E-potpis: Kako napraviti elektronski potpis?

Kreirajte elektronski potpis i E-potpis : Sa širenjem rada na daljinu zbog zdravstvene krize, mogućnost potpisati dokumente na daljinu postala je neophodna za nastavak administrativne i komercijalne razmjene. Zaista, elektronski potpis ima istu pravnu vrijednost kao i svojeručni potpis. Šta je električni potpis? Koje su različite vrste? Kako potpisati dokument elektronskim potpisom? Evo svega što trebate znati o ovom ambicioznom dosijeu.

Tri četvrtine korisnika elektronskog potpisa koristi ga i na dokumentima primljenim izvana i interno generisanim. Prema ovoj studiji, kompanije moraju elektronski potpisati uglavnom ove tri vrste dokumenata: narudžbenice 69%, račune i račune 57%. Oni su u pravu! Time dodatno štite svoje podatke, jer elektronsko potpisivanje e-računa omogućava da se sa sigurnošću identifikuje potpisnik i da se garantuje integritet dokumenta. Konačno, javna tržišta na 50%. Od Uredbe od 15. juna 2012. godine, za odgovaranje na digitalne pozive za javne nabavke, obavezno je posjedovanje sertifikata elektronskog digitalnog potpisa koji ispunjava zahtjeve važećeg standarda.

Šta je elektronski potpis?

Elektronski potpis je tehnički proces koji dozvoljava vezati identifikovane potpisnike za dokument i njegovo odobrenje takav, da u principu, svojeručni potpis. Ovaj proces garantuje integritet potpisanih dokumenata (pravnih dokumenata, fajlova, podataka, itd.). Skenirani svojeručni potpis stoga mora ispunjavati određene zahtjeve za integritet i identifikaciju. da se smatra elektronskim potpisom u pravnom smislu tog pojma.

Da biste kreirali digitalni potpis, morate dobiti certifikat za potpisivanje, što dokazuje vaš identitet. Kada šaljete makro ili digitalno potpisan dokument, šaljete i svoj certifikat i javni ključ. Sertifikate izdaje tijelo za sertifikaciju i, kao i vozačka dozvola, mogu se oduzeti. Certifikat obično vrijedi godinu dana, nakon čega potpisnik mora obnoviti ili dobiti novi potpisni certifikat kako bi utvrdio identitet.

Tijelo za ovjeru - Certifikacijski organ je subjekt sličan javnobilježničkoj kancelariji. Izdaje digitalne certifikate, potpisuje ih kako bi potvrdio njihovu valjanost i prati certifikate koji su opozvani ili istekli.

Tehnološka definicija potpisa

Tehnički proces elektronskog potpisa zasniva se na a elektronski sertifikat izdat od strane sertifikacionog tela. Ovo je odgovorno za proces izdavanja sertifikata, nakon što verifikaciju identiteta izvrši drugi entitet (na primer, autoritet za registraciju). Također je odgovoran za održavanje i objavljivanje liste opoziva certifikata koje je izdao. Nakon izdavanja, certifikat sadrži ključeve koji osiguravaju autentičnost potpisanog dokumenta kao i njegov integritet. Njegovi ključevi su poznati kao ključevi za šifriranje (privatni ključ) i dešifriranje (javni ključ).

Certification Authority 

Ko će izdati sertifikat? To je certifikacijsko tijelo koje može biti kompanija ili organizacija. Ona isporučuje elektronski sertifikat za potvrdu identiteta pravnog ili fizičkog lica. Certifikacijsko tijelo djeluje u njegovo ime ili: 

• Interno: korištenje postojećeg certifikata za kreiranje pristupnih bedževa, kartica za dešifriranje ili elektronskih potpisa za članove svoje organizacije. 
• Eksterno: izdavanjem certifikata koji dozvoljavaju korištenje elektronskog potpisa sa svojim prodajnim predstavnicima putem unaprijed utvrđenog i prethodno potvrđenog ugovora o dokazu.

Ali također može djelovati u ime trećih strana kao priznata treća strana od povjerenja: 

• Na nacionalnom nivou (u Francuskoj priznato od strane ANSSI): postaje PSCO koji ispunjava nacionalni standard (RGS-General Safety Standard). 
• Na evropskom nivou (uz poštovanje zahtjeva eIDAS Uredbe): to je PSCQ koji ispunjava evropski standard (preko ANSSI-a koji je nadzorno tijelo u Francuskoj). Napominjemo da evropski i nacionalni standardi nisu isti. 
• Na međunarodnom nivou: ne postoje međunarodno priznati zahtjevi. Pristup bi bio da se utvrdi da li postoje sporazumi o unakrsnom priznavanju između domaćih ili evropskih provajdera i strane zemlje u pitanju. 

To je onda čisto privatna inicijativa i proces će se morati ponoviti ovisno o evoluciji propisa na jednoj ili drugoj strani.

Tržište digitalnog potpisa

Pogled od profesionalaca u pogledu digitalnog potpisa je vrlo pozitivna. 85% smatra da elektronski potpis ima istu vrijednost kao i svojeručni potpis. Zaista, to je tačno. Za skoro tri od četiri organizacije, elektronski potpisi se odnose na manje od 100 dokumenata mjesečno. Četiri od pet kompanija preferiraju da imaju podršku kvalifikovanog pružaoca usluga poverenja koje je odobrio ANSSI.

Međutim, čini se da je ovaj napor digitalizacije, prema mišljenju ispitanika, neujednačen u zavisnosti od veličine preduzeća: 41% su mala i srednja preduzeća, 53% su srednja preduzeća, a samo 25% su veoma mala preduzeća. Međutim, rješenja za elektronski potpis su jednostavna za implementaciju i njihova cijena je vrlo razumna.

Elektronski potpis ima pravnu vrijednost od stupanja na snagu zakona br. 2000-230 od 13. marta 2000. On ukazuje da digitalni potpis podrazumijeva saglasnost potpisnika na isti način kao i svojeručni potpis.

Najbolja rješenja za kreiranje elektronskog potpisa

sipati digitalno potpišite ugovor o zakupu ili čak kupite nekretninu, a da ona ima pravnu vrijednost, morate proći preko treće strane od povjerenja. Mnoge kompanije su licencirane za obavljanje pravnih provjera sigurnosti, transakcija i operacija skladištenja. Ako svaki od njih nudi svoje rješenje, manje ili više složeno ili jednostavno za korištenje, njihov pristup je relativno sličan: procedura je pomalo nalik online kupovini, uz autentifikaciju putem tajnog koda putem SMS-a. Ovaj proces je kako slijedi:

• Koristite svoje vjerodajnice da se povežete na mreži na web lokaciju treće strane od povjerenja, ili u slučaju kvalificirane provjere identiteta, ili čak na vaš elektronski ključ.
• Dokument dodajete za potpisivanje (word, PDF, itd.).
• Potpisnike pozivate nakon što unesete njihove kontakt podatke (posebno njihov broj mobilnog telefona).
• Svaki potpisnik će dobiti obavještenje o potpisu putem e-pošte i kod poslat SMS-om kako bi se osigurala sigurnost potpisa.

S obzirom na to, postoji nekoliko online alata koji nude uslugu kreiranja elektronskog potpisa i upravljanja elektronskim transakcijama, naravno neki su naplativi, drugi besplatni uz ograničenja u nivou dostupnih funkcionalnosti. Na sljedećoj listi dijelimo s vama listu najboljih rješenja za kreiranje elektronskog potpisa koja uključuje ona koja su predložili France Num aktivatori.

1. PRODAJ I POTPISAJ (oodrive)

Sell ​​& Sign je francuska kreacija osmišljena i razvijena u Marseilleu, u srcu Stare luke. Kompanija nudi a kompletno rješenje za kreiranje elektronskog potpisa, uključujući digitalizaciju ugovora, njihovu usklađenost, prikupljanje podataka, kao i mogućnost potpisivanja dokumenata na daljinu, licem u lice ili online. Sell ​​& Sign se izdvaja od konkurencije po tome što omogućava personalizaciju varijabilnih polja (Smartfields) da se umetnu u digitalizovane dokumente i dozvoljavajući da se dokumenti potpisuju licem u lice čak i bez internetske veze, zahvaljujući svom oflajn režimu.

Sell ​​& Sign je France Num aktivator. Ovo francusko rešenje za elektronski potpis nudi ulaznu ponudu, namenjenu veoma malim preduzećima, od 9,90 € bez poreza mesečno za 5 potpisa (i 1,99 bez poreza po dodatnom potpisu). Kompletnije ponude dostupne su na zahtjev. Sell ​​& Sign također nudi integraciju svog rješenja u rješenja koja koriste njegovi kupci.

2. DocuSign

Sa preko 250 miliona korisnika, DocuSign je jedno od najboljih rješenja za kreiranje elektronskog potpisa, ali i najfleksibilniji. 

DocuSign se predstavlja kao “najviše korišteno rješenje za elektronski potpis na svijetu”. A njegova popularnost nije slučajnost: alat, koji se može koristiti i na računaru i na pametnom telefonu, omogućava vam da s lakoćom potpišete i potpišete bilo koji dokument. Cijena: od 9 € mjesečno (ograničeno na 5 dokumenata mjesečno).

3. yousign

Dizajniran prije svega za timove manje-više velike veličine, Yousign ne samo da dozvoljava potpisati online, ali i organizirati povezane procese, dodjeljivanjem uloga potpisnika, odobravatelja itd. ili automatskim ponovnim pokretanjem ljudi koji još nisu potpisali.

lako dostupan alat koji vam omogućava da šaljete, potpisujete i potvrđujete svoje elektronske dokumente s bilo kojeg mjesta. Osim toga, Yousign je 100% francuska struktura. Cijena: Od 25 € mjesečno po korisniku.

4. Adobe znak

Džinovski Adobe, Kreator PDF formata, takođe je prisutan u sektoru E-potpisa sa Adobe Sign. Ova usluga svojim korisnicima nudi niz zanimljivih funkcija za virtualno slanje i potpisivanje vaših dokumenata. Takođe uključuje uslugu autentifikacije koja garantuje pravnu valjanost potpisa. Cijena: Od 17 € mjesečno.

5. LiveConsent

Francusko rješenje za elektronski potpis LiveConsent nudi osnovni pristup od 7 eura mjesečno. Računajte 19 eura za punu verziju. Jednostavan interfejs je jednostavan za korišćenje. Ova usluga također nudi API koji vam omogućava da povežete rješenje sa vašom web lokacijom, vašim aplikacijama ili softverom (na primjer za vaše ponude i fakture).

6. Eversign

Eversign je softver za elektronski potpis koji malim i srednjim preduzećima i velikim preduzećima pruža sigurnu platformu sa koje mogu odobravati, dostavljati i potpisivati ​​pravno obavezujuće dokumente na mreži. Najveća prednost ove usluge je automatizacija koja omogućava da se potpisivanje dokumenata u serijama a također nudi integraciju sa nekoliko eksternih servisa, odnosno Google Drive, Dropbox, itd. Eversign je vrijedno rješenje za elektronički potpis zbog svoje ergonomije i svojih karakteristika dostupnih svima. Cijena: Postoji besplatna verzija ograničena na 5 dokumenata mjesečno. Plaćeni planovi počinju od 9 USD mjesečno.

7. UniverSign

Universign je izbor na našoj listi najboljih rješenja za digitalni potpis. Kvalifikovani provajder usluga od poverenja u skladu sa evropskom regulativom eIDAS, Universign nudi SaaS platformu za elektronski potpis, elektronski pečat i vremensko žigosanje. Razumjet ćete, za razliku od nekih svojih konkurenata, Universign je ohrabrujuće rješenje. Njegovo jednostavno i neopterećeno sučelje omogućava korisniku da prijeđe direktno na stvar i čini se da svaki problem ima svoje rješenje. Cijena: od 45 € za pakovanje od 25 potpisa.

8. SignWell

Jednostavna, sigurna i legalna rješenja za elektronski potpis sve u jednom: ovo nudi SignWell (Docsketch), alat koji vam omogućava da šaljete, potpišite i potvrdite svoje elektronske dokumente s bilo kojeg mjesta uz besplatan plan. Cijena: besplatna verzija ograničena na 3 dokumenta mjesečno.

9. Sign Easy

SignEasy je jednostavan način za potpisivanje dokumenata i njihovo slanje na potpis. Uz SignEasy, potpisi su pravno obavezujući i podržani digitalnim revizorskim tragom. SignEasy je alat za savršen digitalni potpis za one koji su uvijek u pokretu. Cijena: od 149 dolara godišnje.

10. GetAccept

Na mreži od 2018. GetAccept vam obećava lakoću i brzinu potpisivanja dokumenata na mreži. Osim toga, nudi besplatnu probnu verziju za procjenu njegovih različitih karakteristika.

Dodajte digitalne potpise u Word, Excel ili PowerPoint

a nevidljivi digitalni potpis garantuje autentičnost, integritet i porijeklo dokumenta. Možete dodati nevidljive digitalne potpise u Word dokumente, Excel tabele i PowerPoint prezentacije. Dugme Potpisi se pojavljuje na dnu potpisanih dokumenata. Osim toga, za ove dokumente, informacije o potpisu se pojavljuju u odjeljku Info koji se pojavljuje nakon klika na karticu Datoteka.

1. Kliknite na karticu datoteke.
2. kliknite na informacija.
3. kliknite na Zaštitite dokument, Zaštitite radnu knjižicu ou Zaštitite prezentaciju.
4. kliknite na Dodajte digitalni potpis.
5. Pročitajte Word, Excel ili PowerPoint poruku, a zatim kliknite OK.
6. U dijaloškom okviru znak, u zoni Svrha potpisivanja ovog dokumenta, navedite razlog.
7. kliknite na znak.

Nakon što je datoteka digitalno potpisana, pojavljuje se dugme Potpisi i datoteka postaje samo za čitanje kako bi se spriječile bilo kakve izmjene.

Čitati: Top - 5 najboljih besplatnih pretvarača PDF u Word bez instalacije

Potpišite Word dokument na računaru

Ako planirate da odštampate svoj dokument, ovo rešenje je brzo i lako. U stvari, funkcija linije za potpis dodaje prostor vašem dokumentu omogućavajući vam da potpišete odštampani dokument. Međutim, ova metoda je trenutno dostupna samo u programu Word za Windows. Ako radite na Macu ili u Wordu na mreži, ili ako želite dodajte brzi rukom pisani potpis direktno u Word Windows bez sigurnosnih mjera, pogledajte naš odjeljak Umetanje vlastitog potpisa.

• Pokrenite Word za Windows i otvorite dokument u koji želite da dodate potpis.
• Na traci funkcija kliknite karticu umetanje.
• kliknite na potpis u odeljku Tekst.
• Prozor sa naslovom Konfiguracija potpisa se prikazuje. Popunite odgovarajuća polja za informacije: ime potpisnika, funkciju/naziv, itd. Kliknite na dugme OK da potvrdite i zatvorite prozor.
• U vašem dokumentu će se tada pojaviti okvir za potpis. Možete ga postaviti gdje god želite. Kada je potpis odabran, koristite na primjer dugmad Poravnajte lijevo, desno ou Centar tab Dobrodošli da ga pozicionira. 
• Sve što tada treba da uradite je da odštampate dokument da ga ručno potpišete ili da ga sačuvate - u docx formatu - da integrišete digitalni potpis.

Potpišite Word dokument na Androidu ili iPhoneu

Ovom metodom možete jednostavno ispuniti i potpisati PDF obrasce primljene putem e-pošte direktno sa vašeg pametnog telefona. Da bismo to učinili, morat ćemo preuzeti i instalirati Adobe Fill & Sign na vaš pametni telefon. Nudi se besplatno i dostupno na oba iOS to dalje android.

Na početnoj stranici aplikacije pritisnite Odaberi obrazac za popunjavanje, a zatim odaberite izvor dokumenta. Za manipulaciju, zumiranje i kretanje po obrascu uvijek koristite dva prsta.

Adobe Fill & Sign vam omogućava da stavite svojeručni potpis na dokumente koje popunjavate. Dodirnite ikonu Potpis na dnu ekrana da biste Kreirajte novi potpis. Adobe Fill & Sign prozor bi se trebao promijeniti u pejzažni format. Koristeći prst, nacrtajte svoj potpis pazeći da koristite osnovnu liniju i pritisnite Gotovo. Pomerite potpis u za to predviđeno polje i, ako je potrebno, prilagodite njegovu veličinu pomoću ikone koja pokazuje dvosmernu strelicu.

Kada je vaš dokument potpuno popunjen, dodirnite Gotovo da biste ga sačuvali u aplikaciji ili dodirnite dugme za dijeljenje da biste ga vratili putem e-pošte.

Kako digitalno potpisati PDF datoteku?

Da biste potpisali PDF datoteku ili obrazac, možete upisati ili pratiti svoj rukom pisani potpis ili umetnuti njegovu sliku. Također možete dodati tekst, uključujući svoje ime, kompaniju, titulu ili datum. Kada sačuvate svoj PDF, potpis i tekst postaju dio njega.

1. Otvorite dokument ili PDF obrazac za potpisivanje.
2. Kliknite na ikonu potpisa na traci sa alatkama. Također možete odabrati Alati> Popuni i potpiši ili kliknuti Popuni i prijavi u desnom oknu.
3. U prozoru koji se pojavi kliknite Popuni i potpiši.
4. Polja obrasca se automatski otkrivaju. Postavite kursor miša preko jednog od njih da biste otkrili plavo područje. Kliknite bilo gdje u plavom području, kursor će se automatski postaviti na pravo mjesto. Unesite svoj tekst da popunite polje. 

Možete odabrati boju kojom ćete ispuniti PDF obrazac. Kliknite na dugme za boju u meniju Fill & Sign i odaberite boju. Po defaultu, boja potpisa je crna. Da biste zadržali zadanu boju potpisa, provjerite je li opcija Zadrži originalnu boju potpisa poništena.

Napravite potpis na PDF dokumentu bez štampanja

Otvorite softver i dokument koji želite da potpišete. Odaberite ikonu u obliku a pero, ili idite na "Alati" i odaberite "Popuni i potpiši".

Prije nego što potpišete svoj dokument, morate kreirajte potpis, ako to još nije urađeno. Odaberite " znak "Onda na vrhu vašeg dokumenta" Dodajte potpis".

Imate tri mogućnosti: " Taper "Omogućava vam da upišete svoje ime koje se pojavljuje rukom pisanim putem u dokumentu," tragač »Omogućava vam da potpišete kao što biste to učinili olovkom, ali pomoću kompjuterskog miša i konačno možete uvozni potpis izvršite prethodno olovkom na listu bijelog papira, koji ste već digitalizirali na svom kompjuteru. Moguće je registrovati više vrsta potpisa.

Nakon što je dokument potpisan, ponovo odaberite ikonu nalivpera i vidjet ćete sve potpise koje ste sačuvali. Odaberite onaj koji želite koristiti i kliknite na mjesto gdje je potreban vaš potpis.

Šta garantuje digitalni potpis?

• autentičnost. Potpisnik se kao takav potvrđuje.
• integritet. Sadržaj dokumenta nije mijenjan ili neovlašten otkako je digitalno potpisan.
• Neodricanje. Dokazati svim stranama porijeklo potpisanog sadržaja. Izraz odbijanje odnosi se na čin potpisnika koji odbija bilo kakvu vezu sa potpisanim sadržajem.
• Elektronska ovjera. U određenim slučajevima, potpisi umetnuti u Word, Excel ili PowerPoint datoteke i vremenski obilježeni sigurnim serverom s vremenskim žigom imaju vrijednost elektronske ovjere.

Vidi takođe: 10 najboljih alternativa Monday.com za upravljanje vašim projektima & Swiss Transfer - Najbolji siguran alat za prijenos velikih datoteka

Da bi pružio ove garancije, kreator sadržaja mora ga digitalno potpisati potpisom koji ispunjava sljedeće kriterije:

• Digitalni potpis je važeći.
• Sertifikat povezan sa digitalnim potpisom je na snazi ​​(nije istekao).
• Osoba ili kompanija koja potpisuje, poznata i kao “izdavač”, je odobrena.Bitan: Potpisani dokumenti sa važećom vremenskom oznakom smatraju se važećim potpisima bez obzira na starost ili status opoziva certifikata za potpisivanje.
• Certifikat povezan s digitalnim potpisom izdaje se izdavaču koji potpisuje priznato tijelo za certifikaciju.

Na kraju, treba napomenuti da zakon postavlja uslove za valjanost elektronskog potpisa. Zahtijeva prisustvo „pouzdanog procesa identifikacije“, što znači da mora omogućiti da se: garantuje identitet potpisnika; garantovati integritet dokumenta, odnosno dokazati da potpisani dokument nije izmenjen.

Ne zaboravite podijeliti članak na Facebooku i Twitteru!