التوقيع الإلكتروني: كيفية إنشاء توقيع إلكتروني؟

إنشاء توقيع إلكتروني وتوقيع إلكتروني : مع انتشار العمل عن بعد بسبب الازمة الصحية خيار توقيع المستندات عن بعد أصبحت ضرورية لمواصلة التبادلات الإدارية والتجارية. في الواقع ، التوقيع الإلكتروني له نفس القيمة القانونية للتوقيع بخط اليد. ما هو التوقيع الكهربائي؟ ما هي الانواع المختلفة؟ كيف أوقع وثيقة بتوقيع إلكتروني؟ إليك كل ما تحتاج لمعرفته حول هذا الملف الطموح.

يستخدمه ثلاثة أرباع مستخدمي التوقيع الإلكتروني في كل من المستندات المستلمة من الخارج والمولدة داخليًا. وفقًا لهذه الدراسة ، تحتاج الشركات إلى التوقيع إلكترونيًا بشكل أساسي على هذه الأنواع الثلاثة من المستندات: أوامر الشراء بنسبة 69٪ ، والفواتير والإيصالات 57٪. إنهم على حق! من خلال القيام بذلك ، فإنهم يحمون بياناتهم بشكل أكبر ، لأن التوقيع على فاتورة إلكترونية إلكترونيًا يسمح بتحديد هوية الموقع على وجه اليقين ويضمن سلامة المستند. أخيرًا ، الأسواق العامة بنسبة 50٪. منذ المرسوم الصادر في 15 يونيو 2012 ، للرد على الدعوات الرقمية للمناقصات الخاصة بالعقود العامة ، أصبح من الإلزامي الحصول على شهادة توقيع رقمي إلكترونية تلبي متطلبات المعيار الساري.

ما هو التوقيع الالكتروني؟

التوقيع الإلكتروني هو عملية فنية تسمح إلزام الموقعين المحددين بالوثيقة والموافقة عليها هذا ، من حيث المبدأ ، التوقيع بخط اليد. تضمن هذه العملية سلامة المستندات الموقعة (المستندات القانونية والملفات والبيانات وما إلى ذلك). لذلك يجب أن يفي التوقيع بخط اليد الممسوح ضوئيًا بمتطلبات معينة تتعلق بالنزاهة وتحديد الهوية. ليتم اعتباره توقيعًا إلكترونيًا بالمعنى القانوني للمصطلح.

لإنشاء توقيع رقمي ، يجب أن تحصل على شهادة توقيعالذي يثبت هويتك. عند إرسال ماكرو أو مستند موقّع رقميًا ، فإنك ترسل أيضًا شهادتك والمفتاح العام. يتم إصدار الشهادات من قبل مرجع مصدق ، ويمكن إبطالها ، مثل رخصة القيادة. عادة ما تكون الشهادة صالحة لمدة عام واحد ، وبعد ذلك يجب على الموقّع تجديد أو الحصول على شهادة توقيع جديدة من أجل إثبات الهوية.

هيئة إصدار الشهادات - المرجع المصدق هو كيان مشابه لمكتب التوثيق. يقوم بإصدار الشهادات الرقمية ، وتوقيعها للتحقق من صحتها ، وتتبع الشهادات التي تم إبطالها أو انتهاء صلاحيتها.

التعريف التكنولوجي للتوقيع

تعتمد العملية الفنية للتوقيع الإلكتروني على أ شهادة إلكترونية صادرة عن مرجع مصدق. هذا هو المسؤول عن عملية إصدار الشهادة ، بمجرد إجراء التحقق من الهوية من قبل كيان آخر (سلطة التسجيل على سبيل المثال). كما أنها مسؤولة عن الاحتفاظ بقائمة إبطال الشهادات التي أصدرتها ونشرها. بمجرد إصدارها ، الشهادة يحتوي على المفاتيح للتأكد من أصالة المستند المُوقَّع بالإضافة إلى سلامته. تُعرف مفاتيحه باسم مفاتيح التشفير (المفتاح الخاص) وفك التشفير (المفتاح العام)

هيئة إصدار الشهادات 

من سيصدر الشهادة؟ هو المرجع المصدق الذي يمكن أن يكون شركة أو منظمة. هي تلد شهادة إلكترونية للتحقق من هوية الأشخاص الاعتباريين أو الطبيعيين. تعمل المرجع المصدق نيابة عنها إما: 

• داخليًا: استخدام الشهادة الموجودة لإنشاء شارات الوصول أو بطاقات فك التشفير أو التوقيعات الإلكترونية لأعضاء مؤسسته. 
• خارجيًا: بإصدار شهادات تسمح باستخدام التوقيع الإلكتروني مع مندوبي المبيعات عن طريق اتفاقية إثبات مسبقة ومثبتة مسبقًا.

ولكن يمكنها أيضًا التصرف نيابة عن جهات خارجية كطرف ثالث موثوق به: 

• على المستوى الوطني (في فرنسا معترف بها من قبل ANSSI): تصبح PSCO التي تلبي المعايير الوطنية (RGS-General Safety Standard). 
• على المستوى الأوروبي (فيما يتعلق بمتطلبات لائحة eIDAS): إنها PSCQ التي تفي بالمعايير الأوروبية (عبر ANSSI ، وهي الهيئة الإشرافية في فرنسا). يرجى ملاحظة أن المعايير الأوروبية والوطنية ليست هي نفسها. 
• على المستوى الدولي: لا توجد متطلبات معترف بها دوليًا. يتمثل النهج في تحديد ما إذا كانت هناك اتفاقيات اعتراف متبادل بين مقدمي الخدمة الوطنيين أو الأوروبيين والبلد الأجنبي المعني. 

إنها إذن مبادرة خاصة بحتة وسيتعين تكرار العملية اعتمادًا على تطور اللوائح من جانب أو آخر.

سوق التوقيع الرقمي

نظرة المهنيين فيما يتعلق بالتوقيع الرقمي إيجابي للغاية. 85٪ يعتقدون أن التوقيع الإلكتروني له نفس قيمة التوقيع بخط اليد. في الواقع ، هذا صحيح. لما يقرب من ثلاث منظمات من أصل أربع ، تتعلق التوقيعات الإلكترونية بأقل من 100 مستند شهريًا. تفضل أربع من كل خمس شركات أن يتم دعمها من قبل مزود خدمة ثقة مؤهل ومعتمد من قبل ANSSI.

لكن يبدو أن جهود الرقمنة هذه ، وفقًا للمشاركين ، غير متساوية اعتمادًا على حجم الشركات التي تم النظر فيها: 41٪ من الشركات الصغيرة والمتوسطة ، و 53٪ من الشركات متوسطة الحجم ، و 25٪ فقط هي شركات صغيرة جدًا. ومع ذلك ، فإن حلول التوقيع الإلكتروني سهلة التنفيذ وتكلفتها معقولة جدًا.

التوقيع الإلكتروني له قيمة قانونية منذ دخول القانون رقم 2000-230 الصادر في 13 مارس 2000 حيز التنفيذ. وهو يشير إلى أن التوقيع الرقمي ينطوي على موافقة الموقّع بنفس طريقة التوقيع بخط اليد.

أفضل الحلول لإنشاء توقيع إلكتروني

من أجل توقيع عقد إيجار رقميًا أو حتى شراء عقار ، وله قيمة قانونية ، يجب عليك المرور من خلال طرف ثالث موثوق به. تم ترخيص العديد من الشركات لإجراء عمليات التحقق من صحة الأمان والمعاملات والتخزين. إذا كان كل منهم يقدم حله الخاص ، أكثر أو أقل تعقيدًا أو سهل الاستخدام ، فإن نهجهم متشابه نسبيًا: الإجراء يشبه إلى حد ما الشراء عبر الإنترنت ، مع المصادقة عبر رمز سري عن طريق الرسائل القصيرة. هذه العملية كالتالي:

• أنت تستخدم بيانات الاعتماد الخاصة بك للاتصال عبر الإنترنت بموقع جهة خارجية موثوق بها ، أو في حالة التحقق من الهوية المؤهلة ، أو حتى مفتاحك الإلكتروني.
• يمكنك إضافة المستند للتوقيع (Word ، PDF ، إلخ).
• تقوم بدعوة الموقعين بعد إدخال تفاصيل الاتصال الخاصة بهم (لا سيما رقم هاتفهم المحمول).
• سيتلقى كل موقع إشعارًا بالتوقيع عن طريق البريد الإلكتروني ورمزًا يتم إرساله عبر الرسائل القصيرة لضمان أمان التوقيع.

ومع ذلك ، هناك العديد من الأدوات عبر الإنترنت التي تقدم خدمة إنشاء توقيع إلكتروني وإدارة المعاملات الإلكترونية ، وبالطبع بعضها خاضع للرسوم ، والبعض الآخر مجاني مع قيود على مستوى الوظائف المتاحة. في القائمة التالية نطلعك على قائمة أفضل الحلول لإنشاء توقيع إلكتروني يتضمن تلك التي اقترحها نشطاء France Num.

1. بيع وتوقيع (أودريف)

Sell ​​& Sign هو ابتكار فرنسي تم اختراعه وتطويره في مرسيليا ، في قلب الميناء القديم. تقدم الشركة أ الحل الكامل لإنشاء توقيع إلكتروني، بما في ذلك رقمنة العقود ، وامتثالها ، وجمع البيانات ، فضلاً عن إمكانية توقيع المستندات عن بُعد ، وجهاً لوجه أو عبر الإنترنت. تبرز Sell & Sign من المنافسة من خلال السماح بإدراج الحقول المتغيرة (Smartfields) في المستندات الرقمية والسماح بتوقيع المستندات وجهًا لوجه حتى بدون اتصال بالإنترنت ، وذلك بفضل وضع عدم الاتصال.

Sell ​​& Sign هو منشط France Num. يقدم حل التوقيع الإلكتروني الفرنسي هذا عرضًا للدخول ، مخصصًا للشركات الصغيرة جدًا ، من 9,90 يورو غير شامل الضريبة شهريًا لـ 5 توقيعات (و 1,99 بدون ضريبة لكل توقيع إضافي). تتوفر عروض أكثر اكتمالا عند الطلب. تقدم Sell & Sign أيضًا تكامل حلها في الحلول المستخدمة من قبل عملائها.

2. DocuSign

مع أكثر من 250 مليون مستخدم ، يعد DocuSign أحد أفضل الحلول لإنشاء توقيع إلكتروني، ولكن أيضًا الأكثر مرونة. 

يقدم DocuSign نفسه على أنه "حل التوقيع الإلكتروني الأكثر استخدامًا في العالم". ولا ترجع شعبيتها إلى الصدفة: فالأداة ، التي يمكن استخدامها على كل من جهاز الكمبيوتر والهاتف الذكي ، تتيح لك التوقيع وتوقيع أي مستند بسهولة. السعر: من 9 يورو شهريًا (تقتصر على 5 مستندات شهريًا).

3. يسن

مصمم قبل كل شيء لفرق ذات حجم أكبر أو أقل ، لا يسمح Yousign فقط قم بالتسجيل عبر الإنترنت ، ولكن أيضًا قم بتنظيم العمليات ذات الصلة ، من خلال تعيين أدوار الموقّع والموافق وما إلى ذلك. أو عن طريق إعادة التشغيل التلقائي للأشخاص الذين لم يوقعوا بعد.

أداة سهلة الوصول تتيح لك إرسال المستندات الإلكترونية الخاصة بك وتوقيعها والتحقق منها من أي مكان. بالإضافة إلى ذلك ، يعتبر Yousign هيكلًا فرنسيًا بنسبة 100٪. السعر: من 25 يورو شهريًا لكل مستخدم.

4. علامة Adobe

Adobe العملاق ، منشئ تنسيق PDF، موجود أيضًا في قطاع التوقيع الإلكتروني باستخدام Adobe Sign. تقدم هذه الخدمة لمستخدميها مجموعة من الميزات الشيقة لإرسال المستندات الخاصة بك وتوقيعها افتراضيًا. كما يتضمن خدمة المصادقة التي تضمن الصلاحية القانونية للتوقيعات. السعر: من 17 يورو في الشهر.

5. الموافقة المباشرة

يوفر حل التوقيع الإلكتروني الفرنسي LiveConsent وصولاً أساسيًا يبدأ من 7 يورو شهريًا. عد 19 يورو للنسخة الكاملة. الواجهة البسيطة سهلة الاستخدام. توفر هذه الخدمة أيضًا واجهة برمجة تطبيقات تتيح لك ربط الحل بموقعك على الويب أو تطبيقاتك أو برامجك (على سبيل المثال لعروض الأسعار والفواتير).

6. إيفرسين

Eversign هو برنامج توقيع إلكتروني يزود الشركات الصغيرة والمتوسطة والشركات الكبيرة بمنصة آمنة يمكن من خلالها الموافقة على المستندات الملزمة قانونًا وتسليمها والتوقيع عليها عبر الإنترنت. الميزة الرئيسية لهذه الخدمة هي الأتمتة ، مما يجعل من الممكن توقيع المستندات على دفعات ويقدم أيضًا تكاملاً مع العديد من الخدمات الخارجية مثل Google Drive و Dropbox وما إلى ذلك. Eversign هو حل توقيع إلكتروني قيم لبيئة العمل وميزاته في متناول الجميع. السعر: هناك نسخة مجانية محدودة بـ 5 مستندات في الشهر. تبدأ الخطط المدفوعة من 9 دولارًا أمريكيًا في الشهر.

7. UniverSign

Universign هو اختيار في قائمتنا لأفضل حلول التوقيع الرقمي. مزود خدمة ثقة مؤهل وفقًا للوائح eIDAS الأوروبية ، تقدم Universign منصة SaaS للتوقيع الإلكتروني والختم الإلكتروني وختم الوقت. ستفهم ، على عكس بعض منافسيها ، أن Universign هو حل مطمئن. تسمح واجهته البسيطة وغير المزدحمة للمستخدم بالوصول مباشرة إلى النقطة ويبدو أن لكل مشكلة حلها. السعر: من 45 يورو لمجموعة من 25 توقيع.

8. حسنا

حلول توقيع إلكتروني بسيطة وآمنة وقانونية الكل في واحد: هذا ما تقدمه SignWell (Docsketch) ، وهي أداة سهلة الوصول تتيح لك إرسال ، قم بالتوقيع والتحقق من صحة المستندات الإلكترونية الخاصة بك من أي مكان باستخدام خطة مجانية. السعر: نسخة مجانية محدودة بثلاث مستندات في الشهر.

9. التوقيع سهل

SignEasy طريقة سهلة لتوقيع المستندات وإرسالها للتوقيع. باستخدام SignEasy ، تكون التوقيعات ملزمة قانونًا ومدعومة من خلال مسار تدقيق رقمي. SignEasy هي أداة توقيع رقمي مثالي لمن هم دائمًا في حالة تنقل. السعر: يبدأ من 149 دولارًا سنويًا.

10 احصل على قبول

عبر الإنترنت منذ 2018 ، يعدك GetAccept بسهولة وسرعة توقيع المستندات عبر الإنترنت. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يقدم نسخة تجريبية مجانية لتقييم ميزاته المختلفة.

أضف تواقيع رقمية في Word أو Excel أو PowerPoint

- يضمن التوقيع الرقمي غير المرئي أصالة المستند وسلامته وأصله. يمكنك إضافة توقيعات رقمية غير مرئية إلى مستندات Word وجداول بيانات Excel وعروض PowerPoint التقديمية. يظهر زر تواقيع في الجزء السفلي من المستندات الموقعة. بالإضافة إلى ذلك ، بالنسبة لهذه المستندات ، تظهر معلومات التوقيع في قسم المعلومات الذي يظهر بعد النقر فوق علامة التبويب ملف.

1. انقر فوق علامة التبويب ملف.
2. انقر معلومات.
3. انقر حماية المستند, حماية المصنف ou حماية العرض التقديمي.
4. انقر أضف توقيعًا رقميًا.
5. اقرأ رسالة Word أو Excel أو PowerPoint ، ثم انقر فوق "نعم" OK.
6. في مربع الحوار الموقع، في المنطقة الغرض من توقيع هذه الوثيقة، وضح السبب.
7. انقر الموقع.

بمجرد توقيع الملف رقميًا ، يظهر الزر تواقيع ويصبح الملف للقراءة فقط لمنع أي تعديل.

للقراءة : أعلى - أفضل 5 محولات مجانية من PDF إلى Word بدون تثبيت

قم بتوقيع مستند Word على جهاز الكمبيوتر

إذا كنت تخطط لطباعة المستند الخاص بك ، فهذا الحل سريع وسهل. في الواقع ، تضيف وظيفة سطر التوقيع مساحة إلى المستند الخاص بك مما يسمح لك بتوقيع مستند مطبوع. ومع ذلك ، لا تتوفر هذه الطريقة حاليًا إلا في Word for Windows. إذا كنت تعمل على Mac أو Word عبر الإنترنت ، أو إذا كنت تفضل ذلك أضف توقيعًا سريعًا بخط اليد مباشرةً في Word Windows بدون إجراءات أمنية، راجع قسم إدخال توقيع بخط اليد.

• قم بتشغيل Word for Windows وافتح المستند الذي تريد إضافة توقيع فيه.
• في شريط الوظائف ، انقر فوق علامة التبويب إدخال.
• انقر سيغنيتشر في قسم النص.
• نافذة بعنوان التكوين التوقيع معروض. املأ حقول المعلومات المفيدة: اسم الموقّع ، الوظيفة / العنوان ، إلخ. انقر فوق الزر OK للتحقق من صحة وإغلاق النافذة.
• سيظهر مربع التوقيع بعد ذلك في المستند الخاص بك. يمكنك وضعها في أي مكان تريد. عند تحديد التوقيع ، استخدم الأزرار على سبيل المثال محاذاة اليسار ، اليمين ou مركز التبويب الصفحة الرئيسية لوضعها. 
• كل ما عليك فعله بعد ذلك هو طباعة المستند لتوقيعه يدويًا أو حفظه - بتنسيق docx - لدمج التوقيع الرقمي.

قم بتسجيل مستند Word على Android أو iPhone

باستخدام هذه الطريقة ، يمكنك ملء نماذج PDF وتوقيعها بسهولة عبر البريد الإلكتروني مباشرة من هاتفك الذكي. للقيام بذلك ، سنحتاج إلى تنزيل Adobe Fill & Sign وتثبيته على هاتفك الذكي. معروض مجانًا ومتاح على حد سواء آيفون هذا على أندرويد.

من الصفحة الرئيسية للتطبيق ، اضغط على تحديد نموذج لملئه ثم اختر مصدر المستند. لمعالجة النموذج والتكبير / التصغير والتحرك حوله ، استخدم دائمًا إصبعين.

يسمح لك Adobe Fill & Sign بوضع توقيع مكتوب بخط اليد على المستندات التي تملأها. اضغط على أيقونة التوقيع في الجزء السفلي من الشاشة قم بإنشاء توقيع جديد. يجب أن تتغير نافذة Adobe Fill & Sign إلى تنسيق أفقي. باستخدام إصبعك ، ارسم توقيعك مع التأكد من استخدام خط الأساس واضغط تم الانتهاء من. انقل التوقيع في المربع المخصص لهذا الغرض ، وإذا لزم الأمر ، اضبط حجمه باستخدام الرمز الذي يظهر سهمًا ثنائي الاتجاه.

عندما يتم ملء المستند بالكامل ، انقر فوق تم لحفظه في التطبيق أو انقر فوق زر المشاركة لإعادة إرساله بالبريد الإلكتروني.

كيف أوقع رقميا على ملف PDF؟

لتوقيع ملف أو نموذج PDF ، يمكنك كتابة توقيعك بخط اليد أو تتبعه أو إدراج صورة له. يمكنك أيضًا إضافة نص ، بما في ذلك اسمك أو شركتك أو المسمى الوظيفي أو التاريخ. عندما تحفظ ملف PDF الخاص بك ، يصبح التوقيع والنص جزءًا منه.

1. افتح المستند أو نموذج PDF للتوقيع.
2. انقر فوق رمز التوقيع في شريط الأدوات. يمكنك أيضًا تحديد Tools> Fill & Sign أو النقر فوق Fill & Sign في الجزء الأيمن.
3. في النافذة التي تظهر ، انقر على تعبئة وتوقيع.
4. يتم الكشف عن حقول النموذج تلقائيًا. ضع مؤشر الماوس فوق أحدها للكشف عن منطقة زرقاء. انقر في أي مكان في المنطقة الزرقاء ، سيتم وضع المؤشر تلقائيًا في المكان الصحيح. أدخل النص الخاص بك لملء الحقل. 

يمكنك اختيار اللون المراد ملء نموذج PDF به. انقر فوق زر اللون في قائمة Fill & Sign واختر لونًا ، ويكون لون التوقيع افتراضيًا باللون الأسود. للاحتفاظ بلون التوقيع الافتراضي ، تأكد من عدم تحديد خيار الاحتفاظ بلون التوقيع الأصلي.

قم بعمل توقيع على مستند PDF دون طباعته

افتح البرنامج والمستند الذي تريد التوقيع عليه. حدد الرمز على شكل ملف قلم حبر، أو انتقل إلى "أدوات" واختر "ملء وتسجيل".

قبل التوقيع على المستند الخاص بك ، يجب عليك إنشاء توقيع، إذا لم يتم ذلك بعد. يختار " الموقع "في الجزء العلوي من المستند ، ثم" إضافة توقيع".

لديك ثلاثة احتمالات: " تفتق "يسمح لك بكتابة اسمك الذي يظهر بخط اليد في المستند ،" مرسمة »يسمح لك بالتوقيع كما تفعل بقلم ولكن باستخدام فأرة الكمبيوتر ويمكنك أخيرًا توقيع الاستيراد تم إجراؤها مسبقًا بقلم على ورقة بيضاء قمت برقمنتها بالفعل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. من الممكن تسجيل عدة أنواع من التوقيعات.

بمجرد توقيع المستند ، حدد رمز قلم الحبر مرة أخرى وسترى جميع التوقيعات التي قمت بحفظها. اختر الشخص الذي تريد استخدامه ، وانقر حيث يلزم توقيعك.

ماذا يضمن التوقيع الرقمي؟

• أصالة. يتم تأكيد الموقع على هذا النحو.
• سلامة. لم يتم تغيير محتوى المستند أو العبث به منذ توقيعه رقميًا.
• عدم التنصل. إثبات أصل المحتوى الموقع لجميع الأطراف. يشير مصطلح التنصل إلى فعل الموقع الذي يرفض أي ارتباط بالمحتوى الموقع.
• التوثيق الإلكتروني. في بعض الحالات ، يكون للتوقيعات المُدرجة في ملفات Word أو Excel أو PowerPoint والمختومة بختم زمني بواسطة خادم ختم وقت آمن قيمة التوثيق الإلكتروني.

انظر أيضا: أفضل 10 بدائل لموقع Monday.com لإدارة مشاريعك & التحويل السويسري - أفضل أداة آمنة لنقل الملفات الكبيرة

لتوفير هذه الضمانات ، يجب على منشئ المحتوى التوقيع عليها رقميًا بتوقيع يفي بالمعايير التالية:

• التوقيع الرقمي صالح.
• الشهادة المرتبطة بالتوقيع الرقمي سارية (غير منتهية الصلاحية).
• تمت الموافقة على الشخص أو الشركة الموقعة ، والمعروفة أيضًا باسم "الناشر".مهم: تعتبر المستندات الموقعة ذات الطابع الزمني الصالح لها توقيعات صالحة بغض النظر عن العمر أو حالة الإبطال لشهادة التوقيع.
• يتم إصدار الشهادة المقترنة بالتوقيع الرقمي للناشر الموقع بواسطة مرجع مصدق معترف به.

أخيرًا ، تجدر الإشارة إلى أن القانون يحدد شروط صحة التوقيع الإلكتروني. يتطلب وجود "عملية تحديد موثوقة" ، أي أنه يجب أن تجعل من الممكن: ضمان هوية الموقع ؛ ضمان سلامة المستند ، أي إثبات أن المستند الموقع لم يتم تعديله.

لا تنسى مشاركة المقال على Facebook و Twitter!