utilitzeu Tasques de diverses llistes per afegir-les al sprint. Per als errors, només cal afegir-los al sprint com a llista secundària.

Feu un seguiment del progrés dels sprint als taulers

Els taulers de control tenen moltes opcions de widgets, però els més útils són els nostres sprint. El poder real és poder personalitzar com i quines dades voleu veure. Creeu un tauler d’equip o creeu un tauler principal amb dades clau de tot l’equip.
ClickUp ofereix molts dels tipus bàsics d'informes utilitzats en la metodologia àgil. Aquests inclouen Burns Downs: per mesurar el percentatge d’acompliment amb una línia objectiu per ajudar-vos a veure visualment el vostre ritme.
Burn Ups: per obtenir una visió més clara del treball que s’està realitzant en comparació amb l’endarreriment, per veure fàcilment els canvis d’abast.
Flux acumulatiu: per veure com les tasques es mouen d'un estat a un altre i veure visualment els colls d'ampolla actuals abans que siguin massa grans.
Velocitat: per avaluar la finalització mitjana del treball mitjançant la integració de sprint, ajudant-vos a estimar millor els futurs sprints.
Important: necessitareu un pla il·limitat per accedir als taulers de control i un pla comercial per accedir als gràfics personalitzats i al gràfic de velocitat.

Feu un seguiment del progrés de l’esprint per a l’entrenament a l’aplicació ClickUp

Progrés i planificació

A Configuració, activeu Mostra el temps estimat per veure quant de temps estimen les persones en comparació amb el que realment han fet: és la manera perfecta de gestionar els vostres terminis de velocitat.

Càrrega i capacitat de treball

A la taula de càrrega de treball, fins i tot podeu veure la càrrega de treball de l’espai de treball en funció dels punts d’escamat a la part esquerra de la visualització en caixa (només per al pla de negoci): tal com veiem a continuació, Alex K (el segon usuari de l’esquerra) probablement podria utilitzar més tasques ja que sembla que gairebé ha completat tot allò que se li assignava.
A més, podem veure que Wes (esquerra) té molta més feina que els altres.

Feu clic als estatuts

Els estats són etapes per les quals passen les tasques, coneguts habitualment com a fluxos de treball. Per exemple, una tasca pot anar des de "Fer", fins a "En curs" i, finalment, a "Completat": cadascun d'aquests passos és un estat.

Els estats es poden personalitzar fins al nivell de llista a ClickUp, però els valors predeterminats d'estat es poden definir a nivell de carpeta i lloc. Això vol dir que si definiu els estats per defecte al nivell de lloc, qualsevol cosa per sota d’aquest nivell heretarà els estats definits al nivell de lloc per defecte, però podeu canviar-los a qualsevol lloc que vulgueu.

Els espais, les carpetes i les llistes de ClickUp poden tenir diferents estats per a les seves tasques.

Com afavoreixen la productivitat els estats?

Transparència! Tot el vostre espai de treball sap en què treballa tothom en cada moment.
Eficiència! Quan utilitzeu un estat com ara "En curs", tan bon punt comenceu una tasca, podeu centrar-vos en la tasca exacta en curs, cosa que augmenta la productivitat.
Organització! Amb els estats, sabeu exactament on es troben les tasques, quines necessiten atenció i què seguirà.
Passeu el cursor per sobre de la barra lateral esquerra per expandir-la i seleccioneu un espai. També veureu créixer les carpetes i les llistes d’espai.
Per defecte, les llistes hereten els estats de les carpetes pares. Tot i això, per crear estats separats per a una llista individual, feu clic a les el·lipses que hi ha al costat d’una llista
Quan creeu llistes que no pertanyen a carpetes, hereten els estats del lloc per defecte. Igual que passa amb les llistes de carpetes, podeu optar per tenir diferents estats per a les llistes: Un cop creada la llista, podeu triar tenir diferents estats: creeu nous estats per a aquesta llista

Canvieu ràpidament els estats a les vistes Llista i Taula

Vista de llista

Feu clic a les petites el·lipses al costat d'un estat a la vista de llista.
Trieu una de les opcions següents per editar els estats: "Redueix el grup": amaga aquest grup d'estats de la vostra visualització - "Gestiona els estats": canvieu el color o el títol dels estats d'aquesta llista - "Estat nou": afegiu un altre estat a el vostre flux de treball. Si afegiu un estat nou a una llista que hereta els estats d'un cas, us preguntarem si voleu afegir aquest estat també a aquest cas.

Vista de taula

Feu clic a les el·lipses que hi ha al costat d'una columna d'estat a la vista del tauler. Si agrupeu per qualsevol mètode que no sigui "estat", haureu d'ajustar-lo per veure aquestes opcions: 2. 2. Seleccioneu una opció al menú desplegable:
"Canvia el nom de l'estat" - Modifiqueu el nom de l'estat "Modifiqueu els estats" - Feu modificacions als estats de la llista o carpeta que esteu visualitzant. Tingueu en compte que aquesta opció només està disponible quan es visualitza una taula on totes les tasques tenen el mateix estat.

Estats completats

Té més d'un estatut en el qual es considera que una tasca s'ha complert des del punt de vista del cessionari?
Per exemple, teniu l'estat de "Revisió completa" i l'estat de "Completat". A l'estat "Revisa la finalització", s'ha fet tota la feina i no necessiteu recordatoris vencits. És exactament el moment en què heu de marcar l'estat "Fet".
És exactament el moment en què heu de marcar l'estat "Completat". Assegureu-vos que la tasca no es considera "vencida"; per tant, no s'enviaran recordatoris vencits i la tasca no s'enviarà a la safata d'entrada de ningú
Com es pot marcar un estat com a "Fet": aneu al menú d'estat d'un espai, carpeta o llista, tal com es mostra més amunt

Estatuts no iniciats

Teniu tasques en estat que encara no s’haurien de considerar actives? Utilitzeu els estats "No iniciat" per separar estats com ara Obert, Pendent, Pendent i molt més a totes les àrees de l'espai de treball.
Aquesta ClickApp es pot activar per a l’espai de treball per ajudar-vos a crear estadístiques com ara el temps de cicle.
Quan la funció ClickApp Not Started està activada, organitzem automàticament els estats en grups de la llista desplegable de manera que sigui més fàcil localitzar-los per tipus d’estat.
Com es pot marcar un estat com a "No iniciat": afegiu un estat nou o arrossegueu i deixeu anar un estat existent a la categoria "No començat".
De manera predeterminada, configurarem els vostres espais, carpetes i llistes amb estats predeterminats ("Per fer" i "Fet") per marcar l'inici i el final dels vostres fluxos de treball.
Tanmateix, si ho preferiu, podeu modificar el nom d’aquests estats de dues maneres: accediu al menú d’estat del vostre espai, carpeta o llista. Quan feu clic a les el·lipses que hi ha al costat de "Fer" o "Fet", teniu l'opció de canviar el nom de l'estat: 2. feu clic a una capçalera d'estat "Per fer" o "Fet" a la vista Llista per canviar el nom de l'estat.

Integració de ClickUp i Slack

La integració de Slack de ClickUp us permet fer més que xatejar amb els vostres companys d'equip. ClickUp us permet personalitzar les notificacions Fluix, creeu tasques ClickUp des de Slack i molt més.

Quan es mostren els enllaços de tasques a Slack, s’enriqueixen instantàniament amb detalls.

Conclusió: per què triar un programari de gestió de projectes?

El programari de gestió de projectes us permet reunir tota la informació relacionada amb un o més projectes en un sol lloc per evitar centenars de missatges de correu electrònic perduts, tasques oblidades o documents no rastrejables. Aquest programari us permetrà:

Enumereu les vostres tasques i assigneu-les a una o més persones de l'equip
Xateja amb tot el grup o amb persones específiques
Teniu una visió general del progrés del projecte independentment del vostre lloc a l’equip
Tenir transparència sobre les tasques completades i el projecte actual
Reuneix tots els missatges i documents en un sol lloc

En resum, un estalvi de temps important per a vosaltres i per al vostre equip. Comparteix amb nosaltres el teu experiència i ressenyes després d'utilitzar ClickUp i no us oblideu de compartir l'article!

referències

[Total: 0 Significar: 0]